Ing. Jiří Suchomel tel.: EXCEL 2010 Část III. EXCEL 2010 III Snímek 1

1.Tabulky(seznamy), kontingenční tabulky a grafy 2.Tisk 3.Makra Osnova kurzu EXCEL 2010 III Snímek 2

1.Tabulky Snímek 3 Excel 2010: Nelze uložit do formátu DBF (ale do formátu pro dbf systémy, načítání z databázových souborů, externí data, z webu…) Seznam = Tabulka v EXCELU – zcela přepracováno Řazení až 64 klíčů, podle výplně, barvy písma, ikon Při automatickém filtru až položek (Excel ) Filtrace a řazení – další příkazy, „Znovu použít“ První řádek seznamu = záznam záhlaví – názvy datových polí Sloupce v seznamu jsou datová pole (data stejného typu) Řádky seznamu = záznamy JménoPříjmeníUliceČPMěstoPohlaví IvanPeterkaNa zámku13Prahamuž LenkaSkořepováMilánská30Brnožena EXCEL 2010 III

Nové možnosti tabulek Snímek 4 Tabulka versus klasická oblast: Tabulka – obdélníková oblast strukturovaných dat  Nová kontextová karta – Nástroje tabulky  Snadné formátování – styly buňky  Filtry v záhlaví – skrytí určitých řádků  Při rolování dolů – záhlaví tabulky  Výpočtové sloupce, automatické kopírování  Strukturované odkazy (místo odkazů nadpisy tabulek a záhlaví sloupců)  Snadné rozšíření tabulky (vpravo dole)  Snadné označení řádků a sloupců X - nelze „Vlastní pohled“ X - nelze „Vlastní souhrn“ EXCEL 2010 III

Praktické příklady Postup: Vytvořte oblast: „měsíc“ „plán“ „skutečnost“ pod měsíc: „leden – prosinec“, plán a skutečnost: řada čísel měsícplánskutečnost leden únor březen duben květen červen červenec srpen září říjen listopad prosinec Buňka uvnitř oblasti – Karta Vložení – Tabulky – Tabulka (v Excelu 2003=seznam) Vytvoření tabulky Snímek 5 EXCEL 2010 III

Pohyb, označování, přidávání / odstraňování – řádků, sloupců, přesun, řazení a filtrování Vzorce v tabulce, souhrnný řádek: Nástroje tabulky – Návrh – Řádek souhrnů… výběr vhodného vzorce Práce se vzorci v tabulce – strukturované odkazy (úprava vzorce, název tabulky, [záhlaví sloupců], automatické dokončování) Alt+N+I – Automatické úpravy formátu při psaní Alt+N+M – Vzorce – Práce se vzorci – Použít názvy tabulek ve vzorcích Práce s tabulkou Snímek 6 EXCEL 2010 III

Postup: Přidejte sloupec zcela vlevo: „Číslo“, do buňky B2 vzorec: „=Subtotal(3;C$2:C2)“ BC D E F I při aplikaci filtru 1.sloupec udává stále správně pořadové číslo Očíslování řádků v tabulce Snímek 7 EXCEL 2010 III PořadíMěsícPlánSkutečnostRozdíl 1leden únor březen duben květen červen červenec srpen září říjen listopad prosinec PořadíMěsícPlánSkutečnostRozdíl leden únor březen duben květen červen červenec srpen září říjen listopad prosinec

Řazení dat v oblasti nebo tabulce Snímek 8 OtevřiList_10_137.xlsx Lepší vizualizace a pochopení TIP: 10 nejvyšších nebo nejnižších hodnot Automatický filtr Podmíněné formátování Řazení dat podle různých kritérií (text, číslo, datum, čas, formát, …) Ukládá se se sešitem (ne pro oblast buněk – použít tabulku) EXCEL 2010 III

Seřazení textu Snímek 9 Vybrat sloupec s alfanumerickými daty – Karta Domů – skupina Úpravy - Seřadit a filtrovat  seřadit od Z po A  seřadit od A po Z TIP: Obsahuje-li sloupec pro třídění čísla uložená jako čísla a čísla uložená jako text - zformátovat jako text Jinak - čísla uložená jako čísla budou před čísly uloženými jako text EXCEL 2010 III

Seřazení čísel Snímek 10 Vybrat sloupec s číselnými daty – Karta Domů – skupina Úpravy - Seřadit a filtrovat  seřadit od největšího k nejmenšímu  seřadit od nejmenšího k největšímu TIP: Neočekávaný výsledek - sloupec obsahuje čísla uložená jako text nebo čísla zadaná se znakem ‘ (apostrof) EXCEL 2010 III

Seřazení kalendářních dat nebo časových údajů Snímek 11 Vybrat sloupec s kalendářními daty nebo časy – Karta Domů – skupina Úpravy - Seřadit a filtrovat  seřadit od nejstaršího k nejnovějšímu.  seřadit od nejnovějšího k nejstaršímu Poznámka: Pro správné seřazení – data jako pořadové číslo kalendářního data nebo času (jinak jako text) TIP: Chcete-li řadit podle dnů v týdnu - naformátovat buňky pro zobrazení dne v týdnu EXCEL 2010 III

Seřazení podle barvy buňky, barvy písma nebo ikony Snímek 12 Oblast buněk je ručně nebo podmíněně naformátovaná nebo podle sady ikon Vybrat oblast - Karta Domů – skupina Úpravy - Seřadit a filtrovat - Vlastní řazení - Dialogové okno Seřadit: Sloupec – Řazení(barva buňky, písma, ikona) – Pořadí TIP: Neexistuje výchozí pořadí řazení barev buňky, barev písma nebo ikon. Pro jednotlivé operace řazení musíte definovat pořadí EXCEL 2010 III

Seřazení řádků Snímek 13 Vyberte řádek - Kartě Domů – skupina Úpravy - Seřadit a filtrovat - Vlastní řazení - Dialogové okno Seřadit: Možnosti - Orientace - Seřadit zleva doprava – OK Seřadit podle řádek xx - Řazení podle hodnoty/barvy, písma, ikony – Pořadí vlevo/vpravo EXCEL 2010 III

Filtrování dat v oblasti nebo tabulce Snímek 14 Funkce Automatický filtr - rychlý a snadný způsob vyhledání a práce s podmnožinou dat v oblasti buněk nebo sloupci tabulky Po filtraci se zobrazí pouze řádky, splňující zadaná kritéria Práce s podmnožinou dat (kopírování, prohledávání, úprava, formátování, tvorba grafu, tisk…) Filtrovat lze i podle více sloupců Filtry jsou aditivní (každý další filtr je založen na aktuálním filtru a dále omezuje podmnožinu dat) EXCEL 2010 III

Automatický - tři typy filtrů: podle hodnot seznamu podle formátu podle kritérií Vlastní filtr Nekombinovat v jednom sloupci formáty (například text a číslo nebo číslo a datum) Rozšířený filtr Oblast kritérií – Kriteriální tabulka Min. dva řádky v jednom sloupci (název pole, kritéria) stejný řádek = „A“ (AND) hodnoty pod sebou = „NEBO“ (OR) EXCEL 2010 III Snímek 15

Praktické příklady OtevřiList_10_137.xlsx Jedno kritérium: Domů – Úpravy – Seřadit a filtrovat Několik kritérií: Dialogové okno (př. Pohlaví, Bydliště, Jméno) Postup: Domů – Úpravy – Seřadit a filtrovat – Vlastní Sloupec=Pohlaví, Řazení=Hodnoty, Pořadí=A až Z Přidat úroveň, dtto pro Bydliště a Jméno…OK Data obsahují záhlaví! Řazení seznamu Snímek 16 EXCEL 2010 III

Skrytí záznamů nevyhovujících podmínce Postup: Jedno kritérium: Domů – Úpravy – Seřadit a filtrovat – Filtr (Data – Seřadit a filtrovat – Filtr) Např. Pohlaví – pouze žena (zaškrtnuto) Několik kritérií: Kteří muži žijí v Brně? Postup: Domů – Úpravy – Seřadit a filtrovat – Filtr Pohlaví – zrušit zaškrtnutí u žena – OK Bydliště – pouze Brno - OK Filtrování seznamu Snímek 17 EXCEL 2010 III

Podle barvy (Věk podmíněně naformátovat) Podle číselných hodnot: Věk >= 30 a zároveň <=50: Postup: Domů – Úpravy – Seřadit a filtrovat – Filtr (Data – Seřadit a filtrovat – Filtr) Věk – Filtry čísel – Mezi: >= 30 a <=50 – OK Věk 50: Věk – Filtry čísel – Vlastní filtr: 50 – OK EXCEL 2010 III Snímek 18

Postup: 1.Vytvoříme kriteriální tabulku (např. nad seznam) min. 2 řádky v jednom sloupci (názvy polí, hodnoty) (Hodnoty ve stejném řádku=AND, Hodnoty pod sebou=OR) 2.Kurzor do seznamu – Karta Data – Seřadit a filtrovat – Upřesnit 3.V okně Rozšířený filtr nastavíme parametry (kde budou vyfiltrované záznamy, oblast seznamu, oblast kritérií, kam kopírovat, duplicita) Na jiný list: Na místo v jiném listě – Karta Data – Seřadit a filtrovat – Upřesnit – Kopírovat jinam – vyplnit položky Rozšířený filtr Snímek 19 EXCEL 2010 III

I např. průměr, maximum,… Seřadit podle kritérií Bydliště a Jméno (popř. B, P, Jm) Jaký je průměrný plat v jednotlivých místech? Postup: Data – Osnova – Souhrn U každé změny ve sloupci – Bydliště Použít funkci – Průměr Příjem – OK Jak vložit do seznamu souhrny Snímek 20 EXCEL 2010 III

Kontingenční tabulky Snímek 21 Z neuspořádané množiny záznamů získáme Kontingenční (souhrnnou) tabulku (graf) KT je speciální tabulka – ze zdrojových dat (seznamy, tabulky, databáze) umístěných na lok. PC, serveru, na webovém serveru Zdrojová data musí mít charakter seznamu:  Sloupce musejí mít název  Název nesmí být zdvojen  Nesmí existovat prázdný řádek ani sloupec Zdrojová data mohou být:  Seznam v Excelu  Externí zdroj (databáze) EXCEL 2010 III

Praktické příklady OtevřiList_10_137.xlsx Úkol: Kolik lidí žije ve kterém městě? Kolik mužů a žen? Postup: Kurzor do seznamu – Vložení – Tabulky – Kontingenční tabulka – Kontingenční tabulka Vybrat tabulku či oblast – Nový list – OK Seznam polí kontingenční tabulky – 4 části (oblast filtru, popisku řádků, sloupců, hodnot) Vytvoření souhrnné (kontingenční) tabulky Snímek 22 EXCEL 2010 III

PoložkaBydliště ->Popisky řádků Pohlaví -> Popisky sloupců lib. položku (Jméno) -> Hodnoty Skrytí / Zobrazení Seznamu polí kontingenční tabulky Změna vzhledu - 5 podob (první 3 pro sestavy, posl. 2 pro změnu uspořádání) Změna rozložení kontingenční tabulky Úkol: Kolik lidí žije ve kterém městě, jaké mají vzdělání, kolik mužů a žen? Úprava, řazení, aktualizace, přesun, odstranění, formát kontingenční tabulky EXCEL 2010 III Snímek 23

Úkol: Kolik lidí žije ve kterém městě, jaké mají vzdělání, kolik mužů a žen a jaké mají povolání? Postup: Seznam polí kontingenční tabulky … do pole Filtr sestavy + položka Povolání Změna způsobu vyhodnocení dat Výsledné hodnoty závisejí na typu zdrojových dat: číselné hodnoty jako součet, jinak počet Vytvořit totožnou tabulku vpravo, kde zdrojem dat je Příjem Nastavení pole (na buňce s hodnotou), souhrn, zobrazit jako Filtrování kontingenční tabulky Snímek 24 EXCEL 2010 III

Nový sešit – Vložení – Tabulky – Kontingenční tabulka – Kontingenční tabulka – Použít zdroj externích dat – Zvolit připojení – Vyhledat další – List_05_46.accdb – Zájezd – OK Popis řádků: destinace, Název Hodnoty: Název, Celková cena Kontingenční tabulka z databáze Access Snímek 25 EXCEL 2010 III

Kontingenční grafy Snímek 26 Zdrojem je kontingenční tabulka (nebo se vytvoří současně s grafem) Stejné podmínky jako pro tabulku OtevřiList_10_144.xlsx Postup: Kurzor do seznamu – Vložení – Tabulky – Kontingenční tabulka – Kontingenční graf – OK (filtry) EXCEL 2010 III

2.Tisk Snímek 27 OtevřiList_10_137.xlsx Rychlý tisk části tabulky Přímo na výchozí tiskárnu: Soubor – Tisk – Tisk Tisk oblasti: Označit oblast – Tisk – Tisk přepínač Nastavení – Vytisknout výběr – OK Nastavení tiskové oblasti: Označit oblast – Rozložení stránky – Vzhled stránky – Oblast tisku – Nastavit oblast EXCEL 2010 III

Zobrazení - Zobrazení sešitů:  Normálně – vhodné pro většinu operací s tabulkou  Rozložení stránky – tak, jak bude vytištěn, záhlaví, zápatí, pravítka  Zobrazit konce stránek – modré příčky=konce stránek, lze upravovat (velikost písma!)  Celá obrazovka  Vlastní Rozdělení do více stran: Rozložení stránky – Vzhled stránky – Konce – Vložit konec (nad kurzorem a vlevo od něj) Zobrazení dokumentu před tiskem a rozdělení do stránek Snímek 28 EXCEL 2010 III

Soubor – Tisk – vpravo Náhled Tiskárna – Výběr tiskárny Nastavení…, vpravo dole Zobrazit okraje, lupa Nastavení vzhledu stránky před tiskem Rozložení stránky – Vzhled stránky Více (i v Náhledu) Stránka, Okraje, Záhlaví a zápatí, List (Soubor – Tisk – Vzhled stránky) Úprava dokumentu v zobrazení náhledu Snímek 29 EXCEL 2010 III

Praktické příklady Záhlaví:Název tabulky, číslo stránky, počet stránek, logo Zápatí:Název souboru, název listu, datum a čas Stavový řádek – Rozložení stránky Rozložení stránky – Vzhled stránky – Více – Záhlaví a zápatí – Vlastní záhlaví vlevo: Název tabulky („Seznam zaměstnanců“) uprostřed: „Stránka “ tlač. Vložit č. str. „ z “ tlač. Vložit poč. str. vpravo: tlačítko Vložit obrázek – OK Úprava záhlaví a zápatí Snímek 30 EXCEL 2010 III

Vlastní zápatí: vlevo: tlač. Vložit cestu k souboru uprostřed: tlač. Vložit název listu vpravo: tlač. Vložit datum, „ “, tlač. Vložit čas – OK - OK Použití přehledu – zabránění tisku určitých řádků Střídavé přepínání různého počtu skrytých řádků při tisku: Vlastní pohledy nebo pomocí „přehledu“ Vlastní pohled: OtevřiList_09_135.xlsx Postup: Zobrazení – Zobrazení sešitů – Vlastní zobrazení Uložení různých pohledů … tisk EXCEL 2010 III Snímek 31

Použití „přehledu“: OtevřiList_10_137.xlsx Postup: Označit řádek – Data – Osnova – Seskupit dtto – F4(opakuj) … Tlačítka 1 a 2, vymazat přehled Zapnutí/vypnutí symbolů přehledu – Ctrl+Shift+8 EXCEL 2010 III Snímek 32

3.MAKRA Snímek 33 Program, který je součástí sešitu, VBA (procedury, uživatelské dialogy, nové příkazy, doplňky…) Rutinně opakující se činnosti Umístění maker:  V pracovním sešitu  V osobním sešitu maker (Personal.xlsb)  Ve vlastním doplňku Režim relativních odkazů EXCEL 2010 III

 V pracovním sešitu – makro je k dispozici pouze tehdy, když je otevřen a zároveň pro všechny otevřené sešity  V osobním sešitu maker Personal.xlsb – běžně skrytý, otevírá se automaticky jako skrytý – pro všechny otevřené sešity Umístění maker Soubor - Možnosti – Centrum zabezpečení – Nastavení centra zabezpečení –  Důvěryhodná umístění (otevírání bez hlášení)  Nastavení maker Zabezpečení maker Snímek 34 EXCEL 2010 III

 Z dialogu Makro: Zobrazení – Makra – Zobrazit makra, nebo: Vývojář – Kód – Makra, nebo: Alt+F8  Z okna editoru Visual Basic: Vývojář – Kód – Run  Klávesovou zkratkou: při záznamu makra (Alt+F8 – Možnosti)  Přidáním tlačítka na panel nástrojů Rychlý přístup  Přiřazení makra k tlačítku nebo ke grafickému symbolu: Vývojář – Ovládací prvky – Vložit …Přiřadit makro Spouštění maker Režim nahrávání maker Zvážit, kdy nastavit „Režim relativních odkazů“ Záznam maker Snímek 35 EXCEL 2010 III

Procedura Sub – libovolný počet, při záznamu makra Syntaxe: Sub název makra „()“ programový kód… End Sub (spuštění – Alt+F8, karta Vývojář – Makra, karta Zobrazení) Procedura Function – vrací hodnotu!!! (stejně jako vestavěné funkce) Syntaxe: Function název funkce „()“ programový kód… End Function (v rámci jiných procedur nebo jako fce) Procedury a funkce v jazyku VBA Snímek 36 EXCEL 2010 III

Praktické příklady Záznam jednoduchého makra Obarvení mřížky: Vývojář – Kód – Záznam makra Název makra: mřížka Uložit makro do: Osobní sešit maker Vložit popis, … OK Soubor – Možnosti – Upřesnit Zobrazit možnosti pro tento list – Barva mřížky Zastavit záznam EXCEL 2010 III Snímek 37

Spuštění makra  Vývojář – Makra – Spustit (dialog: Alt+F8)  Z panelu nástrojů Rychlý přístup: Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup – Další příkazy – Makra – Přidat – Změnit – vhodný piktogram  Pomocí klávesové zkratky: Alt+F8 – výběr makra – Možnosti – zkratka – Ok  Z okna editoru jazyka Visual Basic: Alt+F11 – najít makro – Run – Run Sub/UserForm (F5) EXCEL 2010 III Snímek 38

Povinné názvy: auto_open Postup: Excel je spuštěn a není otevřen žádný list Vývojář – Kód – Záznam makra Název: „auto_open“, Uložit do: „Osobní sešit maker“, OK Otevřete sešit, který se má otevírat po spuštění Excelu – přejděte na konkrétní list a buňku – Zastavit záznam Zavřete otevřený list, ukončete Excel (uložit změny v sešitu maker: Ano) Spusťte Excel Automatické otevření sešitu při spuštění Excelu Snímek 39 EXCEL 2010 III

Univerzální sada, propojení několika listů navzájem Postup: Vytvořte sešit s 4ti listy, listy List1-List4 přejmenujte na (List_09_118.xlsx) Vytvořte nový List a přejděte na něj a vytvořte 4 makra: Záznam makra – název: „Jdi_na_2006“ – Uložit makro do: „Tento sešit“, popis…, OK – Přejděte na list 2006 a buňku B4 – Zastavit záznam (tento postup i pro listy ) Přejděte na nový list – Vývojář – Ovládací prvky – Vložit – Tlačítko – vykreslit obdélníček, přiřadit makro „Jdi_na_2006“ upravit text na 2006, dtto pro tlač až 2009, skupinu zkopírovat Využití makra při přechodu na nový list Snímek 40 EXCEL 2010 III

Funkce MsgBox (Option Explicit!) Zobrazení času Otevřete VBA (Alt+F11) Napište: Sub UkažČas() odp = MsgBox(“Nyní je “ & Time, vbInformation, “Vstávej!!! “) End Sub Dotaz uživateli na uložení sešitu Sub Dotaz() Odp = MsgBox(“Chceš uložit tento sešit?“, vbYesNo) If Odp = vbYes Then activeWorkbook.Save End Sub Zobrazení okének s hlášeními Snímek 41 EXCEL 2010 III

Funkce InputBox Sub DejNadpis() nadpis = InputBox(“Zadej nadpis sestavy“) Range(“A1“) =nadpis End Sub Spuštění makra při otevření sešitu Makro musí být umístěno v modulu ThisWorkbook (pravé tlačítko na na titulek daného sešitu – Zobrazit kód) Private Sub Workbook_Open() MsgBox “Ahoj “ & Application.UserName End Sub Získání informací od uživatele Snímek 42 EXCEL 2010 III

Uživatelské funkce musejí být umístěny v normálním modulu VBA! Zjištění jména uživatele Function JménoUž() JménoUž = Application.USERNAME End Function Zjištění názvu listu/sešitu Function názevlistu(oblast) názevlistu = oblast.Parent.Name End Function Function názevsešitu() As String názevsešitu = Application.Caller.Parent.Parent.Name End Function Vytvoření jednoduché uživatelské funkce Snímek 43 EXCEL 2010 III

Uživatelské funkce pouze vracejí hodnotu, nemohou nic měnit!!! (např. přeformátování buňky) Uložení uživatelské funkce do doplňku Do aktuálního sešitu Do osobního sešitu maker Př. Použití: „=PERSONAL.XLBS!moje()“ Do doplňku „=moje()“: Nový sešit – všechny funkce do standardního modulu VBA – Uložit jako – Typ=„*.xlam“ – název pro doplněk – Uložit Nainstalovat doplněk Omezení uživatelský funkcí Snímek 44 EXCEL 2010 III

Soubor – Možnosti – Doplňky – Přejít – Procházet …najít vlastní název souboru funkcí Excel mluví Událost při přepočtu listu (Worksheet_Calculate) Do kódového modulu listu – pravé tlačítko na ouško listu – Zobrazit kód Private Sub Worksheet_Calculate() With Application.Speech Select Case Range("D3") Case Is < 100:.Speak "under" Case Is = 100:.Speak "good" Case Is > 100:.Speak "over" End Select End With End Sub Instalace Doplňku Snímek 45 EXCEL 2010 III

Přejděte na: Děkuji za pozornost EXCEL 2010 III Snímek 46