Aktivita číslo 5 Návrh a zavedení systému centrální administrace a řízení projektů Zvýšení kvality řízení na Krajském úřadě Plzeňského kraje Seminář pro zaměstnance a zastupitele na téma výsledky analytického šetření
Etapa analýzy – termíny, výstup, postup realizace Termín realizace etapy: 12/2010 – 4/2011 Výstup: Analýza stavu projektového řízení kraje a souvisejících procesů Výsledky statistického průzkumu Postup realizace: Místní a dotazníkové šetření na úrovni KÚ Dotazníkové šetření na všech ZZO, místní šetření na vybraných ZZO Analýza předložené interní dokumentace Analýza dostupných dat – finance a kapacitní náročnost Ověření výstupů na společném workshopu Finální odevzdání výstupů
Shrnutí analýzy stavu projektového řízení na KÚ Silné stránky Existence oddělení, které je schopno poskytovat podporu při zpracování projektových žádostí (hromadné zpracování podobných projektů pro více subjektů v působnosti kraje) Schopnost zpracování „auditu čerpání“ v OTPP Využití znalostí a zkušeností personálních kapacit vybudovaných v rámci jednotlivých odborů Fungování projektového řízení na odboru INF Slabé stránky Nedostatečně definovaná strategie kraje s chybějícími prioritami Neexistující platná definice projektu Nepokrytí projektového řízení jednou komplexní směrnicí Nízké povědomí zaměstnanců o projektovém řízení (obecně) Chybějící evidence práce Roztříštěné kapacity pro přípravu a realizaci projektů Nedostatečné povědomí o možnostech využití kapacity oddělení OTTP pro zpracování projektů Nízká schopnost čerpání v porovnání s ostatními kraji Nedostatečná SW podpora projektového řízení
Shrnutí analýzy stavu projektového řízení na KÚ Příležitosti Možná a ověřená spolupráce s externími subjekty při zpracování strategických a koncepčních dokumentů (např. RRA) Pokračující možnost čerpání prostředků ze strukturálních fondů Možnost čerpání prostředků i na realizaci potřebných změn Hrozby Změny v předpokládaných prioritách a objemu prostředků pro další programové období Vytváření duplicit v podobě vlastních kapacit pro přípravu projektových žádostí Turbulentní okolí vyžadující ad-hoc řešení (ekonomická a politická situace, intenzívní přírodní vlivy), bez strategie nemožná rychlá redefinice priorit
Výsledky statistického průzkumu Silné stránky Dobrá komunizace mezi zřizovatelským odborem a organizacemi Vůle ze stranu KÚ přehodnotit současný systém řízení projektů Existence oddělení, které je schopné zabezpečit kompletní životní cyklus projektu Slabé stránky Nedostatek vlastních kvalifikovaných projektových manažerů Nedostatečná informovanost organizací o možnosti čerpání finančních prostředků (mimo věcnou příslušnost) Neexistence kompletního přehledu realizovaných projektů jednotlivými odbory a organizacemi Nízká úspěšnost žádostí o finanční podporu některých organizací Neznalost možnosti konzultace na OTPP Příležitosti Možná spolupráce s externími subjekty (např. RRA) Pokračující možnost čerpání prostředků ze strukturálních fondů Hrozby Změny v předpokládaných prioritách a objemu prostředků pro další programové období Nepodpora politické reprezentace Nezájem organizací o nabízené služby Snaha některých organizací o vlastní řešení
Etapa návrh Termín realizace etapy: 04/2011 – 8/2011 Další postup: Návrh zavedení systému centrální administrace a řízení projektů Návrh implementace nových či nedostatečně realizovaných činností Úprava procesu řízení projektů v rámci organizace Návrh činností, které by bylo vhodně dělat centrálně Zpracování směrnice rady pro řízení projektů Zpracování interní metodiky pro řízení projektů Plán implementace navrhovaných změn Návrh vnitřní a vnější marketingové strategie změny Návrh parametrů vhodného SW pro řízení a administraci projektů Tvorba školících materiálů Návrh změn interních dokumentů
Děkuji za pozornost Petra Lavičková