Studijní IS a spisová služba Miroslav Křipač

Informační systém Masarykovy univerzity Spisová služba na škole Úřední evidence všech příchozích a odchozích dokumentů včetně jejich uchovávání a skartace. Povinnost ze zákona o archivnictví a spisové službě pro veřejné i soukromé vysoké školy i vyšší odborné školy.

Informační systém Masarykovy univerzity Specifika pro školy Dodržování všech povinností ale bez pravomocí, které mají ostatní povinné subjekty – orgány veřejné moci. Většina dokumentů souvisí s posláním školy – studenty. Často je nutné postupovat hromadně. Škola není úřad...

Informační systém Masarykovy univerzity Řešení: studijní informační systém Přímé spojení s administrativou výuky. Možnost hromadných operací. Automatické provádění operací souvisejících se spisovou službou. Uživatelé se soustředí pouze na věcnou stránku zpracování, formální část řeší systém. Podchycení celého průběhu zpracování dokumentu od přijetí až po jeho finální zpracování – vyřízení. Spisová služba není povinnost, ale skutečný přínos pro efektivnější práci.

Informační systém Masarykovy univerzity Příklad: žádost o uznání vzdělání

Informační systém Masarykovy univerzity Rychlá evidence dokumentu Předvyplní se všechny povinné údaje výběrem typu dokumentu: Dokument je automaticky naskenován, rozpoznán včetně plného textu a přiřazen do spisu.

Informační systém Masarykovy univerzity Návodný postup zpracování Systém v každém kroku nabídne možné operace, ze kterých pracovník jen vybere: Často opakované údaje jsou přednastaveny s možností následné rychlé úpravy na míru konkrétnímu dokumentu.

Informační systém Masarykovy univerzity Přehledný postup zpracování Postup od žádosti k rozhodnutí pouze elektronicky zároveň více lidmi.

Informační systém Masarykovy univerzity Přehledné zobrazení dokumentů

Informační systém Masarykovy univerzity Sdílená editace dokumentů Oprávněné osoby mohou přímo editovat dokumenty prostřednictvím plně integrovaného nástroje Google Documents.

Informační systém Masarykovy univerzity Výhody SS ve studijním IS Plná integrace do procesů evidence studia. Elektronické zpracování listinných i elektronických dokumentů nastavitelné na míru každému pracovišti. Plná podpora skenování, rozpoznávání, vyhledávání. Podpora datových schránek a elektronických podpisů. Velký důraz na osobní odpovědnost – dokumenty a spisy předávány a zpracovávány adresně. Podpora práce sekretariátů – „zastupující osoba“. Různé typy kontrol a upomínek s možností individuálního nastavení termínů. Rozhraní pro napojení dalších systémů – dokumenty zpracovávané jiným způsobem jsou zde automaticky evidovány – propojení informací napříč systémy.

Informační systém Masarykovy univerzity Děkujeme za pozornost