Projekt „Benchmarking knihoven“ příprava, postup, výběr indikátorů 13. dubna 2006 Vít Richter Národní knihovna ČR Ještě jednou: Co je benchmarking knihoven?

Knihovny pod dvojím tlakem

Knihovna musí:  Poskytovat kvalitní služby  Získat kladné hodnocení od svých uživatelů  Prokázat, že knihovna je užitečnou a využívanou institucí  Prokázat svou ekonomickou efektivnost   Jak měřit kvalitu svých služeb?  Jak prokázat svou efektivnost?  Jak a s čím se srovnávat?

Proč měřit výkon:  když se neměří výsledky, pak není možné rozeznat úspěch od neúspěchu  když nelze rozeznat úspěch, pak není možné za něj odměnit  když se neodměňuje úspěch, pak se pravděpodobně odměňuje neúspěch  když se nerozpozná úspěch, pak se z něj není možné poučit  když se nerozpozná neúspěch, pak není možné ho napravit  když není možné seznámit veřejnost s výsledky, pak není možné získat podporu veřejnosti oproti tomu - co se dá měřit dá se i realizovat

Co je BENCHMARKING?  Benchmarking =  Standard  Značka zeměměřiče pro měření výšky  Komparativní bod  Porovnávací ukazatel

Co je BENCHMARKING?  Podstatou benchmarkingu je zlepšování se učením od druhých.  Je to neustále pokračující činnost, která se snaží nalézt nejlepší praktické postupy uvnitř knihovny a jejím smyslem je dosáhnout lepších výkonů ve vlastní knihovně. Benchmarkin nekončí definování indikátorů!!!

Co je BENCHMARKING?  Je to postup, při němž jsme tak skromní, že přiznáme, že je někdo jiný v něčem lepší a potom….  …jsme tak chytří, že zjistíme, jak se jim v tom můžeme vyrovnat nebo je dokonce předstihnout.

Postup benchmarkingu 1.Analýza vlastních výkonů a situace + srovnání s dalšími knihovnami 2.Nalézt knihovnu, která je nejlepší 3.Zjistit příčiny, které vedly k dosažení vynikajících výsledků 4.Porovnat to s vlastní situací 5.Využít ověřené postupy a řešení 6.Měřit dosažené výsledky  1.Analýza vlastních výkonů a situace ……..

Přínosy benchmarkingu  Průžná metoda na srovnávání – možnost zjistit silné a slabé stránky  Může pomoci zlepšit měření výkonu  Podporuje tvořivé uvažování o vnitřních procesech  Pomáhá rozvíjet spolupráci, navázání nových dynamických kontaktů

Omezení benchmarkingu  Každá knihovna pracuje v jiném kontextu – omezení vypovídací hodnoty zjištění  Sdílení strategických informací – může přinést problémy  Napodobování postupů nemusí vždy přinést úspěch  Nemusí se vždy podařit najít inspirativní partnery  Pokud má být benchmarking užitečný, musíme ho my i celá knihovna vnímat jako něco užitečného – participace ZÁVĚR: účast v projektu je dobrovolná a nemá smysl na něm participovat jen formálně

Obecné cíle  Zlepšení, zkvalitnění služeb, rozšíření nabídky  Co může knihovna nabídnou uživatelům? Prostory, služby, technologie, informační zdroje  Efektivní využití zdrojů  Jak jsou zdroje využívány a jak jsou získávány? Finanční zdroje – výdaje na činnosti Pracovníci – produktivita, vzdělávání Informační zdroje Spolupráce – sdílení zdrojů

Projekt „Benchmarking knihoven“ příprava, postup, výběr indikátorů

Cíle projektu 1.Vytvořit a testovat benchmarkingový systém pro hodnocení činnosti veřejných knihoven. 2.Pomoci veřejným knihovnám různých velikostních kategorií analyzovat metodou benchmarkingu vlastní výkony a porovnat je s jinými knihovnami a nalézt nejlepší způsoby řešení. 3.Efektivně využít existující statistická data 4.Ověřit možnost využití metody benchmarkingu pro knihovny v oblasti zdravotnictví Doba trvání projektu: Listopad 2005 – březen 2007

Hlavní kroky projektu – co jsme udělali?  Zjištění zájmu knihoven o projekt  Získání NIPOS pro spolupráci – grant z VISK3  Informační příprava projektu, webová stránka   Vytvoření řídícího týmu projektu, zasedání  PhDr. Vít Richter – Národní knihovna ČR  Mgr. Ladislava Zemánková – Národní knihovna ČR  Mgr. Milena Kodýmová – Obecní knihovna Jarošov nad Nežárkou  Blanka Tauberová – Městská knihovna v Sedlčanech  Mgr. Zuzana Bornová – Knihovna P. Bezruče Opava  Ing. Libuše Nivnická – Knihovna Jiřího Mahena v Brně  Mgr. Roman Giebisch – Vědecká knihovna Olomouc  PhDr. Zdena Friedlová – Krajská knihovn FMB Zlín  PhDr. Helena Bouzková – Národní lékařská knihovna  Proškolení pracovního týmu projektu - realizace odborného semináře „Měření výkonu knihoven“ – Goethe-Institut

Co a kdy ještě musíme udělat? Soustředění statistických dat spolupracujících knihoven za roky 2004 a 2005, jejich analýza včetně srovnání se standardy a celostátními hodnotami Pracovní setkání spolupracujících knihoven, ová komunikace a diskuse nad tématy: Červen? Září? Pravidla spolupráce, soustředění statistických dat za rok 2004, Kategorizace knihoven, výběr indikátorů, definice indikátorů (ISO11620), verifikace dat, analýza procesů Testování, výběr nejlepšího řešení, zpracování formulářů = data+komentáře Zadání pro vybudování databáze Benchmarking pro NIPOS Vytvoření a zprovoznění databáze Benchmarking Sběr dat, zpracování dat, analýza, výsledky, porovnávání Prezentace výstupů z projektu na odborných seminářích a v tisku 2007

Pravidla spolupráce 1.Knihovna zapojená do benchmarkingu poskytne informace nezbytné pro analýzu a vzájemné srovnání. 2.Knihovna souhlasí s tím, aby pracovníci Národní knihovny ČR pověření prací na projektu zpracovávali informace a data související s projektem. 3.Všichni účastníci budou respektovat důvěrnost informací, k nimž budou mít v průběhu realizace projektu přístup a budou je využívat výhradně pro zlepšování kvality své knihovny. 4.Pokud knihovna není schopna poskytnout informace vztahující se k jednomu určitému aspektu (ať již proto, že je nemá k dispozici, nebo proto, že určitou informaci vnímá jako mimořádně citlivou), nedostane potom informace, které k tomuto aspektu poskytly ostatní knihovny. 5.Knihovna zajistí důvěrnost a profesionální mlčenlivost o informacích, které poskytly zapojené knihovny. 6.Knihovna zapojená do projektu poskytne výsledky analýz a srovnávání a individualizovanou zpětnou vazbu. 7.Knihovna, která je zapojena do projektu benchmarkingu bude uplatňovat dohodnuté principy a zásady.

Soustředění a analýza statistických dat  Účastníci projekty poskytnou NK statistiká data za rok 2004 a 2005, dvě možnosti:  Převzít data z NIPOS  Ověření dat  Srovnávací analýza dat, propočet dohodnutých indikátorů - NK  Poskytnutí výsledků všem účastníkům  Diskuze nad výsledky

Jaké zvolit velikostní kategorie? Základní východisko: kategorizace dle standardu VKIS Vratimov Oprechtice116 Smilovice u Třince (okr. FM)612 Žabeň606 Jarošov nad Nežárkou1067 Hnojník1427 Řepiště1610 Volyně3190 Paskov3747 Vratimov6554 Kaplice7195 Sedlčany7836 Bystřice pod Hostýnem8727 Příbor8789 Třeboň8862 Říčany11329 Rokycany13826 Chodov14454 Ústí nad Orlicí15031 Slaný15070 Jičín16328 Žďár nad Sázavou24030 Vsetín28575 Šumperk28768 Strakonice34545 Třinec38415 Třebíč38785 Prostějov47374 Jihlava50100 Chomutov50251 Děčín52000 Opava60252 Karviná63677 Most67905 Karlovy Vary51807 Zlín79177 HK95195 Ústí nad Labem94105 Plzeň Olomouc Brno Ostrava313088

Kategorizace knihoven Standard VKIS + KK Počet obyvatel obce 1 – Více než Krajská knihovna Krajská knihovna s městskou funkcí Další diferenciace?? Počet obyvatel - kategoriePočet obcí 1 – – – – – – – – – – – – Více než

Jaké indikátory charakterizují výkon a kvalitu?  Indikátor musí být „zrcadlem“ kvality čí výkonu = validita  Indikátor musí být měřitelný  Indikátor musí být jednoznačně vymezen, ověřitelnost  Nízká míra subjektivity  Kolik indikátorů? – optimální počet  Indikátory uplatňované standardem VKIS  Indikátory vycházející ze statistického výkazu – není nutno limitovat, udělat nezbytné propočty (na obyvatele, na regis. uživatele, návštěvníky, pracovníky)  Další indikátory Výčtové indikátory – ANO – NE (např. elektronické služby, marketing) Nevhodné indikátory - prosté hodnoty  Vyloučení duplicit  Skupiny indikátorů – hospodaření, služby, zaměstnanci, všeobecné podmínky pro činnost knihovny  Společné indikátory  Specifické indikátory pro různé typy a kategorie knihoven (velké a malé knihovny, krajské knihovny, zdravotnické knihovny)

Indikátory standardu VKIS  Provozní doba knihovny (hod./týden)  Doplňování knihovního fondu (sv./rok)  Výdaj na doplňování knihovního fondu (Kč/obyvatele)  Počet veřejně přístupných stanic připojených k internetu  Studijní místa a prostory pro uživatele knihovny  Obecné principy dostupnosti:  Rovný přístup  Webová stránka + blind friendly  Docházková vzdálenost  Pobočky

Jaké indikátory charakterizují výkon a kvalitu?  Indikátor musí být „zrcadlem“ kvality čí výkonu = validita  Indikátor musí být měřitelný  Indikátor musí být jednoznačně vymezen, ověřitelnost  Nízká míra subjektivity  Kolik indikátorů? – optimální počet  Indikátory uplatňované standardem VKIS  Indikátory vycházející ze statistického výkazu – není nutno limitovat, udělat nezbytné propočty (na obyvatele, na regis. uživatele, návštěvníky, pracovníky)  Další indikátory Výčtové indikátory – ANO – NE (např. elektronické služby, marketing) Nevhodné indikátory - prosté hodnoty  Vyloučení duplicit  Skupiny indikátorů – hospodaření, služby, zaměstnanci, všeobecné podmínky pro činnost knihovny  Společné indikátory  Specifické indikátory pro různé typy a kategorie knihoven (velké a malé knihovny, krajské knihovny, zdravotnické knihovny)

Nové nebo diskutované indikátory 1  % volně přístupného knihovního fondu  % fondu s online přístupem  Registrovaní uživatelé, návštěvníci – diferenciace:  Děti  Mládež… + demografická struktura obyvatel?  Vzdělanostní struktura uživatelů – je to indikátor?  Počet návštěvníků kolektivních akcí – není důležitý (populární osobnost)  Kooperace se školami  Výpůjčky novinek vztažené k celkovému počtu výpůjček  Doba vyhledání a zpřístupnění dokumentu  Doba zpřístupnění nové přírůstku  Počet studijních míst na počet obyvatel s vazbou na jejich vytíženost  Provozní doba + provozní doba po běžné pracovní době, tj. počet provozních hodin v po – pá po a provozní hodiny v sobotu a v neděli

Nové nebo diskutované indikátory 2  Elektronické služby pro vzdálené uživatele  Objednávka, prolongace…  Přídavné online služby  Přístup do SK, citační zdroj, nakladatelství, encyklopedie, sfx, digitalizace, DODO, osobní poradenství  Fulltextové vyhledávání  Virtuální návštěvy  Online katalog na webu  Marketing – PR – výčet možností  Plakáty  Letáky  Posílání reklamních ů……  Rozpočet knihovny jako % z rozpočtu obce  Poměr převzatých a vytvořených katalogizačních záznamů  Zjišťování spokojenosti uživatelů  Zjišťování spokojenosti pracovníků

Návrh indikátorů a jejich ocenění IndikátorNejdůležitější Nejméně významý 7.16 Celkové výdaje v přepočtu na jednoho obyvatele Vybrat ze seznamu 20 indikátorů U těchto vybraných indikátorůprovést hodnocení známkou 5 – 1. Známka 5 = nejdůležitější Navrhnout nové indikátory a provést jejich hodnocení. Nové zapsat na konec skupiny nebo celého seznamu Nevkládat řádky, neměnit tabulku Příklad:

Dílčí problémy  Krajské knihovny  Obsluhovaná populace – město - kraj  Krajská knihovna s nebo bez městské funkce  Regionální funkce  Srovnávání na celostátní úrovni = NK ČR  Srovnávání na krajské úrovni?  Celkové výdaje malých knihoven – nezjišťují se

Závěry a úkoly Úkol KdoKdy Kategorizace knihoven – návrhy připomínky všichni Návrh indikátorů všichni Vyhodnocení návrhu indikátorů NK Diskuze k návrhu všichni květen Předání statistických dat + ověření všichni Vyhodnocení statistických dat NK Výčet elektronických služebHoušková Výčet marketingových aktivitNivnická Zjištování spokojenosti uživatelů a pracovníků– příklady dotazníků NK30.4.

 Další setkání 15. června v v zasedací síni NK ČR  Závěry z jednání zpracuje mgr. Zemánková – bude poslán k připomínkám

Projekt „Benchmarking knihoven“ příprava, postup, výběr indikátorů 13. dubna 2006 Vít Richter Národní knihovna ČR Ještě jednou: Co je benchmarking knihoven?