Implementace spisové služby v prostředí městských úřadů Mgr. Tomáš Lechner, Triada, spol. s r.o. Bc. Irena Rálišová, MěÚ Sezemice Mgr. Věra Hottmarová, MěÚ Smiřice Ing. Jan Prokop, MěÚ Litoměřice

Obsah prezentace Obecný úvod k implementacím elektronických spisových služeb Město Sezemice – obec I. typu Město Smiřice – obec II. typu Město Litoměřice – obec III. typu ISSS 2007, Hradec Králové

Implementace elektronické spisové služby Legislativa – číslování dokumentů Organizační struktura – oběh dokumentů Spisový a skartační řád – nastavení přesných pravidel Integrace elektronické podatelny – sjednocení postupů pro papírové a elektronické dokumenty Hlavně důkladné a postupné školení ISSS 2007, Hradec Králové

Obec I. typu Implementace elektronické spisové služby na obci I. typu Odpovědní pracovníci Bc. Irena Rálišová, Město Sezemice Mgr. Tomáš Lechner, Triada, spol. s r. o. ISSS 2007, Hradec Králové

Město a Městský úřad Sezemice Město Sezemice okres Pardubice 3150 obyvatel Městský úřad Sezemice organizační struktura 3 odbory 1 oddělení 3 úseky 17 pracovníků ISSS 2007, Hradec Králové

Postup implementace rok 2004 rok 2005 rok 2006 řešení elektronické podatelny pomocí IS MUNIS postupné rozšíření na celkovou evidenci došlé pošty – zkušebně rok 2005 rozhodnutí rozšířit instalaci modulu Kancelář MUNIS na celý úřad pro kompletní vedení spisové služby rok 2006 další rozšíření zavedením vzorů dokumentů vytváření odpovědí a vlastních dokumentů prostřednictvím spisové služby ISSS 2007, Hradec Králové

Průběh školení Samostatné školení pracovnic podatelny Hromadné školení všech pracovníků v počítačové učebně místní základní školy každý pracovník si mohl rovnou probírané postupy zkoušet školení rozděleno na dvě části vyřizování dokumentů tvorba spisů ISSS 2007, Hradec Králové

Aktuální stav Provoz Zkušenosti jednou ročně objednání doškolení od firmy Triada – seznámení s novinkami řešení problémů prostřednictvím elektronické komunikace – nejrychlejší způsob Zkušenosti jednoduchá obsluha – každý pracovník úřadu byl schopen v krátké době spisovou službu správně využívat silnou stránkou modulu Kancelář je rychlé vyhledávání dokumentů podle celé řady různých kritérií ISSS 2007, Hradec Králové

Obec II. typu Implementace elektronické spisové služby na obci II. typu Odpovědní pracovníci Mgr. Věra Hottmarová, MěÚ Smiřice Mgr. Petr Wohanka, Triada, spol. s r. o. ISSS 2007, Hradec Králové

Město a Městský úřad Smiřice Město Smiřice 15 km od Hradce Králové směrem na Jaroměř 3100 obyvatel Městský úřad Smiřice organizační struktura 6 odborů 32 pracovníků z to 20 využívá spisovou službu ISSS 2007, Hradec Králové

Postup implementace říjen 2006 listopad – prosinec 2006 instalace podatelna, výpravna, jednotlivé stanice školení pracovníků hromadné školení (dataprojektor) následné individuální konzultace listopad – prosinec 2006 zkušební provoz ISSS 2007, Hradec Králové

Aktuální stav a rozvoj leden 2007 červen 2007 ostrý provoz spisové služby od 1. ledna využívání dostupných funkcí pro oběh dokumentů tvorba spisů témata – kategorizace dokumentů červen 2007 jednotné vzory dokumentů ISSS 2007, Hradec Králové

Obec III. typu Implementace elektronické spisové služby na obci III. typu Odpovědní pracovníci Ing. Jan Prokop, MěÚ Litoměřice Pavel Češka, Triada, spol. s r. o. ISSS 2007, Hradec Králové

Město a Městský úřad Litoměřice Město Litoměřice leží na soutoku řek Labe a Ohře, v malebné oblasti Českého středohoří 25 000 obyvatel Městský úřad Litoměřice organizační struktura 17 odborů 170 pracovníků využívajících spisovou službu ISSS 2007, Hradec Králové

Postup implementace říjen 2006 řešení v období říjen až prosinec 2006 CÍL: zavést spisovou službu tak, aby od 1. ledna 2007 mohl být spuštěn ostrý provoz řešení v období říjen až prosinec 2006 školení pracovníků nastavení organizační struktury pro oběh dokumentů nastavení uživatelských kont a přístupových práv instalace klientů spisové služby na jednotlivých stanicích ISSS 2007, Hradec Králové

Organizace školení Hromadná školení vždy pro 20 až 30 pracovníků úřadu první školení obecné základy pro všechny účastníky stejné druhé školení rozšiřující dle druhu práce jednotlivých pracovníků různé zaměření na tvorbu spisů, hromadné dokumenty, evidence protokolů atd. ISSS 2007, Hradec Králové

Aktuální stav a rozvoj Od 1. ledna 2007 Během I. pololetí roku 2007 ostrý provoz ve specifickém rozsahu podatelna zapisuje veškerou došlou poštu vedoucí odborů a vedoucí úseků poštu přijímají a přerozdělují jednotlivým pracovníkům pracovníci si vyzvedávají vlastní čísla jednací Během I. pololetí roku 2007 postupné rozšiřování provozu vyřizování dokumentů, příprava zásilek k odeslání ISSS 2007, Hradec Králové

Na závěr Kontakty na autory Mgr. Tomáš Lechner, Triada, spol. s r.o. lechner@triada.cz Bc. Irena Rálišová, MěÚ Sezemice tajemnik@sezemice.cz Mgr. Věra Hottmarová, MěÚ Smiřice hottmarova@smirice.cz Ing. Jan Prokop, MěÚ Litoměřice jan.prokop@litomerice.cz ISSS 2007, Hradec Králové

Děkujeme za pozornost