Seminář pro příjemce Výzvy Smart Akcelerátor Praha, 14. září 2016

Program semináře 09,30 – 10,00Registrace 10,00 – 10,20 Úvodní slovo, představení programu 10,20 – 10,40 Odborný garant OP VVV 10,40 – 11,40 Administrace projektů (věcná a finanční část) 11,40 – 12,00 Diskuze k 1. bloku semináře 12,00 – 12,45Přestávka 12,45 – 13,45Zadávání a kontrola zakázek v projektech OP VVV 13,45 – 13,50Diskuze k VZ 13,50 – 14,05Přestávka 14,05 – 15,30Informační systém Závěrečná diskuze

Úvodní slovo Ing. Jakub Uchytil

Odborný garant OP VVV Ing. Veronika Czesaná

Současný stav 13 projektů předloženo (kromě Prahy) 7 již úspěšně prošlo procesem hodnocení: Jihočeský, Jihomoravský, Karlovarský, Moravskoslezský, Olomoucký, Ústecký a Zlínský 3 úspěšně postupují do výběrové komise: Královéhradecký, Středočeský a Liberecký 2 čekají na posudek arbitra: Plzeňský a Pardubický 1 projekt zamítnut: Vysočina

Monitorovací indikátory - upřesnění celkový počet účastníků -započítávají se pouze osoby, které jsou podpořeny v rozsahu minimálně 40 hodin (splnění bagatelní podpory) napříč aktivitami SmAcc během doby realizace projektu. Započítávají se pouze osoby, které spadají do cílových skupin relevantních pro výzvu. V případě započítávání zaměstnanců SmAcc nerozhoduje, zda je daná osoba zaměstnancem na celý či zkrácený pracovní úvazek či na dohodu. Podpora je jakákoliv aktivita financovaná z rozpočtu projektu, ze které mají cílové skupiny prospěch, podpora může mít formu např. vzdělávacího kurzu, stáže, odborné konzultace, poradenství, výcviku, školení, odborné praxe apod. (viz indikátory ESF OP VVV). U každé načítané podpory musí být prokázána/doložena její časová dotace. Vznik podpory, která vstupuje do tohoto indikátoru, se předpokládá zejm. v rámci aktivity Vzdělávání a Twinning. Účastník se započte pouze jednou v rámci projektu, a to ve chvíli, kdy dosáhne bagatelní podpory počet podpořených osob zapojených do řízení a implementace VaVaI -zahrnují se všichni účastníci jakéhokoliv vzdělávání/posilování kompetencí a to opět zejm. v aktivitě Vzdělávání a Twinning. Do indikátoru se zahrnují i členové KRI a inovačních platforem, pokud jsou vzděláváni. Účastník je započten tolikrát, kolikrát získá/absolvuje určitou podporu/vzdělávací akci v plném rozsahu její časové dotace (časová dotace a úspěšné absolvování jejího plného rozsahu musí být doloženo). Podpora (vzdělávání) má být obecně koncipována tak, aby pokud možno účastníci skutečně dosahovali úrovně bagatelní podpory a mohli být započteni do indikátoru počet nových nástrojů podpory VaVaI na regionální úrovni -zahrnují se výstupy jako je zejm. každoroční aktualizovaný akční plán, aktualizovaná RIS3 příloha, marketingová strategie, vzdělávací plán na každý rok, analýzy a metodiky vzešlé z aktivity Mapování, dotační program modulu Asistence, Zpráva o proveditelnosti pilotně ověřované aktivity apod.

počet nových projektových záměrů - započítávají se pouze strategické projektové záměry, které jsou následně v podobě projektu předkládány k financování z dotačních prostředků (národních či mezinárodních) a úspěšně projdou hodnocením přijatelnosti počet organizací, jejichž zaměstnanci zvýšili kvalifikaci ve VaVaI - započítávají se všechny instituce, jejichž pracovníci se účastní aktivity Základní tým, Vzdělávání, Mapování, Asistence, Twinning, Pilotní ověření (žadatel, partner i další instituce, jejichž zástupci byli účastni vzdělávání / rozšířili své kompetence na základě participace v těchto aktivitách) počet připravených spoluprací - započítávají se pouze spolupráce, které lze doložit smlouvou. Zahrnují se spolupráce realizované formou asistenčního voucheru (jedná se o spolupráci mezi poskytovatelem voucheru a příjemcem voucheru, dokládá se smlouva mezi krajem (či partnerem – agenturou) a nositelem voucheru). Dále se započítávají spolupráce realizované v rámci některých strategických intervencí (spolupráce více aktérů na realizaci projektu připraveného buďto ze strany RIS3 developera nebo s pomocí voucheru. Dále též spolupráce vzniklá na základě aktivity Twinning (dokládá se smlouva mezi žadatelem a spolupracující zahraniční twinningovou institucí). Interpretace výčtu indikátorů, které jsou v Metodickém výkladu uváděny pod každou aktivitou: Jedná se o MINIMÁLNÍ vazbu indikátorů na aktivitu, tzn. hodnoty indikátorů se napočítávají minimálně z těch aktivit, ke kterým jsou přiřazeny, ale mohou být doplněny i hodnotami i z jiných aktivit, tzn. to, že pod některou aktivitou není připsán nějaký indikátor ještě neznamená, že výstup z aktivity nelze do indikátoru načíst, pokud je postupováno dle zpřesněné nápočtové logiky viz výše. Např. MI54301 lze napočíst i z aktivity Základní tým, přestože indikátory přímo pod aktivitou nejsou v Metodickém výkladu uvedeny. Monitorovací indikátory - upřesnění

Závěry z RIS3 setkání Reportování ve vztahu k ÚV bude pravidelné, vždy k pololetí (červen, prosinec) a nikoliv čtvrtletně (zastaralá informace v Metodickém výkladu opravena spolu s aktualizací Výzvy a PPŽP – Specifická část ke dni Formát zprávy bude poskytnut ze strany ÚV cca v říjnu. Report za první pololetí 2016 dopracují RIS3 týmy (po dodání formátu) v říjnu (půjde o překlopení již zaslaných údajů na ÚV v srpnu) Pojetí Strategických projektů – u modulů Asistence a Základní tým: Asistence Program na vouchery je na zpracování žádostí. Určen jen na veřejné subjekty. Z hlediska vykazování je zásadní, aby strategické projekty, které dostanou voucher, do konce realizace SmAcc doložily, že projekt předložily do nějaké výzvy národního/mezinárodního dotačního programu a prošly kritérii formálními a přijatelnosti. Tento modul nemá přímou souvislost s prací developera (ale může mít – dle rozsahu a nastavení voucherů).

Pojetí Strategických projektů – u modulů Asistence a Základní tým: Strategické projekty iniciované developerem Jsou vázány na úvazek developera: Na ½ úvazek developera mají být předloženy 3 strategické intervence. Zde bude ÚV vydávat stanovisko k návrhu strategických projektů z hlediska jejich SOULADU s Národní RIS3 strategií. Postup: Developer zpracuje fiši strategického projektu a vyplní dotazník ÚV k strategičnosti projektu, vše pošle na ÚV. ÚV poskytne stanovisko o souladu s RIS3. Toto stanovisko je pro MŠMT dostačující pro započtení indikátorů a podmínek pro splnění aktivity „Základní tým“, které se váží ke strategickým intervencím (a úvazku developera). Strategické intervence (iniciované developerem): Mají být zařazeny do akčního plánu. Mohou být horizontální i vertikální (žádoucí jsou vertikální). Nositel se předpokládá soukromý i veřejný – tento bod však bude ještě ověřen ve spolupráci s metodiky MŠMT na veřejnou podporu. Závěry z RIS3 setkání

Administrace výzvy Smart Akcelerátor Věcná část

Monitorování Druhy monitorovacích zpráv Průběžná zpráva o realizaci projektu Informace o pokroku v realizaci projektu Závěrečná zpráva o realizaci projektu Průběžná zpráva o udržitelnosti projektu Závěrečná zpráva o udržitelnosti projektu

Monitorovací indikátory MI – Celkový počet účastníků (osoby) – Počet podpořených osob zapojených do řízení a implementace politiky VaVI – Počet nových nástrojů podpory VaVaI na regionální úrovni – Počet nových projektových záměrů připravených za podpory SmartAkcelerátoru – Počet organizací, jejichž pracovníci zvýšili svou kvalifikaci ve VaV, jeho řízení a oblastech souvisejících – Počet podpořených spoluprací

Monitorovací indikátory a karta účastníka Přehled ESF indikátorů Navázána na MI Evidence údajů o podpořených osobách

Změny projektu Všechny změny musí být zaznamenány v IS KP 14+ Podstatné změny X nepodstatné změny Podstatné změny zakládající změnu právního aktu nezakládající změnu právního aktu

Administrace výzvy Smart Akcelerátor Finanční část

Zálohová platba Předkládání žádosti o platbu Vykazování výdajů Způsobilost výdajů Dokladování mezd Výkazy práce Cestovní náhrady, nákup služeb Nezpůsobilé výdaje Finanční milníky

Zálohová platba Max. 30% celkových způsobilých výdajů projektu Ukotvena v Rozhodnutí o poskytnutí dotace Povinné spolufinancování 15% celkových způsobilých výdajů projektu

Předkládání Žádosti o platbu Vždy součástí Zprávy o realizaci 1. ŽoP se předkládá do 20 pracovních dní po uplynutí 3 měsíců od vydání Rozhodnutí Monitorovací období stanoveno na 6 měsíců Schválení a proplacení ŽoP do 90 kalendářních dnů od podání Možnost posunutí termínu předložení ŽoP o 10 PD Dřívější předložení ŽoP – podstatná změna harmonogramu a finančního plánu Nedostatečně doložené výdaje může ŘO z ŽoP vyjmout – dokládají se v následujících ŽOP

Vykazování výdajů Výdaje na přímé aktivity vyúčtovány prostřednictvím Žádosti o platbu osobní výdaje, cestovní náhrady, nákup služeb, přímá podpora, hmotný majetek a materiál, nehmotný majetek, odpisy, stroje a zařízení, hardware a osobní vybavení Nepřímé náklady nelze přiřadit ke konkrétní aktivitě

Způsobilost výdajů Obecná hlediska způsobilosti: věcná způsobilost přiměřenost výdaje – pravidlo 3E (hospodárnost, účelnost, efektivnost) časová způsobilost výdaje (v projektech výzvy Smart Akcelerátor nejdříve od ) místní způsobilost prokázání výdaje

Způsobilé výdaje – osobní výdaje Způsobilými osobními výdaji jsou: mzdové výdaje odvody na sociální a zdravotní pojištění nemocenská hrazená zaměstnavatelem zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele ostatní obligatorní výdaje Způsobilým výdajem nemůže být u 1 pracovníka pracovní úvazek vyšší než 1,2 úvazku celkem v souhrnné výši uzavřených úvazků u subjektů zapojených do projektu.

Dokladování mezd Doklady k předložení: pracovní smlouvy nebo dohody vč. pracovní náplně, mzdové sazby, výše úvazku (jen při prvním uplatnění výdaje) sjetina z účetního systému za sledované období doklady o úhradě výkazy práce povinná příloha ZoR Realizační tým, jejíž součástí je čestné prohlášení příjemce o dodržování pravidla max. povolené výše úvazků všech pracovníků, podílejících se na realizaci projektu (zveřejněno na webu) Ostatní se předkládá na vyžádání ŘO OP VVV

Výkazy práce Dokládá pracovník, který: vykonává činnosti pro projekt i mimo projekt nebo pracuje na základě DPP nebo DPČ nebo vykonává současně činnosti vykazované v přímých nákladech a činnosti hrazené z paušálních nákladů projektu Povinnost uchovávat kopii PV pro účely kontroly Vzor PV pro OP VVV k dispozici na webu MŠMT: Dokumenty pro žadatele a příjemce / Vzory dokumentů OP VVV / Přehled vzorů – Přílohy MZ

Způsobilé výdaje – cestovní náhrady Cestovní náhrady musí být v souladu s cíli projektu, realizovány osobami zapojenými do projektu způsobilé výdaje cestovné, ubytování / nocležné, stravné, nutné vedlejší výdaje dokladování způsobilosti vyúčtování pracovní cesty, zpráva o průběhu zahraniční pracovní cesty, doklad o úhradě zahraniční služební cesty ubytování ve *** hotelu, výdaje do částky 100 EUR/osobu/noc

Způsobilé výdaje – nákup služeb Občerstvení, vzdělávací aktivity, outsourcované služby (nákup na zakázku vyvíjených nebo vytvářených publikací, odborné služby, výdaje na konference/kurzy) Dokladování způsobilosti faktury od dodavatelů objednávka /smlouva prezenční listiny v případě podpory účastníků doklad o úhradě

Nezpůsobilé výdaje Nejsou obsaženy v platném rozpočtu Nejsou v souladu s cíli projektu Nejsou hospodárné, účelné, efektivní Nejsou v souladu s legislativou V osobních nákladech: náhrada nevyčerpané dovolené při ukončení pracovního poměru odstupné

Finanční milníky Vyjadřují minimální výši výdajů projektu, kterou je příjemce povinen k datu, k němuž je milník stanoven, vyúčtovat Stanoveny v Rozhodnutí o poskytnutí dotace Nastaveny dle finančního plánu Průběžné milníky – 80% součtu vyúčtování za 2 po sobě jdoucí období (tj. 12 měsíců) lze měnit podstatnou změnou Hraniční milník – 60% součtu vyúčtování v 60% doby realizace nelze snížit podstatnou změnou Nesplnění je porušením rozpočtové kázně

Dotazy k 1. části semináře

Přestávka 12,00 – 12,45

Zadávání a kontrola zakázek v projektech OP VVV Mgr. Filip Svoboda

Zadávání zakázek v projektech OP VVV podmínky právního aktu týkající se zadávání zakázek povinnost postupovat při zadávání zakázek v souladu s - právními předpisy (ZVZ / ZZVZ) - PpŽP

Vysvětlení terminologie z hlediska veřejného zadavatele zakázka=veřejná zakázka zakázka malé hodnoty = veřejná zakázka malého rozsahu zakázka vyšší hodnoty ≠ podlimitní/nadlimitní veřejná zakázka výběrové řízení≠zadávací řízení

Úprava v PpŽP kap. 12 PpŽP „Zadávání a kontrola zakázek“ východiskem MP MMR pro oblast zadávání zakázek pro programové období 2014–2020 podzim 2016 – nový MP MMR -> nutnost aktualizace kap.12 PpŽP důvodem zajištění souladu se ZZVZ

Kap. 12 PpŽP Obsah: 1.Působnost 2.Obecná ustanovení 3.Postupy pro zadávání zakázek malé hodnoty a zakázek vyšší hodnoty 4.Kontrola výběrových a zadávacích řízení

Působnost veřejní zadavatelé postupují při zadávání zakázek podle PpŽP (oddíl 12.2 a 12.3) pouze v případě VZMR výjimky (týkají se opět pouze VZMR): zákonné výjimky, důvody JŘBU tzv. bagatelní zakázky, jejichž PH je nižší než Kč bez DPH tzv. dlouhodobé zakázky malé hodnoty povinnosti související s kontrolou (oddíl 12.4)

Obecná ustanovení základní zásady postupu zadavatele druh zakázky podle předmětu dodávky, služby, stavební práce druh zakázky podle předpokládané hodnoty zakázky malé hodnoty = VZMR stanovení předmětu a přepokládané hodnoty, zákaz dělení

Postupy pro zadávání zakázek malé hodnoty – druhy výběrových řízení uzavřená výzva výzva k podání nabídek 3 zájemcům otevřená výzva uveřejnění oznámení otevřené výzvy na profilu zadavatele elektronické tržiště zadávání podle pravidel el. tržiště

Zadávací podmínky povinné náležitosti výzvy/oznámení další zadávací podmínky obchodní podmínky, kvalifikace lhůta pro podání nabídek stanovení s ohledem na předmět zakázky ode dne následujícího odeslání/uveřejnění 10 kalendářních dnů u zakázek malé hodnoty konec v pracovní den dodatečné informace a úpravy zadávacích podmínek

Otevírání obálek, posouzení a hodnocení nabídek zadavatel / hodnotící komise (3 členové) / jiná pověřená osoba společný protokol pro všechny úkony otevírání obálek (pouze formální úkon) posouzení nabídek (možné až po hodnocení) možnost doplnění (takřka v plném rozsahu) hodnocení nabídek

Ukončení výběrového řízení, uzavření smlouvy s dodavatelem uzavření smlouvy s vybraným uchazečem neposkytnutí součinnosti, uzavření s dalším uchazečem v pořadí zákaz uzavření smlouvy náležitosti smlouvy zákaz podstatné změny práv a povinností vyplývajících z uzavřené smlouvy

Další postupy jednání o nabídkách zrušení výběrového řízení (bez udání důvodu) poskytování informací uchazečům zakázky malé hodnoty zadávané původně bez vztahu k projektu či před vydáním RoPD postup odpovídající míře soutěže a transparentnosti dle PpŽP, přiměřená kontrola

Kontrola VŘ a ZŘ - povinnost uchovávání dokumentace rozsah povinně uchovávané dokumentace při zadávání podle PpŽP (bod odst. 2) při zadávání podle ZVZ/ZZVZ (§ 155 ZVZ / § 216 ZZVZ) tzv. bagatelní zakázky (účetní doklady)

Kontrola ZŘ z hlediska veřejného zadavatele ex-ante kontrola před zahájením zadávacího řízení nadlimitní VZ, podlimitní/nadlimitní VZ v JŘBU z uvedených důvodů, podlimitní VZ na stavební práce (vzorek) interim kontrola před uzavřením smlouvy nadlimitní VZ (vždy) poskytování informací o průběhu řízení ŘO povaha ex-ante a interim kontroly ex-post kontrola

Dotazy k VZ

Přestávka 13,50 – 14,05

Informační systém

Žádost o platbu v ISKP

Postup pro import souboru xml do soupisky Zpracovaný MPSV: realizaci-zadosti-o-platbu-a-zadosti-o-zmenu- opz Stránky MŠMT: o-platbu-1

Nástroj pro tvorbu xml souboru

Vložení příloh:

Nevyplňujte

1. stav ŽoP po podepsání ŽoP 2. stav ZoR po podepsání ZoR 3. stav ŽoP po podepsání ZoR 4. ŽoP i ZoR předloženy ŘO

Změnová řízení v ISKP

Typ závažnosti změny Nepodstatná změna Podstatná změna zakládají změnu právního aktu Podstatná změna nezakládají změnu právního aktu

Typ závažnosti změny Více změn najednou – typ závažnosti se sjednocuje na nejvíce závažné změně. -> snažit se nespojovat spolu nesouvisející změny! Okamžik podání: Nepodstatné změny – lze nejprve realizovat, následně předložit Podstatné změny – je nutné vždy nejprve předložit a teprve následně realizovat.

Paralelní řešení více změnových řízení Lze založit a podat více změnových řízení najednou Musí však být na jiných obrazovkách žádosti - obrazovku žádosti o změnu lze vybrat pouze pod jednu žádost o změnu - následně je obrazovka blokovaná do data účinnosti dané žádosti o změnu. V případě potřeby editace stejné obrazovky je třeba počkat na potvrzení/ schválení žádosti nabytí data účinnosti -> teprve pak je možné založit novou žádost o změnu

Druhy změn dle iniciátora Změny může iniciovat: Příjemce ŘO

Druhy změn dle fáze projektového cyklu Před zahájením realizace – po podání žádosti o podporu Vracení obrazovek před vydáním právního aktu Během realizace

Žádost o změnu v ISKP Výhradně prostřednictvím ISKP Levý sloupec Vytvořit žádost o změnu:

Žádost o změnu v ISKP Datum účinnosti: Nepodstatná změna: datum, kdy byla změna provedena Podstatná změna: datum, kdy v budoucnu by měla změna nastat – po schválení ze strany ŘO.

Žádost o změnu v ISKP Odůvodnění změny Nezbytné pro všechny druhy změn Textové pole na obrazovce Žádost o změnu

Žádost o změnu v ISKP Výběr obrazovek k provedení změny:

Žádost o změnu v ISKP Označení relevantních obrazovek k zaznamenání změny:

Žádost o změnu v ISKP Nedělitelné závislé obrazovky Související obrazovky, které je vždy nutné editovat společně Systém automaticky doplní závislé obrazovky, vyberete-li jen jednu z nich

Žádost o změnu v ISKP Přehled obrazovek vybraných k editaci vidíte na úvodní záložce Obrazovky žádosti o změnu. Možnost odstranit nerelevantní obrazovky

Žádost o změnu v ISKP Editace obrazovky: Výběr záznamu a stisknutí tlačítka Vykázat změnu:

Žádost o změnu v ISKP Úprava obrazovky, uložení

Žádost o změnu v ISKP Kontrola

Žádost o změnu v ISKP Finalizace

Žádost o změnu v ISKP Elektronický podpis žádosti osobou oprávněnou (po obdržení interní depeše)

Žádost o změnu v ISKP Vložení certifikátu a hesla

Žádost o změnu v ISKP Změna stavu žádosti o změnu

Potvrzení/ schválení změny Nepodstatná změna -> potvrzení změny ŘO Podstatná změna -> schválení změny ŘO Následně se změna propisuje do žádosti o podporu. O potvrzení/ schválení je příjemce informován automaticky generovanou interní depeší.

Zpráva o realizaci v ISKP

Dotazy k IS

Děkujeme za pozornost Kontaktní údaje (odd. 474): Ing. Karolína Měchurová (vedoucí oddělení) Ing. Šárka Rachunková (projektový / finanční administrátor)