Nejčastější problémy firem, které řídí lidi a jejich příčiny Pro IT, a.s. Ing. Vladimír Lazecký www.proit.cz vladimir.lazecky@proit.cz … průzračnost, která je vidět

Dovolte se nám představit Pro IT, a.s., sídlo Ostrava,Obránců Míru 35 3 divize: Softwarová řešení Informační bezpečnost Znalostní konzultace Více na www.proit.cz, www.poem.cz, www.isms.cz Partnerské společnosti v Praze: www.be-mi.cz www.coramax.cz

Cíl semináře Ukázat časté problémy v řízení jistého typu společností - společnosti s převládajícím řízením lidské práce Nabídnout možné přístupy k řešení Prezentovat nástroj pro podporu procesního řízení - POEM

Obraz první - Pohádka s.r.o., představme si Společnost je stabilní a zisková Na trhu realizuje 2 typy produktů: Projekční řešení na zakázku Outsourcing (svěřená správa činností pro zákazníka) Centrála je Ostravě, v ČR existuje další pobočka Společnost zaměstnává cca 35 zaměstnanců, má klasickou hierarchickou organizační strukturu: Vedení - ředitel společnosti, asistentka, účetní Obchod - obchodní ředitel plus 6 obchodníků Realizace - technický ředitel plus 25 výkonných zaměstnanců

Principy řízení Pohádky s.r.o. Týdenní porady managementu - ředitel, obchodní ředitel, technický ředitel Sledování tržeb a zisku - výstupy z účetního SW plus excel Sledování tržeb obchodníků - excel, obchodníci jsou odměňování z hrubé marže Existuje hrubý obchodní plán - sleduje se plnění

Základní řídící procesy Obchodník prodává všechny produkty Nabídku schvaluje technický ředitel - termíny, pracnost, ceny Sleduje se základní cash flow - obtížně

Problémy, které všichni známe: Obchod neplní kvartální plán - klesají tržby i zisk - zjišťujeme pozdě Realizace opakovaně odmítá přebírat nové zakázky, stále tlačí na nárůst fixních nákladů - noví lidé Roste počet „průšvihových“ projektů - nedodržení termínu, reklamace kvality Převážnou část fixních nákladů tvoří personální náklady, obtížně se snižují Jak bude vypadat další kvartál

Obchodní ředitel si stěžuje: Enormní čas zabírá režie řízení Specifika prodeje každého produktu Neumíme změřit úspěšnost obchodníka, hodnocení, proč nevychází obchodní případy Špatná součinnost od realizace - nacenění, termíny realizace projektu Eskalace problému - chybějící komunikace mezi obchodem a realizací, chybí upozornění z realizace, že se zakázkou je problém. Obchodník pak vypadá před zákazníkem jako „blbec“ Prodáváme moc - je to špatně, prodáváme málo - taky špatně, jak tedy máme prodávat? Poznáváte se v problémech?

Technický ředitel si stěžuje: Obchodníci nás velmi vytěžují - mnoho času, chceme další kapacitu Obchodníci nerespektují naše termíny, proto realizace už ani nereaguje na požadavek jejich stanovení Potvrzujeme problém informačních šumů a chybějících informací Nikdo vám nezrealizuje, co náš obchodník naslibuje Poznáváte se v problémech?

Konzultant - realizátor Jsem neustále stavěn před hotovou věc Nemám dostatek informací Neustále upravuji excel - výkazy času Jsem pod tlakem - stále více musím pracovat za méně peněz Na nic nemám čas Hledám jiné zaměstnání…

Shrnutí příčin: Reaktivní řízení - řízení na základě informací, událostí, které se již staly, proaktivní řízení není možné, neumíme předvídat Špatná komunikace - není záměrem, ale není nastaven systém a není čas Neefektivní obchod - nelze hodnotit efektivitu činností Rivalita mezi obchodem a realizací Neefektivní ekonomické řízení

Ředitel – co s tím? Obvyklé návrhy: Urazíme se a nebudeme komunikovat Rozšíříme realizační kapacity Koupíme informační systém, vyřeší nám problémy - opět zvýšení fixních nákladů Samotný nákup IS nic nevyřeší, IS musí podporovat řídící procesy

Jak tedy postupovat Analyzovat a definovat naše konkurenční výhody Definovat, jak chci řídit Organizační strukturu a procesy přizpůsobit požadavkům: Informační management - mám rychle dostupné informace, které potřebuji Rychlé prosazení rozhodnutí

Zásadní otázky pro ředitele Strategie - není předmětem prezentace, předpokládejme, že ji mám a znám  Proaktivní řízení: Ekonomiku - realita a spolehlivý výhled Plán kapacit Obchod: Spolehlivou předpověď prodeje Data o produktech Produktivitu práce - jaký je můj režijní čas?

Pokračuji v Pohádka s.r.o. Protože mám 2 specifické produkty, upravím organizační strukturu: Divizní model, co produkt, to divize Obchod je přiřazen do divizí - rozlišení obchodních režií Každá divize je členěna na 3 střediska: Obchodní režie Obecná divizní režie Realizace Zavedu projektové řízení, každý projekt přiřadím divizi

SPRÁVA Divize 1 Divize 2 Obchod Obchod Režie Režie Realizace Realizace

Další krok - rozlišení interních nákladů Přímé náklady: Nakupované zboží, materiál Nakupované služby Fixní náklady: Vstupují do nákladů přes zaměstnance - výkazy času a výkazy zdrojů Stanovení kalkulačního vzorce - interní cena zaměstnance a zdroje

Výhody tohoto kroku: V účetnictví nikdy nemohu rozlišit fixní náklady na projekt přesně Přes výkazy času a zdrojů je možné přesně zjistit: Obchodní náklady - režii na projekt a produkt Obecnou režii, využitelný realizační čas Sledovat a řídit čistý zisk projektu

Nepopulární rozhodnutí Zaměstnanci jsou nuceni vykazovat pracovní čas - do plného fondu pracovní doby Vedoucí projektu musí plánovat kapacity a hlídat rozpočet Obchodníci jsou nuceni předpovídat úspěšnost projektů a hlídat si své náklady

Pro zájemce více Dotazy

Řízení firmy pomocí POEM Pro IT, a.s. Ing. Vladimír Lazecký www.proit.cz vladimir.lazecky@proit.cz … průzračnost, která je vidět

Výhody pro ředitele Navazuji na první prezentaci: Především mohu předvídat Zachytím problém v obchodu Řízení fixních nákladů - bonusy z čistého zisku projektu Dostávám přesnější ekonomický obraz, než mi je schopno poskytnout účetnictví

Co se mohu dozvědět Výši obchodních nákladů - obchodní režii - na projekt, produkt, divizi, lze sledovat, jak se mění v čase Obchodní režie roste - problém Obchodní režie klesá - mám konkurenčně schopný produkt (nebo šikovného obchodníka) Efektivní čas zaměstnance

Co se mohu dozvědět Výši obecné režie - neefektivní čas a kde vzniká Obchodní problém: Příliš mnoho projektů - nedostatek kapacit Příliš málo projektů - problém Řízení cash flow

Mám firmu pod kontrolou Controlling: Firmy a divize Produktu Obchodníka Forecasting Centrální zdroj informací – personální změny Eliminace rizik

Mohu měnit – řídit - shrnutí Fixní náklady: Větší zainteresovanost zaměstnanců Lepší měřitelnost nákladů Řízení režijních nákladů Snižování nákladů na reklamace Řízení businessu: Zaměření na efektivní činnosti

Děkuji za pozornost Vladimír Lazecký