MS Office Word 2007/2010 1.VS Vypracovali: Havlišová Dagmar Hobzová Veronika Hrdlička Tomáš Chalupová Silvie

Prezentovaná témata Nastavení stránky a oddíly Formátování stylů Číslování stránek Práce s makry Hromadná korespondence

Nastavení stránky a oddíly Stránka Základní stavební kámen dokumentu Tvoří základní pracovní plochu, na které píšeme dokument Možnosti nastavení stránky jsou rozmanité Nejdůležitější je nastavení formátu stránky, okrajů, rozdílných sudých a lichých stránek atd.

Vzhled stránky Po spuštění Wordu je automaticky vytvořen nový, prázdný dokument s názvem Dokument1. Předem nastavený formát A4 s předem nastavenou vzdáleností okrajů Většinu nastavení, která se týkají formátu stránky najdeme v okně „Vzhled stránky“

OKRAJE STRÁNKY Soubor -> Vzhled stránky -> Okraje Záložka okraje je určena k nastavení okrajů v aktivním dokumentu V levé části okna lze nastavit s přesností na jednu desetinu milimetru vzdálenost okrajů od hrany stránky Nabídka „Použít“ nastavuje, na jakou část dokumentu budou změny aplikovány Vybíráme možnost „Na celý dokument“

ORIENTACE PAPÍRU Velmi důležitý parametr Soubor -> Vzhled stránky -> Okraje Dokument otáčíme pomocí přepínačů „Na výšku“ nebo „Na šířku“ Pokud dokument obsahuje text, dojde při změně orientace ke kompletnímu přestránkování i ke změně zalomení řádků, odstavců, změní se pozice obrázku Orientaci lze změnit prostřednictvím záložky „Papír“ v okně „Vzhled stránky“

Záhlaví a zápatí Nejčastěji se sem vkládají údaje o stránkování dokumentu, datu vytvoření, název firmy, hlavička, logo apod. Může být na sobě nezávislé, lze nastavit rozdílné záhlaví a zápatí u lichých a sudých stránek Klepneme na „Zobrazit“, dále pak na „Záhlaví a zápatí“ Word se přepne z klasického psaní textu do oblasti záhlaví, oblast ohraničí čárkovanou čarou, ve které je možno provádět veškeré editace textu, stejně jako u běžného dokumentu (měnit písmo, zarovnávat odstavce apod.) a zároveň znepřístupní běžný dokument (zesvětlí písmo a obrázky) Při zobrazení záhlaví Word zobrazí panel nástrojů „Záhlaví a zápatí“, ten obsahuje důležitá tlačítka pro práci se záhlavím a zápatím, jedná se zejména o proměnné – například číslo stránky, celkový počet stran apod.

Pravítka Slouží k zarovnání textu, grafiky, tabulek a dalších prvků v dokumentu Chceme-li zobrazit vodorovné pravítko nad horní částí dokumentu aplikace Word a svislé pravítko podél levého okraje dokumentu, musíme pracovat v zobrazení rozložení při tisku Chceme-li zobrazit nebo skrýt vodorovná a svislá pravítka, klepneme na tlačítko „Zobrazit pravítko“ v horní části svislého posuvníku bar  Svislé pravítko se nezobrazí, pokud je vypnuté. Chceme-li zapnout svislé pravítko, provedeme tyto kroky: Soubor -> Možnosti -> Upřesnění a přejdeme k části Zobrazení oddílu V části „Zobrazení“ zaškrtneme políčko „Zobrazit svislé pravítko v zobrazení Rozložení při tisku“

Oddíly Díky nim můžeme vkládat např. zvláštní zalomení, konce stránek apod. Ke změně rozložení nebo formátování stránky nebo stránek v dokumentu lze použít konce oddílů Lze například pro část stránky s jednosloupcovým rozložením použít rozložení se dvěma sloupci. Kapitoly v dokumentu lze oddělovat tak, aby číslování stránek v každé kapitole začínalo číslem 1. Pro oddíl dokumentu můžete rovněž vytvořit odlišné záhlaví nebo zápatí.

Vložení konce oddílu Na kartě „Rozložení stránky“ klikneme ve skupině „Vzhled stránky“ na položku „Konce“. Klikneme na typ konce oddílu, který chceme použít.

Typy konců oddílu Příkaz „Další stránka“ vloží konec oddílu a zahájí nový oddíl na další stránce. Tento typ konce oddílu se používá hlavně před začátky nových kapitol dokumentu. Příkaz „Průběžný“ vloží konec oddílu a zahájí nový oddíl na stejné stránce. Používá se k provedení změny formátování, jako je například změna počtu sloupců na stránce. Příkaz „Sudá stránka“ nebo „Lichá stránka“ vloží konec oddílu a zahájí nový oddíl na následující sudé nebo liché stránce.

Změna rozložení nebo formátování dokumentu pomocí konců oddílů Konce oddílů se používají k provádění změn rozložení nebo formátování v části dokumentu. V jednotlivých oddílech lze změnit následující prvky: Okraje formát nebo orientace papíru, zdroj papíru pro tiskárnu, ohraničení stránky, svislé zarovnání textu na stránce, záhlaví a zápatí počet sloupců, čísla stránek, čísla řádků, číslování poznámek a vysvětlivek

Odstranění konce oddílu Určuje část dokumentu, pro kterou změna formátování platí Odstraněním konce oddílu zároveň odstraníme formátování daného oddílu Text nad původním koncem oddílu se stane součástí následujícího oddílu a převezme jeho formátování Klikneme na zobrazení „Koncept“, v němž jsou konce oddílů zobrazeny dvojitou tečkovanou čárou Vybereme konec oddílu, který chceme odstranit Stiskneme klávesu DELETE

Formátování stylů STYLY Mocným nástrojem při formátování dokumentů jsou tzv. Styly. Každému odstavci (případně i znaku) může být přiřazen určitý styl, který zahrnuje nastavení formátování písma a odstavce. Ve stylu je tak definováno například to, že styl Normal je zobrazen písmem Time New Roman o velikosti 12 bodů, zarovnán do bloku s řádkováním 1,5. Přiřadíte−li odstavci tento styl, celý text odstavce se zformátuje přesně dle nastaveného formátu. Obrovskou výhodou je, že pokud máte dokument vytvořen pomocí stylů, můžete pak jednoduše měnit celý jeho vzhled, aniž byste museli měnit formátování jednotlivých odstavců ručně.

Chcete − li například změnit barvu všech nadpisů druhé úrovně a zároveň zmenšit velikost písma, upravíte pouze styl, který je přiřazen těmto nadpisům. Styly můžete vytvářet, upravovat i mazat; zároveň můžete styly přenášet do jiných dokumentů.

ZÁKLADY POUŽÍVÁNÍ STYLŮ Skupina Styly se nachází na kartě Domů. Hlavní část tvoří tlačítka s náhledy nejpoužívanějších stylů. Náhled stylů je rozdělen do více řádků, na další řádek s náhledy stylů se dostanete pomocí šipek vedle tlačítek s náhledy. Klepnete − li na tlačítko Více, které najdete pod šipkami, otevřou se náhledy všech aktuálních stylů dokumentu.

ÚPRAVA EXISTUJÍCÍHO STYLU

Můžete zde změnit následující parametry: Název – název stylu, jak se bude zobrazovat ve skupině Styly nebo v okně Styly, Typ stylu – možnosti jsou: Odstavec (standardní typ stylu a nejvíce užívaný), Znak (tento typ stylu umožňuje přiřadit styl jednotlivému znaku nebo slovu, ostatní znaky nebo slova v odstavci mohou být jiným stylem), Propojený (představuje kombinaci typů Odstavec a Znak), Tabulka a Seznam Styl založený na – zde můžete zvolit styl, podle kterého budou nastavena všechna formátování, kromě těch, která ručně změníte; změní−li se styl, na němž je tento nový styl založen, změní se automaticky i nastavení tohoto stylu Styl následujícího odstavce – určuje styl, na který se automaticky přepne styl, pokud klávesou Enter ukončíte aktuální odstavec; hodí se zejména u nadpisů, protože nadpis je tvořen jedním odstavcem.

Nabídka tlačítka formát obsahuje nastavení fontu písma, velikosti písma, řez písma (normální, tučný, kurzíva) a barvu písma

NOVÝ STYL Pro vytvoření zcela nového stylu klepněte na tlačítko Nový styl, které se nachází v levém dolním rohu okna Styly. Měli byste nastavit zejména tyto parametry: Název stylu Typ stylu Styl založený na (pokud nechcete, aby byl tento styl jakkoliv závislý na ostatních stylech, raději zde nastavte volbu Žádný styl) Styl následujícího odstavce

SADY STYLŮ Oproti starším verzím Wordu přináší Word 2007 tzv. Sady stylů.

Jedná se vždy o soubor stylů, který obsahuje všechny důležité styly (název, nadpisy několika úrovní, běžný text, zvýraznění, citace apod.). Naformátujete − li text vestavěnými styly Wordu, můžete pak pomocí sady stylů přeformátovat celý dokument dle nastavení dané sady. Pro změnu sady stylů postupujte takto: Přejděte na kartu Domů a klepněte na tlačítko Změnit styly ve skupině Styly. Klepněte na Sada stylů a vyberte z nabídky (například Moderní). Ve skupině Styly se objeví náhledy stylů dané sady, pokud dokument obsahuje text, vše se automaticky přeformátuje dle aktuálních stylů.

Číslování stránek Přidání čísel stránek Word umožňuje přidat čísla stránek dvěma základními způsoby: Přidat základní čísla stránek pomocí galerie tlačítka Číslo stránky na kartě Vložení Přidat čísla stránek spolu s dalším obsahem pomocí předdefinovaných nebo vlastních galerií záhlaví a zápatí.

Použijete-li galerii Číslo stránky, můžete přidat čísla stránek na horní okraj stránky, dolní okraj stránky, okraje stránky nebo do aktuálního umístění. Poté, co si zvolíte umístění, vyberte návrh čísel z galerie návrhů, viz náseldující obrázek.

Číslování od určité strany Je potřeba rozdělit si celý dokument na 2 oddíly. V prvním bude vše to, co nechcete číslovat a v druhém to, co naopak očíslováno být má. Rozdělení na oddíly provedete takto: Umístíme kurzor na místo, kde má 1. Oddíl, klikneme na Rozložení stránky –> Konce –> a vybereme Další stránka z nabídky Konec oddílů. V této chvíli již zbývá vložit číslování.

Klikneme na zápatí první stránky druhého oddílu (tzn  Klikneme na zápatí první stránky druhého oddílu (tzn. té, od které se má začít číslovat). Vybereme možnost Vložení –> Číslo stránky a vybereme si, kde chceme mít čísla umístěná. V tu chvíli se nám otevře nová karta Nástroje záhlaví a zápatí. Na té je oranžově zvýrazněna možnost Propojit s předchozím. Tu je potřeba vypnout. Na kartě Nástroje záhlaví a zápatí a klikneme na Číslo stránky a vybereme Formát číslování stránek. Zde vyberte Začít od: 1. Vrátíme se zpět na první oddíl. Stále se na něm nachází číslování. Klikneme proto na zápatí jakékoliv stránky z tohoto oddílu. Opět se nám otevře karta Nástroje záhlaví a zápatí, klikneme na Číslo stránky, nyní však vybereme možnost Odebrat čísla stránek.

Práce s makry Makro je sada instrukcí napsaná v programovacím jazyce Microsoft Visual Basic for Applications (VBA). Zjednodušeně lze říct, že makra nahrazují určitou posloupnost kroků v aplikaci a instrukce (či kód) napíše Office Word 2007.

Využití maker při: Urychlení rutinních úprav a formátování, jako je použití nástroje Najít a nahradit pro vyčištění dat zkopírovaných z cizího zdroje, která obsahují manuální konce stránek a vícenásobné značky odstavců. Automatizaci komplexních řad úloh, například vkládání tabulky s konkrétní velikostí, stylem a jistými vlastnostmi, jako jsou spojené řádky či sloupce. Usnadnění přístupu k nějaké volbě dialogu, například k zapnutí/vypnutí zobrazení okrajů textu. Obcházení různých omezení Wordu, např. vkládání statických dat (automaticky se neaktualizují podle aktuálního systémového data), jediným klepnutím myši či klávesovou zkratkou. Kombinaci několika opakujících se úloh, např. přepínání mezi zobrazeními dokumentu, změn úrovně zvětšení dokumentu a nastavení dalších možností zobrazení.

CO JSOU VBA A MAKRA? Visual Basic for Applications (VBA) je podmnožinou programovacího jazyka Microsoft Visual Basic. Základním rozdílem je závislost VBA na hostitelské aplikaci, např. Wordu. Jsou-li tedy sdílena makra vytvořená ve Wordu, musejí mít všichni uživatelé nainstalovaný Word, aby je mohli použít. Makro je vlastně procedurou VBA. Oba termíny jsou vzájemně zaměňovány. Procedura je řada výrazů či akcí, které jsou seskupeny dohromady a tvoří jedinou sadu instrukcí, která je spojena s určitým jménem nebo nazývána makrem. Makra lze uložit v dokumentech či šablonách podporujících makra.

Obsahuje-li dokument či šablona makra, jsou makra uložena v určité části souboru nazvané VBA projekt (též známé jako projekt). VBA projekt obsahuje objekty, jako je modul, a modul obsahuje makra. Vytvoří-li uživatel šablonu obsahující makra, mohou dokumenty, které byly pomocí šablony vytvořeny, používat makra v šabloně a lze se k VBA projektu dostat skrze dokument. To znamená, že lze upravovat a vytvářet nová makra v připojené šabloně, aniž by se samotná šablona musela ve Wordu otevírat. Podobně jako u většiny funkcí lze však toto výchozí chování změnit a možnosti úprav lze zakázat.

Hromadná korespondence Hromadnou korespondenci můžete použít v případě, že chcete vytvořit sadu dokumentů, například formulářový dopis posílaný mnoha zákazníkům nebo arch adresních štítků. Každý dopis nebo štítek obsahuje stejný druh informací, ale vlastní obsah je jedinečný. Například v dopisech zákazníkům je v každém dopise zákazník osloven jménem. Jedinečné informace v každém dopisu nebo štítku pocházejí z položek ve zdroji dat.

Hromadnou korespondenci lze zpracovat také za použití podokna úloh Hromadná korespondence, které vás provede jednotlivými kroky procesu. Chcete-li použít podokno úloh, klepněte ve skupinovém rámečku Spustit hromadnou korespondenci na kartě Pošta na položku Spustit hromadnou korespondenci a pak klepněte na možnost Podrobný průvodce hromadnou korespondencí.

Chcete-li odeslat přizpůsobený e-mail příjemcům v seznamu adres, můžete k vytvoření e-mailových zpráv použít hromadnou korespondenci. Každá zpráva obsahuje stejný druh informací, ale obsah zpráv je jedinečný. Například v e-mailech zákazníkům je v každé zprávě zákazník osloven jménem. Jedinečné informace v každé zprávě pocházejí z položek v datovém souboru. Dále platí, že při použití hromadné korespondence je každá e-mailová zpráva odeslána samostatně a každý adresát je jejím jediným příjemcem. Tento způsob se liší od zaslání e-mailové zprávy skupině příjemců nebo skrytí příjemců v řádku Skrytá kopie zprávy.

Chcete-li použít k odeslání hromadné korespondence na seznam adres adresní štítky, můžete vytvořit arch adresních štítků pomocí funkce hromadné korespondence. Každý štítek bude obsahovat jednu adresu ze seznamu. Chcete-li použít obálky k odeslání hromadné korespondence na seznam adres, můžete vytvořit sadu obálek pomocí funkce hromadné korespondence. Každá obálka bude obsahovat adresu ze seznamu.

Využití hromadné korespondence Je jasné, že hromadná korespondence není funkce pro každého, a že spíše než na domácí uživatele (ačkoli i oni mohou nalézt občasné využití) je cílena na firemní prostředí. Díky průvodci integrovaném do aplikace Microsoft Word 2007 a novější zvládne práci s hromadnou korespondencí takřka každý uživatel.

Děkujeme za pozornost