Využití procesní analýzy na Magistrátu města Ostravy Odbor MIS, oddělení procesní analýzy Magistrát města Ostravy

Projekt procesní analýzy MMO Osnova přednášky: Proč se zabýváme procesní analýzou Procesní model MMO – zahájení Procesní model MMO – etapy Procesní model MMO – realizace Přehled vytvořených modelů-1.etapa Procesní model MMO – současný stav Procesní model MMO – využití Praktické ukázky (FirstSTEP, Intranet SMO)

Proč se zabýváme procesní analýzou Reforma veřejné správy, neustálé změny v legislativě, vysoké nároky na poskytování služeb, od 1.1.2003 +12 obcí-simulace-využití v praxi Výstavba SSČ-budování IS SSČ-analýza stavu Potřeba kvality, inovace, stanovení zodpovědnosti za konkrétní činnost (službu), procházející napříč organizací, přímý vztah k zákazníkovi-občanovi Moderní pojetí organizace veřejné správy využívá systémového pohledu a procesního přístupu v podmínkách výkonu veřejné správy.

Procesní model MMO-zahájení 18.září 2001 - schválen RM Ostravy návrh na zpracování „Procesního modelu Magistrátu města Ostravy“ 25.března 2002 uzavřena Smlouva o dílo mezi SMO a VŠB-TU Ostrava na vytvoření projektu „Procesní analýza na zdokumentování hlavních procesů MMO se zaměřením na oblast hospodaření s majetkem a finančními prostředky a zpracování podrobného modelu procesů připravovaného střediska správních činností (SSČ)“.

Procesní model MMO-etapy Smlouva definuje 3 etapy projektu: 1.etapa - pilotní model procesů Střediska správních činností SSČ (04/2002 - 12/2002) 2.etapa - optimalizovaný model procesů MMO se zaměřením na oblast hospodaření s majetkem a finančními prostředky (09/2002 - 09/2003) 3.etapa - spolupráce při zavádění IS s implemen-tátorem IS SSČ (2004 v rámci realizace IS SSČ); údržba a rozvoj procesního modelu SSČ

Procesní model MMO–realizace Vznik oddělení PA na odboru MIS – 3 pracovníci + 1 pracovník na odboru organizačním Zapojení MMO do pilotního projektu MV ČR „Reinženýring jako metoda racionalizace a zkvalitňování práce“ Ustanovení řídícího týmu projektu – v čele s tajemnicí magistrátu Školení vedoucích pracovníků všech odborů MMO o procesní analýze

Procesní model MMO–realizace 1. etapy Vytipování 20 klíčových procesů 1.etapy, které mají být soustředěny do SSČ (odbor dopravy, odbor vnitřních věcí a odbor živnostenský úřad) Tvorba 20 procesních modelů – 6/2002-12/2002 Podklady: popis agend 2001, platné směrnice, předpisy a řády MMO, organizační struktura, platná legislativa, funkční náplně pracovníků + konzultace s vlastníky procesů Speciální školení vlastníků procesů – zvlášť pro OD, Vnitř., ŽÚ – ukázka možností na konkrétních procesech

Přehled vytvořených procesních modelů-1.etapa Odbor dopravy: Evidence a vydávání řidičských průkazů Registrace výcv. zaříz. autoškol a prov. zkoušek Registrace motorových vozidel Schvalování technické způsobilosti vozidel Poskytování informací na úseku dopravy Příjem plateb na úseku dopravy Správní řízení o přestupcích Profesní osvědčení pro řidiče z povolání

Přehled vytvořených procesních modelů-1.etapa Odbor vnitřních věcí: Evidence a vydávání občanských průkazů Evidence a vydávání cestovních dokladů Poskytování údajů z IS evidence obyvatel Státní občanství Příjem plateb na úseku vnitřních věcí Ověřování Podatelna

Přehled vytvořených procesních modelů-1.etapa Živnostenský úřad: Evidence a vydávání živnosti ohlašovací (řemeslné, vázané a volné) Evidence a vydávání živnosti koncesované a provozované průmyslovým způsobem Poskytování informací ze živnostenského rejstříku Příjem plateb na úseku živnostenského úřadu Kontrola podnikatelů, ukládání a vymáhání pokut

Přehled vytvořených procesních modelů-1.etapa Živnostenský úřad: Od 1.4.2003 nový Kancelářský řád živnostenského úřadu MMO = změny toku dokumentů + změny organizační struktury =>nové procesní modely: Evidence a vydávání nové živnosti ohlašovací Evidence a vydávání nové živnosti koncesované

Procesní model MMO – realizace 2.etapy Provedena analýza činností v oblasti hospodaření s majetkem a finančními prostředky-týká se 9 odborů MMO: OFR,MJ,OI,HO,TSM,LPO,MIS, OER,OKB - výstupem definice zadání schválena novým řídícím týmem Tvorba 12 procesních modelů a jejich schválení Závěrečná zpráva 2. etapy – zhodnocení stavu a návrh optimalizace – schválení řídícím týmem

Přehled vytvořených procesních modelů – 2. etapa Model hospodaření s majetkem -7 subprocesů: Dlouhodobý finanční majetek Dlouhodobý hmotný majetek Dlouhodobý nehmotný majetek Pohledávky Finanční majetek Finanční prostředky na účtech Zásoby

Přehled vytvořených procesních modelů – 2. etapa Model hospodaření s financemi - 5 subprocesů: Návrh a tvorba rozpočtu Schválení návrhu rozpočtu ZM Hospodaření dle rozpočtu Vyhodnocení hospodaření Úpravy rozpočtu v průběhu roku

Dekompozice hospodaření s financemi

Procesní model MMO – současný stav Ukončena 1.a 2.etapa projektu - závěrečná zpráva Radou města schválen harmonogram prací v oblasti procesní analýzy na rok 2004 – hlavní činnosti: Aktualizace zpracovaných modelů SSČ Aktualizace modelů hospodaření s majetkem a financemi a jejich rozšíření Spolupráce s externími firmami při návrhu ISSSČ Tvorba a aktualizace procesního portálu Zajišťují pracovníci oddělení PA.

Procesní model MMO - využití Využití výsledků 1. etapy projektu: Jednotný popis současného stavu – zamyšlení vlastníků – možnost simulace změn v modelu Silný nástroj pro kvalitní vedení+motivace pracovníků Podklady pro IS SSČ Simulace modelů v podmínkách dokončení II.etapy reformy VS, nárůst činností (koeficient 1,085) Procesní portál - Intranet SMO - seznámení nových pracovníků s postupem činností Databáze doporučení

Procesní model MMO - využití Využití výsledků 2.etapy projektu: Jednotný popis činností zaměřených na hospodaření s majetkem a finančními prostředky, mapuje současný stav směrnic, příkazů – zamyšlení vlastníků – možnost simulace změn Doporučení zhotovitele – optimalizovaný model procesů MMO se zaměřením na oblast hospodaření s majetkem a finančními prostředky

Praktické ukázky Modelování v programu FirstSTEP - modely 1.etapy-stupeň podrobnosti na úrovni funkčních náplní: Doba trvání aktivit-zdroj statistický přehled + kvalifikovaný odhad prověřený simulací-skutečné měření výkonnosti klíčových procesů Grafické znázornění aktivit každého pracovníka v % Vytížení pracovníků na konkrétním procesu

FirstSTEP-evidence a vydávání OP

OP – rozpad na aktivity

OP – vytížení pracovníků

Procesní portál

Procesní analýza – závěr Děkuji za pozornost. Ing. Drahomíra Maťová Magistrát města Ostravy Odbor městského informačního systému vedoucí oddělení procesní analýzy Tel: 596 282 316 E-mail: dmatova@mmo.cz