Seminář „Kontrola výdajů“ v rámci programů Interreg Danube a Interreg Europe Způsobilost výdajů 14. 5. 2018, Praha

Způsobilost výdajů Ověření způsobilosti výdajů je jedním, ale ne jediným z cílů kontroly Metodicky upraveno předpisy EU, národními, Pokyny a Náležitostmi Způsobilost nárokovaných výdajů a aktivit s nimi spojených je posuzována ve smyslu: Věcné způsobilosti výdajů – tzn. vazba k projektu a projektové žádosti (mezinárodní přesah, udržitelnost výstupů, inovativní proces, horizontální kritéria a partnerství na různých úrovních) Přiměřenosti výdajů – efektivnosti a účelnosti Časové způsobilosti výdajů – vznik a úhrada výdaje Místní způsobilosti výdajů – programové a mimoprogramové území Vykázání výdajů – doložení příslušnou dokumentací. HOSPODÁRNOST – ÚČELNOST – EFEKTIVNOST – pravidlo 3E VÝDAJ MUSÍ NEJEN VZNIKNOUT, ALE I BÝT UHRAZEN V REPORTOVACÍM OBDOBÍ (s výjimkou pro závěrečné období)

Způsobilost výdajů – náležitosti dokumentů s výjimkou paušálních výdajů Úplné, kompletní a správné, Opravy prováděné řádným způsobem - tzv. účetní opravy, Utříděné, Odděleně zaúčtované od ostatních výdajů partnera (tzv. separate accounting system) V souladu s pravidly způsobilosti, Dle charakteru a výše vzniklé na základě výběrového/zadávacího řízení, Označení originálů účetních dokladů řádně dle požadavků programu Název projektu (ACRONYM), Číslo projektu, Název programu

Způsobilost výdajů v období 2014-2020 Nezpůsobilé výdaje v období 2014-2020 věcné příspěvky, úroky z dlužných částek, pokuty, penále, výdaje na soudní spory, dary nad 50€ nesouvisející s propagací, komunikací projektu, úroky z úvěrů, kurzové rozdíly, nákup pozemků, DPH (výjimka pro příjemce, kteří nemohou nárokovat odpočet DPH na vstupu), poplatky za národní finanční transakce, přefakturace mezi partnery projektu (za služby, vybavení, práce).

Časová způsobilost výdajů Přípravné výdaje: Paušální částka 15.000 EUR (IE) a 17.500 EUR (DANUBE) na projekt – přiděleno Lead Partnerovi. Není předmětem kontroly na úrovni FLC. Výdaje v realizační fázi : Způsobilost počíná dnem schválením projektu monitorovacím výborem a končí posledním dnem měsíce označeného jako „finalizační“. realizace aktivit projektu provedeny všechny platby výdajů předložena poslední zpráva za projekt

Rozpočtové kapitoly (budget lines) Staff costs – mzdové výdaje Travel and accommodation costs – cestovné Office and administrative expenditure – administrativní a kancelářské výdaje External expertise and services costs – externí služby Equipment expenditure – vybavení Náklady na ingrastukturu a práce (DANUBE) Kapitoly External expertise and services a Equipment jsou v rozpočtu projektu uvedeny položkově pro jednotlivé projektové partnery. Nelze v soupisce výdajů nárokovat proplacení služby nebo vybavení, které nejsou v rozpočtu uvedeny.

Vykazování výdajů v období 2014-2020 Staff costs - mzdové výdaje a) REAL COSTS - Náhrada dle skutečných výdajů. b) FLAT RATE - Paušál až do výše 20% (DANUBE) přímých výdajů partnera (bez mzdových a paušálních výdajů, např. administrativních nákladů) . V případě Interreg Europe nejsou paušální sazba u osobních nákladů povoleny. Výběr způsobu náhrady mzdových výdajů (paušál x reálné mzdy) na začátku projektu, bez následné změny v průběhu realizace projektu – je nutné řádně zvážit volbu. V případě skutečných výdajů jsou způsobilé hrubé mzdy a zákonné odvody ve výši zakotvené v zaměstnanecké smlouvě/ekvivalentu. Pracovní smlouvou nepodložená navýšení mezd nebo výplata odměn jsou nezpůsobilé.

1. Staff costs – mzdové výdaje Modely zaměstnávání zaměstnanců příjemcem: a) na plný úvazek, b) na částečný úvazek s pevně stanoveným procentním podílem odpracované doby za měsíc nebo c) na částečný úvazek s pružným počtem odpracovaných hodin za měsíc. c1) výpočet založený na počtu odpracovaných hodin dle pracovní smlouvy c2) výpočet podílem posledních doložených ročních hrubých mzdových nákladů (tj. mzdových nákladů za posledních 12 po sobě jdoucích měsíců) a 1720 hodin v souladu s čl. 68 odst. 2 nařízení (EU) č.1303/2013. Takto stanovená hodinová sazba se vynásobí počtem odpracovaných hodin d) na hodinovém základě

Vykazování výdajů v období 2014-2020 Zaměstnání na plný úvazek v projektu Rozhodující jsou ustanovení pracovní smlouvy/ekvivalentu, nedokládá se timesheet. Zaměstnání na částečný úvazek s pevně stanoveným procentním podílem odpracované doby na projektu za měsíc - Timesheet není vyžadován, v pracovní smlouvě/dohodě, náplni práce resp. popisu pracovního místa musí být uveden procentní podíl doby, který má zaměstnanec na projektu odpracovat

Vykazování výdajů v období 2014-2020 Zaměstnání na částečný úvazek s pružným počtem odpracovaných hodin na projektu za měsíc – výše mzdových nákladů se stanovuje dle počtu odpracovaných hodin na projektu a hodinové sazby, kterou je možné vypočíst jako: Podíl měsíčních hrubých mzdových nákladů a měsíční pracovní doby v hodinách podle dokladu o zaměstnání (timesheet) - Podíl měsíčních hrubých mzdových nákladů a měsíční pracovní doby stanovený v dokladu o zaměstnání a vyjádřený v hodinách. Podíl posledních doložených ročních hrubých mzdových nákladů (tj. mzdových nákladů za posledních 12 po sobě jdoucích měsíců) a 1720hodin - Podíl posledních doložených ročních hrubých mzdových nákladů (tj. mzdových nákladů za posledních 12 po sobě jdoucích měsíců) a 1720 hodin

Jak dokládat … Co je nutné doložit při první kontrole (v dalších kontrolách doklady o případných změnách v dokumentaci): Pracovní smlouvy včetně případných dodatků, popřípadě DPP/DPČ, Přidělení pracovníka pro projekt, a to např. rozhodnutí o jmenování nebo jiný ekvivalent, který lze považovat za doklad o zaměstnání s vyčleněním pro projekt (rozhodnutí o přidělení pracovníka k projektu), Platový výměr, (pokud není v pracovní smlouvě), popřípadě jiné doložení výše mzdy/platu (u pracovníka ve státní správě zařazení do platové třídy a stupně), Pracovní náplň, (pokud není uvedeno v PS), Stanovení/volba metody a způsobu výpočtu hodinové sazby u částečných úvazků tam, kde je to relevantní, V případě metody přepočtu se 1720h také doklady k prokázání hrubé mzdy za posledních 12 měsíců, Sestavu rekapitulace mezd,

Jak dokládat …. výplatu mezd: výpis z účtu nebo výdajový pokladní doklad. výjimka: v případě organizační složky státu, územně správního celku a jejich příspěvkové organizace lze doložit čestným prohlášením v případě výplaty mezd z účtu organizace jednou částkou: čestné prohlášení každého zaměstnance + výpis z účtu prokazující úhradu souhrnné částky výdajů mzdu obvyklou: mzdové tabulky nebo tarify; platový výměr pracovníka na stejné pracovní pozici odměny: vnitřní předpis , který stanoví pravidla pro vyplácení odměn. Pravidla pro odměny musí být zavedena minimálně 6 měsíců před předložením projektové žádosti. Odměna musí být potenciálně přístupná pro všechny zaměstnance. Centrum pro regionální rozvoj České republiky je na základě registrace u MV oprávněno nakládat i s citlivými informacemi a zaručuje jejich bezpečnost.

Vykazování výdajů a nejčastější pochybení po rozpočtových kapitolách - MZDOVÉ VÝDAJE Chybějící doklady a problémy v této oblasti Pracovní smlouva vč. všech dodatků / DPP, DPČ, pracovní náplň / přidělení pro projekt, mzdový/platový výměr, Výplatní pásky, doklad o úhradě mezd, Centrum disponuje oprávněním nakládat s tímto typem informací a odmítnout poskytnout takové informace z důvodu jejich ochrany není relevantní, U odměn vždy zdůvodnění a schválení nadřízeným pracovníkem; doložení období, ke kterému se odměna vztahuje, Odlišný popis činností v timesheetu vzhledem k pracovní smlouvě/pracovní náplni/progress report/application form, Chyby v odlišení činností dle WPs mezi timesheetem a schválenými aktivitami dle application form, Nedoložení výstupů uváděných v timesheetech průkaznou formou.

Vykazování výdajů a nejčastější pochybení po rozpočtových kapitolách - MZDOVÉ VÝDAJE Nárokování nezpůsobilých položek Navyšování mezd pouze pro účely projektu, Bonusy bez souvislosti s projektem, dovolená vyšší než alikvotní část pro projekt, Mzdy jsou nárokovány dle data úhrady - časová způsobilosti.

2. Travel and accommodation costs - Cestovní výdaje Zahrnují výdaje na následující položky: jízdné a náhrady jízdného, Stravné, Ubytování, Víza, Kapesné. Pracovní cesty realizované výhradně zaměstnanci projektového partnera. Pracovní cesty realizované osobou, která není zaměstnancem projektového partnera – vykazují se v rozpočtové kapitole Externí služby

Cestovní výdaje Nač si dávat pozor: Náhrady za použití soukromého vozidla – častá chyba je nesprávný výpočet náhrady za spotřebu pohonných hmot. Základem pro výpočet je tzv. kombinovaná spotřeba uvedená v technickém průkaze. Použití služebního vozidla - způsobilé jsou výdaje za spotřebované pohonné hmoty. Výdaje za opravy a údržbu jsou hrazeny v rámci paušální částky za administrativní a režijní výdaje. Pracovní cesty mimo programové území – pouze jsou-li uvedeny v projektové žádosti nebo předem schváleny Společným sekretariátem pracovníci na DPP/DPČ nemají ze zákona nárok na náhradu cestovních výdajů. Možnost sjednat v textu DPP/DPČ.

Vykazování výdajů v období 2014-2020 - CESTOVNÍ NÁHRADY Co je nutné doložit ke kontrole způsobilosti: Vždy: Přehled pracovních cest (standardizovaný formulář) – pokud nelze předložit, pak lze nahradit jinou sestavu o stejné vypovídací schopnosti, Vnitřní předpis zaměstnavatele o pracovních cestách, Zdůvodnění použití jiné než ekonomické třídy nebo taxi Na vybraném vzorku: Při využití soukromého vozidla dohodu/souhlas o používání vlastního motorového vozidla ke služebním účelům a kopii technického průkazu, Při využití služebního vozidla minimálně kopii knihy jízd, technického průkazu, Zprávu ze SC pokud je zpracovávána. Cestovní příkaz, vyúčtování cesty včetně prvotních dokladů a doklad o zaplacení.

Vykazování výdajů a nejčastější pochybení po rozpočtových kapitolách – CESTOVNÍ NÁHRADY • Trvání cesty v přímé vazbě na projekt (jednání +1 den před a po) • Doložit vztah k aktivitě dle Application Form • Nutnost doložit, že cesta skutečně proběhla – boarding pass, jízdenky; prezenční listina • Výpočet stravného dle vyhlášky MPSV, krácení dle ZP (např. za snídani v ceně ubytování) • Pozor na použití kurzu pro přepočet cizí měny – u pracovních cest se řídí ZP • Konferenční poplatky patří do rozpočtové kapitoly External Expertise (2014- 2020) Nárokování nezpůsobilých položek • Cesty business class , taxi pokud bylo možné použít veřejnou dopravu (nesplňují pravidlo 3E) • Cesty mimo programové území musí být uvedeny v Application Form nebo předem schváleny JTS

Jak dokládat … účast na meetingu: pozvánka, program, zápis, kopie účastnické listiny cesta letadlem: faktura, úhrada faktury, boarding pass úhrada cestovních náhrad pracovníkovi: výdajový pokladní doklad, výpis z účtu. V případě úhrady společně s výplatou mzdy mzdový lístek, výpis z účtu. výdaje na neuskutečněné cesty nejsou způsobilé

3. Office and administrative expenditure - Administrativní a režijní výdaje Paušální sazba 15% uznatelných mzdových výdajů za příslušné reportovací období. Ke kontrole není třeba dokládat žádnou dokumentaci ani propočty. Výdaje charakteru Office and administrative costs nemohou být nárokovány v jiné rozpočtové kapitole.

Vykazování výdajů v období 2014-2020 Administrativní výdaje Náhrada paušálem do výše 15% způsobilých mzdových výdajů partnera Žádné další přímé výdaje nejsou způsobilé Způsobilé administrativní výdaje (konečný výčet výdajů) nájem kancelářských prostor pojištění a daně související s budovami, v nichž se nacházejí zaměstnanci, a s vybavením kanceláře (např. pojištění proti požáru, krádeži) veřejné služby (např. elektřina, topení, voda) kancelářské potřeby všeobecné účetnictví zajišťované uvnitř organizace, která je příjemcem archivy údržba, úklid a opravy bezpečnost systémy informačních technologií komunikace (např. telefon, fax, internet, poštovní služby, vizitky) bankovní poplatky za otevření a správu účtu nebo účtů, jestliže provádění operace vyžaduje otevření zvláštního účtu poplatky za nadnárodní finanční transakce

4. External expertise and services costs -Externí služby studie, expertízy překlady organizace setkání a meetingů tisk propagačních a dalších materiálů cestovné externích osob, které pracují na projektu, ale nejsou zaměstnanci projektového partnera. Musí mít smluvní podklad. … výčet služeb, které mohou být považovány za způsobilé je uveden v Programovém manuálu Nač si dávat pozor: vazba na aktivity projektu limity a pravidla pro výběrová řízení fakturace mezi projektovými partnery není přípustná výdaje na cestovné externích osob – doklady musí znít na projektového partnera a musí být projektovým partnerem uhrazeny

5. Equipment expenditure - Vybavení IT hardware a software měřicí přístroje, laboratorní vybavení kancelářské vybavení další zařízení nezbytné pro potřeby projektu … výčet vybavení, které může být považováno za způsobilé je uveden v Programovém manuálu Nač dávat pozor: vazba na aktivity projektu limity a pravidla pro výběrová řízení očekává se, že vybavení bude opatřeno informací o spolufinancování z fondů EU rozpočet – vybavení je jmenovitě uvedeno

Další pravidla … DPH – způsobilé pouze tehdy, jestliže nemůže být uplatněno v daňovém přiznání na vstupu věcné dary, dobrovolná práce – nelze uplatnit jako způsobilý výdaj příjmy projektu – snižují částku způsobilých výdajů sdílené výdaje jsou nepřípustné – vždy rozpočtováno a nárokováno jedním projektovým partnerem. propagační materiál a dárky – schválení v projektové žádosti nebo schválení společným sekretariátem vykazování výdajů vždy v měně EUR. Kurz vyhlašovaný Evropskou komisí pro měsíc, ve kterém jsou dokumenty předkládány ke kontrole.

Změny rozpočtu změny v rámci 20% flexibility – na úrovni rozpočtové kapitoly a na úrovni projektového partnera … není třeba předchozího schválení řídícího orgánu/společného sekretariátu. Je řízeno na úrovni projektu. Výjimka: rozpočtová kapitola Vybavení – navýšení vždy konzultovat se společným sekretariátem změny nad 20% rozpočtové kapitoly nebo projektového partnera … nutné předchozí schválení ze strany řídícího orgánu/společného sekretariátu Změny je možné provádět, a jsou schvalovány, pouze v odůvodněných případech.

Děkuji za pozornost Ing Děkuji za pozornost Ing. Pavel Kalina Centrum pro regionální rozvoj České republiky Odbor Evropské územní spolupráce U Nákladového nádraží 3144/4 130 00 Praha 3 T: +420 225 855 394 E: pavel.kalina@crr.cz