Kurz SPRÁVA MAJETKU A PROVOZ BUDOV Část SPRÁVA AREÁLU, PODKLADY PRO TVORBU SOFTWARU PRO SPRÁVU NEMOVITOSTÍ, DATOVÁ ANALÝZA Ing. Jan TICHÝ, Ph.D. www.jantichy.net

ZKUŠENOSTI Z VÝVOJE SOFTWARU PRO SPRÁVU NEMOVITOSTÍ V AREÁLU ÚAN PRAHA FLORENC cca 100 obsloužených dopravců cca 150 000 odbavených autobusových spojů ročně cca 6 000 000 odbavených cestujících cca 10 000 000 návštěvníků

1. CÍLE ZAVÁDĚNÍ SOFTWARU PRIMÁRNÍ CÍLE: sjednocení datové základny k nemovitostem online přístup k informacím o nemovitostech pro zaměstnance společnosti standardizace typických (zejména pravidelných) reportů snížení pracnosti reportů snížení závislosti ekonomických reportů na možnostech účtárny manažerské sledování zvolených technických (př. Obsazenost místností) a ekonomických ukazatelů (plán vs. skutečnost)

SEKUNDÁRNÍ CÍLE: formální vymezení odpovědnosti za jednotlivé části agendy k nemovitostem racionalizace pracovních postupů společnosti a popis jejich formálního obsahu vymezení jasných pravidel komunikace mezi zaměstnanci diverzifikace rizik souvisejících s evidencí dat o nemovitostech: a) rozložení evidovaných dat mezi více zaměstnanců b) data v databázi vznikají u zdroje c) spravedlivější rozdělení prací (reálných i evidenčních)

2. FÁZE VÝVOJE SW pro FM 1. fáze vývoje SW 2. fáze vývoje SW Areály (vč. Objekty, Patra, Místnosti, Ústř), Méda, Firmy (Klienti), Smlouvy 2. fáze vývoje SW (Účetní) doklady, Objednávky 3. fáze vývoje SW Bankovní transakce 4. fáze vývoje SW Majetek, Revize 5. fáze vývoje SW Reporty, Administrace (práva, filtry transakcí, hlásiče atd.)

3. POSTUP PŘI TVORBĚ SOFTWARU 3.1. DEFINICE STRUKTURY NEMOVITOSTÍ (ČLENĚNÍ NEMOVITOSTÍ) a) (POZEMEK) - AREÁL - OBJEKT - PATRO - MÍSTNOST Upozornění: Pozor na vymezení jednoznačné hranice každého objektu resp. mezi jednotlivými objekty !!

MÍSTNOST / PATRO / OBJEKT OBJEKT - PATRO - MÍSTNOST ZÁKLADNÍM STAVEBNÍM KAMENEM, tj. JEDNOTKOU, NA KTEROU JSOU NAVÁZÁNY VŠECHNY VÝZNAMNÉ PRVKY SYSTÉMU, JE MÍSTNOST ! MÍSTNOST / PATRO / OBJEKT a jejich vazba na ÚČETNÍ STŘEDISKO nákladové = nemovitost vs. výnosové = byznys

OBJEKT vs. ÚČETNÍ STŘEDISKA nebo MÍSTNOSTI vs. ÚČETNÍ STŘEDISKO 3.2. PASPORTIZACE NEMOVITOSTÍ a) (POZEMEK) - AREÁL - OBJEKT - PATRO - MÍSTNOST Ke zvážení: Je POZEMEK samostatný databázový prvek nebo pouze parametr OBJEKTU? Je PATRO samostatný databázový prvek nebo pouze parametr MÍSTNOSTI? ÚČETNÍ STŘEDISKA jsou tvořena z jednotlivých OBJEKTŮ nebo z MÍSTNOSTÍ? OBJEKT vs. ÚČETNÍ STŘEDISKA nebo MÍSTNOSTI vs. ÚČETNÍ STŘEDISKO 1 : N N : 1

3.2.a) Objekt OBJEKT ÚČETNÍ STŘEDISKO SMLOUVY AREÁL MÍSTNOSTI REVIZE POZEMEK

Zásadní údaje: název objektu platnost (existuje) od – do vazba na Areál vazba na (účetní) Středisko

3.2.b) Místnost OBJEKT DOKLADY SMLOUVY MÍSTNOST REVIZE MAJETEK MĚŘÁK

Zásadní evidenční údaje místnosti: název a číslo místnosti plocha místnosti druh místnosti (klasifikace!) objekt (příp. středisko) a jeho patro, v němž se místnost nachází platnost (existuje) od – do Vazby místnosti na: média resp. měřáky (elektro, voda, plyn, teplo, telefon, internet) smlouvy majetek (přiřazený na místnost) revize doklady

3.3. INŽENÝRSKÉ SÍTĚ (média) Zásadní evidenční údaje: druh média název měřáku číslo měřáku druh měřáku (klasifikace) nadřazený měřák platnost měřáku měření (vlastní, z faktury) místnosti

MĚŘÁK VYDANÝ DOKLAD přefakturace SMLOUVA PŘIJATÝ DOKLAD KLIENT HLAVNÍ MĚŘÁK MÍSTNOST

3.4. EVIDENCE KLIENTŮ KLIENT Zásadní údaje: a) evidence dle OR SMLOUVA KLIENT 3.4. EVIDENCE KLIENTŮ Zásadní údaje: a) evidence dle OR (píše se na smlouvy, objednávky atd.) b) kontakty OBJEDNÁVKA DOKLADY

3.5. EVIDENCE ZAMĚSTNANCŮ ZAMĚST NANEC ODDĚLENÍ DIVIZE ROLE ZAMĚST NANEC OBJEDNÁVKY MAJETEK DOKLADY Důležité z hlediska podpisového a organizačního řádu!

3.6. SMLOUVY Zásadní údaje: směr smlouvy odpovědné oddělení typ smlouvy (klasifikace) číslo smlouvy klient (resp. protistrana) datum platnosti datum účinnosti stav smlouvy (klasifikace)

ROZPISY PLATEB DODATKY SMLUV DOKLADY SMLOUVA KLIENT MÍSTNOST ODDĚLENÍ

3.7. OBJEDNÁVKY Zásadní údaje: směr objednávky číslo objednávky cena datum realizace stav objednávky (klasifikace) objednávající klient DOKLAD KLIENT OBJED NÁVKA ZAMĚST NANEC

3.8. PŘÍSTUPOVÁ PRÁVA A ROLE ZAMĚSTNANCŮ V SOFTWARU definice rolí na základě činností zaměstnanců zpřístupnění - celých záznamů - jednotlivým kartám - jednotlivým položkám na kartách - speciální funkce SW Úroveň práv: a) zákaz b) čtení c) zápis d) zámek ZAMĚST NANEC Výchozí nastavení práv: vše zakázáno / vše povoleno ROLE

3.9. ÚKOLNÍK, AUTOMATICKÁ HLÁŠENÍ ZPŮSOB VYVOLÁNÍ ÚKOLU: po akci - příklady: noční hlášení - příklady: ručně zaslané – doporučení: možnost přiložit přímý odkaz na databázovou entitu v mnoha případech významně urychlí komunikaci AKCE: splněno postoupit (předat jinému kolegovi) odložit (posunout v čase)

3.10. ÚČETNÍ DOKLADY Stav dokladů: v očekávání v oběhu vyřízeno nerealizováno / stornováno Typy dokladů: faktura zálohová faktura daňový doklad k záloze paragon splátkový kalendář jiný (interní účetní) doklad

směr dokladu (přijatý / vydaný) f) data (doručení, DUZP, splatnost) Zásadní údaje: směr dokladu (přijatý / vydaný) f) data (doručení, DUZP, splatnost) typ dokladu (klasifikace) g) variabilní symbol stav dokladu (klasifikace) h) částky (bez DPH, DPH, s DPH, k úhradě) číslo dokladu (počet číselných řad) i) oddělení (klasifikace) protistrana (dodavatel / odběratel) j) zaměstnanec (osoba k vyřízení) k) druh nákladu / výnosu (příp. příjmu / výdaje) speciální funkce

DOKLAD STŘEDISKO SMLOUVA OBJEKT OBJED NÁVKA MÍSTNOST DOKLADY (zálohy apod.) MĚŘÁK ZAMĚST NANEC PLATBY

účetní sledování manažerské sledování NÁKLADY vs. VÝNOSY (účetní standardy, účtová osnova) manažerské sledování (zcela libovolná struktura dat, vlastní klasifikace) NÁKLADY vs. VÝNOSY PŘÍJMY vs. VÝDAJE

3.11. ÚHRADY DOKLADŮ (PLATBY) Typy úhrad (klasifikace): hotovostní bezhotovostní (možnost více účtů) zápočet dobropis externí platba (úhrada od pojišťovny) odpis pohledávky PLATBA DOKLAD DOKLADY + ÚHRADY DOKLADŮ = POHLEDÁVKY A ZÁVAZKY

FUNKCE: import bankovních transakcí z internetového bankovnictví zápis hotovostních úhrad zadání jiných typů úhrad párování bankovních transakcí k dokladům

c) druh předmětu (klasifikace) datum zařazení příp. vyřazení vazba na: MÍSTNOST MAJETEK 3.12. EVIDENCE MAJETKU Zásadní údaje: inventární číslo název předmětu c) druh předmětu (klasifikace) datum zařazení příp. vyřazení vazba na: a) místnost (pozor: určit osobu odpovědnou za majetek v místnosti) b) osobu (pozn. hmotná odpovědnost) ZAMĚST NANEC DOKLAD

Zásadní údaje: a) číslo revize b) druh revize (klasifikace) MÍSTNOST REVIZE 3.13. REVIZE Zásadní údaje: a) číslo revize b) druh revize (klasifikace) c) popis revize d) platnost Podle povahy revizí: a) zákonné b) dobrovolné Objednatel (a plátce) revize: a) majitel / pronajímatel nemovitosti b) nájemník OBJEKT MAJETEK DOKLAD

4. PRACOVNÍ PROCESY A POSTUPY KDO zadává data? (konkrétní osoba, skupina osob, někdo ze skupiny osob) CO dotyčný zadává? (databázovou položku / parametry) KDY jsou data zadávána? (pravidelně, po nějaké události, na něčí vyzvání) JAK jsou data zadávána? (jednotlivě, hromadně (speciální funkce) CO dotyčný k zadání dat potřebuje? (zdroj dat) PROČ jsou data zadávána? (k čemu je evidence dat potřeba / na co mají tato data vliv) KDO jím zadaná data využívá? (kdo data sleduje / potřebuje, tj. komunikační kanály)

4.1. rozpočítání přijaté faktury za spotřebu médií PRACOVNÍ POSTUP: krok č.1: pasportér č. 1 - evidence a pasport areálů, objektů (a pozemků) krok č.2: pasportér č. 2 - evidence pater a místností krok č.3: obchodník - definuje typ místnosti resp. její pronajímatelnost krok č.4: právník - zadává obsah smluv do databáze (vazba na místnost, předpis plateb) krok č.5: technik inženýrských sítí - evidence měřáků, jejich parametrů a stavů -------------------------- krok č.6: sekretariát - evidence klientů, příjem přijatých dokladů krok č.7: účetní - zpracování přijaté faktury za spotřebu médií krok č.8: technik inženýrských sítí - rozpočítání faktury za spotřebu médií krok č.9: účetní - vystavení přefaktur za spotřebu médií

4.2. (smlouva na) pronájem nemovitosti PRACOVNÍ POSTUP: krok č.1: pasportér č. 1 - evidence a pasport areálů, objektů (a pozemků) krok č.2: pasportér č. 2 - evidence pater a místností krok č.3: obchodník – konkretizuje parametry smlouvy: a) předmět nájmu (jmenovitě místnosti) b) dobu trvání smlouvy (od, do) c) výši a pravidelnost plateb vč. DUZP, termínů splatnosti krok č.4: právník - zadává obsah smluv do databáze (stav NÁVRH) -------------------------- krok č.5: účetní – vystaví účetní doklady, které jsou přílohou smlouvy (obvykle splátkový kalendář) krok č. 6: ředitel – podpis smlouvy krok č. 7: právník – změna stavu smlouvy (stav SCHVÁLENO PRONAJÍMATELEM) krok č. 8: obchodník – dořešení obchodního vztahu s klientem krok č. 9: právník – změna stavu smlouvy (stav SCHVÁLENO KLIENTEM)

4.3. evidence klientů PRACOVNÍ POSTUP: krok č.1 - právník, zaměstnanci firmy, sekretářka - vytvoření nového klienta: a) nový (krátkodobý) klient – z objednávek (od / k zaměstnanců) b) nový (dlouhodobý) – ze smluv (u právníka) c) nový z účetního dokladu přijatého poštou –od kohokoliv krok č. 2 - sekretářka: kompletace údajů o firmě dle OR, ŽR a FIN Ú.

4.4. evidence účetních dokladů PRACOVNÍ POSTUP (uveden jen pro přijaté faktury): krok č.1 někdy: zaměstnanec: předevidence dokladů + pokladní: připsání úhrady krok č.2: sekretariát - evidence přijaté faktury, překlopení fa do stavu „v oběhu“ krok č.3: účetní: vystavení košilky, předání fa odpovědnému zaměstnanci krok č.4: zaměstnanci, vedoucí, ředitel: schvalovací podpisy na košilku krok č.5: ředitel (sekretariát): předání schválené faktury do účtárny krok č.6: účetní: zaúčtování, proplacení

4.5. evidence plateb PRACOVNÍ POSTUP: A. hotovostní platby krok č.1: klient – úhrad na pokladně krok č.2: pokladní - zápis úhrady do systému krok č.3: účetní – zaúčtování platby krok č.4: obchodník – dostane automatické info o úhradě B. bezhotovostní platby krok č.1: účetní – import plateb (a jejich automatické spárování) z eBankovnictví krok č.2: obchodník – dostane automat. info o úhradě, ruční párování nespár. plateb

5. REPORTY 5.1. DEFINICE REPORTŮ definice reportů a ukazatelů z oblasti: a) technické (př. počet a plocha pronajímaných místností apod.) b) ekonomické (př. počet účetních dokladů, náklady, pohledávky apod.) c) organizační a procesní (počet zaměstnanců, počet úkolů apod.) TRVALÉ vs. JEDNORÁZOVÉ REPORTY 2. definice zcela přesného obsahu reportů, který odpovídá struktuře databáze (snaha zamezit kreativní tvorbě typických reportů) definice termínů předkládání reportů 5.2. ANALÝZA VÝVOJE (očekávaný / požadovaný) 5.3. DEFINICE STRATEGIE A CÍLŮ PRO DALŠÍ OBDOBÍ

Počet účetních dokladů Počet aktivních smluv Počet účetních dokladů Za 5 let se počet smluv prakticky zdvojnásobil, ačkoliv je ve firmě stále stejný počet obchodníků. V posledních 3 letech enormní nárůst tzv. paragonů, což je způsobeno výrazným rozšířením tzv. doplňkových byznysů společnosti.

Počet bezhotovostních transakcí Je zde patrná stagnace počtu transakcí, nicméně ... Zavedením automatického párování bezhotovostních plateb a dokladů odpadlo asi 50% práce.

Počet hotovostních plateb Počet místností Za 5 let se počet úhrad v hotovosti sice zdvojnásobil, nicméně ke zvýšení počtu pokladních nedošlo. Nebylo to třeba, neboť jí byla redukována jiná činnost (povinnost). Počet se zvětšil o 30%, o kolik se zvětšila rozloha? Zvyšuje se díky zvýšení počtu místností obsazenost či tržby?

Obsazenost parkingu Počet úkolů Uvedené 2 poklesy obsazenosti vyplývají z fáze „rozšiřováním“ parkovacích ploch. Uvedené období bylo velmi hektické z důvodů dokončování investic do nové odbavovací haly.

DĚKUJI ZA POZORNOST Ing. Jan TICHÝ, Ph.D. www.jantichy.net