Housing spisové služby pro městské části, organizace a školy „MĚSTSKÝ ROK INFORMATIKY“ Plzeň – května 2006 Ing. Roman Zemánek – obchodní ředitel EXPRIT spol. s r.o.

Agenda prezentace Agenda prezentace •Představení společnosti •Projektu housing spisové služby pro městské části, organizace a školy •Aplikace pro MHMP,městské části a organizace Hlavního města •Housing spisové služby pro městské části Hlavního města •Housing spisové služby pro školy zřizované MHMP •Navazující projekt - Výměna dokumentů mezi jednotlivými městskými částmi

•Společnost EXPRIT je úspěšná softwarová společnost s šestnáctiletým (1990) působením na trhu informačních technologií v České a Slovenské republice - od konce roku 2005 součástí divizní struktury společnosti ICZ a.s •Technická a odborná orientace společnosti, je směřována do oblasti moderních a komplexních řešení v oblasti správy dokumentů v prostředí státní správy a komerčních společností •Úspěšnost vychází z kombinace celosvětově ověřené technologie a firemního know-how podloženého realizovanými projekty Představení společnosti

Technologické zaměření společnosti: •Spisová služba •Správa dokumentů (Document Management) •Řešení tiskových výstupů (Output Management) •Knowledge Management •Fulltextové vyhledávání (Fulltext Retrieval) •Elektronické zpracování formulářů (OCR,ICR) •Elektronický archiv, Oběh dokumentů (Workflow) •Informační portály (Enterprise Information Portals) •Front office aplikace - , Internet/Intranet Představení společnosti

Orientace na trhu: •Státní správa/Government •Banky, pojišťovny, leasingové společnosti •Utility •Obchod •Průmysl •Služby •a další… Představení společnosti

Historie projektu •2002 – MHMP pořizuje multilicenci spisové služby e-spis •2003 – zahájení implementace spisové služby – na úřadech městských částí (P1, P3, P6, P9, P13, P19, …) – v organizacích řízených MHMP (MěK, ZZS, NK, …)

Aplikace pro MHMP, městské části a organizace Hlavního města Projektu vychází z implementace aplikace e spis jenž v multilicenci zahrnuje: • •Modul Spisové služby • •Modul Usnesení pro radu a zastupitelstvo • •Modul Úkoly • •Modul e Podatelna • •Modul Výukový program • •Modul Statistiky • •Modul Registry a registratury • •Digitalizace - vstup digitálních dokumentů formou – –přírůstků – –pořizením stávajícího archivu

Aplikace pro MHMP, městské části a organizace Hlavního města Spisová služba Stížnosti Komponentové jádro e-spis Jádro DMS Jádro WF Databázový server Dokumentový server Šablony dokumentů Skenování/digitalizace OCR BAR code Integrace s Office Integrace s Integ. s frank. strojem Elektronický podpis Statistiky E Podatelna Usnesení Porady vedení Úkoly Výukový program Oběh účet. dokladů Klient DMS Redakční systém Workflow

Architektura systému e-spis Architektura systému e-spis www prohlížeč ORACLE, MS SQL Prezentační vrstva Aplikační vrstva Datová vrstva

Proč outsourcing ? •požadavky na spisovou službu – z „malých“ MČ – ze škol a školských zařízení •organizace nemají potřebné investice, kapacity a znalosti na: – vybudování technologické infrastruktury – zabezpečení správy – metodickou podporu

Princip řešení podatelna tiskárna BarCode Firewall Aplikační server skener Databázový server Housing centrum MepNet Organizace https

Housing spisové služby pro městské části Hlavního města Housing e-spis • •V roce 2003 byla Magistrátem hl. města Prahy připravena infrastruktura pro provozování spisové služby e-spis formou hostingu pro pilotní projekty Městskou knihovnu v Praze a ÚMČ Praha 19 – Kbely. • •Na přelomu let 2004 a 2005 došlo k přeměně hostingu na housing. Hardware byl umístěn do Kongresového centra, základní provoz zajišťuje PragoNet a.s. Správa hardware, operačních systémů, databáze a aplikace přešla zcela na Exprit s.r.o. • •Od roku 2005 začala aplikaci používat pro vedení spisové služby MČ Praha 8 – Ďáblice pak začala používat spisovou službu také MČ Praha 19 – Čakovice. • •V roce 2006 je avizován a projednán přístup s dalšími uživateli housingu spisové služby : MČ Praha – Petrovice, MČ Praha – Slivenec, MČ Praha - Dolní Chabry a MČ Praha - Velká Chuchle., MČ Újezd nad Lesy, MČ Praha – Zličín, MČ Praha – Řeporyje, MČ Praha 18 - Letňany a další v rámci projektu výměny dokumentů.

Housing spisové služby pro městské části Hlavního města • •Způsoby a prostředky připojení jednotlivých organizací jsou různé. Zatímco MKP je připojena přímo na MepNet pevným připojením, u MČ Ppraha 19 - Kbely a MČ Praha - Čakovice jsou pro připojení do sítě MepNet použito radioreléové připojení a u MČ Praha V případě MČ Ďáblice je použito ADSL. Přestože jsou připojení a prostředky různé, není provozování spisové služby z pohledu uživatele rozdílné. Odezvy systému jsou velmi dobré. • •V případě zájmu ostatních organizací HMP a jejich technických možností (připojení k MepNet, popř. zprovoznění SSL brány) budou postupně tyto organizace zaváděny do housingu. Doba potřebná pro implementaci spisové služby, zaškolení uživatelů a start ostrého provozu je u malých městských částí a organizací přibližně 3 týdny až 1 měsíc. • •Záměr odpovídá cílům definovaným v informační strategii města „Cesta k e-Praze“ v oblasti C1-4

Projekt housing školy Předmětem projektu je umožnit školám zřizovaným HMP splnit zákonnou povinnost (Zákon 499 sb.) o vedení spisové službu elektronicky. Vedoucím projektu je Bc. Krupka odboru SKU MHMP. Projekt řeší: • •centrální provozování systému v housing centru formou ověřených outsourcing služeb • •jednotnou metodiku zavedení a rozšíření spisové služby na školách a školských zařízeních zřízených MHMP, spolupráci s Archivem HMP jednotnou metodiku používání spisové služby ve školách a školských zařízeních včetně jednotného spisového plánu, • •zaučení velkého počtu uživatelů na práci se systémem spisové služby realizovat prostřednictvím výukového programu e-spis.

Projekt housing školy Projekt má tři etapy: • •příprava řešení – realizováno • •pilotní provoz – probíhá • •plošný zkušební provoz Ve třetí etapě - plošný provoz, bude systém nakonfigurován a provozován pro velký počet (desítky až stovky) školních zařízení. Přihlašování uživatelů ke spisové službě bude integrováno v prostředí Portálu HMP a bude využívat jeho správu uživatelských oprávnění. Účast v projektu není z hlediska MHMP závazná, školy se budou hlásit podle zájmu. Počet škol zřizovaných MHMP je přibližně 200. V případě zájmu MČ je to pak dalších 600 školních zařízení. • •Záměr odpovídá cílům definovaným v informační strategii města „Cesta k e-Praze“ v oblasti C2-2

Projekt výměny dokumentů v oblasti Prahy 9 • •Předmětem řešení je pilotní projekt v regionu MČ Prahy 9 a dalších městských částí. Hlavním cílem projektu je zajištění elektronické výměny dokumentů mezi organizacemi (úřady) provozujícími spisovou službu e- spis. Tento projekt byl představen v samostatném bloku prezentace zástupcem MČ Praha 9 - tajemnicí úřadu. • •Cílem projektu je připravit a implementovat řešení: – –Zajišťující efektivní komunikaci (výměnu dokumentů) mezi úřady – –Využívající technologickou infrastrukturu vybudovanou MHMP: • •Housingové centrum pro provozování spisové služby e-spis • •Portál HMP • • Záměr odpovídá cílům definovaným v informační strategii města „Cesta k e-Praze“ v oblasti C2-2,C5-2.

Kontakt : EXPRIT, spol. s r.o. Ing.Roman Zemánek Drtinova 2, Praha 5 Tel.: Děkuji za pozornost

Realizované projekty na území Hlavního města Magistrát hlavního města Prahy a jednotlivé Městské části – v rámci projektu SO-001 řešení komplexního řízení celého cyklu písemností, správy elektronických dokumentů a sledování oběhu dokumentů v aplikaci e- spis • •Městská část Praha 1 • •Městská část Praha 3 • •Městská část Praha 6 • •Městská část Praha 8 • •Městská část Praha 9 • •Městská část Praha 13 • •Městská část Praha 19 • •Projekt hosting pro malé městské části hlavního města Prahy • •Záchranná služba hlavního města Prahy • •Městská knihovna v Praze • •Projekt hosting pro školy a školská zařízení hlavního města Prahy • •Projekt je určen pro další městské částí