Spisová služba a digitalizace

Slides:



Advertisements
Podobné prezentace
Spisová služba – páteřní systém eGovernmentu v úřadu
Advertisements

DIGITALIZACE DOKUMENTŮ NA PRAŽSKÉ SPRÁVĚ SOCIÁLNÍHO ZABEZPEČENÍ
OP Rybářství 2007 – 2013 Plná elektronizace příjmu Žádostí o dotace z OP Rybářství a koncept administrace v novém programovacím období Ing.
Spisová služba pro organizace zřízené Olomouckým krajem
Enterprise řešení pro elektronický podpis VerisignIT
Spisová služba Ivana Šmídová
Nakládání s písemnými dokumenty a datovými zprávami a skartační řízení
Metodické a produktové řešení požadavků zákona 300/2008 Sb.
Spisová služba a její vazba na datové schránky
Elektronický podpis.
Elektronizace agend nejen ve státní správě
IISPP ■ pojem definován v letech v rámci přípravy výzkumných záměrů NPÚ na roky ■ dlouhodobý projekt na vybudování nového komplexního.
Řízení dokumentace.
Aplikační programové vybavení OKnouze a OKslužby
Jaromír Šlesinger, HEWLETT-PACKARD s.r.o.
Centrální elektronická podatelna a úřední deska Městský rok informatiky.
ISHN Informační Systém Hmotné Nouze IS SS
Technologická centra a hostování Jihlava
1 Představení divize služeb Tomáš Nekola. EVROFIN Int. spol. s r.o.  Založení společnosti v roce 1993  Centrála v Ústí nad Labem  Pobočky Praha, Brno,
Řízení přístupových práv uživatelů
Komplexní péče o dokumenty Michal Rada Iniciativa informatiky pro občany Prezentace pro konferenci Data & Dokumenty 2010.
Legislativa a dokumenty Informační systémy ve státní správě a samosprávě.
Analýza dopadu zákona č. 300/2008 Sb. do území JUDr. Kateřina Černá Ing. Václav Koudele.
ISSS 2005, Hradec Králové Zavádění elektronické podatelny, praktické zkušenosti Bc. Irena Rálišová, Město Sezemice Mgr. Tomáš Lechner, Triada spol. s r.
Projekt ELIŠKA Centrální registr řidičů
Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet
Spisová služba GINIS Bc. Jan Podloučka.
Datové schránky ve velké společnosti SharePoint partenrská konference Microsoft Pavel Salava Mainstream technologies,
Spisová služba „light“
Studijní IS a spisová služba Miroslav Křipač
Podpora a rozvoj komunikační infrastruktury ISVS Ing. Lubomír Moravčík
Spisová služba Lite Mgr. Tomáš Lechner.
Celní služby 2000 Radek Sedláček TranSoft a.s Radek Sedláček TranSoft a.s
Informační portál MPSV (se zřetelem na elektronické aplikace) Ing. Petr Hortlík, IT expert.
Vaše jistota na trhu IT INTEROPERABILITA V PRAXI Josef Sedláček, ICZ a.s. 08/03/2007, Praha.
CIS Cizinecký informační systém
ISSS 2003, Hradec Králové1 Elektronická podatelna Mgr. Tomáš Lechner, Triada, spol. s r. o.
Legislativní řešení registru územní identifikace, adres a nemovitostí Vladimír Weis ISSS 2006 Hradec Králové –
ISSS Pavel Kopecký, Zlínský kraj Václav Mařík, Marbes consulting s.r.o.
Realizační tým ICZ duben 2005
Implementace spisové služby v prostředí městských úřadů
Digitalizace a archivace dokumentů státní sociální podpory
MPSV - elektronizace v oblasti sociálních služeb
Krajský úřad Libereckého kraje
ISSS IS HN/SS Softwarová architektura informačního systému hmotné nouze a sociálních služeb Jindřich Štěpánek
ISSS 2003 Koncept využitelných stávajících datových zdrojů pro Portál veřejné správy ISSS 2003 Krajský úřad Plzeňského kraje Odbor informatiky Václav Koudele.
INTERNET VE STÁTNÍ SPRÁVĚ A SAMOSPRÁVĚ 2008 © Copyright IBM Corporation 2008 Správa obsahu v podání IBM 7. – 8. dubna 2008 ibm.com/cz/public Daniel Beneš.
1 E - S V Ě T S E T O Č Í S T Á L E R Y C H L E J I. S T A Č Í T E M U ? Spisová a archivní služba (SAS) – pořádek v písemnostech a dokumentech.
Systém DESA DŮVĚRYHODNÁ ELEKTRONICKÁ SPISOVNA A ARCHIV
ISSS 2008, Hradec Králové Elektronické zpracování problematiky zákona o střetu zájmů Mgr. Věra Hottmarová, MěÚ Smiřice Mgr. Tomáš Lechner, Triada, spol.
Zpracoval: Ing. Tomáš Vašica, Elektronické schvalování v praxi Moravskoslezského kraje Zpracoval: Ing. Tomáš Vašica Datum:
STÁTNÍ INFORMAČNÍ POLITIKA E-Government a elektronický podpis Ing. Karel Březina ministr a předseda Rady vlády pro státní informační politiku.
Pilotní projekt Ústřední evidence podnikatelů – RŽP ISSS 2004 Hradec Králové Ing. Jan Pokorný odbor projektů životních situací.
Vytváření registru územní identifikace a adres v ČR Ministerstvo práce a sociálních věcí Odbor informatiky Mgr. Karel Lux vedoucí oddělení koncepce
Technické řešení PostSignum QCA
Jednotlivé projekty MSp
1 E - S V Ě T S E T O Č Í S T Á L E R Y C H L E J I. S T A Č Í T E M U ? Fenix II –IS na platformě.NET Michal Varga.
Centrální elektronická podatelna a úřední deska ISSS 2006.
Elektronické podatelny právo a praxe ISSS Hradec Králové Jan Hobza
IS RŽP komunikace s okolím, komunikace centrální a lokální agendy
1 E - S V Ě T S E T O Č Í S T Á L E R Y C H L E J I. S T A Č Í T E M U ? Elektronická podatelna a problémy s ní spojené Ing. Petr Budiš.
Struktura oběhu dokladů Vypracovali: Zdeněk Bretšnajdr Klára Fuxová Šárka Škrétová.
Portál veřejné správy © 2002 IBM Corporation ISSS 2003 Portál veřejné správy portal.gov.cz Ing. Dana Bérová
David PETR, Kateřina VOISOVÁ
KONVERZE DOKUMENTŮ. 2 KONVERZE – LEGISLATIVA Zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů č. 300/2008 Sb. (účinný od 1. července 2009)
Co je to Czech POINT garantovaná služba pro komunikaci se státem prostřednictvím jednoho univerzálního místa možnost získání a ověření dat z veřejných.
Práce s datovými úložiště Jan Málek. Cíl studia Získat přehled o základních životních fázích dokumentu, povinnostech původce při jeho uchování a typech.
Budování Integrovaného informačního systému Národního památkového ústavu Petr Volfík, NPÚ ÚP
Aplikace MS2014+ Portál IS KP14+.
Elektronické skartační řízení z pohledu menších původců
Transkript prezentace:

Spisová služba a digitalizace - komplexní řešení administrativy Mgr. Karel Lux, vedoucí oddělení koncepce informatiky MPSV ISSS 2007 – ALDIS Hradec Králové – 2. a 3.4.2007

Elektronická spisová služba na MPSV – východiska Práce s dokumenty se na MPSV řídí Spisovým řádem a Skartačním řádem, vydanými příkazem ministra a Skartačním plánem. Využívá se systém elektronické spisové služby ARSYS, který vyhovuje zákonu č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě vyhlášce č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby vyhlášce č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách. Základní moduly elektronické spisové služby ARSYS elektronická podatelna (centrálně registruje - elektronická podání a všechny další druhy došlé pošty do podatelny, výpravna – centrální expedice) sekretariát (veškerá manipulace s písemnostmi prováděná jednotlivými uživateli na všech úrovních) spisovna (centrálně eviduje všechny archivované dokumenty, včetně jejich fyzického uložení v archivu). Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

Elektronická spisová služba na MPSV – možnosti Elektronická spisová služba ARSYS umožňuje zejména evidenci došlé pošty doručené všemi způsoby (pošta, kurýr, osobní doručení, fax, e-mail) evidenci všech dokumentů vzniklých uvnitř úřadu vytváření tzv. referátníků a zajištění jejich elektronického oběhu na MPSV vkládání elektronických příloh přímo do evidence přidělování dokumentů k vyřízení, včetně záznamu do historie dokumentu spojování souvisejících dokumentů do spisu operativní přehledy o vyřizování dokumentů v útvarech užívání, vkládání a úpravy různých číselníků (adresy, typy dokumentů, …) nastavení přístupových práv zaměstnanců k dokumentům expedici dokumentů, včetně hromadných adres, frankování, evidence používání čárových kódů k označení dokumentů a expedovaných zásilek vyhledávání dokumentů a vytváření různých tiskových sestav (kontrola) převod dokumentů do spisovny a archivu, včetně příslušných seznamů bezpečnost a nezpochybnitelnost evidence. Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

Elektronická spisová služba na MPSV – zkušenosti a přínosy Zavedení organizační struktury a sledování termínů organizační struktura ministerstva je neustále aktualizována zaznamenává se historie zpracování dokumentu nastavena přístupová práva (vedoucí, sekretářka, referent) sledování překročení termínu požadované doby vyřízení zavedení možnosti zástupu (převádění práv). ARSYS mohou využívat skutečně všichni pracovníci. Ne všichni však tuto možnost využívají, stále leží největší objem práce na sekretariátech (i vedoucí na nich nechávají řadu úkonů). Zajistit využívání všemi pracovníky bude však nutné v souvislosti s postupně zaváděným plným elektronickým oběhem dokumentů, včetně schvalování. Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

Elektronická spisová služba na MPSV – zkušenosti a přínosy Vytvoření a kontrola databáze adres jednotná údržba databáze adres je nezbytně nutná všechny nové adresy jsou nyní při zápisu kontrolovány na adresní registr UIR-ADR, čímž je automaticky zaručen tvar adresy dle standardu a není možné zapsat neexistující adresu často se využívá možnost zavedení tzv. hromadné adresy, která zjednodušuje práci s expedicí stejného dokumentu na někdy až několik stovek různých adres jedním příkazem. V první fázi toto vše znamenalo větší pracnost, v současné době jednoznačně převažují výhody tohoto způsobu adresace. Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

Elektronická spisová služba na MPSV – zkušenosti a přínosy Elektronická podání a e-mailová komunikace obecně elektronická podatelna MPSV zřízena podle nařízení vlády č. 496/2004 Sb. ARSYS umožňuje připojit se na poštovní server, stáhnout elektronickou poštu, uložit a evidovat ji a běžným postupem ji postoupit k dalšímu vyřízení (jak se zaručeným elektronickým podpisem, tak běžné e-maily) dvě zaměstnankyně podatelny pověřeny ministrem elektronickou komunikací za MPSV a mají kvalifikované certifikáty přijetí elektronického podání je možné i z technického nosiče (disketa, CD, flash disk, … ) pro potvrzování doručení datových zpráv jsou stanovena pravidla, včetně vzoru datové zprávy, kterou se doručení potvrzuje před poštovním serverem je FireWall a antivirový program; datové zprávy, které neprošly antivirovou kontrolou, nejsou považovány za doručené. Elektronická podatelna je tedy do ARSYS plně integrována. Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

Elektronická spisová služba na MPSV – zkušenosti a přínosy Komunikace uvnitř ministerstva – referátníky pro zajištění komunikace mezi jednotlivými útvary ministerstva v souladu s organizační strukturou a organizačním řádem způsob předávání je popsán i ve spisovém řádu referátníky jsou v ARSYS připraveny v elektronické formě, včetně zajištění průkazného elektronického oběhu ARSYS je připraven i na využívání elektronického podpisu těchto referátníků (všichni zaměstnanci ministerstva jsou již nyní vybaveni duálními čipovými kartami, včetně elektronického podpisu a možností šifrování). Elektronická forma však zatím není plně využívána – konzervativnost aparátu na všech úrovních bez rozdílu. Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

Elektronická spisová služba na MPSV – zkušenosti a přínosy Elektronické „schvalující“ formuláře formuláře, které vyžadují podpis žadatele, jeho vedoucího, případně podpis dalších schvalujících osob (zejména ve finanční a personální oblasti) možno využívat elektronický podpis na čipové kartě zaměstnance formulář je přiložen jako elektronická příloha k záznamu o čísle jednacím, lze ho vytisknout a ověřit, že kopie odpovídá elektronickému dokumentu a že všechny elektronické podpisy jsou v pořádku elektronické formuláře mohou mít automatickou návaznost na související evidence (přebírání údajů) ve všech takových případech by se listinný dokument nemusel vůbec používat. Zatím připraveny dva formuláře – „Návrh na zahraniční pracovní cestu“ a „Návrh pro platové a personální účely“. Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

Elektronická spisová služba na MPSV – zkušenosti a přínosy Jak modularita systému přispívá i ke zkvalitňování agend modularita systému je nezbytná proběhla plná integrace modulu agendy stížností celou agendu stížností se tak podařilo centralizovat a podstatně zkvalitnit její vyřizování referenti si nyní mohou snadno zjistit (i s využitím dříve zmíněné databáze adres), zda si už dotyčný odesílatel nestěžoval, případně neposlal stejnou či obdobnou stížnost na několik míst (jak tomu u některých notorických stěžovatelů bývá) vazba v rámci ARSYS – zobrazí se nejen všechny stížnosti příslušného odesílatele, ale i všechny další dokumenty v požadovaném časovém období. Agenda stížností je do ARSYS plně integrována. Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

Elektronická spisová služba na MPSV – zkušenosti a přínosy Co si chválí dokonce i uživatelé různé systémy evidence na jednotlivých útvarech byly nahrazeny centrálním sledováním, což umožňuje snazší a rychlejší vyhledávání dokumentů přístup k elektronickým dokumentům (nahradilo různé sdílené disky) možnost registrace doručených dokumentů přímo uživatelem, není je nutno znovu registrovat prostřednictvím podatelny napojením ARSYS na tiskárny typu zebra na sekretariátech se zrychlila práce díky tisku etiket, ještě větší úspora práce i času nastala v podatelně, resp. ve výpravně osvědčují se i čtečky čárových kódů na etiketách, s jejichž pomocí mohou být spisy vyhledávány možnost vyhledávání spisů podle nejrůznějších hledisek. Po počátečním plošném odmítání – postupná velká podpora. Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

Elektronická spisová služba na MPSV – zkušenosti a přínosy Shrnutí zkušeností z tříletého provozu nezbytnost podpory vedení na všech úrovních spolupráce s vytipovanými pracovníky, ne formálně ustavený pracovní tým nutnost zavádění systému po krocích, průběžné zaškolování přínos integrace frankovacích strojů a používání adresních štítků vyřešení zástupnosti na všech úrovních, bez toho zůstávaly dokumenty nevyřízeny zajištění průkaznosti evidence (prosazení, že některé položky prostě nelze měnit) a že toto zjednoduší i schvalování dokumentů s obecně se zvyšující znalostí možností výpočetní techniky u uživatelů se zlepšuje i přístup k využívání ARSYS v systémech nově řešících elektronizaci administrativy se nutně zvyšuje úloha útvarů informatiky. I bez náročného zavádění systémů pro řízení a sledování pohybu dokumentů či nasazování různých MIS lze aplikací ARSYS dosáhnout velkého posunu k racionalizaci administrativy. Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP – důvody Počet pracovišť státní sociální podpory: 98 hlavních tzv. lokálních kontaktních míst 300 tzv. vzdálených kontaktních míst Počet písemností za rok: přes 20 miliónů Skartační lhůta od ukončení řízení: 15 let Trvání vyplácení dávek: až 26 let Celková situace: nedostatečné prostorové kapacity pro uložení písemností na úřadech . Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP – koncepce řešení Podrobná evidence všech písemností: Identifikace každého samostatného listu písemnosti čárovým kódem Po odsouhlasení dávky SSP: Digitalizace každé písemnosti Svoz a uložení písemností v centrální spisovně SSP V případě potřeby pracovat: Pouze s elektronickými obrazy písemností Listinný originál používat pouze v mimořádných případech Skartační řízení: Automatizovat stanovení počátku skartační lhůty ve vazbě na ukončení správních řízení o dávce Zabezpečit SW podporu skartačního řízení Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP - schéma řešení Centrální systém SSP Evidence písemností Evidence pohybů a uložení Úložiště digitálních obrazů Vzdálené kont. místo Vzdálené kont. místo Lokální kontaktní místo Centrální spisovna Digitalizační pracoviště

Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP – skenování a kontrola Vytvoření digitalizačních dávek podle formátu a typu dokumentů (obálka, A4, A3). Skenování černobíle. Obrazy jsou ukládány v bezeztrátovém formátu TIFF (dvourozměrné faxové komprese Fax Group 4). Kontrola naskenovaných písemností Předzpracování obrazu (rozřezání A3, rozpoznání čárového kódu, čištění) Vizuální kontrola (úplnost, pořadí). Elektronické podepsání kvalifikovaným certifikátem. Automatické odeslání do centrálního digitálního úložiště obrazů Evidované uložení do archivní krabice El. podpis Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP – úložiště obrazů Centrální digitální úložiště obrazů písemností Úložiště obsahuje: Metadata (identifikátory a atributy obrazů, elektronické podpisy, CRL) Roční přírůstek: 16 GB Databáze obrazů Roční přírůstek: 6 TB Ukládání v úložišti je řízeno platnou politikou. Kryptografické zprávy používají formát CMS vyhovující normě RFC-3852. Přístup k obrazům písemností je řízen centrálním systémem evidence písemností. Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP - centrální spisovna systém SSP Písemnosti jsou přijímány a ukládány pouze v archivních krabicích. Archivní krabice je identifikována čárovým kódem. Ve spisovně není krabice otevírána, odpovědnost za obsah krabice mají kontaktní místa. Centrální systém eviduje obsah archivních krabic. Centrální spisovna eviduje místa uložení archivních krabic. Požadavky na příjem a výdej předává spisovně centrální systém. O přijetí a výdeji krabic ze spisovny předává IS spisovny informace centrálnímu systému. Centrální spisovna

Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP - evidence písemností Aplikace pro evidenci písemností a jejich uložení poskytuje zejména: rychlé vyhledání písemnosti, informace o uložení písemnosti informace o obsahu jednotlivých úložných míst tisk předávacích protokolů práci s elektronickým obrazem písemností Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP – zobrazování Zobrazení elektronického obrazu písemnosti Elektronické obrazy písemností jsou pro obsluhu přístupné z aplikace pro rozhodování a výplatu dávek SSP nebo z evidence písemností. Zpřístupnění obrazů je řízeno přístupovými právy obsluhy. Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP - realizace systému Autor systému: OKsystem s.r.o., Praha Vývoj: leden – srpen 2005 Testovací provoz: září – listopad 2005 Ostrý provoz: Od prosince 2005 je systém postupně nasazován na všech pracovištích SSP. Do 13.2.2007: 6,6 milionu digitálních obrazů, 6 tisíc krabic, 2 mil. digital. listů 16,8 milionu čárových kódů (příchozí pošta – lepené štítky), 8,8 milionu čárových kódů z PC (vyšlá pošta – formulář s kódy) Architektura systému: Vícevrstvá architektura nad centrální databází Implementace tenkého bohatého klienta: veškerá aplikační logika je výhradně na aplikačním serveru na klientském počítači je spouštěn pouze zobrazovací klientský program s grafickým uživatelským rozhraním (typu MS Windows) a komfortem obvyklým pro aplikace klient – server. Framework pro realizaci bohatého tenkého klienta byl vyvinut společností OKsystem. Technické realizační parametry: Databázový server: Oracle database 10g Aplikační server: Oracle aplication server 10g Datové úložiště: HP XP 12000 (seriové zrcadlení pomocí Continuous Access) Dokumentační skenery: Canon 9080C Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

Děkuji za pozornost. Mgr. Karel Lux vedoucí oddělení koncepce informatiky a archivu MPSV telefon: + 420 221922436 e-mail: karel.lux@mpsv.cz Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,