Program ESPON 2013 Praktické náležitosti při podání projektu Národní Info den OP ESPON 2013 Praha, 21. únor 2010 Mgr. Jana Huberová Ministerstvo pro místní rozvoj

Kroky k úspěšnému projektu – obecně Výběr vhodného tématu v rámci daných priorit a aktivit Vytvoření nadnárodní projektové skupiny (TPG - Transnational project groups) PR1, 3 Vytvoření skupiny stakeholderů PR 2 Kolik partnerů vybrat? Priorita 1, 3 do 200 tis. EUR 1 projektový partner nad 200 tis. EUR alespoň 3 projektoví partneři z různých zemí Priorita 2 Minimálně 3 stakeholdeři Role vedoucího projektového partnera

„Nemám projektového partnera - Co s tím?“ Oslovit stávající kontakty Oslovit naše Kontaktní místo 1 stránka v angličtině o projektu Krátká informace o organizaci (typ organizace, působnost atd.) Požádat o zařazení do mailing listu ESPON u Kontaktního místa ESPON Každý stát má národní kontaktní místo– informace o tom, že hledáte projektového partnera budou rychle rozšířeny k potenciálním žadatelům ve všech státech Důležité najít důvěryhodného a spolehlivého projektového partnera

Než začnu vyplňovat formulář žádosti Vyberu si pečlivě Prioritu (případně typ akce) a projekt Začnu hledat projektové partnery Definuji typ subjektu (organizace): veřejný x veřejnoprávní x soukromý Pokud si nejsem jist – zkontaktuji se s MMR

Priorita 1 & 3 Jak napsat projekt aby byl způsobilý?

Na co být připraven? Projektová žádost, realizace projektu a zprávy jsou v angličtině Minim. 1 člověk – realizátor popř. koordinátor, který bude projekt realizovat Pokud budete vedoucím partnerem, budete mít větší zodpovědnost za celý projekt a za všechny partnery Účetnictví projektu vést odděleně Profinancováno 100% uznatelných nákladů ale počítat s dobou certifikace a proplacení co ½ roku certifikace proplacení certifikovaných prostředků – až 1 rok finance propláceny přes vedoucího projektového partnera Ke každé certifikaci zpráva o postupu projektu a finanční zpráva Dodržovat termíny Doba projektu cca 2-3 roky

Projektové žádosti Část A: Administrativa, finance, rozpočet a řízení projektu Chráněný excel dokument Přílohy ve wordu Část B: Obsahová stránka projektu Anonymní! Word dokument + přílohy (dobrovolné) Přílohy (povinné) u soukromých subjektů Doklady o platební schopnosti aj. (v češtině) _______________ Žádost musí být: Úplná a v angličtině Pouze na předepsaných formulářích Odevzdána 1x elektronicky a 2x v papírové verzi (podepsaný a orazítkovaný originál a jeho kopie) Podána kdykoliv nejpozději však 21. března 2011

Projektová žádost - část A Část A (Excel) Informace o partnerství Finanční informace o odborném zázemí a externí spolupráci Rozpočtová specifikace (koordinace, činnosti, šíření) Předpokládané ale REÁLNÉ náklady (+přípravné náklady) Časový rozvrh projektu (přehledná časová osa) Logicky propojit finanční stránku a činnost Organizační struktura Zkušenosti s partnerstvím ___________ Přílohy: schéma o řízení projektu a schéma o průběhu auditu

Část A: na co myslet Přečíst si úvodní instrukce Nejprve zvolit prioritu a téma Kontrola ERROR upozornění (nesmí být) Vyplnit a označit všechny povinné buňky Poslední list orazítkovat a podepsat Nepřevádět xls dokument např. do Pdf Vyhnout se „kopírovat/vložit operacím“ Nezapomenout na „šíření“ – dissemination cca 20.000 EUR / na cca 200.000 EUR projekt

Chyby ve formuláři – „ERROR“ Přední strana „Cover sheet“ a další stránky hlásí chyby „Error“ v případě špatného nebo neúplného vyplnění Před podáním projektu odstraním všechny chyby „Error“

Instrukce – „Instruction Sheet“ Přečtu si instrukce před tím než začnu vyplňovat formulář

Přední strana – „Cover Sheet“ Nejprve si zvolím prioritu Formulář je pak automaticky upraven Zvolím si téma Vyplním akronym a název projektu; ty se pak automaticky objeví na dalších listech Bílé buňky vepíši; zelené – vyberu z volby; šedé - nevyplňuji

Finance 1 – „Financial Overview Sheet“ - Kdy projekt začne a skončí? – přesně vyplním podle zadání v „Application pack“ Přidám maximální množství partnerů Zvažuji však efektivnost projektu Pečlivě vyberu právní status V případě soukromých subjektů – pečlivě studuji v „Application pack“

Finance 2 – „Financial Overview Sheet“ Přesně vepíši rozpočet projektu za vedoucího a projektové partnery Rozpočet se automaticky objeví na dalších stranách

Zařízení – „Breakdown Equipment Sheet“ Zde zahrnu nákup zařízení na jednotlivého partnera, které je nezbytné nakoupit pro projekt Partnera zvolím z nabídky Celkový náklad na zařízení se zobrazí na dalších stranách formuláře

Externí služby – „Breakdown External Expertise Sheet“ Zde zahrnu externí služby na jednotlivého partnera, které se předpokládají k realizaci projektu Partnera zvolím z nabídky Celkový náklad na externí služby se ukáže na dalších listech

Rozpočet – „Breakdown Budget Line & WP Sheet“ Zde vepíši rozpočet rozvrhnutý na jednotlivé řádkové položky a aktivity - Náklady na zaměstnance musí být vypočteny dle počtu odpracovaných hodin podle strany 2 “Working Hours”

Platby – „Payment Forecast Sheet“ Zde naplánuji platby ve vztahu k certifikaci výdajů Certifikace probíhá co 6 měsíců - Rozpočet partnerských zemí = rozpočet států ze Švýcarska, Norska, Islandu, Lichtenštejnska

Hodinový výkaz -„Overview of Working Hours Sheet“ Zde napíši předpokládaný počet pracovních hodin na projektu – za vedoucího partnera a projektové partnery Uvedu kalkulaci pouze pracovních hodin

Řízení projektu -„Management Structure Sheet“ Každý projekt musí mít svého projektového koordinátora a finančního manažera Zde uvedu jejich detaily Projektový manažer a manažer pro komunikaci je dobrovolný

Partnerství -„Partnership Description Sheet“ - Zde uvedu zkušenosti s řízením a realizací projektů za vedoucího partnera Kompetence a vědecké zkušenosti vedoucího partnera uvedu zde

Prohlášení -„Consistency Sheet“ Vyberu jednu z možností a tím se vyhnu chybných - „error“ označení

Podpisový list – „LP Certification Signature Sheet“ Označte všechny políčka pro eliminaci chybných - „error“ označení - Tato stránka žádosti musí být podepsána a orazítkována zástupcem vedoucího projektového partnera

Kontrolní list – „Checklist for Submission Sheet“ - V tomto kontrolním listu jsou uvedeny všechny náležitosti, které musím vyplnit, aby žádost byla způsobilá – provedu si kontrolu, zda mám všechno.. - Zatrhnu všechna políčka abych se vyhnul chybným – „error“ označení

Obsahová stránka žádosti – na co myslet? Postupovat v projektu dle Projektového manuálu (cíle, výstupy, výzkumné otázky) Postupovat dle Programového manuálu Dosažitelné cíle v rámci projektu Projekt mít připraven k realizaci po schválení Mít připraveny finanční prostředky k realizaci po schválení Rozpočty vytvářet reálně a v reálném časovém harmonogramu (v případě neplnění plánu v čerpání financí, může dojít ke krácení prostředků)

Projektové žádosti - část B Word dokument, každá část má maximální počet stránek Nástin koncepce pro stanovení potřeb výzkumu a popis záměrů navrhované práce (max. 15 stran) 2) Podrobná specifikace činností spojených s prací na projektu (max. 15 stran) 3) Popis navrhovaného vědeckého přístupu (max. 15 stran) 4) Popis přepokládaného rozložení činností (max. 5 stran) Strany které přesáhnout maximální počet, nebudou předány k posuzování

Část B – na co myslet Anonymita v projektu (pokud by bylo na žádosti uvedena instituce, jméno atp., žádost bude shledána nezpůsobilá) Strany nad požadované maximum nebudou předloženy k posouzení Jasně definovat řešení výzkumných otázek, výzkumného záměru metodologická východiska Navazovat na již proběhlé výzkumy ESPON Jasně rozpracovat aktivity (work package) a rozložení povinností mezi LP a PP Výzkumné schéma a/nebo schéma pracovního plánu jednotlivých partnerů projektu

Podání projektu Žádost musí být podána kdykoli v průběhu období vyhlášení výzvy nejpozději však 21. března 2011 _________ Podána elektronicky a standardní poštou v „papírové verzi“ Poštou pošlete DVĚ PAPÍROVÉ VERZE žádosti: jeden ORIGINÁL a jednu KOPII Papírová verze: Formulář A (podepsaný a orazítkovaný originál) Schéma řídící struktury Shéma finančního toku (auditu) Formulář B Finanční dokumenty u soukromého subjektu Elektronická verze: 1x všechny dokumenty jak u papírové Není třeba posílat finanční dokumenty u soukromého subjektu E-mailem na adresu: application@espon.eu (dostanete potvrzení e-mailem) Poštou na adresu: ESPON Coordination Unit CRP HT – BP 144 4221 Esch sur alzette Luxembourg

Výběrová procedura Probíhá na Koordinační jednotce v Lucembursku a kontroluje se: Žádost doručena včas na předepsaných formulářích Podpisy, razítka Obsah vzhledem k vybranému tématu Minimální počet účastníků Způsobilost partnerů (probíhá na MMR ČR) Dodrženy rozpočtové limity

Posuzování projektů Provádí vybraná skupina odborníků Každá priorita má své kritéria hodnocení (najdete je v projektovém manuálu) Hodnotí se: Kritéria týkající se obsahu Cíle Koncepce Návaznost na předchozí projekty ESPON popř. provázanost se stávajícími aj. Kritéria týkající se řízení (managament) projektu Načasování aktivit Transparentnost Příhodnost a zdůvodnění alokace mezi aktivity a partnery Kritéria týkající se partnerství Kvalita a relevantnost odborných zkušeností projektové skupiny a jednotlivých partnerů

Po schválení projektu Vedoucí partner (LP) /Koordinační jednotka: Zahajující schůzka LP/Řídící orgán: Podpis Smlouva o poskytnutí příspěvků (Subsidy Contract) LP/projektoví partneři (PPs): podpis Smlouvy o partnerství (Partnership Agreement) LP/PPs: Úvodní zpráva (Inception Report) a podrobný rozpočet projektových partnerů LP/PPs: Zprávy o postupu projektu obsahující také Zprávu o finančním postupu (Progress Financial Reports) LP/PPs: Návrh závěrečné zprávy (Draft Final Report) LP/PPs: Závěrečná zpráva (Final Report)

Priorita 2 Jak napsat projekt aby byl způsobilý?

Jak podat žádost? Žádost obsahuje: Žádost pro vyjádření zájmu (chráněný excel soubor) Závazný dopis vedoucího stakeholdera a projektových stakeholderů Žádost musí být: V angličtině Na předepsaných formulářích Podaná kdykoliv v průběhu výzvy nejpozději 21. března 2011 Poslána elektronicky a poštou

Než začnu formulář vyplňovat Přečíst si úvodní instrukce Nejprve zvolit akci 1-3 Kontrola ERROR upozornění (nesmí být) Vyplnit a označit všechny povinné buňky První list orazítkovat a podepsat Nepřevádět xls dokument např. do Pdf Vyhnout se „kopírovat/vložit operacím“

Chyby ve formuláři – „ERROR“ - Přední strana „Cover sheet“ a další stránky hlásí chyby „Error“ v případě špatného nebo neúplného vyplnění - Před podáním projektu odstraním všechny chyby „Error“ - Tato stránka žádosti musí být podepsána a orazítkována zástupcem vedoucího stakeholdera Bílé buňky vepíši; zelené – vyberu z volby; šedé - nevyplňuji

Instrukce – „Instruction Sheet“ Přečtu si instrukce předtím, než začnu vyplňovat formulář

Aplikace projektu – „Project Application“ Nejprve vyberu typ akce Po zvolení typu akce se mi formulář automaticky upraví Vyberu z nabídky Vyplním bílé pole Dávám pozor na maximální počet písmen

Idea projektu – „Project idea information“ Vyplním všechna bílá pole – tím se vyhnu chybným „error“ označením Limit pro maximální počet písmen

Vedoucí stakeholder – „Lead Applicant“ Pečlivě zvolím z nabídky typ stakeholdera Pečlivě prostuduji v projektovém manuálu „Application Pack“ , který stakeholder je způsobilý

Zapojení stakeholdeři – „Participating Stakeholders“ Pečlivě vyberu z nabídky statut projektového stakeholdera podle typu akce – viz. List 1 Můžu přidat maximálně 30 stakeholderů Zvážím kvalitu projektu a efektivitu projektu

Kontrolní list – „Submission checklist“ -Kontrolní list vyplním před podáním projektu a tím si zkontroluji, zda projekt obsahuje veškeré náležitosti - Označím všechna políčka pro eliminaci chybných – „error“ označení

Závazný dopis – „Letter of commitment“ Závazný dopis vyhotoví jak vedoucí, tak i zapojení stakeholdeři Každý stakeholder dopis vytiskne na hlavičkovém papíře své organizace Musí být podepsaný a orazítkovaný

Podání projektu Žádost musí být podána kdykoli v průběhu období vyhlášení výzvy nejpozději však 21. března 2011 _________ Podána elektronicky a standardní poštou v „papírové verzi“ Poštou pošlete DVĚ PAPÍROVÉ VERZE žádosti: jeden ORIGINÁL a jednu KOPII Papírová verze: Formulář pro vyjádření zájmu (podepsaný a orazítkovaný) Závazný/é dopis/y, které jsou přiloženy za všechny stakeholdery (včetně vedoucího) Elektronická verze: Není třeba posílat závazný/é dopis/y E-mailem na adresu: application@espon.eu (dostanete potvrzení e-mailem) Poštou na adresu: ESPON Coordination Unit CRP HT – BP 144 4221 Esch sur alzette Luxembourg

Výběrová procedura Probíhá na Koordinační jednotce v Lucembursku a kontroluje se: Žádost o vyjádření zájmu byla doručena včas na předepsaných formulářích Podpisy, razítka Obsah vzhledem k vybranému typu akce Minimální počet účastníků Všichni stakeholdeři jsou veřejné instituce na lokální/regionální/národní úrovni nebo řídící orgány strukturálních fondů Způsobilost partnerů (probíhá na MMR ČR)

Posuzování projektů Probíhá vybranou skupinou odborníků Každý typ akce má své kritéria hodnocení (najdete je v projektovém manuálu) Hodnotí se: Obecná kritéria Zahrnutí evropské perspektivy/dimenze (případové studie) Důležitost přidané hodnoty výstupu projektu Použití výsledků Poskytnutí základních dat stakeholdery Šíření a aplikace výsledků projektu Kritéria Akce 1: Nový srovnatelný přístup k trendům, procesům, vlivy politik aj. a jejich vlivy na území, regiony a města Kritéria Akce 2: Inovační a experimentální charakter přístupu k výzkumu Kritéria Akce 3: Může mít tradiční nebo inovativní charakter

Po schválení projektu Vedoucí stakeholder (LS) /Koordinační jednotka: Schůzka k dopracování projektu a přidělení rozpočtu k projektu LS/Řídící orgán: Podpis Smlouva o spolupráci „Stakeholder Cooperation Agreement“ Schválení projektu Monitorovacím výborem pro další kolo výzvy LS/PS se aktivně zapojují do projektu ve formě koordinace a následně k šíření a používání výsledků

Souhrnně řečeno… Dobrý a spolehlivý tým partnerů (a subkontraktorů) Dobře napsat projekt (následovat pokyny Projektového a Programového manuálu) Podat projekt včas na předepsaných formulářích a se všemi náležitostmi Být si vědom již při podání žádosti, jaký „typ“ žadatele jsem (veřejný x veřejnoprávní x soukromý) Být připraven na realizaci po schválení projektu (technické, administrativní, finanční i odborné stránce) „Pokud si nevím rady, obracím se na Národní kontaktní místo, Národního koordinátora, nebo Koordinační jednotku v Lucembursku“

www.espon.eu www.strukturalni-fondy.cz Naše kontakty Národní koordinátor Ministerstvo pro místní rozvoj ČR Odbor evropské územní spolupráce Na Příkopě 3-5 110 15 Praha 1 Mgr. Jana Huberová Tel: +420 234 154 41 E-mail: espon@mmr.cz Národní kontaktní místo ESPON Ústav územního rozvoje Jakubské náměstí 3 PO BOX 234 601 00 Brno Ing. arch. Lubor Fridrich Tel: +420 542 423 116 E-mail: fridrich@uur.cz www.espon.eu www.strukturalni-fondy.cz

Hodně štěstí s projektem Děkuji za pozornost Hodně štěstí s projektem