Groupware Lotus Notes 21. 5. 2007, SB 305, 12.15 – 14.30 h Tomáš Kubálek kancelář: NB 246

Osnova Co to jsou Lotus Notes Hesla Odesílání a příjem zprávy Groupware Lotus Notes 21. 5. 2007 Osnova Co to jsou Lotus Notes Hesla Odesílání a příjem zprávy vkládání adresáta odkaz na webovou stránku připojování souboru ukládání souboru seznam odesílatelů Jak obnovit levý panel nástrojů Zpracování Složky Nástroje Podpis Barevné odlišení Mimo kancelář Uložit jako předlohu Pravidla pošty Speciální části zpráv oddělující čára sekce aktivační body obrázek Další různé náhled panelu řazení poštovních zpráv hledání zprávy možnosti doručení telefonický vzkaz zpráva s propojením Další databáze portál pracovní plocha Lotus Notes Rezervace zasedacích místností Web katedry Kalendáře v Lotus Notes

Co to jsou Lotus Notes groupware společnosti IBM – programové vybavení, které obsahuje nástroje pro spolupráci a komunikaci uživatelů v lokální síti, intranetu nebo internetu e-mailový klient organizace času (kalendář) kontakty poznámky databáze nástroj workflow – podporuje tok dokumentů a úkolů od jednoho účastníka ke druhému (schvalování, připomínkování, postupování) technologie klient server – aplikace umístěna na serveru (Domino), klient (Notes) komunikuje s aplikací verze používaná na VŠE 6.5 obdobou Microsoft Office Outlook

Hesla pro přístup do počítačové sítě pro klienta Lotus Notes je nutné změnit alespoň 1 x za 90 dní změna http://heslo.vse.cz pro klienta Lotus Notes není nutné měnit Soubor, Zabezpečení, Zabezpečení uživatelů zadat stávající heslo tlačítko Změnit heslo heslo se ukládá do ID souboru, může proto být různé na různých PC (ve škole se přebírá ze sítě, doma obvykle z lokálního souboru novak.id) pro webové rozhraní Lotus Notes (http://kotelna.vse.cz) Předvolby (vpravo nahoře) Zabezpečení Změnit

Odesílání a příjem zprávy nejdříve text, pak adresáta vkládání adresáta novak@vse.cz tlačítkem Komu ze seznamu adres (Komu, Kopie, Na vědomí, Podrobnosti) Nov, Kubalek, odkaz na webovou stránku ve tvaru http://fmv.vse.cz připojování souboru výběrem ze seznamu souborů kurzor musí být v textovém okně klepnutím do tlačítka Připojit výběr souboru v adresářové struktuře přetažením ze správce souborů (Průzkumník, Total Commander) ukládání souboru poklepáním lze přímo otevřít klepnutím pravým tlačítkem lze uložit jako soubor přetažením do správce souborů došlé zprávy lze upravovat (po poklepání) seznam odesílatelů tvorba tlačítko Seznam adres (v levém panelu nástrojů), Skupiny aplikace Komu, Vybrat adresář, Seznam adres - Novák

Jak obnovit levý panel nástrojů situace Chybí ikona pro poštu. řešení Na C: nebo na D: najdeme adresář Lotus/Notes/Data/. V něm jsou soubory bookmark.nsf a bookmark.ntf. Soubor bookmark.nft je šablona, ze které je možné čerpat původní nastavení. Soubor bookmark.nsf obsahuje to osobní nastavení. Tento soubor smažeme. Při přihlášení do Lotusu se potom použije standardní nastavení (dle šablony). Na začátku práce musíme upřesnit, co chceme zobrazovat na startovní obrazovce.

Zpracování odpovídání příznak (Zpracovat, Přidat nebo upravit příznak) odesílateli/všem bez historie/včetně historie bez příloh/s přílohami příznak (Zpracovat, Přidat nebo upravit příznak) priorita (tlačítko vpravo Nástroje, Označit jako prioritní) otevření v novém okně (pravým tlačítkem ze seznamu došlých zpráv, předposlední volba v místní nabídce) záložky (pravým tlačítkem ze seznamu došlých zpráv, poslední volba v místní nabídce)

Složky Vestavěné složky (Vlastní) Složky Došlá pošta – sem přichází pošta Koncepty – možnost uložit rozepsanou poštu (tlačítkem Uložit jako koncept při psaní zprávy) Odeslaná pošta (Soubor, Předvolby, Uživatelské předvolby, Pošta, Obecné, Uložit odeslanou poštu) Nevyžádaná pošta (pošta od blokovaného uživatele – viz pravidla pošty) Koš – odstraněná pošta s možností obnovit (Vlastní) Složky příprava tlačítkem Složka vytvoření složky přesun do složky

Nástroje pošty Podpis Barevné odlišení Mimo kancelář Uložit jako předlohu Pravidla pošty

Podpis zprávy Příprava podpisu Aplikace podpisu v textu Akce spodní Nástroje Předvolby Pošta Podpis Aplikace podpisu v textu dolní Nástroje Vložit podpis

Barevné odlišení pošty V menu zadáme Akce, dolní Nástroje, Předvolby Hlavní záložka Pošta Dílčí záložka Barvy pro až tři kategorie odesílatelů možno diferencovat barvu pozadí a textu kategorie je dána seznamem jmen odesílatelů (včetně možnosti zařazení do skupin) dříve uvedená kategorie má přednost

Mimo kancelář Akce, dolní Nástroje, Mimo kancelář Záložky Data při zaškrtnutí vliv na kalendář Zpráva v době nepřítomnosti změna předmětu či textu Zvláštní zpráva odlišný předmět či text vybraným odesílatelům Výjimky odesílatelům z Internetu vybraným odesílatelům v případě zaslání vybraným skupinách v případě vybraného textu v předmětu Každému odesílateli je zpráv zaslána jen jednou Po návratu do kanceláře dojde zpráva o zájemcích o komunikaci je nutné vypnout tzv. klienta

Uložit jako předlohu Příprava předlohy Aplikace předlohy Editace nové zprávy (příp. včetně příjemce) Akce dolní Nástroje Uložit jako předlohu Aplikace předlohy Nástroje Nová zpráva podle předlohy výběr předlohy nebo v horním panelu Nástroje, Nová zpráva podel předloha

Pravidla pošty Akce, dolní Nástroje, Pravidla pošty S poštou splňující určená kritéria (např. Předmět obsahuje SPAM) bude provedena vybraná operace (např. přesun do složky SPAM) Pokud odesílatel nebo doména je v seznamu nevhodných odesílatelů, může být zařazen do složky Nevyžádaná pošta. Seznam lze tvořit přímo ze seznamu doručené pošty (Akce, Nástroje, Blokovat poštu od odesílatele)

Speciální části zpráv Oddělující čára Sekce Aktivační body Obrázek Vytvořit, Vodorovná čára Sekce Vytvořit, Sekce Pravým tlačítkem, Vlastnosti sekce Lze nastavit název, barvu Aktivační body Vytvořit, Aktivační bod s propojením (http, mailto) vysvětlivka textu Obrázek Vytvořit, Obrázek Vytvořit, Zdroj obrázku

Další různé Náhled panelu Řazení poštovních zpráv posledním tlačítkem Náhled panelu v horním panelu nástrojů Navigace nebo klepnutím do spodní lišty seznamu zpráv Řazení poštovních zpráv klepnutím do názvu sloupce (nejčastěji datum) Označení zpráv jako přečtené Úpravy, Nepřečtené dokumenty Hledání zprávy klepnutím do tlačítka Hledat v panelu nástrojů Navigace zástupný symbol * Možnosti doručení v editaci zprávy tlačítko Možnosti doručení (důležitost, potvrdit přijetí, adresování odpovědí, doba platnosti) lépe Akce, Zobrazit další možnosti pošty (třetí volba zdola)

Další různé Akce, Nastavení přesměrování (vliv aktivity přesměrování) Akce, Nástroje, Předvolby, Přístup a delegování, Přístup k poště a kalendáři Telefonický vzkaz Vytvořit, Dokument, Speciální, Telefonický vzkaz Zpráva s propojením Otevřít dokument, k němuž vytváříme propojení Vytvořit, Dokument, Speciální, Zpráva s propojením

Další databáze možnosti databází pracovní plocha příklad: Portál, Děkanát, Zápisy FMV, Všeobecné informace kategorie, dokumenty, připojené soubory vyznačení nepřečteného odkazy na databáze a dokumenty možnost exportu na web pracovní plocha Soubor, Otevřít, Server – kotelna/VSE, KOP, Portál KOP Klepnout pravým tlačítkem na záložku Portál KOP Z místní nabídky Vytvořit záložku, Oblíbené záložky V levém panelu nástrojů klepnout do tlačítka Oblíbené záložky Z místní nabídky Nastavit záložku jako domovskou stránku

Rezervace zasedacích místností portál katedry v Lotus Notes prohlížení rezervace klepnout na den tlačítko Nová rezervace vyplnění údajů popis rezervace poč. čas čas ukončení klepnout do tlačítka Hledat (místnost) výběr místnosti z NB 244, NB 255, RB 338 klepnout do tlačítka Uložit a zavřít souhlas správce potvrzující e-mail

Weby katedry např. http://kmo.vse.cz editace prostřednictvím databáze WCMS

Kalendáře v Lotus Notes

Rozloučení Děkuji za pozornost a těším se na další spolupráci. Prezentace a soubory dostupné na webu: http://nb.vse.cz/~kubalek/odborne/skoleni.html