Základní prvky týmové práce. Pavla Kotyzová Týmová práce TYMP2/ P1 Základní prvky týmové práce. Pavla Kotyzová UNIVERZITA TOMÁŠE BATI VE ZLÍNĚ, FAKULTA MULTIMEDIÁLNÍCH KOMUNIKACÍ, ÚSTAV MARKETINGOVÝCH KOMUNIKACÍ 2009

Cíl a účel kurzu Týmová práce TYMP2/ P1 Cíl: Na základě získaných informací a procvičení komunikačních, manažerských a prezentačních dovedností účastníci kurzu: Uvědomí si rozdílné úkoly manažera a leadra týmu. Seznámí se s klíčovými kompetencemi, potřebnými k vedení týmu. Naučí se sestavit a podporovat a motivovat funkční tým. Pochopí odlišnosti ve způsobu vedení týmu v jednotlivých fázích vývoje. Zvládnou zásady řízení konfliktu. Naučí se řídit diskuzi. Procvičí zdolávání námitek a argumentaci. Zvládnou základy manažerských dovedností: delegování, rozhodování, time management, stres management. Získají znalosti potřebné k řízení rozvoje týmu, hodnocení a podávání zpětné vazby. Účel: Získání potřebných kompetencí k vedení týmu. Podpora týmové práce. Asertivní řízení stresových a konfliktních situací v týmových procesech. Podpora komunikace v týmu. Mgr. Pavla Kotyzová, kotyzova@fmk.utb.cz

Obsah kurzu – přednášky: Týmová práce TYMP2/ P1 Obsah kurzu – přednášky: Základní prvky týmové práce. Klíčové kompetence potřebné k vedení týmu. Adairovy kruhy. Rozdílné úkoly manažera a leadra týmu. Kompetence potřebné k řízení rozvoje týmu, hodnocení a podávání zpětné vazby. Podpora a motivace týmu. Odlišnosti ve způsobu vedení týmu v jednotlivých fázích vývoje. Styly vedení. Podpora komunikace v týmu. Time management. Stres management. Osobní rozvoj. Delegování, zodpovědnost a pravomoce. Řízení diskuze, vyjednávání, zdolávání námitek a argumentace. Asertivní řízení stresových a konfliktních situací v týmových procesech. Manažerské rozhodování. Témata budou procvičována ve skupinách. Mgr. Pavla Kotyzová, kotyzova@fmk.utb.cz

Organizace kurzu Týmová práce TYMP2/ P1 Přednášky: lichá středa 9 – 11 hod/ U4-201 Cvičení ve skupinách: A pondělí 10 – 11 hod - U12-107 B pondělí 11 – 12 hod - U12-107 C pondělí 12 – 13 hod - U12-107 Ukončení kurzu: zápočet Požadavky na studenta: Dochvilnost Realizace týmového seminární ho úkolu a jeho prezentace Aktivita ve cvičeních Účast ve cvičeních 80 % Mgr. Pavla Kotyzová, kotyzova@fmk.utb.cz

Literatura Týmová práce Týmová práce TYMP2/ P1 Literatura Týmová práce Základní literatura ADAIR, J.: Vytváření efektivních týmů, 1. vyd. Praha, Management Press 1994. Počet stran 198, ISBN 80-85603-70-5. MIKULÁŠTÍK, M.: Interpersonální komunikace, 1. vyd. Zlín, UTB ve Zlíně 2001. Počet stran 187, ISBN 80-7318-047-2.(str. 151 – 170)  Doporučená literatura BĚLOHLÁVEK, F.: Jak řídit a vést lidi, 1. vyd. Brno, Computer Press 2000. Počet stran 92, ISBN 80-7226-308-0. HERMOCHOVÁ, S.: Teambuilding, 1. vyd. Praha, Grada Publishing 2006. Počet stran 116, ISBN 80-247-1155-9. PLAMÍNEK, J.: Vedení lidí, týmů a firem, 1. vyd. Praha, Grada Publishing 2002. Počet stran 120, ISBN 80-85865-32-7. Mgr. Pavla Kotyzová, kotyzova@fmk.utb.cz

Tým a skupina Týmová práce TYMP2/ P1 Skupina: dva nebo více jedinců, kteří jsou ve vzájemné interakci. Tým: je více než skupina (ideálně 5-7 osob). Rozdíly vnímáme v těchto oblastech: vztah ke spolupracovníkům přístup k plnění úkolů využití talentu členů důvěra otevřenost komunikace využití kvalifikace přístup ke konfliktu účast na rozhodování. Tým je malá pracovní skupina lidí, jejichž dovednosti se vzájemně doplňují, kteří jsou oddáni společné vizi a intenzivní společnou prací na dosažení jasných cílů k jejímu naplnění směřují. Je členěná podle funkcí, se společně stanovenými cíly, s intenzivními vzájemnými vztahy, s výrazným kolektivním duchem a se silnou soudržností mezi členy týmu. Mgr. Pavla Kotyzová, kotyzova@fmk.utb.cz

Fáze vývoje týmu Týmová práce TYMP2/ P1 V každém týmu probíhají určité procesy: Formování – nedostatek plánování, nesledují se cíle. Hledají se vůdci, rozdělují role. Jednotlivec je soustředěn na sebe (jak se zařadím, kolik mám síly a moci, co se ode mne očekává). Styl vedení: přikazování. Bouření – vůdce je zpochybňován, nejsou zcela jasné role. Nepřizpůsobivost na další změnu situace. Styl vedení: koučování. Normování – vznikají pravidla, orientace na úkol. Skupina se stává organizovanou, orientuje se na úkol. Pracuje se na stanovení metody komunikace a metody práce. Jednotlivec se zajímá o ostatní, konfrontují se. Styl vedení: podporování. Realizace – tým začíná pracovat, sleduje cíl, podává výkon. Tým začíná využívat zdroje a pracovat. Styl vedení: delegování. Mgr. Pavla Kotyzová, kotyzova@fmk.utb.cz 7

Jací mají být jednotlivci v týmu? Týmová práce TYMP2/ P1 Jací mají být jednotlivci v týmu? Měli by rozvíjet: efektivní komunikaci asertivní jednání delegování řešení skupinových konfliktů kreativitu řízení času organizaci práce Trénink, zaměřený na: zvyšování znalostí získávání dovedností ovlivňování postojů je nezbytný. Mgr. Pavla Kotyzová, kotyzova@fmk.utb.cz

Týmová práce TYMP2/ P1 Týmové role Role vůdčí pomáhají určit, vyjasnit a sledovat plnění úkolu – vedou skupinu na cestě. Role realizační implementační – uvádějí myšlenky v činy. Role myslitelské pracují s myšlenkami – dávají obsah. Role udržující podporují pozitivní mezilidské vztahy uvnitř skupin nebo týmů – drží skupinu pohromadě. Jeden člen může zastávat i více rolí. Všechny role v týmu mají stejný význam. Rozdíly mezi lidmi jsou pro týmovou práci předností. Pozor! Nejde o formální role (vedoucí, asistent apod.) Mgr. Pavla Kotyzová, kotyzova@fmk.utb.cz 9

Týmové role podle Belbina Týmová práce TYMP2/ P1 Týmové role podle Belbina TVŮRCE má talent, fantazii, inteligenci a znalosti. HLEDAČ ZDROJŮ má schopnost pro práci s lidmi a zkoumání všeho nového, dokáže reagovat na výzvu. KOORDINÁTOR dokáže se všemi, kteří by mohli přispět, jednat a chovat se k nim nezaujatě, má silný smysl pro cíl. NAVIGÁTOR je plný elánu a vždy připraven bojovat s netečností, neschopností, přehnaným uspokojením a sebeklamem. PORADCE-HODNOTITEL využívá rozvahy a úsudku, je věcný. TÝMOVÝ PRACOVNÍK dokáže reagovat na lidi a situace, podněcuje týmového ducha. REALIZÁTOR má organizační schopnosti, praktický zdravý rozum, je pracovitý a disciplinovaný. DOKONČOVATEL má schopnost dotahovat věci do konce, je perfekcionista. SPECIALISTA je nadšenec pro svůj obor, má odborné znalosti i dovednosti, usiluje o špičkovou profesionalitu, brání odbornou oblast. Mgr. Pavla Kotyzová, kotyzova@fmk.utb.cz 10

Přednosti a rizika jednotlivých rolí Týmová práce TYMP2/ P1 Přednosti a rizika jednotlivých rolí TVŮRCE - tvořivý, s fantazií, nekonvenční, řeší obtížné problémy, ale možné obtíže při řízení obyčejných lidí a při komunikaci s nimi. HLEDAČ ZDROJŮ - extrovertní, komunikativní, hledá možnosti, rozvíjí kontakty, ale nadšení může vyprchat. KOORDINÁTOR - vyzrálý a sebevědomý, nezaujatý, komunikativní, ale může mít střety s Navigátory. NAVIGÁTOR - dynamický, společenský, plný neklidu, vyvíjí nátlak, hledá cesty k překonávání překážek, ale náchylný k provokaci a výbuchům vzteku. PORADCE-VYHODNOCOVAČ – střízlivý, věcný, bere v úvahu všechny možnosti, ale chybí mu elán a schopnost inspirovat ostatní. TÝMOVÝ PRACOVNÍK – společenský, mírný, ochotný, naslouchá, brání neshodám, ale může být nerozhodný. REALIZÁTOR – má organizační schopnosti a zdravý rozum, disciplinovaný, spolehlivý, konzervativní, praktický, ale může být nepružný. DOKONČOVATEL – horlivý, svědomitý, hledá a odstraňuje chyby, dodržuje termíny, ale nerad deleguje. SPECIALISTA – nadšenec pro obor, usiluje o profesionalitu, ale špatně komunikuje. Mgr. Pavla Kotyzová, kotyzova@fmk.utb.cz 11

Požadavky na výběr jednotlivce do týmu Týmová práce TYMP2/ P1 Požadavky na výběr jednotlivce do týmu Obecné týmy bývají sestaveny z lidí s dobrými týmovými vlastnostmi. Specifické týmy, zabývající se specifickými úkoly, by měly být tvořeny z lidí s vysokou úrovní odborných dovedností. Členové týmu se vybírají podle dvou dovednostních kritérií: specializovaných dovedností týmových dovedností. Postup Definujeme úkol, cíle. Identifikujeme požadované specializované dovednosti. Identifikujeme problémové oblasti a pojmenujeme možné problémy. Sestavíme profil požadovaných členů týmu. Mgr. Pavla Kotyzová, kotyzova@fmk.utb.cz

Sestavování týmu Týmová práce TYMP2/ P1 Lidé s vysokou úrovní odborných dovedností nemusí mít vždy vysokou úroveň dovedností týmových. Specialisté jsou často získáváni mimo organizaci a úroveň jejich týmových dovednosti nemusí být při výběru známa. Při sestavování týmu dbejte, aby pokrýval co nejvíce typů členů (rolí). Řešení problémů je třeba: vymyslet odborně propracovat zhodnotit, zabezpečit zdroji koordinovat hnát kupředu realizovat dotáhnout a to vše v přijatelné atmosféře. Mgr. Pavla Kotyzová, kotyzova@fmk.utb.cz 13

Jak využít potenciál různých členů pro tým? Týmová práce TYMP2/ P1 Jak využít potenciál různých členů pro tým? Nepodceňujte ostatní. Kdo se zdá neužitečný v určité fázi, může mít rozhodující přínos ve fázi jiné. Neshazujte Tvůrce pro nereálnost nápadů. Nechte je vysvětlit postup. Konzultujte s Realizátory a Dokončovateli. Oceňte Hledače zdrojů. Tím, že stále někam běhá a diskutuje, zabezpečuje týmové potřeby. Braňte Koordinátory před Navigátory. Uvažují perspektivně, mají sklon pod jejich tlakem ustoupit. Nenechejte Navigátory ovlivňovat strategii řešení. Myslí rychle a jejich rozhodnutí jsou unáhlená a neověřená. Dejte jim prostor v situaci vyžadující rychlé řešení. Zabraňte Poradci narušovat a předčasně utlumit kreativní fázi řešení. Podpořte jej ve fázi přijímání řešení. Nedopusťte, aby se Specialista uzavřel do své odbornosti . Trvejte na tom, aby jasně vysvětloval, co je nejasné. Mgr. Pavla Kotyzová, kotyzova@fmk.utb.cz 14

Co podporuje tvůrčí atmosféru v týmu Týmová práce TYMP2/ P1 Co podporuje tvůrčí atmosféru v týmu Jsou to přijaté formulace: K dosažení vyššího výkonu či zlepšení výsledků činnosti je třeba něco změnit. Má-li dojít ke změně, je třeba udělat rozhodnutí. Aby bylo možné se rozhodnout, je třeba volit z několika variant. Když se volí z několika variant, bereme na sebe riziko. Do rizika se pouštíme jen v atmosféře vzájemné podpory. Vzájemná podpora je výsledkem chování vedoucího týmu. Závisí to na tom, zda vedení: Věří členům týmu a ti jednají svobodně. Dává členům týmu prostor pro vlastní iniciativu. Dává členům týmu možnost rozvíjet znalosti a dovednosti v souvislosti s plněním úkolu. Poznává a oceňuje výkony členů svého týmu. Stojí si za svým týmem a podporuje ho. Mgr. Pavla Kotyzová, kotyzova@fmk.utb.cz

Co likviduje tvůrčí atmosféru v týmu Týmová práce TYMP2/ P1 Co likviduje tvůrčí atmosféru v týmu Nejednota ve vizi cíle. Nedostatek podpory a uznání zvenčí. Nedostatky v komunikaci a spolupráci mezi členy týmu navzájem. Nedostatky v komunikaci a spolupráci mezi členy týmu a vedením. Mgr. Pavla Kotyzová, kotyzova@fmk.utb.cz

Co tým očekává od vedení Týmová práce TYMP2/ P1 Co tým očekává od vedení Nepodřizovat úkoly týmu jiným tlakům. Osobně se zasazovat za dosažení cílů týmu. Nedrobit cíle na příliš mnoho priorit. Být férový vůči všem členům týmu. Řešit problémy, které způsobuje nepřiměřené chování některého člena. Být otevřený novým myšlenkám. Naslouchat informacím a námětům členů týmu. Mgr. Pavla Kotyzová, kotyzova@fmk.utb.cz

Co vedení očekává od členů týmu Týmová práce TYMP1/ P2 Co vedení očekává od členů týmu Demonstrace realistického pojetí vlastní role v týmu. Zdůvodnění vlastních rozhodnutí. Efektivní spolupráce mezi členy týmu. Podřízení vlastních ambicí cílům týmu. Snaha vyvinout maximální úsilí k dosažení cílů týmu. Otevřené sdílení informací a poskytování zpětných vazeb. Vzájemná podpora v případě potřeby. Maximální výkon každého člena týmu. Dodržování a podpora týmových rozhodnutí. Konstruktivní reakce na zpětnou vazbu. Stejné je i očekávání mezi členy týmu navzájem. Mgr. Pavla Kotyzová, kotyzova@fmk.utb.cz

Týmová práce TYMP2/ P1 Leadership Vedoucí týmu musí být schopen objasňovat cíle, posoudit týmové dovednosti a poradit si se slabými stránkami jednotlivců. Podmínkou je vyvážené zaměření na jednotlivé funkční oblasti: potřeby týkající se úkolu: dosáhnout společného cíle potřeby týkající se týmu: držet pohromadě potřeby týkající se jednotlivců: uspokojování individuálních potřeb, duševních i hmotných. Zdroje: ADAIR, J.: 100 tipů jak úspěšně řídit a vést lidi, 1. vyd. Brno, CP Books 2005. Počet stran 130, ISBN 80-251-0529-6. ADAIR, J.: Vytváření efektivních týmů, 1. vyd. Praha, Management Press 1994. Počet stran 198, ISBN 80-85603-70-5. Mgr. Pavla Kotyzová, kotyzova@fmk.utb.cz 19

Zaměření vedoucího týmu na potřeby úkolu Týmová práce TYMP2/ P1 Zaměření vedoucího týmu na potřeby úkolu vymezení úkolů stanovení cílů stanovení norem plánování a stanovení postupů informování přezkoumávání, měření, kontrola motivace organizování hodnocení dávání příkladu Mgr. Pavla Kotyzová, kotyzova@fmk.utb.cz 20

Vlastnosti vedoucího týmu pro prvek úkol Týmová práce TYMP2/ P1 Vlastnosti vedoucího týmu pro prvek úkol Klíčové vlastnosti vůdce a typické výsledky, které lze při řešení úkolu dosáhnout: Iniciativa – podněcuje tým. Houževnatost – zamezuje tomu, aby se tým vzdal. Efektivnost – zajistí dobré vykonávání práce a povědomí o nákladech (energie, čas a peníze). Upřímnost – prokazuje fakta. Sebevědomí – dává jistotu v obhajování cílů a postupů. Pracovitost – úsilí přináší výsledek, je vzorem. Odvaha – jít do rizika, s vědomím odpovědnosti. Skromnost – uznání chyb a nesvalování chyb na druhé. Mgr. Pavla Kotyzová, kotyzova@fmk.utb.cz 21

Zaměření vedoucího týmu na potřeby týmu Týmová práce TYMP2/ P1 Zaměření vedoucího týmu na potřeby týmu komunikace organizace týmu zvládán konfliktu společné řešení problémů monitorování týmového úspěchu poskytování zpětné vazby rozvíjení týmu Mgr. Pavla Kotyzová, kotyzova@fmk.utb.cz 22

Vlastnosti vedoucího týmu pro prvek tým Týmová práce TYMP2/ P1 Vlastnosti vedoucího týmu pro prvek tým Klíčové vlastnosti vůdce potřebné k tomu, aby vůdce mohl úspěšně sestavit a vést tým, jsou: Čestnost – soudržnost týmu a budování důvěry. Humor – odbourávání stresu, znalost správné míry. Odvaha – inspirování díky originalitě nebo elánu. Sebevědomí – důvěra druhých. Spravedlivost – čestné jednání upevňuje disciplínu týmu. Upřímnost – získává respekt. Skromnost – nesobecký, sdílí úspěch, není arogantní a nevede k rozvratu. Mgr. Pavla Kotyzová, kotyzova@fmk.utb.cz 23

Zaměření vedoucího týmu na potřeby jednotlivce Týmová práce TYMP2/ P1 Zaměření vedoucího týmu na potřeby jednotlivce chápání jednotlivce naslouchání kladení otázek motivování poskytování rady přesvědčování oceňování udržování kázně provádění výcviku podpora zvládání týmových rolí Mgr. Pavla Kotyzová, kotyzova@fmk.utb.cz 24

Vlastnosti vedoucího týmu pro prvek jednotlivci Týmová práce TYMP2/ P1 Vlastnosti vedoucího týmu pro prvek jednotlivci Úspěšné jednání s jednotlivci se liší od jednání s týmem. Klíčové vlastnosti vůdce potřebné k tomu, aby vůdce mohl podporovat a rozvíjet jednotlivce, jsou: Takt – citlivost při jednání s lidmi. Soucit – solidárnost a ochota pomoci. Zásadovost – lidé vědí, co je trvalé. Skromnost – uznává vlastnosti a schopnosti jednotlivce a dává mu důvěru. Upřímnost – získává respekt. Spravedlnost – čestné jednání dodává jednotlivcům důvěru. Mgr. Pavla Kotyzová, kotyzova@fmk.utb.cz 25

Přínosy a význam týmové práce Týmová práce TYMP2/ P1 Přínosy a význam týmové práce Lidé přispívají různými, vzájemně se doplňujícími způsoby. Jejich výsledek přesahuje součet výkonů jednotlivců. Lidé si věří, kritické situace jsou zvládány. Lidé jsou připraveni reagovat na nápady ostatních a rozvíjet je. Zpětná vazba vede k neustále se zlepšujícímu výkonu. Lidé mají společné cíle, které dosahují, práce je baví, podávají vyšší výkon. Týmová práce má význam pro člena týmu pro vedoucího týmu pro organizaci. Zdroj: BĚLOHLÁVEK, F.: Jak řídit a vést lidi, 1. vyd. Brno, Computer Press 2000. Počet stran 92, ISBN 80-7226-308-0. Mgr. Pavla Kotyzová, kotyzova@fmk.utb.cz

Význam týmové práce pro člena týmu Týmová práce TYMP2/ P1 Význam týmové práce pro člena týmu Tým obohacuje jednotlivce o znalosti a dovednosti, které získává od jiných členů. Jednotlivec dostává prostor pro seberealizaci a maximální využití svých schopností. Atmosféra důvěry vytváří pocit pohody a uvolnění. Tým dává podporu v kritických situacích. Mgr. Pavla Kotyzová, kotyzova@fmk.utb.cz

Význam týmové práce pro vedoucího týmu Týmová práce TYMP2/ P1 Význam týmové práce pro vedoucího týmu Tým zbavuje vedoucího problémů s řešením nepříjemných konfliktů, způsobených rozpory v individuálních zájmech. Tým umožňuje delegovat i složité úkoly na podřízené. Tým dává vedoucímu jistotu, že i náročné úkoly budou zvládnuty. Mgr. Pavla Kotyzová, kotyzova@fmk.utb.cz

Význam týmové práce pro organizaci Týmová práce TYMP2/ P1 Význam týmové práce pro organizaci Týmy umožňují řešení složitých problémů. Týmy umožňují řešit problémy, ve kterých se prolínají různé odborné oblasti. Týmy zvyšují výkonnost pracovníků. Týmy zvyšují stabilitu pracovníků. Mgr. Pavla Kotyzová, kotyzova@fmk.utb.cz

Týmová práce TYMP2/ P1 Synergický efekt Potenciál členů týmu není součtem potenciálu jednotlivců. Synergický efekt zvyšuje účinek týmové práce. Efektivnost posuzujeme podle kritérií: skupinová efektivnost skupinový vývoj osobní spokojenost Synergický efekt se objevuje až ve zralé skupině. Výkon skupiny převyšuje možnost součtu potenciálu jednotlivců. Dochází k doplňování chybějících vlastností a dovedností jednotlivých členů. Mgr. Pavla Kotyzová, kotyzova@fmk.utb.cz