Praktická ukázka elektronického úřadování na MV Oskar Macek Alena Uzlová

Vytvoření dokumentu vytvořil referent z generálního ředitelství hasičského záchranného sboru evidenční kartu dokumentu. Ke kartě byl přiložen elektronický soubor (vytvořený ve formátu aplikace MS Word).

Vytvoření dokumentu Všechny informace o tvorbě evidenční karty a přiložení elektronického souboru se zaznamenávají v historii změn. Historie obsahuje informace o veškerém nakládání se systémem a dokumenty - „kdo, co, kdy a jak“.

Posuzování dokumentu před schválením Dokument určený k podpisu ministra prošel nejprve posuzovacím procesem, který probíhal v několika úrovních v rámci GŘHZS. Každý z posuzovatelů osobně zapsal svoje rozhodnutí do uživatelské poznámky a tím umožnil další postup dokumentu.

Schválení a podepsání dokumentu Pokud byl dokument řádně posouzen a vybaven veškerými náležitostmi ke schválení, mohl postoupit do kanceláře ministra. V kanceláři ministra je dokument zkontrolován oprávněnou osobou. V posledním kroku je předán ministrovi ke konverzi, podpisu a opatření časovým razítkem.

Schválení a podepsání dokumentu Schvalovatel, v tomto případě ministr, po prostudování dokumentu provede jednoduchou konverzi, podepsání a schválení. Po schválení a provedení doprovodných akcí se opět informace zaznamenají v historii změn.

Schválení a podepsání dokumentu Informace o provedené konverzi, podpisu a schválení se následně projeví na různých místech, například: –změnami v grafických prvcích evidenční karty (zjevné znaky); –v historii změn (podrobný přehled informací).

Podrobné informace Detailní informace o konečné verzi soboru el. dokumentu, včetně informace o zaručeném elektronickém podpisu a kvalifikovaném časovém razítku.

Vrácení dokumentu zpracovateli Dokument připravený k odeslání se vrátil zpět ke zpracovateli. Zpracovatel vybavil dokument náležitostmi potřebnými k odeslání: –ověřil podepsání dokumentu, –zkonvertoval všechny soubory k odeslání, –vytvořil zásilku, –vypravil zásilku na elektronickou podatelnu. Dále na zpracovateli také závisí všechny zbylé činnosti: –odeslání, –vyřízení, –uložení do spisovny.

Výsledek podpisu dokumentu Vizualizace „neviditelného“ el. podpisu

Ověření podpisu dokumentu Ověřením v systému se zpracovatel utvrdil, že dokument byl vyhotoven a hlavně podepsán a označen časovým razítkem validně.

Odeslání Toho samého dne byl také doručen na požadovanou adresu. Po kontrole provedení všech požadovaných činností byl dokument zpracovatelem vypraven a odeslán systémem datových schránek.

Vyřízení a uzavření spisu Zpracovatel již na počátku vložil dokument do spisu, který byl po odeslání uzavřen a vyřízen. V rámci vyřízení byl spisu i dokumentu přidělen zpracovatelem spisový znak.

Spisovna Nakonec byl dokument zpracovatelem materiálu vložen do balíku a uložen ve spisovně.

Praktická ukázka elektronického úřadování na MV Oskar Macek Alena Uzlová Děkujeme za pozornost