Řešení problematiky standardizace archivních pomůcek v digitální podobě v českém archivnictví Michal Wanner odbor archivní správy a spisové služby MV

Standardizace archivních pomůcek v digitální podobě Archivní pomůcka – definici uvádí vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů.

Standardizace archivních pomůcek v digitální podobě Archivní pomůcka se vytváří při archivním zpracování a slouží pro evidenci a orientaci o obsahu a časovém rozsahu archivního souboru nebo jeho části. Vytváří se a zpřístupňuje se badatelům v listinné i v digitální podobě. Archiv nebo kulturně vědecká instituce, která popisované archiválie vede v základní, druhotné nebo ústřední evidenci Národního archivního dědictví, vždy uchovává příslušnou archivní pomůcku v listinné podobě.

Standardizace archivních pomůcek v digitální podobě Archivní pomůcky se podobají publikacím. Zpřístupňovány jsou v badatelnách archivů.

Standardizace archivních pomůcek v digitální podobě Archivní pomůcky se člení na I. Základní, II. Speciální, III. Referenční.

Standardizace archivních pomůcek v digitální podobě Základními archivními pomůckami jsou: prozatímní inventární seznam dílčí inventář inventář katalog.

Standardizace archivních pomůcek v digitální podobě Inventář je základní seznam všech inventárních jednotek uzavřeného archivního souboru v pořadí vycházejícím z původního uspořádání inventarizovaných písemností nebo v pořadí vytvořeném na základě jiných vnitřních vazeb mezi inventárními jednotkami uvnitř archivního souboru s uvedením evidenčních jednotek. Pořizuje se pro evidenci archiválií a jejich uložení a k orientaci o obsahu, časovém rozmezí a množství archiválií. Obsahuje titulní list, úvod se seznamem použitých pramenů a literatury, inventární seznam, rejstříky a tiráž.

Standardizace archivních pomůcek v digitální podobě Archiválie vedené v prozatímním inventárním seznamu se považují za zpracované, ale neinventarizované. Archiválie vedené v dílčím inventáři, inventáři nebo katalogu jsou považovány za inventarizované.

Standardizace archivních pomůcek v digitální podobě Archivních pomůcek je ve všech archivech celkem Ročně přibývá okolo 800 archivních pomůcek.

Standardizace archivních pomůcek v digitální podobě Vznik archivních pomůcek v digitální podobě byl způsoben implementací specializovaných programů pro pořádání archivních souborů a tvorbu archivních pomůcek (JANUS, BACH Systém).

Standardizace archivních pomůcek v digitální podobě Uplatnění různých programů v různých typech archivů ukazuje na rozdílnost potřeb, která zabraňuje unifikaci na tomto poli. Vzniká problém přenositelnosti údajů a jejich srovnatelnosti.

Standardizace archivních pomůcek v digitální podobě Problém řeší vyhláška 645/2004 Sb. Umožňuje zasílání archivních pomůcek do druhotné a ústřední evidence NAD nejen v listinné, ale i digitální podobě. Digitální podoba musí odpovídat schématu, které vytvoří a dálkově zpřístupnění Ministerstvo vnitra.

Standardizace archivních pomůcek v digitální podobě Co se skrývá pod termínem schéma? Definování a standardizování ukládacího formátu a základní logické struktury archivní pomůcky v digitální podobě.

Standardizace archivních pomůcek v digitální podobě Znamená vyřešit několik problémů: 1.Určení formátu, ve kterém bude pomůcka v digitální podobě uložena. Není vhodný proprietární formát, který by dokument vázal na konkrétní program. Zvolen byl proto formát značkovacího jazyka XML.

Standardizace archivních pomůcek v digitální podobě 2. Nutnost charakterizovat jednotlivé druhy archivních pomůcek v rozsahu potřebném pro uložení pomůcky v digitální podobě. Základní charakteristiky – příloha 2 vyhlášky č. 645/2004 Sb. Podrobně charakterizuje především inventář. Od něj jsou odvozeny příbuzné typy základních archivních pomůcek.

Standardizace archivních pomůcek v digitální podobě 3. Bylo nutno zajistit hromadné strojové zpracování záznamu archivní pomůcky. Zajistit, aby specializovaný program mohl identifikovat název, autora, datum vzniku, kde začíná úvod, strukturu inventárního seznamu, kam odkazuje heslo rejstříku atd. S použitím specializovaného značkovacího jazyka je možno lépe uložit informaci o struktuře textu.

Standardizace archivních pomůcek v digitální podobě Nelze si ovšem představovat, že potřebné značkování bude do záznamu pomůcky vkládat archivář. K tomu slouží programy určené pro pořádání archivních souborů. Jde tedy o standard pro výstup dat, který musí zapracovat do jednotlivých programů výrobci softwarů.

Standardizace archivních pomůcek v digitální podobě Standard tvoří definice typu dokumentu (DTD) Předepisuje jaké části musí obsahovat a jak jsou tyto části v dokumentu XML uloženy. DTD neumožňuje definovat obsahovou stránku dokumentu, proto je nedílnou částí standardu popis tohoto DTD.

Standardizace archivních pomůcek v digitální podobě Standard, předepisuje, že AP jsou ukládány v XML, přičemž každý dokument XML obsahuje právě jednu archivní pomůcku. Dokument XML je ukládán ve vícebajtové znakové sadě ISO/IEC 10646, případně Unicode. Doporučený způsob kódování UTF 8, případně kódování Windows-1250 (CP- 1250).

Standardizace archivních pomůcek v digitální podobě Výsledný standard byl uveden do praxe Metodickým návodem AS MV, ze dne 8. června 2006 (č. j. AS-831/ ). Výsledek

Standardizace archivních pomůcek v digitální podobě Přístupný je na webové stránce: archivnictvi/ standardy/ Výsledek

Standardizace archivních pomůcek v digitální podobě Předpokládá se, že Národní archiv a státní oblastní archivy budou předávat AP v digitální podobě od května Výsledek

Standardizace archivních pomůcek v digitální podobě Standard umožní dlouhodobé uchování pomůcek v digitální podobě. Výsledek

Standardizace archivních pomůcek v digitální podobě Umožní publikovat archivní pomůcky v digitální podobě (PEvA, Přehled archivních fondů a sbírek na webu MV) Výsledek

Standardizace archivních pomůcek v digitální podobě Vytváří podmínky pro budoucí tvorbu Národního archivního inventáře jako centrální databáze inventárních záznamů s globálními rejstříky. Výsledek

Standardizace archivních pomůcek v digitální podobě Strojově čtená archivní pomůcka může být transformována do různých formátů, které slouží různým účelům. Jde tedy o výměnný formát pro předávání informací mezi různými informačními systémy. Výsledek

Standardizace archivních pomůcek v digitální podobě Děkuji za pozornost ! KONEC