Název školy Gymnázium, střední odborná škola, střední odborné učiliště a vyšší odborná škola, Hořice Číslo projektu CZ.1.07/1.5.00/ Název materiálu VY_62_INOVACE_ – Skončení pracovního poměru - doklady Autor Ing. Eva Rachotová Tematická oblast Pracovní poměr, mzda Ročník Třetí Datum tvorby Listopad 2013 – duben 2014 Anotace Materiál je určen pro výuku tematického celku mzda a pracovní poměr včetně výpočtů jednotlivých složek mzdy. Metodický pokyn Materiál obsahuje jak teoretickou část, tak i příklady k procvičování.

18. SKONČENÍ PRACOVNÍHO POMĚRU- DOKLADY

ANOTACE Tento materiál upozorňuje na činnosti a doklady, které bude nutné provést, popř. vystavit v případě ukončení pracovního poměru zaměstnance.

při skončení pracovněprávního vztahu, tj. zpravidla ukončení pracovního poměru, musí zaměstnavatel splnit základní povinnosti, které jsou dány obecně závaznými právními předpisy jedná se o tyto povinnosti:

1. Skončit pracovní poměr v souladu se Zákoníkem práce v předepsané formě – zaměstnanec musí obdržet písemnou dohodu, výpověď nebo okamžité zrušení – záleží na způsobu ukončení (pokud pracovní poměr končí výpovědí, ta musí být zaměstnanci doručena do vlastních rukou, jinak je výpověď neplatná - až měsícem, který následuje po doručení výpovědi, počíná běžet výpovědní lhůta - doručit výpověď nemusíte bezpodmínečně pouze formou doporučené zásilky, přednost má osobní doručení na pracovišti, v bytě nebo na jiném místě, na kterém zaměstnance zastihnete→

→ v takovém případě doporučujeme si dát osobní doručení výpovědi potvrdit přejímacím protokolem nebo si nechat případné odmítnutí převzetí výpovědi potvrdit od přítomných osob - toto potvrzení vám slouží k prokázání vaší snahy o doručení výpovědi do vlastních rukou, protože i odmítnutí zaměstnance převzít výpověď se považuje za její doručení), stejným způsobem musíte doručit i okamžité skončení pracovního poměru, pokud se jedná o skončení pracovního poměru ve zkušební době, je zaměstnavatel povinen doručit zaměstnanci písemné oznámení

2. Byla-li uzavřena dohoda o hmotné odpovědnosti podle Zákoníku práce, je nutné provést inventarizaci zásob, svěřených prostředků atd., v případě zjištěných rozdílů je vypořádat

3. Pokud byly zaměstnanci svěřeny předměty na základě písemného potvrzení, je zaměstnanec povinen je zaměstnavateli vrátit - zaměstnavatel musí proto sledovat, zda byly svěřené předměty a jiné podobné předměty nejpozději v den skončení zaměstnání zaměstnancem vráceny (jedná se např. o mobilní telefon, kalkulačku, klíče od kanceláře, průkaz ke vstupu do budovy apod.), samostatnou kapitolou je vrácení služebního vozidla, které mohl zaměstnanec používat i k soukromým účelům - vrací-li zaměstnanec služební automobil, trvejte na předávacím protokolu, kde bude přesně uveden technický stav vozidla, mohlo by se stát, že další zaměstnanec, který dostane vůz,nahlásí škodu, kterou údajně způsobil předchozí zaměstnanec a vás by čekalo zbytečně složité dokazování.

4. Do 10 dnů od podání žádosti zaměstnance vystavit potvrzení o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti a funkčních požitků a o sražených zálohách na daň a pro poskytnutí daňového zvýhodnění - kopii je nutné založit ve mzdové účtárně (v případě, že jsou zaměstnanci vypláceny po skončení zaměstnání doplatky mzdy vyšší než 5.000,- Kč, je nutné vyžádat si od bývalého zaměstnance potvrzení o zdanitelných příjmech a zaslat nové potvrzení zahrnující zálohovou daň z těchto doplatků mzdy, u nichž bude uplatněna zálohová daň 15%, pokud budou doplatky jen do výše 5.000,- Kč, budou zdaněny konečnou daní ve výši 15 % a do ročního zúčtování nebo daňového přiznání nebudou zahrnuty).

5. V den skončení zaměstnání předat zaměstnanci potvrzení o zaměstnání (tzv. zápočtový list) - zde se uvádí údaje pro zápočet předchozích období pracovní neschopnosti, o započtení odpracovaných let, důvod a způsob skončení pracovního poměru, údaje o dosažené kvalifikaci, zda se ze mzdy zaměstnance prováděny srážky, v jehož prospěch, v jaké výši a v jakém pořadí je pohledávka, pro kterou mají být srážky dále prováděny, případně další oznámení (o změněné pracovní schopnosti, pojištění, účasti na podnikovém spoření a jiné)

6. Nezapomeňte také na výstupní list - ten potvrzuje, že zaměstnanec nemá vůči vám žádné nevyrovnané závazky (například, že předal klíče nebo jiné věci, za které měl hmotnou odpovědnost). 7. Potvrzení o výši čistého průměrného měsíčního výdělku se vystavuje na žádost zaměstnance na samostatný list potvrzení o zaměstnání (z objektivních příčin (např. zpracovávání mezd) není možné poskytnout zaměstnanci některé dokumenty spolu s dokumenty vydanými při skončení pracovního poměru - takovým dokumentem je potvrzení zaměstnavatele pro účely nároku na podporu v nezaměstnanosti, který vám zaměstnanec předloží k vyplnění po jeho zařazení do evidence uchazečů o zaměstnání)

8. Na žádost zaměstnance vystavit potvrzení o výši vyměřovacích základů pro odvod pojistného na zdravotní pojištění a sociální zabezpečení za kalendářní rok (respektive za dobu trvání pracovněprávního vztahu) do 8 dnů od podání žádosti. 9. Na žádost zaměstnance vystavit potvrzení o době trvání nemocenského pojištění nebo důchodového pojištění do 8 kalendářních dnů po předložení žádosti.

10. Do 8 dnů ode dne skončení zaměstnání provést u příslušné zdravotní pojišťovny oznámení o ukončení zaměstnání. 11. Do 8 dnů po skončení zaměstnání oznámit ukončení zaměstnání příslušné OSSZ.

12. U zaměstnanců, jejichž zaměstnání netrvá k kalendářního roku, musí organizace vyplnit evidenční list důchodového pojištění (ELDP) do jednoho měsíce po konečném vyúčtování příjmů, nejpozději však do následujícího kalendářního roku a do 30 dnů ode dne zápisu údajů jej zasílá na příslušnou správu sociálního zabezpečení - pokud však zaměstnání skončilo poslední kalendářní den roku, musí být ELDP vyplněn nejpozději do následujícího roku. Předložit ELDP je nutné do 30 kalendářních dnů po provedeném zápisu. ELDP se předkládá příslušné OSSZ. ELDP musí být podepsán pověřeným zaměstnancem nebo jiným oprávněným zástupcem organizace a opatřen razítkem. Druhé vyhotovení ELDP obdrží ve stejné lhůtě zaměstnanec, další kopie ELDP opatřená podpisem zaměstnance se archivuje po dobu 3 let po roce, kterého se ELDP týká.

13. Na žádost zaměstnance vystavit pracovní posudek, a to do 15 dnů ode dne podání žádosti - zaměstnavatel má právo vydat posudek nejdříve v době dvou měsíců před skončením pracovního poměru, posudek by měl obsahovat jen takové údaje, které se týkají pracovní činnosti nebo s ní přímo souvisejí. Tak např. chování zaměstnance v místě bydliště a jeho rodinný život jsou věcí jeho samého a údaje z této oblasti nemají v pracovním posudku místo, pokud by neexistovala přímá souvislost mezi takovým údajem a výkonem pracovních povinností, pracovním posudkem jsou veškeré písemnosti týkající se hodnocení práce zaměstnance, jeho kvalifikace, schopností a dalších skutečností, které mají vztah k výkonu práce( kromě toho se zaměstnancům poskytuje další záruka - podává-li zaměstnavatel o pracovníku informace, je povinen to učinit jen s jeho souhlasem, pracovní posudek vydává zaměstnavatel jen na žádost zaměstnance)

14. Dojde-li ke skončení pracovního poměru se zaměstnancem, který je zaměstnancem se zdravotním postižením, vzniká zaměstnavateli oznamovací povinnost vůči úřadu práce příslušnému podle sídla organizace. 15. Do jednoho týdne od skončení pracovního poměru oznámit soudu, který nařídil výkon rozhodnutí srážkami ze mzdy, že zaměstnanec u něho přestal pracovat a zaslat soudu vyúčtování srážek. 16. V případě výplaty náhrad za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopnosti vystavit potvrzení podle § 37 odst. 2 písm. a) zákona č. 582/1991 Sb.

17. V souladu se zákonem č. 101/2000 Sb. předat zaměstnanci veškeré osobní doklady, které není zaměstnavatel nadále oprávněn shromažďovat. 18. Uzavřít osobní spis zaměstnance a uložit do archivu. 19. Vytisknout mzdový list a uložit do archivu (archivační doba mzdových listů činí nejméně 30 let po roce, kdy byl učiněn poslední účetní záznam) 20. Uložit do archivu údaje týkající se srážek ze mzdy, pro které platí archivační doba 30 let.

21. Pro účely nemocenského pojištění je zaměstnavatel povinen uschovávat záznamy o skutečnostech po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají, pokud zvláštní právní předpis nestanoví delší uschovací dobu(za záznamy o těchto skutečnostech se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu a záznamy o evidenci docházky do práce, včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu) 22. Všechny vystavené dokumenty v souvislosti s ukončením pracovního poměru se zaměstnancem a komunikací se Správou sociálního pojištění a zdravotní pojišťovnou nebo jinými úřady si pečlivě uschovat, protože prokazují splnění vašich povinnosti

Pár dobrých rad pro zaměstnance – než se rozloučíte, nezapomeňte: zkontrolovat správnost údajů na výstupním listu vydání dokladů nemůže zaměstnavatel vázat na jiné skutečnosti, než je skončení pracovního poměru, například na neodevzdání pracovních pomůcek, nebo neuhrazení škody apod. uschovávat kopie dokladů, jimiž můžete později prokázat skutečnosti uvedené v potvrzení o zaměstnání ověřit si, zda zaměstnavatel za vás odváděl pravidelně a včas sociální a zdravotní pojištění v dostatečném termínu si nechat potvrdit vedoucím písemnou žádanku o dovolenou služební automobil předat na základě protokolu seznámit se s kolektivní smlouvou nebo vnitřním předpisem, abyste nebyli zbytečně kráceni v některém nároku, který má těmito předpisy zabezpečen odstranit z počítače veškerou firemní i osobní korespondenci nezapomenout-pri-odchodu-ze-zamestnani

Použité zdroje: zamestnavatele-pri-skonceni-pracovniho-pomeruhttp://pravniradce.ihned.cz/c postup- zamestnavatele-pri-skonceni-pracovniho-pomeru nezapomenout-pri-odchodu-ze-zamestnani pracovni-pomer-jake-dokumenty-mu-musim-dat-webnoviny- sk/2502/ sunj.webz.cz/Ukonceni-pracovniho-pomeru-z-pohledu- mzdove-ucetni.doc , Ing. Růžena Klímová, Zdroj: Verlag Dashöfer pomeru-urazy-podnikani (pro zajímavost - přehled dokladů, termínů, adresátů apod.) vlastní poznámky z odborné stáže u zaměstnavatele JPGhttp://i.iinfo.cz/urs-att/fetter_zapoctovy-list_ JPG (vzor zápočtového listu) tiskopisy-zdarma/zapoctovy-list-zapoctak-vzor-tiskopis- formular-zdarma-ke-stazenihttp:// tiskopisy-zdarma/zapoctovy-list-zapoctak-vzor-tiskopis- formular-zdarma-ke-stazeni (vzor zápočtového listu)