Jak na hromadnou korespondenci stručný úvod by V. Votruba copyleft 2005

Co to je hromadná korespondence způsob, jak určitý dokument určený více lidem „obohatit“ údaji oněch lidí způsob vytváření katalogových štítků, adresních štítků, diplomů, obálek a jiných materiálů s pomocí databáze údajů

Jak začít nejprve musí být otevřený buď prázdný dokument nebo dokument, který budeme chtít s databází údajů spojit pak můžeme spustit hromadnou korespondenci přes Nástroje – Dopisy a korespondence otevře se vpravo panel sloužící k vytvoření hromadné korespondence

Dopis, obálka, štítek nebo adresář? dopis slouží pro jakýkoliv dokument, který zaplní celou stránku a bude obsahovat data z databáze štítek je vhodný pro dokument, kde data z databáze budou uspořádána v tabulce … a pokračujeme dále

Počáteční dokument druhým krokem je výběr počátečního dokumentu buď je již otevřen a pak ho použijeme jako aktuální nebo si musíme otevřít ze šablony nebo z jiného existujího dokumentu … a pokračujeme dále

Jak vybrat zdroj dat buď máme seznam připravený v podobě souboru, nebo využíváme adresáře v aplikaci Outlook nebo vytvoříme teď nový (nedoporučuji – nejlépe mít seznam již vytvořený) máme-li seznam, přes Procházet si jej otevřeme a můžeme: zatržením nebo zrušením zatržení vybrat údaje z databáze kliknutím na sloupec zvolit způsob řazení

Vytvořit dokument ... v dalším kroku upravujeme dokument položky z databáze do něj dostaneme pomocí odkazu Další položky zpřístupňujícímu Databázová pole ta po dvojkliku (nebo po vybrání a kliknutí na Vložit) se objeví v dokumentu na místě kurzoru

Hrátky s daty chceme-li vkládat například oslovení určená podle pohlaví, musí být v databázi položka rozlišující pohlaví (např. M/Z nebo M/F) pak musíme mít dostupný panel nástrojů Hromadná korespondence (buď přes Zobrazit – Panely nástrojů – Hromadná korespondence nebo přes Nástroje – Dopisy a korespondence- Zobrazit panel nástrojů) v něm si vybereme Vložit pole – Pokud...pak...jinak... a nastavíme podmínku

Hrátky s daty II potřebujete-li se rozhodnout podle klíče mezi více než dvěma možnostmi, použijte předcházející postup pomocí pole Pokud...pak...jinak... vícekrát potřebujete-li v adresním štítku použít tabulátor, dá se vložit pomocí Ctrl + Tab nezapomeňte, že umíte používat zarážky pro zarovnání vlevo či vpravo na jednom a tomtéž řádku

Zobrazit náhled v dalším kroku vidíte přehled dokumentů, jak budou vypadat po sloučení a můžete je ještě upravit procházet mezi nimi můžete pomocí šipek << a >> v panelu vpravo nebo v panelu nástrojů Hromadná korespondence a je-li všechno v pořádku, v dalším kroku přes Upravit dokument můžete dokument sloučit s daty a vytvořit tak nový dokument

Jak vybrat zdroj dat buď máme seznam připravený v podobě souboru, nebo využíváme adresáře v aplikaci Outlook nebo vytvoříme teď nový (nedoporučuji – nejlépe mít seznam již vytvořený) máme-li seznam, přes Procházet si jej otevřeme a můžeme: zatržením nebo zrušením zatržení vybrat údaje z databáze kliknutím na sloupec zvolit způsob řazení

Pro štítky vytvořte nebo použijte pro vás vhodný typ štítku při vytváření nezapomeňte na rozměry stránky a okraje naformátujte nejdříve jeden štítek jeho formát můžete rozkopírovat na všechny ostatní pomocí tlačítka Aktualizovat všechny štítky v panelu vpravo ve čtvrtém kroku Hromadné korespondence