Seminář pro příjemce z globálních grantů z globálních grantů OP VK

09:30 – 10:15FINANČNÍ ŘÍZENÍ A NESROVNALOSTI 10:15 – 10:45 ELEKTRONICKÁ MZ V BENEFIT7+ A PŘÍLOHY MZ 10:45 – 11:00 PŘESTÁVKA 11:00 – 11:30 PODSTATNÉ A NEPODSTATNÉ ZMĚNY V PROJEKTU 11:30 – 12:00PUBLICITA PROJEKTU 12:00 – 12:30PŘESTÁVKA 12:30 – 13:15 MONITOROVACÍ INDIKÁTORY 13:15 – 14:00PRAVIDLA PRO ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK 14:00 – 14:30 RISA MANAGING a CONNECTING 14:30 – 15:00DISKUZE

Finanční řízení

 1 Financování ex-ante  2 Způsobilé výdaje Přímé náklady dle kapitol x Nepřímé náklady  3 Účetnictví a dokladování  4 Nesrovnalosti

 Projekty jsou financovány formou ex-ante  1. zálohová platba – 25 % způsobilých výdajů (dle Smlouvy – bez ŽoP)  Další zálohové platby vychází z předložených Žádostí o platbu (ŽOP) na základě skutečně vynaložených způsobilých výdajů včetně příslušného podílu nepřímých nákladů  ŽOP - generuje se z Benefitu7, podává se spolu s MZ v intervalu zajišťujícím plynulost realizace a financování  Výše prostředků vyúčtovaných v žádosti o platbu se může maximálně rovnat výši poslední poskytnuté zálohové platby zvýšené o nevyužité prostředky předcházejících zálohových plateb.  Max. 90 % schválené částky (10 % „zádržné“)

 Závěrečná platba - dle skutečně vynaložených a schválených způsobilých výdajů  Mimořádná žádost o platbu - Pokud Příjemce vyčerpal 70 % poskytnuté zálohy a 100 % všech předchozích poskytnutých plateb, je oprávněn předložit žádost o platbu spolu s mimořádnou monitorovací zprávou (Příručka pro příjemce verze 6 (PpP 6), str. 80)

 Charakter výdaje (přiměřené, hospodárné, účelné, efektivní)  Účel výdaje (vazba na aktivity)  Prokazatelnost (doložené účetními doklady a požadovanými podklady s předepsanými náležitostmi, skutečně zaplacené z bank.účtu či pokladny)  Datum uskutečnění výdaje (v průběhu realizace výjimka - až po ukončení realizace – mzdy - prokázané a zaplacené do závěrečné zprávy)  V případě, že poskytovatel dotace dojde na základě kontrol k závěru, že prokázaný výdaj nesplňuje některé z kritérií, neuzná výdaj jako způsobilý, a to i tehdy, byl-li tento výdaj schválen v rozpočtu (PpP 6, str. 32, kapitola 5.3)

Přímé náklady  Přímo přiřaditelné k určité konkrétní aktivitě projektu  Položky v rozpočtu  Prokazují se a podléhají kontrole Nepřímé náklady  Spojené s administrací, nelze je jednoznačně přiřadit k aktivitám  Stanoveny procentem (16/18 %) z celkových přímých nákladů snížených o položky křížového financování  Nedokládají se, nejsou předmětem kontroly, pouze ZS kontroluje procento čerpání vzhledem k prokázaným způsobilým přímým nákladům projektu bez křížového financování  Příklady NN: bankovní poplatky, publicita, režijní náklady (osvětlení, pronájem kanceláře, internetové připojení), kancelářské potřeby, tuzemské cestovné, vedení účetnictví (PpP 6, kap , str. 61) Čerpání NN  ŽoP = přímé náklady za monitorované období + 16/18% (NN) – úrok z projektového účtu (v oblasti podpory 3.2 se kladné úroky z projektového účtu neodečítají)  Čerpání NN libovolné, ale výše následující ŽoP je závislá na prokázaných PN, proto z hlediska plynulosti doporučujeme čerpání v % stanoveném ve smlouvě (převod na provozní účet)  Nutno sledovat čerpání NN vzhledem k prokázaným a schváleným PN, přečerpání NN při závěrečném vyúčtování je porušením rozpočtové kázně  Jelikož nepodléhají NN kontrole – doporučujeme samostatné středisko pro PN a NN

Přímé náklady – – kapitoly rozpočtu

 Mzdové výdaje pracovníků, kteří mají v rámci projektu uzavřen pracovně právní vztah/poměrnou výši  Výdaje na odměnu zaměstnanců, kteří jsou v rámci projektu zaměstnáni na DPČ nebo DPP  Autorské honoráře  Zákonné odvody na SP a ZP hrazené zaměstnavatelem  Další zákonné platby - pojištění, FKSP, nemocenské dávky

 Pracovní smlouvy (DPČ, DPP) + čestné prohlášení - max.1,5 úvazku u příjemce a partnerů  Výkazy práce za jednotlivé pracovníky (MZ) – pouze činnosti přímých nákladů (nevykazují zaměstnanci se 100 % úvazkem pro projekt)  Výplatní listina nebo výplatní páska pracovníků, mzdový list  Výpis z projektového/provozního účtu/výdajový pokl.doklad  Rozpis mzdových nákladů pracovníků projektu (příloha MZ)  Sestava mzdových nákladů (z účetnictví) (PpP 6, kapitola , str. 34 – co vše musejí doklady obsahovat)

 v souladu se zákoníkem práce (č. 262/2006) + další náležitosti (OP VK):  Identifikace projektu  Popis pracovní činnosti – dostatečně specifikovat  Rozsah činnosti  Výše odměny – hodinová/měsíční sazba (z rozpočtu - průměrový ukazatel, lze čerpat nerovnoměrně, ale nelze navyšovat)  Zakotvena povinnost odevzdávat pracovní výkaz  Publicita (logolink)

 Předčasná refundace mezd (max. 5 pracovních dnů předem) (PpP 6, str. 30)  Zaokrouhlování odvodů SP a ZP, FKSP  Nezakotvení odevzdávání výkazu práce do smlouvy  Mylné platby

 Nehmotný majetek do Kč  Dlouhodobý nehmotný majetek nad Kč  Drobný hmotný majetek do Kč – výukový a spotřební materiál  Použitý drobný hmotný majetek (prohlášení prodejce, znalecký posudek na cenu atd.)  Nájem zařízení, operativní leasing  Daňové odpisy vlastního DHIM a DNIM  Výdaje na opravy a údržbu majetku pořízeného ze ZV  Křížové financování(PpP 6, str. 48)

 Neinvestiční část - nábytek do 40 tis.Kč  Investiční část – nábytek, zařízení a vybavení - dlouhodobý hmotný majetek nad  Zařízení v KF k realizaci aktivit  Zařízení v KF pro realizační tým do 15tis/přepočtený úvazek  Limit podkapitoly musí být dodržen i při závěrečném vyúčtování  Investiční část KF, která nebude vyčerpána, nesmí být použita na neinvestiční výdaje, musí být vrácena

 Dle platné legislativy  Faktura (objednávka/smlouva/dodací list)  Výběrové řízení  Inventární karta  Publicita (označení logy)  Příjemce nesmí zařízení zapůjčovat, zapůjčení může být pouze partnerům s nefinanční účastí na základě smlouvy o výpůjčce

 Dělení zakázek - nesečtení spolu souvisejícího plnění  Neúplné doklady (náležitosti dokladů)

 Dodávky související s realizací projektu (věcně i časově)  Publikace/školící materiály/manuály – nákup na zakázku vyvíjených publikací, školících materiálů  Odborné služby/Studie a výzkum  Výdaje na konference/kurzy – zajištění prostor a techniky  Podpora účastníků konference/kurzu (stravné, ubytování) – limity (300/1500 Kč), realizační tým je NN  Jiné výdaje – doprava cílové skupiny (PpP 6, str. 55) (PpP 6, kapitola 5, str. 54)

 Neúplné doklady (náležitosti dokladů)  Nedodržení limitu a obecně formulované doklady např. u občerstvení

 Drobné stavební úpravy (do 40 tis. vč. DPH za všechny dokončené stavební úpravy jedné účetní položky majetku v rámci zdaňovacího období) – úprava pracovního místa pro osoby ZP, úprava prostor využívaných pro realizaci aktivit s CS

 Výdaje týkající se přímo cílové skupiny (výdaje placené přímo osobami z cílové skupiny)  Mzdové příspěvky (pedagogové, akademici a další pracovníci ve školství) – poskytovány zaměstnavateli jako částečná náhrady mzdy pracovníka v době jeho účasti na dalším vzdělávání  Ubytování, jízdné, stravování (limity)  Doprovodné aktivity (další výdaje související se zapojením CS, např. vstupenky apod.)  Pokud jsou některé služby (např. ubytování, doprava,…) pořizovány pro cílovou skupinu prostřednictvím dodavatele a hrazeny na základě faktury, je nutno je řadit do kap. 5 Služby

 Podrobný výčet obsahuje Příručka pro Příjemce (např. neopodstatněný nákup zařízení nebo služeb před ukončením projektu, výdaje věcně a časově nesouvisející s realizací projektu)  Pokud vzniknou, hradí je příjemce z vlastních prostředků (PpP 6, kap. 5.4, str. 66)

 Povinnost vést účetnictví ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v aktuálním znění  Oddělené účetnictví související pouze s realizací projektu (např. středisko projektu, popř. středisko PN a NN)  Účetnictví musí být vedeno elektronicky  Originály dokladů a soupisky účetních dokladů za celý projekt musejí být k dispozici u příjemce/partnera do roku 2025  Dokládání účetních sestav za středisko projektu k ŽoP (náklady a výnosy)

 Označení účetního dokladu  Popis a obsah účetního případu a označení jeho účastníků  Peněžní částka nebo údaj o množství a ceně  Datum vyhotovení účetního dokladu  Datum uskutečnění účetního případu, není-li shodné s datem vyhotovení  Podpis osoby odpovědné za účetní případ a podpis osoby zodpovědné za jeho zaúčtování a schválení(kopie shodná s originálem)  Označení dokladu identifikací projektu  Pozor na obecné formulace (např. občerstvení)!  Doložit všechny doklady k jednotlivým položkám výdajů uvedených v soupisce  Vnitřní přeúčtování (PpP 6, str. 74, kapitola Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví)

Samostatný účet projektu  Měsíční výpisy  Nesmí se zrušit dřív, než dojde k finančnímu vypořádání projektu  Převod prostředků z projektového na provozní účet jen v souvislosti s platbou k realizaci projektu, hromadné platby – interní doklad Pokladna  Samostatná (oddělená) pokladna projektu NEMUSÍ být vedena  Pokud vedena je, musí být vnitřním předpisem příjemce stanoven její limit

 Projekt negeneruje příjmy  Úroky z projektového účtu - odečítají se od prokazovaných výdajů v ŽoP v prioritní ose 1, v oblasti podpory 3.2 se úroky z projektového účtu od ŽoP neodečítají

 Porušení rozpočtové kázně – dle zákona č. 250/2000 Sb.  Neoprávněné platby z projektového účtu – ! V PpP 6 již neplatí pravidlo, že pokud jsou vráceny do 5 pracovních dnů není porušení rozpočtové kázně a nesrovnalost  Refundace – osobní výdaje 5 pracovních dní předem, jinak nejdřív ve stejný den  Nezpůsobilý výdaj zahrnutý v ŽoP – krácení ŽoP, příjemce je povinen neprodleně vrátit neoprávněně použité prostředky na projektový účet  Přečerpání limitovaných kapitol rozpočtu při závěrečném vyúčtování – KF, NN (PpP 6, kapitola 9.3, str. 129)

 Jakým způsobem postupovat

kontaktní Lucie Macnerová Odbor regionálního rozvoje a evropských projektů