2 Princip zaúčtování dokladů v aplikaci EKOS Ing. Iveta Klimečková

3 Proces účtování prvotních dokladů Předkontace ( předdefinované, ručně ) Zaúčtování – akce na vyžádání ▸Prvotní doklad – účetní doklad ( promítnutí prvotní evidence do účetní evidence ) ▸Dvě základní linie ‧Přímé, okamžité ( on-line ) ‧Dávkové ( obvykle s časovým posunem ) Kontace ▸Účetní doklad – obrat účtu v hlavní knize ( promítnutí zaúčtování dokladů do kont účetních knih )

4 Řešení v aplikaci EKOS do verze Dávkové zpracování pomocí přenosů ▸Nezbytné pro sehrávání více datových prostředí ( adresy datových prostředí v Poště ) ▸Proces vytvoření dávky, vytvoření zprávy a zpracování zprávy ‧Uživatelské ovlivnění kroků v nastavení parametrů funkcí ‧Nelze vyloučit Zpracování zpráv v přijímacím modulu ( chyby při zpracování ) ‧Zablokování oprav vysílajícího modulu X Oprava čehokoli v účetním deníku ▸Opravy v zaúčtování nelze promítnout do prvotních evidencí ( těžkopádné opravy zaúčtovaných dokladů v podřízených modulech )

5 Od verze Propojení datových adresářů ( adresy datových prostředí jsou v Centrální správě ) ▸Není nutné používat pro spolupráci Pošty Propojení aplikací EKOS přes Centrální správu ▸Pohled z prvotních evidencí do účetnictví a naopak Deník upraven na dokladovou evidenci ▸ položky z řádků vytaženy do hlaviček dokladů Přímé zaúčtování ▸Jednotlivých dokladů ▸Hromadně ( dávka s vyloučením přenosů )

6 Koncepce vývoje Implementovat plnou funkčnost pro všechny aplikace EKOS Realizace vazeb nejen s účetnictvím ( propojení faktury a její platby, dodacích listů s fakturou apod. ) Vše přístupné z libovolného místa ( s respektováním uživatelských přístupů ) Až po logické vazby při opravách ( v účetním deníku – pouze zaúčtování, v prvotní evidenci – „její“ údaje )

7 Pohled z prvotní evidence Příklad pohledu z pokladny do účetnictví

8 Kde a kdy lze vidět zaúčtování Zaúčtování je přístupné v dokladech v podsouboru Zaúčtování ( viditelné i v tabulkovém režimu variantních souborů ) ▸Pro vstup do Zaúčtování je třeba mít nastaveno propojení v Centrální správě (jinak se objeví chyba) ▸Zaúčtování připojené k dokladu je jeho závazným zaúčtováním a lze jej odsud i tisknout ▸Zaúčtování se vyplní tehdy, je-li doklad fyzicky v účetním deníku ( doklady dávky, která není přijata v účetnictví Zaúčtování vyplněno nemají, i když mají příznak Přeneseno = Ano ) Realizováno v POK, FAK, MTZ a částečně INM (odpisový doklad)

9 Pohled z účetnictví Příklad propojení účetnictví s pokladním dokladem

10 Jak se lze z deníku dostat přímo do prvotního dokladu Vstup do prvotní evidence je přístupný z Dokladů deníku v podsouboru Prvotní doklad ▸Podmínkou je nastavení spolupráce aplikací v Centrální správě ▸Pro doklady pořízené před verzí je nutné dosadit Typ prvotního dokladu a Pořadové číslo datového adresáře ( pro nové doklady se tyto položky naplní jejich zaúčtováním ) ▸Z jednoho deníku lze vidět více pokladen Realizováno plně pro POK, částečně MTZ ( sběrný doklad ) a INM ( odpisový doklad )

11 Přímé zaúčtování jednotlivých dokladů Příklad zaúčtování dokladu na F7

12 Které doklady lze účtovat na F7 Jsou určeny k účtování (FAK – Do účetnictví =Ano), splňují podmínky vstupu do dávky (POK – Uzavřeno=Ano ) a dosud zaúčtovány nebyly ( podmínky stejné jako u přenosů ) Nenabízí-li se doklad k Zaúčtování ( na F7 se nabízí Odúčtování ), znamená to: ‧Je již skutečně zaúčtován ( vstup do deníku ukazuje jeho Zaúčtování ) ‧Byl vytvořen dávkou, která dosud nebyla zpracována v Účetnictví ( Zaúčtování je prázdné, ale doklad už má příznak Přeneseno=Ano ) ▸Podmínkou je propojení aplikací v Centrální správě Realizováno pro POK, FAK

13 Zaúčtování hromadné ( dávkou ) bez přenosů

14 Co se přihodí při hromadném zaúčtování Pokladny Po spuštění funkce Přenos z pokladny a jejím úspěšném proběhnutí jsou doklady ihned v deníku ▸Naplní se tedy i jejich Zaúčtování v pokladně ▸Aktualizuje se příznak Přeneseno a vytvoří se kopie jejich zaúčtování v archívu dávek ▸Platby faktur vstoupí do dávky, příp. vytvoří zprávu Podmínky: ▸V Nastavení pokladny dosadit do položky Přímé účtování pokladních dokladů hodnotu 1 ( Ano ) ▸Propojení v Centrální správě Realizováno pro POK

15 Opravy zaúčtovaných dokladů Příklad odúčtování dokladu

16 Co znamená odúčtování dokladu Odúčtování dokladu : ▸Smaže jeho zaúčtování v deníku ▸Smaže kopii zaúčtování z archívu dávek ▸Přepíše hodnotu Přeneseno na Ne ( 0 ) Doklady zakontované v účetnictví odúčtovat nelze ( lze se zanořit do účetnictví, doklad odkontovat a pak provést odúčtování z Pokladny ) Princip: zaúčtování dokladu opravit z prvotní evidence a opět zaúčtovat ( soulad stavu evidencí – aktualizuje se i zaúčtování v archívu dávek a stav dokladu ) Realizováno pro POK

17 Doporučený postup zaúčtování dokladů a jejich oprav Zaúčtujte doklad zvolenou metodou ( přímo na F7, hromadně nebo pomocí přenosů ) Zkontrolujte věcnou správnost zaúčtování jak jste zvyklí, nejlépe v účetní knize V případě oprav přejděte do prvotní evidence, odúčtujte doklad a opravte (nemažte zaúčtování v deníku ) Znovu zaúčtujte doklad ( libovolnou metodou ) Platí zatím plně pro Pokladnu, v budoucnu i ostatní moduly

18 Závěr Od verze je možné : ▸Propojit aplikace EKOS mezi sebou přímým pohledem ( i více datových adresářů ) ▸Zaúčtovat doklad bez přenosů, případně kombinovat dávkové a on-line účtování ▸Opravy provádět v prvotní evidenci včetně promítnutí do účetnictví Přirozené a jednoduché řešení následně v celém systému EKOS Nenutíme Vás používat, ale nabízíme

19 Děkuji za pozornost