SEMINÁŘ PRO PŘÍJEMCE v Programu spolupráce na podporu přeshraniční spolupráce 2014 -2020 mezi Českou republikou a Svobodným státem Sasko Liberec, 26.4.2017

Postup kontroly výdajů a proplacení prostředků z EFRR a SR předložení dokumentace za příslušné monitorovací období do 30 kalendářních dní od konce období (v případě závěrečné zprávy do 6 měsíců od ukončení realizace projektu) na pobočku Centra kontrola kompletnosti předložené dokumentace (tzv. formální kontrola) v termínu do 5 pracovních dní věcná kontrola Zprávy o průběhu projektu / Závěrečné zprávy a kontrola výdajů – ukončení do 75 kalendářních dní od předložení kompletní dokumentace … výzva k doplnění podkladů max 2x potvrzení kontroly – Osvědčení o kontrole, Kontrola vyúčtovaných výdajů (tzv. kumulovaná soupiska ), potvrzená Zpráva o průběhu projektu, Rekapitulace rozpočtu kontrola ze strany platebního místa SAB výplata prostředků EFRR na účet Lead Partnera Lead Partner odesílá příslušné částky na účty partnerů bezodkladně výplata prostředků SR ze strany MMR přímo na účty českých partnerů Liberec, 26.4.2017

Postup kontroly výdajů a proplacení prostředků předložení dokumentace na pobočku Centra formální kontrola věcná a finanční kontrola … výzva k doplnění podkladů max 2x potvrzení kontroly ze strany Centra kontrola SAB EFRR – výplata prostředků na účet Lead Partnera výplata prostředků EFRR na účty partnerů výplata prostředků SR na účty českých partnerů kontrola MMR ihned 5 dní 2 týdny 75 dní Liberec, 26.4.2017

Účelové znaky pro dotaci ze státního rozpočtu - změna od 11/2016 Spolufinancování ze státního rozpočtu (z kapitoly MMR): 17051 neinvestice „Programy přeshraniční spolupráce 2014+ – NIV – SR“ 17988 investice „Programy přeshraniční spolupráce 2014+ – IV – SR“ Liberec, 26.4.2017

Plán ročních plateb je součástí Smlouvy o poskytnutí dotace změna možná 1x ročně vždy do 31.10. – žádost LP O nevyčerpané prostředky plánované na daný kalendářní rok může být snížena celková částka dotace na projekt ! Liberec, 26.4.2017

Dokumenty předkládané ke kontrole Zpráva o průběhu projektu/Závěrečná zpráva … 3 originální vyhotovení Doložení aktivit projektu, fotodokumentace Soupiska výdajů – limit 10 000 € , min. 1x ročně … tištěná + elektronická verze Kopie účetních dokladů – řazené dle rozpočtových kapitol, očíslované v souladu s předloženou soupiskou, opatřené identifikací projektu Výstupní sestava dokládající oddělené zaúčtování výdajů na projekt Prohlášení k DPH – s první soupiskou Dokumentace výběrových řízení Identifikace BÚ pro dotaci ze SR … pouze s prvním vyúčtováním Dokumenty mohou být zaslány poštou nebo mohou být doručeny osobně. Liberec, 26.4.2017

Soupiska výdajů, potvrzení kontroly, platby – vždy v EUR Soupiska výdajů se zpracovává v měně EUR. Směnný kurz = aktuální měsíční kurz ECB platný v okamžiku, kdy je soupiska předložena kooperačním partnerem ke kontrole. Rozhodující je datum odeslání dokumentů. Liberec, 26.4.2017

Časová způsobilost výdajů Výdaje vzniklé před registrací projektové žádosti = přípravné výdaje: od 1.1.2014 do dne předcházejícího registraci projektové žádosti Výdaje vzniklé po registraci projektové žádosti: ode dne registrace projektové žádosti do ukončení realizace projektu výdaj musí být uhrazen nejpozději do 30 dnů od ukončení projektu POZOR NA PŘEDČASNÉ ZAHÁJENÍ PROJEKTU ! Výdaj časově náleží do toho období, ve kterém byla provedena úhrada. Přípravné výdaje se vykazují v prvním monitorovacím období. Liberec, 26.4.2017

Kategorie výdajů a jejich dokladování Osobní výdaje Věcné výdaje Kancelářské a administrativní výdaje Náklady na cestování a ubytování Náklady na externí odborné poradenství a služby Výdaje na vybavení a investice Nezpůsobilé výdaje = výdaje, u kterých nebyla doložena nezbytnost pro dosažení cílů projektu + výdaje vyjmenované v Příručce pro žadatele (pokuty, debetní úroky, dary nad 20 € , kurzové riziko … ) Liberec, 26.4.2017

Podkapitola nebo kapitola rozpočtu Soupiska výdajů prosíme o náležitou pozornost při vyplňování soupisky – vyplnit všechny požadované údaje včetně vazeb na aktivity projektu Častá chyba: ve sloupci (3) „Podkapitola nebo kapitola rozpočtu“ nevypňovat údaj s pomlčkou od-do. Je třeba uvést jednoznačnou vazbu na rozpočet. Obdobně u sloupce (4) „Číslo milníku“ vyplnit údaje o plátcovství DPH čísla faktur a dokladů uvádět tak, aby byly zřejmé návaznosti prvotních dokumentů a účetnictví projektu měna dokladu nezasahovat do vzorců Vyplní partner (Kooperační partner předkládá kontrolorovi podle článku 23 soupisku v tištěné podobě se zakrytými sloupci č. (21) až (26), v elektronické podobě v plném rozsahu Dieser Teil wird durch den Kooperationspartner in Papierform ausgefüllt (Der Kooperationspartner legt dem Artikel-23-Prüfer die Belegliste mit ausgeblendeten Spalten Nr. (21) bis (26), vollständig in elektronischer Form vor) Pořadové číslo Druh výdaje Podkapitola nebo kapitola rozpočtu Číslo milníku Číslo soupisky Specifikace výdaje Číslo dokladu (faktury) Číslo dokladu v účetnictví partnera Dodavatel / Lieferant DUZP dokladu / Datum vystavení dokladu Datum úhrady Měna dokladu / sestavy Předložená částka v měně dokladu (indikativní) / Angeforderter Betrag in der Währung des Beleges (indikativ) Předložená částka v EUR (indikativní) (Celkem vč. DPH) Název plnění / Předmět fakturace Účel / Aktivita projektu Výdaj investiční (IV) nebo neinvestiční (NIV) Název IČ Částka bez DPH DPH Celkem vč. DPH DPH odloženo Ordnungsnummer Ausgabenart Unterkapitel oder Haushaltskapitel Nummer des Meilensteins Belegliste Bezeichnung der durchgeführten Leistung / Gegenstand der Rechnungslegung Zweck der durchgeführten Leistung Ausgabe investiv (IV) oder nicht investiv (NIV) Belegnummer (Rechnungsnummer) Nummer des Buchungsbeleges in der Buchhaltung des Projektpartners Bezeichnung Identifiikationsnummer Datum der steuerbaren Leistung/Rechnungsdatum Bezahldatum Währung des Beleges Betrag ohne MWSt MWSt Gesamt inkl. MWSt MWSt zurückgestellt latente Steuer Angeforderter Betrag in EUR (gesamt inkl. MWSt.) ( 1) ( 2) ( 3) ( 4) ( 5) ( 6) ( 7) ( 8) ( 9) ( 10) ( 11) ( 12) ( 13) ( 14) ( 15) ( 16) ( 17) ( 18) ( 19) ( 20) 1   NIV CZK 0,00 #DĚLENÍ_NULOU! 2 3 Liberec, 26.4.2017

Osobní náklady zjednodušený způsob vykazování paušální sazbou, sazba je ve výši do 20% a je uvedena ve Smlouvě. Způsob vykazování nelze v průběhu projektu měnit. Ke kontrole na CRR se nepředkládají žádné doklady. Příjemce je i nadále povinen vést účetní záznamy dle zákona, avšak není nutnost účtovat v odděleném účetnictví projektu . skutečné osobní náklady: Modely zaměstnávání zaměstnanců příjemcem: a) na plný úvazek, b) na částečný úvazek s pevně stanoveným procentním podílem odpracované doby za měsíc nebo c) na částečný úvazek s pružným počtem odpracovaných hodin za měsíc. c1) výpočet podílem měsíčních hrubých mzdových nákladů a měsíční pracovní doby v hodinách v pracovní smlouvě, nebo c2) podílem posledních doložených ročních hrubých mzdových nákladů (tj. mzdových nákladů za posledních 12 po sobě jdoucích měsíců) a 1720 hodin v souladu s čl. 68 odst. 2 nařízení (EU) č. 1303/2013. Takto stanovená hodinová sazba se poté vynásobí počtem odpracovaných hodin d) na hodinovém základě Liberec, 26.4.2017

Dokumenty ke mzdovým výdajům předkládané ke kontrole: Při prvním nárokování a při změně: pracovní smlouvy / DPP / DPČ platový výměr pracovní náplň doklady odpovídající zvolenému modelu Vždy: timesheet … pouze v případě modelu c) a d) výplatní páska doklad o výplatě sestava Rekapitulace mezd Liberec, 26.4.2017

Jak dokládat …. výplatu mezd: výpis z účtu nebo výdajový pokladní doklad. výjimka: v případě organizační složky státu, územně správního celku a jejich příspěvkové organizace lze doložit čestným prohlášením v případě výplaty mezd z účtu organizace jednou částkou: čestné prohlášení každého zaměstnance + výpis z účtu prokazující úhradu souhrnné částky výdajů mzdu obvyklou: mzdové tabulky nebo tarify; platový výměr pracovníka na stejné pracovní pozici odměny: vnitřní předpis , který stanoví pravidla pro vyplácení odměn. Pravidla pro odměny musí být zavedena minimálně 6 měsíců před předložením projektové žádosti. Odměna musí být potenciálně přístupná pro všechny zaměstnance. dobrovolná práce – účtování : nebyla poskytnuta výjimka z povinnosti účtovat. Účtuje se obdobně jako o nepeněžním daru, musí být přiřazeno k danému projektu. Liberec, 26.4.2017

Věcné náklady Kancelářské a administrativní výdaje – vykazování paušální sazbou 15%, žádné doklady Náklady na cestování a ubytování sestava Přehled pracovních cest vnitřní předpis zaměstnavatele o pracovních cestách vždy doložit příslušné doklady (jízdenky, faktury atd.) doklad o zaplacení pouze výdaje pracovníků projektu Náklady na externí odborné poradenství a služby faktury, účtenky – předkládají se všechny doklady, včetně dokladů do 400€ doklady o zaplacení (výpisy z účtu, pokladní doklady) doklady o poskytnuté službě (předávací protokol, fotodokumentace apod) meetingy – doklady o publicitě, prezenční listiny, program, zápis náklady na dopravu osob mimo zaměstnanecký poměr další relevantní doklady – dle druhu poskytnuté služby Liberec, 26.4.2017

Nač si dávat pozor: fakturace mezi partnery projektu není přípustná věcné příspěvky nesmí přesáhout vlastní podíl spolufinancování … rozhodující je částka v závěru projektu paušální částky – účtování : projektový partner není povinen vést v odděleném účetnictví projektu paušální částku mezd nebo administrativních výdajů. originál každého dokladu (faktura, cestovní příkaz atd.) musí být označen identifikací projektu – číslo a název projektu Liberec, 26.4.2017

Výdaje na vybavení a investice doklady o pořízení majetku, fotodokumentace doklady o nájmu nebo leasingu doklad o zaplacení odpisy vybavení nezbytného pro realizaci projektu Liberec, 26.4.2017

€ Výsledek kontroly bez zjištění - schválení výdajů odložení výdaje … v případě nedostatečného zdokladování, možno uplatnit v následující soupisce krácení výdaje - bez dopadu na výši rozpočtu - s dopadem do rozpočtu Projektový partner obdrží pro svoji potřebu Průběžnou/Závěrečnou zprávu potvrzenou ze strany Centra, formulář Kontrola vyúčtovaných výdajů (tzv. kumulovaná soupiska )a Osvědčení o kontrole. Příslušné doklady Centrum rovněž zasílá platebnímu místu SAB a MMR. LP obdrží informaci o ukončení kontroly elektronicky. Liberec, 26.4.2017

Prosím o Vaše dotazy Liberec, 26.4.2017

Děkuji za pozornost a těším se na spolupráci Liberec, 26.4.2017