Prof. Molnár1 Podnikové informační systémy Výběr, pořízení a implementace PIS Prof. Ing. Zdeněk Molnár, CSc Ústav řízení a ekonomiky podniku

Prof. Molnár2 - plánování (inception) - výstavba (building) - nákup (acquisition) - vývoj (development) - zavedení (implementation) - provoz a údržba (operation and maintenance) - likvidace (despatch) Problematiku IS/IT musíme vnímat v celém jejím životním cyklu

Prof. Molnár3 Varianty řešení informačních systémů

Prof. Molnár4 Složení výběrové komise Představitel vrcholového managementu (GŘ, majitel) ve funkci „sponzora“ projektu a předsedy výběrové komise. Kompetentní zástupci uživatelů (vedoucí odborných útvarů nebo jimi pověření odborníci) zástupci útvaru pro IS/IT (ředitel nebo jím pověření IT odborníci). Externí odborný poradce (nezávislá poradenská firma) ve funkci „facilitatora“ (moderátora výběrového řízení) Pozn. Počet členů komise by se měl pohybovat v rozmezí 5 až 15 lidí

Prof. Molnár5 Postup při výběru IS definování potřeb a požadavků stanovení hodnotících kriterií a jejich důležitosti identifikace vhodných produktů (short list) zpracování nabídek a prezentace produktů expertní vyhodnocení nabídek výběr produktu projednání kontraktu s dodavatelem

Prof. Molnár6 Hodnotící kriteria pro výběr IS funkčnost použitá IT dodavatel integrace se stávajícím IS cena

Prof. Molnár7 RYCHLE? KVALITNĚ? (funkčnost) LACINO? Magický trojúhelník IS/IT

Prof. Molnár8 Produkt A Produkt B1 Produkt B Produkt A1 č a s úprava provedená uživatelem/customizace upgrade provedený dodavatelem ? ? ? Problém trvale udržitelného rozvoje

Prof. Molnár9 Funkční požadavky na systém Shoda požadovaných funkcí se systémem? O.K Přizpůsobení se systému Úprava systému (customizace) Schizofrenie ANO NE Problém customizace

Prof. Molnár10 Cena IS cena HW (ceník), závislá na potřebném výkonu cena SW (ceník), závislá na počtu licencí cena služeb (školení, úpravy, zavádění), závislá na rozsahu prací (počet člověkodní) cena údržby (maintenance), závislá na smluvním vztahu (obyčejně 10 až 20 % ceny SW)

Prof. Molnár11 Určování počtu licencí (s počtem licencí obyčejně klesá cena za jednu licenci) Podle počtu modulů (ekonomika, výroba, personalistika apod.) podle počtu současně pracujících (přihlášených) uživatelů podle počtu „pojmenovaných“ (autorizovaných) uživatelů a to buď –celkově –v modulu

Prof. Molnár12 Srovnání nákladu

Prof. Molnár13 Určení ceny „projektu“ Pevnou částkou (cena dohodou) s platbou po předání díla nákladovou cenou (kalkulací času, materiálu a režie) tj. průběžná fakturace dle skutečných nákladů sjednanou částkou s možností následné úpravy v souladu s připojenou cenovou doložkou (fixní a variabilní částky) částí plateb „vázaných“ na přínosy projektu (kombinace fixní a variabilní částky)

Prof. Molnár14 Pohled uživatele Smluvní cena - nemusí podrobně sledovat vývoj nákladů - řešitel zvyšuje zisk snižováním nákladů, což může vést k nekvalitnímu výsledku - častí změny v požadavcích na projekt dávají řešiteli možnost měnit podmínky dodávky Nákladová cena - umožňuje pružnější reakce na změny - ze strany uživatele je potřebná podrobná kontrola nákladů řešitele.

Prof. Molnár15 Pohled řešitele Smluvní cena - v určitých případech umožňuje získat značný zisk - naopak dodatečné změny ze strany uživatele mohou být zdrojem značných ztrát - musí klást velký důraz na kontrolu svých nákladů Nákladová cena - má malé riziko a tudíž i malou snahu o kontrolu svých nákladů - ale má omezený zisk - některé činnosti se mohou rozběhnout ještě před úplnou specifikací projektu (úspora času).

Prof. Molnár16 Formy financování IS/IT hotově úvěr leasing dodavatelský úvěr (splátkový kalendář) outsourcing (služby) kombinované financování

Prof. Molnár17 TCO = Total Cost of Ownership (Gartner Group) Dle TCO se člení náklady na určitou aplikaci IS/IT po dobu jejího života do čtyř kategorií - investice spojená se zavedením aplikace, - technická podpora provozu aplikace, - řízení provozu (administrace) aplikace - činnost konečného uživatele

Prof. Molnár18 Dobré IS jsou MATURE tj.: Maintainable (snadno se odstraňují chyby) Adaptable (snadno se se promítají nové požadavky) Transparetnt (snadno se pochopí jeho funkce) User- friendly (snadno se ovládá) Reliable (je odolný proti poruchám a chybám) Efficient (vyžaduje minimum zdrojů)

Prof. Molnár19. Faktory kvality IS Přesnost t.j. systém se chová tak, jak bylo určeno při specifikaci jeho funkcí Spolehlivost tj. uživatel se může na IS spolehnout Robustnost t.j. IS se chová „rozumně“ i za podmínek, které nebyly uvažovány při jeho specifikaci Efektivnost t.j. užívá počítačové zdroje ekonomicky a má vyvážené náklady s průchodností a dobou odezvy Škálovatelnost t.j. schopnost programu „běžet“ na počítačích s různým výkonem „rozumnou“ dobu.

Prof. Molnár20. Faktory kvality IS (pokračování) Přenositelnost t.j. program může „běžet“ na různých platformách (HW, SW), aniž by ztratil své funkce Propojitelnost t.j. schopnost systému existovat a spolupracovat spolu s jinými systémy. Udržovatelnost t.j. IS může být snadno měněn podle dodatečných požadavků uživatelů. Verifikovatelnost t.j. vlastnosti IS mohou být snadno ověřeny

Prof. Molnár21 Organizace a řízení implementace Řídící výbor, který je vrcholným orgánem projektu a zajišťuje aby projektu byla dána odpovídající priorita a je tvořen členy managementu podniku. V řídícím výboru by měl být i odpovědný zástupce dodavatele – vedoucí projektu u dodavatele Realizační tým je podřízen řídícímu výboru a je zaměřen na realizaci projektu. Členové realizačního týmu jsou specialisté na jednotlivé funkční oblasti obsažené v implementované aplikaci IS/IT. V čele realizačního týmu je vedoucí projektu a dále kompetentní zástupci příslušných podnikových útvarů a konsultanti dodavatele. Podle potřeby u složitějších projektů mohou být ještě ustaveny pracovní skupiny, pro řešení dílčích úkolů projektu (číselníky apod.). Tyto pracovní skupiny si obyčejně zřizuje realizační tým dočasně

Prof. Molnár22 Řízení implementace Řídící výbor Realizační tým Pracovní skupina 1 Pracovní skupina 2 Pracovní skupina N

Prof. Molnár23 Obsah prací při implementaci Instalace HW a systémového SW instalace aplikačního SW a nastavení jeho parametrů (přizpůsobení systému konkrétním požadavkům uživatele) naplnění systému „statickými“ daty (konverze stávajících a vložení nových) včetně kontroly jejich správnosti, integrity a konsistence školení uživatelů provedení potřebných organizačních změn (reengineering procesů) ověřování chodu systému na „ostrých“ datech předání systému systému do rutinního provozu Všechny činnosti je třeba naplánovat a dokumentovat (deník)

Prof. Molnár24 STARÝ SYSTÉM NOVÝ SYSTÉM STARÝ SYSTÉM NOVÝ SYSTÉM STARÝ SYSTEM NOVÝ SYSTEM STARÝ NOVÝ Souběžná „bezpečná“ Nárazová „velký třesk“ Pilotní s následným „roll-out“ Postupná podle modulů Strategie přechodu na nový systém

Prof. Molnár25 Iniciace projektu Analýza potřeb Pořízení (nákup) nového systému Testování funkcí Předání systému „V“ model postupu zavádění ISP

Prof. Molnár26 Negativní jevy spojené s implementací aplikačních balíků pro řízení podniků Implementace balíku je chápána jako primární cíl projektu, místo toho, aby byly jako cíl stanoveny změny v oblasti zlepšení fungování podniku Nedostatečné (nebo žádné) řízení kulturních a lidských aspektů této změny Pokud jsou tyto cíle zlepšení podnikatelských přínosů stanoveny, pak jejich dosažení není dostatečně sledováno a řízeno

Prof. Molnár27 Vztah mezi změnami procesů (reengineeringem) a IS (standardním balíkem) A) Nejprve navrhnout a realizovat ideální nové procesy včetně jejich podpory informačním systémem, což vede často k požadavku vývoje IS na míru. (propagují „čistí“ teoretikové BPR). B) Přizpůsobení procesů tak, aby odpovídalo nastavení IS (standardního balíku) (propagují dodavatelé IS pod heslem: „Samo zavedení IS přinese potřebnou změnu procesů“) C) „Zkopírování“ stávajícího stavu fungování procesů do nového IS (nevyužití funkčnosti IS pro zlepšení procesů) s perspektivou dalšího rozšiřování využití „balíku“ a postupného zlepšování procesů (propaguje opatrný management z důvodu minimalizace rizik migrace a snížení rozsahu změny)

Prof. Molnár28 Akceptační (předávací) procedura By měla probíhat minimálně ve třech fázích - série akceptačních testů pro jednotlivé dílčí etapy projektu podle předem dohodnutých akceptačních kriterií ( přesně měřitelných ukazatelů) - závěrečný integrační test, který odzkouší provázanost a funkcionalitu jednotlivých částí - ověřovací provoz, tj. skutečný provoz s „ostrými“ daty

Prof. Molnár29 Úrovně vad Vada první úrovně znamená, že objednatel nemůže systém používat ani ovládat a další akceptační testy jsou nemožné až do odstranění závady vada druhé úrovně způsobí, že nejsou podporovány některé funkce systému bez rozumné náhrady a způsobují neschopnost zpracovat maximální provozní zátěž systému vada třetí úrovně způsobí částečný neúspěch akceptačních testů, jinými slovy není ztracena žádná závažná funkce systému, nebo je jí možno překonat nalezením „rozumné“ varianty vada čtvrté úrovně představuje drobné „kosmetické“ vady, které nenarušují provoz systému.

Prof. Molnár30 Model změny je tvořen třemi fázemi (LEWIN/SCHEIN) : uvolněním změnou stabilizací

Prof. Molnár31 1) musí být vytvořen pocit potřeby změny u všech, u kterých dojde kezměně, protože jinak by vůbec nevznikla motivace pro změnu. 2) jakmile se ukazuje změna příliš riskantní, je třeba začít vytvářet atmosféru, že změna nikoho neohrozí (uvolnění napětí). Ti, jichž se změna týká musí být přesvědčeni, že nijak neutrpí, když se vzdají starých bezpečných rolí. Úspěšné zvládnutí této fáze je rozhodující pro úspěch obou následujících fází. Uvolnění má aspekty

Prof. Molnár32 1) Zveřejnění informací o potřebných změnách ve funkcích lidí v novém systému. (Bez toho, aby lidé věděli co se od nich očekává, není vůbec možné změnu úspěšně provést). 2) Poskytnutí času a vytvoření motivace k tomu, aby tyto nové požadavky lidé asimilovali. (Tento pohyb směrem k osvojení nových dovedností a zvládnutí nových funkcí musí být samozřejmě podporován dostatečným školením a kurzy). Pohyb (změna) má aspekty.

Prof. Molnár33 fixuje nové funkce jako akceptovanou běžnou praxi. Znamená to integraci nových pracovních funkcí do širšího kontextu pracovních funkcí v podniku jako něco zcela běžného a nikoliv výjimečného Stabilizace

Vnímání výhod a nevýhod IS/IT ekonomického (finančního) pohodlí při práci uspokojení z práce sociálního postavení jistoty práce možnosti a schopnosti ovlivňovat změny v podniku

Prof. Molnár35 Vnímání výhod a nevýhod IS/IT z hlediska ekonomického budu mít vyšší výdělek mám více příležitostí k povýšení nové dovednosti mi umožní další kariéru budu mít více práce za stejný či menší plat nebudu mít přesčasy aplikace počítače znamená méně odborných znalostí, což může vést ke snížení mého platu v budoucnosti

Prof. Molnár36 Vnímání výhod a nevýhod IS/IT z hlediska pohodlí při práci práce s počítačem je mnohem snadnější mám lepší pracovní prostředí mám lepší rozložení pracovního času potřebují méně úsilí (energie) k práci práce s počítačem je pro mne méně příjemná nevyhovuje mi nové prostředí nevyhovuje mi nový režim práce (hodiny, cestování) práce s počítačem je pro mne obtížnější a vyžaduje více úsilí

Prof. Molnár37 Vnímání výhod a nevýhod IS/IT z hlediska spokojení z práce mám zajímavější a více povzbudivou práci mám možnost lépe se uplatnit mám více odpovědnosti mám větší volnost v jednání pociťuji menší tlak mám širší přehled o podniku práce s počítačem je méně zajímavá a méně povzbuzující mám méně důležitou práci mám menší nebo žádnou odpovědnost mám sníženou autoritu mám menší přehled o podniku jako celku

Prof. Molnár38 Vnímání výhod a nevýhod IS/IT z hlediska sociálního mám vyšší společenský status mám více společenských kontaktů během práce skupinová práce mi vyhovuje, jsem v dobrém kolektivu získal jsem dobrého vedoucího cítím se isolovaně ztratil jsem společenský status obávám se, ztráty podpory ostatních pracovníků práce pro mne znamená méně práce pro ostatní odboráři budou proti tomu

Prof. Molnár39 Vnímání výhod a nevýhod IS/IT z hlediska osobní jistoty práce Mám důležitější postavení mám práci vyžadující více znalostí a dovedností konkurenceschopnost mého podniku je v důsledku mé práce vyšší jsem schopen se tuto novou práci vůbec naučit? nové normy bude pro mne obtížné splnit IS/IT vede k propouštění. Budu to já kdo bude propuštěn?

Prof. Molnár40 Vnímání výhod a nevýhod IS/IT z hlediska možnosti ovlivňovat změnu v podniku jsem brán jako partner, všechny změny jsou se mnou konsultovány jsem informován o všem co se v podniku děje od samého počátku nikdo se mi na nic neptá jsem nucen ke změnám příliš rychle nemám žádné informace o tom co se v podniku děje a proto očekávám to nejhorší nevidím žádný důvod ke změnám když jsem dotázán co se mi nelíbí, neumím to říci

Prof. Molnár41 léta praxe v IS/IT léta praxe v odborných funkcích A B C Žádoucí kariérový růst

Prof. Molnár42 Desatero zásad úspěšné implementace 1) Nutno provozovat hybridní systém řízení 2) Hledat cestu jak to jde a ne důvody proč to nejde 3) Projekční tým musí mít velkou ctižádost 4) Udržovat konsensus mezi řešiteli a uživateli 5) Prosadit výrazné zvýšení discipliny uživatelů 6) Stále překonávat konservatismus uživatelů 7) Změny se často prosadí přirozenou cestou systémem samy 8) Bránit nadměrnému optimismu 9) Dávat zaváděnému systému širokou publicitu 10) Dosažený stav musí být trvale popisován a „uzákoňován“ nově vydávanými organizačními předpisy