Školení Microsoft Access 97 pro ZČE Plzeň 26. 11. - 7. 12. 2001 Ing Školení Microsoft Access 97 pro ZČE Plzeň 26.11. - 7.12.2001 Ing. Tomáš Kotouč

Obsah: Úvod Databáze obecně Microsoft Access Popis možností Accessu Zadání příkladu, na kterém budou funkce Accessu probrány Tabulky Založení nové tabulky Relace mezi tabulkami Formuláře Dotazy Sestavy Makra Export dat Import dat a připojení tabulky Uživatelská práva .. Kliknutím na podtržený nápis přejdete do příslušné části této prezentace. .. Kliknutím na ikonu na některé obrazovce se dostanete zpět na tento přehled.

Co to databáze jsou (prostředek pro evidenci a správu dat). Databáze obecně: Co to databáze jsou (prostředek pro evidenci a správu dat). Rozdíl od Excelu (v Excelu vedeme jednu tabulku, tady propojíme několik) Oddělení dat od aplikací (existuje jedna báze dat, ke které může přistupovat několik různých aplikací). Typy databází: procedurální .. procedurální programování relační .. založeno na dotazovacím jazyku SQL (norma SQL 92) objektové .. založeno na objektech, jejich zapouzdření a dědičnosti Databáze v současnosti používané: malé = Fox, DB4, Access, .. rozsáhlé = Oracle, MS SQL server, Sybase, Informix, MySQL, .. Jak se v databázích uchovávají data (tabulky, atributy, relace). číslo_zákazníka Používá číslo_typu Zákazníci Typy_spotřebičů jméno název značka_spotřebiče xxx .. tabulky (objekty popisující nějaký subjekt) datum_nákupu yyy .. relace (vztahy mezi tabulkami) zzz .. atributy (jednotlivé položky tabulek popisující subjekt)

Vztah (relace) mezi tabulkami: Databáze obecně: Vztah (relace) mezi tabulkami: Kardinalita (stupeň vazby) = 1:1, 1:N, M:N .. referenční integrita Povinnost vazby Podmínka = Každý zákazník smí mít jen jeden typ spotřebiče, jeden typ spotřebiče smí mít jen jeden zákazník .. 1:1 Zákazníci jméno číslo_zákazníka Novák Václav 123456 Krátká Jana 987654 Fuksa Josef 456789 Typy_spotřebičů číslo_typu název 102 pračka 103 lednička 104 bojler V praxi by se tato vazba realizovala tak, že by se do tabulky Typy_spotřebičů přidal atribut číslo_zákazníka a přes tento atribut by byly obě tabulky propojeny: Zákazníci jméno číslo_zákazníka Novák Václav 123456 Krátká Jana 987654 Fuksa Josef 456789 Typy_spotřebičů číslo_zákazníka číslo_typu název 456789 102 pračka 123456 103 lednička 987654 104 bojler Tento stupeň vazby je v praxi poměrně málo využívaný, využívá se např. v ekonomickém informačním systému, kde propojujeme odběratele s dodavatelem, když jde o stejnou osobu.

Databáze obecně: Podmínka = Každý zákazník smí mít jeden ale i více typů spotřebičů, jeden typ spotřebiče smí mít jen jeden zákazník .. 1:N Zákazníci jméno číslo_zákazníka Novák Václav 123456 Krátká Jana 987654 Fuksa Josef 456789 Typy_spotřebičů číslo_typu název 102 pračka 103 lednička 104 bojler 105 žehlička V praxi by se tato vazba realizovala opět tak, že by se do tabulky Typy_spotřebičů přidal atribut číslo_zákazníka a přes tento atribut by byly obě tabulky propojeny: Zákazníci jméno číslo_zákazníka Novák Václav 123456 Krátká Jana 987654 Fuksa Josef 456789 Typy_spotřebičů číslo_zákazníka číslo_typu název 456789 102 pračka 123456 103 lednička 987654 104 bojler 456789 105 žehlička Tento stupeň vazby je již v praxi hodně využívaný, využívá se např. pro fakturu, která má jednu hlavičku a k ní spoustu položek.

Databáze obecně: Podmínka = Každý zákazník smí mít jeden ale i více typů spotřebičů, jeden typ spotřebiče smí mít jeden ale i více zákazníků .. M:N Zákazníci jméno číslo_zákazníka Novák Václav 123456 Krátká Jana 987654 Fuksa Josef 456789 Typy_spotřebičů číslo_typu název 102 pračka 103 lednička 104 bojler 105 žehlička V praxi by se tato vazba realizovala tak, že založíme novou tabulku Používá s atributy číslo_zákazníka a číslo_typu a přes tyto atributy jsou zbylé tabulky propojeny: Zákazníci jméno číslo_zákazníka Novák Václav 123456 Krátká Jana 987654 Fuksa Josef 456789 Používá číslo_zákazníka číslo_typu 123456 102 123456 103 987654 104 456789 102 456789 105 Typy_spotřebičů číslo_typu název 102 pračka 103 lednička 104 bojler 105 žehlička Tento stupeň vazby je také v praxi hodně využívaný, např. osoba může vlastnit několik typů automobilů a jeden typ automobilu je pravděpodobné, že bude vlastnit více osob.

POVINNOST NENASTAVENA Databáze obecně: Povinnost vazby: Podmínka = Každý zákazník smí mít jeden ale i více typů spotřebičů, ale také nemusí mít žádný a jeden typ spotřebiče smí mít jen jeden zákazník .. 1:N(0) Zákazníci jméno číslo_zákazníka Novák Václav 123456 Krátká Jana 987654 Fuksa Josef 456789 Bláhová Dana 654321 Typy_spotřebičů číslo_zákazníka číslo_typu název 456789 102 pračka 123456 103 lednička 987654 104 bojler 456789 105 žehlička Nad těmito tabulkami připravíme dotaz, který vybírá jen číslo_zákazníka z tabulky zákazníci a číslo_typu z tabulky typy_spotřebičů. Co se vybere, když povinnost spojení nenastavíme a když povinnost nastavíme: POVINNOST NENASTAVENA číslo_zákazníka číslo_typu 123456 102 123456 103 987654 104 456789 105 654321 POVINNOST NASTAVENA číslo_zákazníka číslo_typu 123456 102 123456 103 987654 104 456789 105 Nezobrazí zákazníka, který nemá přiřazený žádný typ spotřebiče. Takto lze nastavovat i další stupně vazeb: 1:1(0), 1(0):1, 1(0):1(0), 1:N(0), 1(0):N, 1(0):N(0), M:N(0), M(0):N a M(0):N(0).

Databáze obecně: Atributy a jejich vlastnosti: Typ = číslo, text, datum, automatické číslo, memo, .. Velikost = text .. 255; číslo .. 3; datum .. DD.MM.RRRR Povinnost = zda je povinnost hodnotu vyplnit (Ano, Ne) Množina hodnot (např. „Muž“, „Žena“) Klíč = množina atributů, které jednoznačně určují každý záznam tabulky (např. u našeho příkladu M:N budou číslo_zákazníka a číslo_typu v tabulce Používá dohromady tvořit klíč) Jedinečnost = např. rodné číslo v tabulce osob by mělo být jedinečné. Indexy (podmnožina vyjmenovaných atributů tabulky nám tvoří novou tabulku = tabulka je menší = rychlejší prohledávání záznamů). Složená jedinečnost = množina atributů má být jedinečné, např. v tabulce výplat by hodnoty atributů číslo_zaměstnance a měsíc měli být jedinečné, aby někdo v jednom měsíci nedostal výplatu dvakrát. Pohledy = nad jednou tabulkou nebo i nad několika tabulkami se může vytvořit jakoby „virtuální“ tabulka, která ve skutečnosti neexistuje. V pohledu se tabulky propojí přes jejich vazební atributy a např. se ještě může některý atribut omezit jen na nějakou hodnotu. S pohledem potom pracujeme jakoby to byla tabulka.

Microsoft Access: Jedná se o poměrně malou ale poměrně šikovnou databázi. Dají se zde velice rychle vyvíjet malé aplikace. Spojuje vývojové nástroje databázové části a nástroje pro vývoj aplikace. Tuto databázi vyrábí společnost Microsoft. Známe verze na našem trhu: Access 2.0 Access 97 - v rámci Office 97 Access 2000 - v rámci Office 2000 Access 2000 - v rámci Office XP Kompatibilita verzí je špatná: Při převodu aplikace připravené v Access 2.0 na Access 97 vznikají velké chyby, které potřebují projít celý kód a opravit. Při převodu aplikace připravené v Access 97 na vyšší verze by snad k chybám docházet nemělo. Od verze Access 2000 se zde vyskytuje možnost uložení aplikace do předchozí verze. Bohužel né vždy funkční. Problém je též se zabezpečením proti průniku neoprávněných uživatelů. Přesto Access představuje rozumný nástroj pro vývoj malých aplikací. Pro spuštění vytvořené aplikace je nutno mít nainstalovaný Access.

Vlastnosti Accessu: Umožňuje vytvářet tabulky dat. Umožňuje importovat tabulky dat (např. z Excelu). Umožňuje připojovat tabulky dat (je možné připojit tabulku jiné aplikace a potom s ním může pracovat jak původní aplikace, tak naše aplikace). U tabulek je možné vytvářet indexy (rychlejší přístup, hlídání jedinečnosti). Nad tabulkami je možné vytvářet ERA model (propojení tabulek). Data z tabulek je možné exportovat do různých formátů (např. Excel). Nad tabulkami je možné vytvářet určité dotazy (zobrazení jen záznamů, pro než platí určitá podmínka, současné zobrazení záznamů z více tabulek). Nad tabulkami nebo nad dotazy je možné vytvářet formuláře. Formuláře mohou být aktivní (vkládání, úprava, mazání záznamů) nebo jen pasivní (prohlížení bez možnosti měnit). Nad tabulkami nebo nad dotazy je možné vytvářet sestavy. Ve formulářích či v sestavách je možné vytvářet vlastní „prográmky“ a to buď jako makra nebo v jako procedury (Visual Basic = makra v Excelu). Zabezpečení a správa databáze (uživatelská práva, ..).

Zadání příkladu vytvářené aplikace: Vytvoříme si aplikaci pro sledování zákazníků ZČE, jejich odběrných míst, předpisů záloh a přehledu plateb. Dále budeme sledovat, jaké spotřebiče se na odběrném místě nacházejí. Budeme vycházet z běžné faktury a složenky ZČE:

Zadání příkladu vytvářené aplikace: Tabulka pro sledování zákazníků: zakaznici cislo_zakaznika .. automatické číslo, klíč jmeno ……………. text (35), povinné prijmeni …………. text (24), povinné ulice_cislo ……… text (50), povinné psc .………………. text (5), povinné obec …………….. text (30), povinné titul_pred ………. text (30), nepovinné titul_za …………. text (12), nepovinné

Zadání příkladu vytvářené aplikace: Tabulka pro sledování odběrných míst zákazníka: zakaznici cislo_zakaznika ..automatické číslo, klíč ... 1:N odberna_mista cislo_zakaznika .. dlouhé číslo, povinné cislo_elektromeru.. text (8), povinné ulice_cislo ……… text (50), povinné psc .………………. text (5), povinné obec …………….. text (30), povinné cislo_produktu… automatické číslo, klíč spotreba_rok …. cislo (9), nepovinné platba_rok …….. cislo (9,2), nepovinné id_sazba …….…. dlouhé cislo, povinné N:1 sazby id_sazba …….…. automatické číslo, klíč popis ……………. text(30), povinné Tabulka sazby tvoří číselník hodnot pro výběr do tabulky odberna_mista Jeden zákazník může mít několik odběrných míst .. vazba 1:N

Zadání příkladu vytvářené aplikace: Tabulka pro sledování předpisů plateb zákazníka k odběrnému místu: predpisy_plateb cislo_elektromeru .. text(8), povinné cislo_faktury …... automatické číslo, klíč období_od ……… datum, povinné obdobi_do .………datum, povinné castka ……………. cislo (9,2), povinné datum_vystaveni .. datum, povinné datum_splatnosti .. datum, povinné N:1 odberna_mista cislo_produktu..automatické číslo, klíč ... K jednomu odběrnému místu zákazníka vznikne během roku několik předpisů plateb .. vazba 1:N

Zadání příkladu vytvářené aplikace: Tabulka pro sledování plateb zákazníka: platby variabilni_symbol .. číslo (10), klíč datum_zaplaceni .. datum, klíč castka …………..... číslo (9,2), povinné N:1 predpisy_plateb cislo_faktury.. automatické číslo, klíč ... K jednomu předpisu platby může existovat několik plateb = částečné platby .. vazba 1:N

Zadání příkladu vytvářené aplikace: Tabulky pro sledování spotřebičů na odběrném místě: Na jedenom odběrnému místu může být instalováno více typů spotřebičů a jeden typ spotřebiče může být na více odběrných místech .. vazba M:N typy_spotrebicu typ_spotrebice … automatické číslo, klíč popis ……………. text(30), povinné 1:N instalovano typ_spotrebice .. dlouhé číslo, klíč cislo_produktu.. dlouhé číslo, klíč instalovano ……… datum, povinné znacka ……………. text (30), nepovinné N:1 odberna_mista cislo_produktu..automatické číslo, klíč ...

výběru dalšího postupu Založení nové tabulky 1. Vybereme záložku „Tabulky“ 2. Klikneme na tlačítko „Nový“ 3. Zobrazí se okénko výběru dalšího postupu 4. Vybereme „Navrhové zobrazení“ 5. Klikneme na tlačítko „OK“ Slouží k založení nové tabulky.

Založení tabulky „zakaznici“ 7. Klikneme na tlačítko „Uložit“ 6. Klikneme na ikonu klíče, tím se vytvoří klíč 9. Klikneme na tlačítko „OK“ 8. Vepíšeme název tabulky 1. Postupně vložíme uvedené položky včetně výběru datového typu, velikosti, povinnosti a případně i vstupní masky 5. Označíme položku, která má být klíčem 2. Velikost pole 3. Vstupní maska 4. Povinnost Tato tabulka slouží k vedení všech zákazníků. Jedná se o základní data o zákazníkovi, nikoliv ještě o jeho odběrných místech, o platbách apod.

Založení tabulky „sazby“ Tato tabulka slouží k vedení typů sazeb, např. „D25-20“.

Založení tabulky „odberna_mista“ Formát čísla Tato tabulka slouží k vedení odběrných míst k zákazníkovi. Z číselníku sazeb se sem vybírá id_sazba.

Založení tabulky „predpisy_plateb“ Formát datumu Tato tabulka slouží k vedení jednotlivých předpisů plateb k odběrnému místu zákazníka.

Založení tabulky „platby“ Dva atributy tvoří dohromady klíč tabulky = označíme si oba myší a potom klikneme na ikonu klíče Tato tabulka slouží k vedení jednotlivých plateb k předpisu platby odběrného místa zákazníka.

Založení tabulky „typy_spotrebicu“ Tato tabulka slouží k vedení číselníku typů spotřebičů.

Založení tabulky „instalovano“ Tato tabulka slouží k vedení jednotlivých typů spotřebičů u odběrného místa zákazníka.

Založení Relací tabulek Tlačítko pro otevření obrazovky Relací nebo „Nástroje“ + „Relace“ Relace (ERA model) slouží k určení propojení tabulek. Přes jaké atributy jsou tabulky propojeny, určení stupně vazby a určení povinnosti vazby.

Založení Relací tabulek - přidání tabulek do schématu 2. Klikneme na tlačítko „Přidat“ a vybereme další tabulku. 3. Výběr tabulek do schématu ukončíme kliknutím na tlačítko „Zavřít“ 4. Vybrané tabulky jsou neuspořádané, musíme je uspořádat a propojit 1. Vybereme tabulku, kterou chceme přidat do schématu

Založení Relací tabulek - uspořádání a propojení tabulek 1. Uspořádáme si tabulky 2. Myší uchopíme položku „cislo_zakaznika“ z tabulky „zakaznici“ 4. Zobrazí se formulář obsahující údaje o propojení 3. a táhneme ji na položku „cislo_zakaznika“ z tabulky „odberna mista“ 10. Po kliknutí na tlačítko „Vytvořit“ se vazba vytvoří 5. Protože chceme, aby systém nedovolil jen tak smazat zakaznika, když k němu existují odběrná místa, zaškrtneme toto pole. 7. Pokud chceme, aby se při změně čísla_zaměstnance v tabulce zakaznici automaticky změnil i údaj v tabulce odberna_mista, zaškrtneme toto pole 9. Možnost zadání nepovinnosti vazby 8. Pokud chceme, aby systém automaticky odstranil se zákazníkem i jeho odběrná místa, zaškrtneme toto pole 6. Zobrazí se stupeň vazby Slouží k vytvoření vazby mezi tabulkami.

Založení Relací tabulek - uspořádání a propojení tabulek Takto vytvoříme veškeré vazby Slouží k vytvoření vazby mezi tabulkami.

Formuláře - obecně Číselníky aplikace Nejprve začneme vytvářet formuláře pro číselníky aplikace. Další formulář bude pro odběrná místa a bude obsahovat podformulář pro instalované typy spotřebičů a podformulář pro předpisy plateb, který navíc bude obsahovat podformulář provedených plateb.

Založení nového formuláře 2. Klikneme na tlačítko „Nový“ 1. Vybereme si záložku „Formuláře“ 3. Objeví se výběrové okénko, kde si vybere způsob tvorby formuláře 4. Vybereme si z nabízených způsobů tvorby formuláře 5. Vybereme tabulku nebo dotaz, z kterého bude formulář čerpat data 6. Klikneme na tlačítko „OK“ Založení nového formuláře. Techniky: „Návrhové zobrazení“ = ručně, „Průvodce formulářem“ = pomoc při návrhu s možností voleb, ostatní = automatický návrh vybraného typu.

Založení formuláře „Sazby“ 2. Formulář uložíme kliknutím na ikonu „Uložit“ 1. Systém vytvořil formulář 3. Necháme navrhovaný název formuláře „sazby 4. Klikneme na tlačítko „OK“ Zakládáme jako „Automatický formulář: tabelární“ nad tabulkou „sazby“.

Úprava formuláře „Sazby“ 1. Klikneme na ikonu „Zobrazit“ 4. Klikneme na tlačítko „OK“ 2. Zobrazí se návrh formuláře 3. Ve formuláři nepotřebujeme vidět id_sazba, takže smažeme jak položku, která zobrazuje hodnoty (v těle formuláře), tak i titulek (v záhlaví formuláře). Položku „popis“ roztáhneme až k levé straně formuláře. V záhlaví formuláře se uvádějí nadpisy jednotlivých sloupců a v těle potom hodnoty jednotlivých záznamů, které se vybírají z dané tabulky.

Založení formuláře „Typy_spotrebicu“ Zakládáme jako „Automatický formulář: tabelární“ nad tabulkou „typy_spotrebicu“. Jinak postupujeme stejně jako u formuláře „sazby“.

Založení formuláře „zakaznici “ Zakládáme jako „Automatický formulář: sloupcový“ nad tabulkou „zakaznici “. Formulář necháme tak, jak ho systém navrhl, jen počeštíme titulky jednotlivých atributů.

Založení formuláře „instalovano“ Jedná se o formulář, který bude podformulářem formuláře „odberana_mista“. Vazba mezi podformulářem a formulářem bude realizována přes položku „cislo_produktu“. Do položky „typ_spotrebice“ budeme vybírat hodnotu atributu „typ_spotrebice“ z tabuky „typy_spotrebicu“, ale zobrazovat budeme hodnotu položky „popis“ z tabulky „typy_spotrebicu“.

Úprava formuláře „instalovano“ 1. Souprava nástrojů, pokud není vidět, zobrazí se v menu „Zobrazit“ - „Souprava nástrojů“ 2. Textové pole 3. Pole se seznamem Zakládáme jako „Automatický formulář: tabelární“ nad tabulkou „instalovano“. Položku „cislo_produktu“ můžeme odstranit, protože bude pouze vazební a bude vidět ve formuláři „odberne_misto“. Textové pole „typ_spotrebice“ také odstraníme a místo něj vložíme „pole se seznamem“ pro výběr typu spotřebiče.

Úprava formuláře „instalovano“ 1. Vybereme první možnost 3. Vybereme tabulku z které budeme čerpat data, tedy „typy_spotrebicu“ 2. Klikneme na tlačítko „Další“ 4. Klikneme na tlačítko „Další“ Provádíme automatické zadání výběru hodnoty pomocí nástroje „pole se seznamem“.

Úprava formuláře „instalovano“ 1. Pomocí šipek vybereme obě nabízené položky 3. Zde máme možnost nastavit šířku zobrazovaných sloupců 2. Klikneme na tlačítko „Další“ 5. Klikneme na tlačítko „Další“ 4. Protože nebudeme chtít zobrazovat položku „typ_spotrebice“, necháme zaškrtnuté Provádíme automatické zadání výběru hodnoty pomocí nástroje „pole se seznamem“.

Úprava formuláře „instalovano“ 1. Vybereme atribut „typ_spotrebice“ z tabulky „instalovano“, kam se má hodnota z atributu „typy_spotrebicu“ uložit. 2. Klikneme na tlačítko „Dokončit“ Provádíme automatické zadání výběru hodnoty pomocí nástroje „pole se seznamem“.

Úprava formuláře „instalovano“ 1. Odstraníme popisek založenému „poli se seznamem“ 2. Popíšeme česky a uspořádáme Zlepšíme design formuláře a formulář uložíme.

Založení formuláře „odberna_mista“ Jedná se o formulář, který bude hlavním formulářem aplikace. Bude obsahovat podformulář „instalovano“ s vazbou přes položku „cislo_produktu“ a podformulář „predpisy_plateb“ přes položku „cislo_produktu“. Do položky „id_sazba“ budeme vybírat hodnotu atributu „id_sazba“ z tabuky „sazby“, ale zobrazovat budeme hodnotu položky „popis“ z tabulky „sazby“. Do položky „cislo_zakaznika“ budeme vybírat hodnotu atributu „cislo_zakaznika“ z tabuky „zakaznici.

Úprava formuláře „odberna_mista“ 1. Místo „textového pole“ dáme „pole se seznamem“ 2. Místo „textového pole“ dáme „pole se seznamem“ 3. Upravíme češtinu Místo „textového pole“ pro zákazníka uvedeme „pole se seznamem“ vybírající z tabulky „zakaznici“ hodnotu z atributu „cislo_zakaznika“, bude ho i zobrazovat. Místo „textového pole“ pro sazbu uvedeme „pole se seznamem“ vybírající z tabulky „sazby“ hodnotu z atributu „id_sazby“, zobrazovat se bude „popis“. Zlepšíme design formuláře a formulář uložíme.

Úprava formuláře „odberna_mista“ 3. Vlastnosti nástroje, zobrazí se pomocí menu „Zobrazit“ - „Vlastnosti“ 4. Výběr zobrazovaného formuláře jako podformulář 5. Propojení mezi formulářem a podformulářem 2. Umístění nástroje do zápatí formuláře 1. Nástroj „podformulář “ Do zápatí formuláře vložíme podformulář. Ve vlastnostech tohoto nástroje zadáme jako zdrojový objekt formulář „instalováno“. Systém sám určí, že formulář s podformulářem budou propojeni přes pole „cislo_produktu“.

Založení formuláře „platby“ Jedná se o formulář, který bude podformulářem formuláře „predpisy_plateb“. Vazba bude přes položku „cislo_faktury“ z tabulky „predpisy_plateb“ na položku „variabilní_cislo“ z tabulky „platby“.

Úprava formuláře „platby“ Zakládáme jako „Automatický formulář: tabelární“ nad tabulkou „platby“. Položku „variabilni_symbol“ můžeme odstranit, protože bude pouze vazební. Upravíme design a uložíme.

Založení formuláře „predpisy_plateb“ Jedná se o formulář, který bude obsahovat podformulář „platby“, ale sám bude podformulářem formuláře „odberna_mista“.

Úprava formuláře „predpisy_plateb“ 1. Podformulář „platby“ Zakládáme jako „Automatický formulář: tabelární“ nad tabulkou „predpisy_plateb“. Položku „cislo_produktu“ můžeme odstranit, protože bude pouze vazební. Vložíme podformulář „platby“. Zlepšíme design formuláře a formulář uložíme.

Úprava formuláře „odberna_mista“ Do zápatí formuláře vložíme podformulář „predpisy_plateb“.

Úprava formuláře „odberna_mista“ Nástroj „tlačítko“ Do záhlaví formuláře vložíme tlačítka pro otevření formulářů „zakaznici“, „typy_spotrebicu“ a „sazby“.

Úprava formuláře „odberna_mista“ 3. Vybereme formulář, který chceme, aby se při kliknutí na tlačítko otevřel 1. Vybereme kategorii „Operace s formuláři“ a akci „Otevřít formulář“ 2. Klikneme na tlačítko „Další“ 4. Klikneme na tlačítko „Další“

Úprava formuláře „odberna_mista“ 3. Vepíšeme text, který chceme, aby se zobrazil na tlačítku 1. Vybereme druhou možnost = zobrazit záznamy 2. Klikneme na tlačítko „Další“ 4. Klikneme na tlačítko „Dokončit“ Do záhlaví formuláře vložíme tlačítka pro otevření formulářů „zakaznici“, „typy_spotrebicu“ a „sazby“.

Úprava formuláře „odberna_mista“ Do záhlaví formuláře vložíme i další tlačítka pro otevření formulářů „typy_spotrebicu“ a „sazby“.

Úprava formuláře „odberna_mista“ Pořadí, v kterém se mají položky procházet (po ENTER), se určí ve vlastnosti „Pořadové číslo prvku“. Začíná se nulou. V těle formuláře srovnáme položky tak, aby šli logicky po sobě a aby zabrali málo místa.

Úprava formuláře „odberna_mista“ Budeme chtít, aby výsledný design byl takovýto. Využijeme k tomu vlastnosti jednotlivých nástrojů.

nástroj má své vlastnosti, Vlastnosti nástrojů 1. Vlastnosti formuláře 2. Vlastnosti záhlaví formuláře 3. Vlastnosti těla formuláře 4. Vlastnosti zápatí formuláře 5. Mimo to každý nástroj má své vlastnosti, které se zobrazí po označení nástroje

Vlastnosti - formulář 1. Zdroj = tabulka nebo dotaz, ze kterého se budou záznamy zobrazovat 3. Jak se má seznam zobrazit, nekonečný = několik záznamů 2. Titulek = nadpis formuláře 5. Mají se zobrazit posuvníky = lišty ? 4. Co se smí se záznamy dělat = upravovat, odstraňovat, přidávat, jen přidávat 7. Zobrazovat navigační tlačítka dole na formuláři ? 6. Zobrazovat ukazovátko před záznamem ? 9. Zobrazovat ovládací nabídku = horní levý roh každého WIN formuláře ? 8. Jaký má být styl okraje formuláře (dialogový = neměnný) ? 11. Zobrazovat zavírací tlačítko = horní pravý roh každého WIN formuláře ? 10. Zobrazovat MIN a MAX tlačítka = horní pravý roh každého WIN formuláře ? 12. Obrázek zobrazovaný na pozadí = adresa na soubor s obrázkem

Vlastnosti - záhlaví, tělo a zápatí formuláře 1. Barva pozadí = šedá 2. Barva pozadí = šedá 3. Barva pozadí = šedá

Vlastnosti - textové pole 1. Název nástroje = dá se na něj odkazovat, pracovat s ním 2. Název atributu, ze kterého se bere hodnota 3. Zobrazovat = pokud NE, je skrytý 4. Uzamknout = pokud ANO, zobrazuje se, ale není možnost měnit 5. Pořadí, ve kterém jdou prvky za sebou 6. Zobrazovat posuvníky v rámci textového pole ? 7. Styl pozadí, NORMÁLNÍ = zobrazovat, jinak průhledné 8. Barva pozadí = bílá 9. Styl okraje, PLNÁ ČÁRA = zobrazovat 10. Šířka okraje v bodech 11. Použitý font ARIAL = klasický bez patek 12. Velikost písma 13. Tloušťka písma

Vlastnosti - popisek 1. Název nástroje = dá se na něj odkazovat, pracovat s ním 2. Zobrazovaný nápis 3. Zobrazovat = pokud NE, je skrytý 4. Zobrazit pozadí, pokud ne, tak PRůHLEDNÝ 5. Barva pozadí 6. Zobrazit okraj, pokud ne, tak PRůHLEDNÝ 7. Barva okraje 8. Barva písma = černá 9. Použitý font ARIAL = klasický bez patek 10. Velikost písma 11. Zarovnání textu (doprava, doprostřed, doprava)

Vlastnosti - pole se seznamem 1. Název nástroje = dá se na něj odkazovat, pracovat s ním 2. Název atributu, ze kterého se bere hodnota 3. Dotaz, kterým se záznamy vybírají 4. Počet sloupců v dotazu 5. Šířky jednotlivých sloupců, pokud nula = nezobrazí se 6. Číslo sloupce z dotazu, jehož hodnota se ukládá do zdroje ovládacího prvku 7. Celková šířka seznamu 8. Omezit seznam pouze na vybrané hodnoty 9. Možnost doplnit seznam

Vlastnosti - podformulář 1. Název nástroje = dá se na něj odkazovat, pracovat s ním 2. Název zobrazovaného formuláře jako podformulář 3. Atribut z podformuláře, kterým budou formuláře propojeni 4. Atribut z formuláře, kterým budou formuláře propojeni

na něj odkazovat, pracovat Vlastnosti - tlačítko 1. Název nástroje = dá se na něj odkazovat, pracovat s ním 2. Zobrazovaný text 3. Nebo zobrazovaný obrázek 4. Událost při které se má provést akce 5. Procedura nebo makro, které se má při vzniku události provést

Úprava formuláře „zakaznici“

Úprava formuláře „typy_spotrebicu“

Úprava formuláře „sazby“

Vytvoření nového dotazu 1. Přepneme se do záložky „Dotazy“ 2. Klikneme na tlačítko „Nový“ 3. Zobrazí se okénko pro výběr způsobu tvorby nového dotazu 4. Vybereme první možnost „Návrhové zobrazení“ 5. Klikneme na tlačítko „OK“ Dotaz nám umožňuje vybrat data ze spojení několika tabulek, podmínit si vybírané záznamy, různě vybrané záznamy třídit atd. Dotazy také do vybrané tabulky umožňují přidávat záznamy, upravovat záznamy či mazat záznamy.

Vytvoření nového dotazu 1. Na pozadí se zobrazí pracovní okno dotazu 2. Vepředu se zobrazí okénko pro výběr tabulek či dotazů, které se použijí v dotazu 4. Klikneme na tlačítko „Přidat“ 6. Nakonec klikneme na tlačítko „Zavřít“ 5. Takto vybereme a vložíme všechny potřebné tabulky 3. Vybereme tabulku, kterou chceme vložit

Dotaz „spotrebice_zakaznika“ 9. Možnost zvolit místo výběrového dotazu jiný typ, např. přidávací 8. Možnost přidat další tabulku 7. Možnost přidat dolu řádek pro sumaci, průměr apod. 1. Pracovní plocha zobrazující tabulky a jejich propojení 2. Vybraný atribut 2. Kliknutím na atribut se tento uvede dole 4. Možnost zadat způsob třídění záznamů. 3. Možnost vybíraný sloupec vytvořit jako spojení několika sloupců 6. Možnost zadat omezující kritérium 5. Pokud je zaškrtnuto, tento sloupec se bude zobrazovat Tento dotaz vybere jméno zákazníka, adresu jeho odběrného místa, název typu spotřebiče, datum instalace spotřebiče a značku spotřebiče. Protože je nastavena „nepovinnost“ vazby, vyberou se i záznamy zákazníků, které nemají žádné spotřebiče.

předpisu a součtu plateb Dotaz „nedoplatky“ 3. Souhrn 4. Součet plateb 3. Souhrn 5. Výraz pro rozdíl předpisu a součtu plateb 1. Třídění 2. Podmínka výběru Tento dotaz vybere jméno zákazníka, datum vystavení předpisu, předepsanou platbu, součet zaplacených částek a rozdíl mezi předpisem a součtem zaplacených částek. Vybere pouze záznamy, které byly vystaveny po 1.1.2001 a jedná se o nedoplatek a ty setřídí.

Formulář nad dotazem „nedoplatky “ 1. Vybereme vytvoření formuláře jako automatický tabelární formulář 4. Vytvoří se takovýto formulář 3. Klikneme na tlačítko „OK“ 2. Nad dotazem „nedoplatky“

Vytvoření nové sestavy - sestava nad dotazem „nedoplatky“ . 1. Vybereme záložku „Sestavy“ 2. Klikneme na tlačítko „Nový“ 3. Zobrazí se okénko pro výběr způsobu tvorby sestavy 4. Vybereme opět tabulární sestavu 5. Vybereme tabulku nebo dotaz, nad kterým sestavu stavíme 6. Klikneme na tlačítko „OK“ Sestava se vytváří úplně stejně jako formulář. Rozdíly jsou v tom, že v sestavě není možné zadávat data a naopak v sestavě je možné různě agregovat záznamy.

Sestava nad dotazem „nedoplatky“ Vytvoří se nám sestava. Teď ji ještě trochu upravíme.

Sestava nad dotazem „nedoplatky“ 2. Zadáme vzorec pro součet sloupce „rozdil“ 1. Přidáme textové pole do zápatí sestavy Do zápatí sestavy přidáme textové pole pro součet sloupce rozdíl.

Sestava štítků nad tabulkou „zakaznici“ 1. Vybereme nástroj „Průvodce štítky“ 2. Vybereme tabulku „zakaznici“ 3. Klikneme na tlačítko „OK“ 4. Vybereme typ štítků 5. Klikneme na tlačítko „Další“ Založíme si sestavu, která nám bude tisknout štítky adres zákazníků na dopisní obálky.

Sestava štítků nad tabulkou „zakaznici“ 1. Vybereme náležitosti písma 2. Klikneme na tlačítko „Další“ 4. Klikneme na tlačítko „Další“ 3. Vybereme tisknutá pole tak, jak mají být na štítku zobrazena

Sestava štítků nad tabulkou „zakaznici“ 1. Vybereme pole, podle kterých se bude seznam třídit 2. Klikneme na tlačítko „Další“ 3. Zadáme název sestavy 4. Klikneme na tlačítko „Dokončit “

Sestava štítků nad tabulkou „zakaznici“ Lze založit i sestavy s podsestavou apod.

Založení nového makra „autoexec“ 1. Vybereme záložku „Makra“ 2. Klikneme na tlačítko „Nový“ Makra jsou v Accessu malé procedury, které mohou obsahovat několik akcí. Jde o seznam akcí bez možnosti použití cyklů. Jde v podstatě o „klikací“ nástroj. Makra lze volat z formulářů a sestav jako reakce na určitou událost.

Založení nového makra „autoexec“ 1. Vybereme akci 2. Vybereme si akci „OtevřítFormulář“ 3. Vybereme formulář, který chceme otevřít V makru zadáme seznam akcí a u každé vyplníme její vlastnosti. Makro může mít libovolný název. Pokud makru dáme název „autoexec“, toto makro se spustí vždy při otevření dané aplikace v Accessu. Makro „autoexec“ většinou používáme k otevření hlavního formuláře aplikace.

Export dat - tabulka „zakaznici“ 1. Vybereme si tabulku „zakaznici“ Menu: Soubor - Uložit jako/Export 2. V menu si vybereme „Soubor“ a „Uložit jako/Export“ 4. Klikneme na tlačítko „OK“ 8. Klikneme na tlačítko „Export“ a systém provede export dat. 3. Vybereme výstup do externího souboru 5. Vybereme cestu do adresáře, kam se má soubor uložit 6. Zadáme název souboru 7. Vybereme si formát výstupního souboru

Export dat - tabulka „zakaznici“

Připojení tabulky „obce“ Menu: Soubor - Načíst externí data - Propojit tabulky 1. V menu si vybereme „Soubor“ - „Načíst externí data“ a „Propojit tabulky“ 2. Vyhledáme adresář, v kterém se soubor nalézá 5. Klikneme na tlačítko „Propojit“ 4. Z nabízených souborů si vybereme soubor „obce“ 3. Vybereme typ souboru Připojení tabulky se od importu dat liší pouze v tom, že data nejsou jen načtena, ale tabulka zůstává mimo aplikaci, existuje zde pouze propojení (nenavýší to příliš velikost aplikace) a každá změna se projeví i mimo aplikaci. Tato tabulka se dá tedy sdílet více aplikacemi (např. Excel a Access).

Připojení tabulky „obce“ 1. Zaškrtneme, že první řádek obsahuje hlavičku sloupců 3. Zadáme název nové tabulky = „obce“ 2. Klikneme na tlačítko „Další“ 4. Klikneme na tlačítko „Dokončit“

Připojení tabulky „obce“ 1. Možnost měnit data S touto tabulkou můžeme v aplikaci pracovat jako s jakoukoliv jinou tabulkou (stavět nad ní formuláře, ..). Když nyní změníme data v této tabulce, můžeme si zkontrolovat, že se nám změní i v excelovské tabulce „obce“ a naopak, když změníme data v excelovské tabulce, změní se nám i v Accessu.

Uživatelská práva - přehled uživatelů a jejich skupin Menu: Nástroje - Zabezpečení - Účty uživatelů a skupin 1. V menu si vybereme „Nástroje“ - „Zabezpečení“ a „Účty uživatelů a skupin“ 2. Záložka „Uživatelé“ 3. Uživatelské jméno 6. Záložka „Skupiny“ 7. Název skupiny uživatelů 4. Možnost přidat uživatele 8. Možnost zadat novou skupinu uživatelů 5. Možnost přidat uživatele do skupin uživatelů Každý uživatel má v aplikaci své uživatelské jméno. Uživatele lze zařadit do skupin uživatelů. Na každý objekt (tabulka, dotaz, formulář, sestava, makro, modul) je možné přidělit určitá práva uživateli nebo skupině uživatelů. Je tedy vhodné práva dávat skupině a potom jen uživatele přidat do skupiny.

Uživatelská práva - práva uživatelů a jejich skupin k objektům . Menu: Nástroje - Zabezpečení - Práva uživatelů a skupin 1. V menu si vybereme „Nástroje“ - „Zabezpečení“ a „Práva uživatelů a skupin“ 3. Výběr uživatele nebo skupiny uživatelů 5. Výběr objektu 4. Výběr typu objektu 2. Výběr, zda chceme pracovat s konkrétním uživatelem nebo skupinou uživatelů 6. Nastavení práv vybraného uživatele (skupiny) k vybranému objektu Zde je možné ke každému objektu (tabulka, dotaz, formulář, sestava, makro, modul) přidělit určitá práva a to konkrétními uživateli nebo skupině uživatelů.

Toto je konec tohoto úvodního školení vývojového nástroje Microsoft Access. Ve školení nebylo probíráno např. programování v programovacím jazyku Visual Basic, tvorba vlastního menu, tvorba kontingenční tabulky atd. Tyto další, již náročnější, možnosti tohoto vývojového nástroje je vhodné probírat až po delším samostatném osvojení práce s tímto nástrojem a je možné je nastudovat z literatury, které je v našich knihkupectví široký výběr. Ing. Tomáš Kotouč