MS Word Hromadná korespondence v MS Word 2007

2 Při každé hromadné korespondenci pracujete se třemi různými prvky: 1. Hlavní dokument, u něhož začínáte. 2. Informace o příjemci, jako jsou jména a adresy jednotlivých osob, které chcete sloučit s hlavním dokumentem. 3.Dokončené dokumenty, které zahrnují informace v hlavním dokumentu spolu s jedinečnými informacemi o každém příjemci.

Hlavní dokument obsahuje obsah, který je v každé kopii stejný, a zástupné symboly pro jedinečné informace o příjemci. Výchozím bodem je hlavní dokument. Může se jednat o dopis, obálku, nebo dokonce poukaz. Obsahuje tyto položky: 1. Obsah, který je stejný pro každou kopii, například hlavní text formuláře dopisu. Tento text stačí zadat jen jednou bez ohledu na počet dopisů, které chcete vytisknout. 2. Zástupné symboly pro jedinečné informace každého příjemce. U dopisu je například v každé kopii jedinečný blok adresy a oslovení Hromadná korespondence v MS Word 2007 Snímek č.3

 Při vytvoření hromadné korespondence jsou do nového dokumentu přidány jedinečné informace o jednotlivých příjemcích  V hromadné korespondenci se informace o příjemci, které jsou jedinečné v každé kopii hromadné korespondenci, zadávají do zástupných symbolů přidaných do hlavního dokumentu.  Informace o příjemci musí být uloženy ve zdroji dat. Zdroj dat je souhrnný pojem, který označuje celou kategorii souborů, s nimiž po celou dobu pracujete. Například u aplikace Microsoft Office Outlook je zdrojem dat seznam kontaktů. Dalšími příklady zdroje dat jsou: tabulka aplikace Word, list aplikace Excel, databáze aplikace Access nebo dokonce textový soubor. Hromadná korespondence v MS Word 2007 Snímek č.4

Dokončená sada dokumentů v hromadné korespondenci sestává z jedinečných dopisů, které zasíláte nebo tisknete elektronicky. Po vytvoření hromadné korespondence budete mít k dispozici následující položky:  Sada jednotlivých dokončených dokumentů, které můžete tisknout (například dopisy, štítky, obálky nebo poukázky) nebo přenášet elektronicky v průběhu vytváření hromadné korespondence (například ové zprávy).  Hlavní dokument, který jste použili jako výchozí bod a který zůstává samostatným dokumentem. Po vytvoření hromadné korespondence není automaticky uložen. Měli byste jej uložit, protože aplikace Word si zapamatuje, který seznam příjemců jste k němu připojili, a když jej znovu otevřete, můžete rychle vytvořit novou hromadnou korespondenci. Hromadná korespondence v MS Word 2007 Snímek č.5

Hromadná korespondence v MS Word 2007 Snímek č.6

Hromadná korespondence v MS Word 2007 Snímek č.7