Spisová služba „light“ Miloš Vodička Projektový manager, Hewlett - Packard

Elektronická spisová služba

Obsah: GalateA – el. spisová služba Příjem příchozích písemností Zpracování příchozích písemností Zpracování odchozích písemností Odeslání písemností z úřadu Databáze kontaktů Tiskové sestavy Přehledy, filtrování, vyhledávání Skartační řízení, archiv

1) GalateA – el. spisová služba GalateA je elektronická spisová služba. Jde o tzv. hostovanou aplikaci (není třeba ji instalovat na server úřadu, jednotliví úředníci se připojí a pracují přes internet) GalateA je součástí systému Virtuos, je tedy zajištěno propojení s dalšími aplikacemi: Virtuos elektronická podatelna elektronická úřední deska

1) GalateA – el. spisová služba Úvodní stránka:

2) Příjem příchozích písemností PODATELNA: Zaevidování příchozích (externích) písemností do spisové služby probíhá na podatelně. Evidují se všechny externí písemnosti, např: došlé poštou zaslané e-mailem předané osobně zaslané na elektronickou podatelnu úřadu Písemnost je zaevidována na podatelně a předána ve fyzické i elektronické podobě zpracovateli. došlé poštou zaslané e-mailem předané osobně zaslané na elektronickou podatelnu úřadu

2) Příjem příchozích písemností Evidování příchozích písemností:

3) Zpracování příchozích písemností POZICE ZPRACOVATELE: Zpracování příchozích (externích) písemností probíhá na pozici úředníka, který vede řízení s občanem. Základní kroky zpracování: číslo jednací spisový znak (automaticky skartační znak) vložení písemnosti do spisu způsob vyřízení uzavření písemnosti

3) Zpracování příchozích písemností Košilka příchozí písemnosti:

4) Zpracování odchozích písemností POZICE ZPRACOVATELE: Zpracování odchozích (interních) písemností probíhá na pozici úředníka, který vede řízení s občanem. odchozí písemnost může být založena jako: odpověď na příchozí písemnost (např. vyjádření jako odpověď na žádost od občana) nová písemnost (např. oznámení občanům – potřeba vznikla na úřadě) Základní postup zpracování odchozí písemnosti je stejný, jako u písemnosti příchozí.

4) Zpracování odchozích písemností Založení písemnosti – odpověď:

4) Zpracování odchozích písemností vložení písemnosti do obálky: nová obálka do obálky již existující využití již zadaných kontaktů! výběr velikosti a typu obálky možnost tisknout obálky Pokud písemnost odesílána poštou, pak je ve fyzické i v elektronické podobě předána na podatelnu.

5) Odeslání písemností z úřadu PODATELNA: Odeslání odchozích písemností – příprava obálek pro předání na poště. možnost využití vestavěného ceníku České pošty v Galatee možnost tisku: Evidenční lístek Poštovní podací arch (standardizované formuláře ČP)

6) Databáze kontaktů kontakt se do Galatey zadá jen jednou rychlé vyhledání kontaktu využití při evidenci došlé pošty na úřad, i při odesílání písemnosti z úřadu všechny kontakty úřadu na jednom místě

7) Tiskové sestavy Podací deníky: pokud existuje více odborů, každý odbor může mít vlastní číselnou řadu standardizovaný formulář Rejstříky: věcný, uživatelský, osob Doručovací kniha (na podatelně)

8) Přehledy, filtrování, vyhledávání jsou k dispozici různé přehledy písemností, spisů, obálek filtrování přehledů podle různých kritérií: rychlé vyhledání písemnosti, spisu, obálky ve spisové službě i mnoho let zpátky vč. přiložených dokumentů (elektronických obrazů písemností)

9) Skartační řízení, archiv Umístění spisů s písemnostmi v Galatee přesně kopíruje jejich umístění ve skutečnosti: na pozici zpracovatele (tzv. „živé“) v příruční spisovně (uzavřené, ještě nepředané do spisovny úřadu) ve spisovně úřadu v archivu (spisy, které byly po skartačním řízení předány do archivu)

Nabízené služby Zaškolení Helpdesk, Hot Line v pracovní dny Pomoc při vytvoření metodiky (best practices) Možnost zřízení testovacího přístupu k elektronické  spisové službě Licence zdarma Připravenost na propojení s datovými schránkami Možnost provozu negarantovaného úložiště v hostingovém středisku dodavatele

Možná rozšíření El. podatelna El. úřední deska Kalendáře Formuláře Postupy a návody (životní situace) Integrace – SOAP

Případy užití IS Virtuos – občané, organizace

Děkuji za pozornost milos.vodicka@hp.com