Nejčastější chyby zjištěné při kontrole monitorovacích zpráv

Nejčastější chyby ve věcné části monitorovací zprávy 2

Obecně nedodání všech potřebných dokumentů/nepřehledné dodávání podkladů pro administrativní kontrolu (např. pro monitorovací indikátory, výběrová řízení atd.) chybějící podpisy na relevantních dokumentech (např. na Monitorovací zprávě, na podkladech k výběrovým řízením, na podkladech k monitorovacím indikátorům atd.) nedostatečný popis (nebo nedostatečné zdůvodnění) v popisu v jednotlivých částech monitorovací zprávy (např. u monitorovacích indikátorů, u výběrových řízení, u klíčových aktivit, u publicity, ve výkazech práce, u podstatných a nepodstatných změn atd.) 3

Obecně chybná struktura CD (např. pojmenování souborů, chybné zařazování dokumentů, chybné složky, vytváření vlastních pojmenování a složek atd.) nedodržování pravidel pro elektronickou verzi monitorovací zprávy pozdní dodání monitorovací zprávy nedodržování povinné publicity dle Manuálu vizuální identity a Příručky pro příjemce (např. na publikacích, prezentacích, propagačních materiálech) k dodatku pracovní smlouvy (PS) nedoložení původní PS nedoložení mzdového výměru a popisu pracovní činnosti relevantní pro projekt spolu s PS 4

Monitorovací indikátory chybné vykazování cílových skupin (CS) a realizačního týmu (vykazování osob, které nespadají do CS nebo cílových skupin, které nejsou součástí projektu) chybné zařazení osob do indikátoru „Poskytovatelé služeb“ (např. zařazení administrativních pracovníků do poskytovatelů služeb, tj. osob, které neposkytují přímo vzdělávací službu cílové skupině ) započítání cizinců do monitorovacích indikátorů (kromě MI Počet podpořených osob – poskytovatelé služeb) započítání osob, které jsou mimo území dopadu 5

Za správné zadání veřejné zakázky je odpovědný zadavatel, a to v jakékoliv fázi veřejné zakázky či výběrového řízení 6 Výběrová řízení

chyby v M7+: Nasmlouvaná cena výběrového řízení není uvedena pouze za projekt (nerozlišování polí „Nasmlouvaná cena v Kč bez DPH“ a „Předpokládaná hodnota v Kč bez DPH“) neoslovení závazného počtu uchazečů dle limitu stanového Příručkou pro příjemce finanční podpory OP VK (dále jen „PpP“) neuveřejnění výběrového řízení na internetových stránkách MŠMT, je-li dle příslušné verze Příručky pro příjemce relevantní dělení předmětu veřejných zakázek 7

Výběrová řízení použití obchodních názvů u ICT technologie uvedení požadavku na minimální taktovací frekvenci v zadávací dokumentaci nejednoznačně stanovená hodnotící kritéria, např. kvalita, bez popisu způsobu hodnocení kvalifikační předpoklad jako hodnotící kritérium nepřiměřené kvalifikační předpoklady požadovaná nedostatečná lhůta pro předložení nabídek neschopnost doložit odeslání výzvy text výzvy neobsahuje všechny požadované náležitosti hodnocení neproběhlo dle kritérií stanovených ve výzvě nesprávné vyloučení nabídek 8

Výběrová řízení netransparentní hodnocení zápis z hodnocení nabídek neobsahuje všechny náležitosti, zejména důvod vyloučení nabídky a způsob hodnocení nabídek text smlouvy není v souladu s Výzvou, popřípadě s předloženou nabídkou nedoložení čestných prohlášení členů hodnotící komise o nepodjatosti smlouva neobsahuje všechny požadavky stanovené v Příručce pro příjemce 9

Závěrečná monitorovací zpráva nedodání Souhrnné informace o realizaci projektu, případně dodání její nepodepsané verze nedostatečné popsání dosažených cílů a výstupů projektu, tak jak byly plánovány v projektové žádosti nedodání licenční smlouvy (pokud doložena, často se vyskytuje chyba v odstavci Rozhodnutí, který poukazuje na povinnost předložit licenční smlouvu) ), příp. není dodána aktuální verze dle vzoru na webu MŠMT nedoložení všech relevantních výstupů na zvláštním CD klíčové aktivity nejsou ve stavu „ukončena“ výběrová řízení nejsou ve stavu „ukončeno“, „nenaplněno“ či „zrušeno“, ale ve stavu „plánováno“ 10

Nejčastější chyby ve finanční části monitorovací zprávy 11

Soupiska účetních dokladů zahrnutí výdajů, které patří do nepřímých nákladů (ubytování projektového týmu na seminářích, spotřební materiál,...) zahrnutí výdajů, které patří do následující žádosti o platbu (neuskutečněné služební cesty, výdaj neuhrazený z dotačních prostředků) nepřehledné řazení výdajů do soupisky, úpravy soupisky v rozporu se vzorem 12

Rozpisy_rozpočet nesoulad mezi přílohami Přepracovaný rozpočet, Přehled čerpání způsobilých výdajů, Soupiska účetních dokladů, Schválený rozpočet dle Rozhodnutí o poskytnutí dotace (Dodatku k Rozhodnutí o poskytnutí dotace nesoulad přílohy Přepracovaný rozpočet s Monitorovací zprávou, částí 9 Podstatné/nepodstatné změny ignorování procent přesunů či čerpání v těchto přílohách (čerpání přes 100 % narozpočtovaných výdajů) 13

Rozpisy_rozpočet - Doporučení Nejprve vyplnit přílohu Přepracovaný rozpočet 1. trojsloupcí: rozpočet z Rozhodnutí, popř. posledního Dodatku 2. trojsloupcí: položky po provedení všech změn kumulativně od počátku realizace projektu 3. trojsloupcí: pouze změny provedené v daném období, navýšení se znaménkem +, snížení se znaménkem -, dohromady vždy trojsloupcí z této přílohy zaznamenat do 1. trojsloupcí Přehledu čerpání způsobilých výdajů 14

Rozpisy_rozpočet - Doporučení Výdaje, které byly nezpůsobilé, se vykazují jako vyčerpané. Vše, co je vykázáno v Soupisce účetních dokladů, musí být rozřazeno v Přehledu čerpání způsobilých výdajů. Nemazat nastavené vzorce. V případě přidání řádků vzorce překontrolovat, popř. doplnit. Kontrolovat návaznost příloh po monitorovaných obdobích (součty již prokázaných a prokazovaných výdajů). 15

Cestovní příkazy nekrácení stravného na cestovních příkazech v případě, že bylo zaměstnanci poskytnuto bezplatné jídlo použití chybného kurzu při vyplácení záloh a proplácení cestovného u zahraničních služebních cest nehospodárné použití vozů taxi služby v místech i časech, kdy je možné využít jiný dopravní prostředek vytvoření nových zahraničních cest, které nebyly součástí schválené projektové žádosti 16

Mzdové výdaje nekompletní dokladování mzdových výdajů (přehledně uvedeno v newsletteru nedoložení úhrady sociálního a zdravotního pojištění výpisem z provozního účtu nedodržování Metodického dopisu č. 4.3 (např. při vytváření nových pozic) 17

Pracovní výkazy vykazování činností, které spadají do nepřímých nákladů nebo jejich zařazení není zřejmé počet hodin proplacených v daném měsíci za projekt se neshoduje s Rozpisem mzdových výdajů opakující se činnosti bez bližší specifikace popis práce neodpovídá náplni práce pro projekt 18

Projektový účet výdaje na výpise z účtu nejsou identifikovány (popsány čísly ze Soupisky či zařazením do nepřímých nákladů) v případě prvotní úhrady z provozního účtu chybí výpis z provozního účtu a vnitřní účetní doklad - příkaz k refundaci s přesným popisem výdajů zahrnutých do převedené částky v případě úhrady hotově z pokladny chybí doklad prokazující úhradu výdaje (pokladní kniha) 19

Podstatné/nepodstatné změny nedostatečné zdůvodnění popis v MZ neodpovídá Přepracovanému rozpočtu nepřesný popis přesouvaných částek (odkud a kam se přesouvá, kolik jednotek za jakou jednotkovou cenu) záměna podstatné změny za nepodstatnou a obráceně (platí i pro věcnou část monitorovací zprávy) 20

Žádost o platbu chybné vyplnění Žádosti o platbu nerozlišení Předfinancování a Refundace předfinancování neponížení o kladné úroky přijaté na projektových účtech příjemce i partnerů (netýká se příjemců z výzvy č. 37) nerozlišování investičních a neinvestičních prostředků nákup investic z neinvestičních prostředků je porušení rozpočtové kázně! 21

Účetní doklady nerozepsané doklady např. občerstvení, kancelářské potřeby atd. neoznačení registračním číslem projektu nedokládání objednávek a likvidačních listů (košilek) ke kopiím dokladů nad Kč 22

Neodůvodněné nákupy výdaje v závěrečné fázi projektu nejsou nutné pro naplnění cílů projektu nebo pro jeho ukončení 23

Doručení v případě nekompletní MZ pokud byla MZ nebo ŽoP doručena kvůli časové tísni nekompletní, není třeba čekat na výzvu k doplnění 24

Závěrečná monitorovací zpráva Překročení jednotkových mezd/odměn z dohod Závaznými jsou mzdy stanovené ve schváleném rozpočtu (v Rozhodnutí o poskytnutí dotace nebo Dodatku, je-li relevantní), včetně úvazku popsaného v Projektové žádosti. Doporučení: Průběžně sledovat čerpání mzdových nákladů 25