Způsobilé výdaje a další finanční otázky Česko-norský výzkumný program CZ09 Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy Ministry of Education, Youth and Sports

Je zahrnut a schválen v rozpočtu Je použit výhradně za účelem dosažení cílů a očekávaných výsledků projektu popsaných v příloze I rozhodnutí Je skutečný - tj. vznikl a je zaznamenám v účetnictví, musí být doložitelný (účetní doklad) a kontrolovatelný (doklad o zaplacení – stvrzenka, výpis z účtu); musí být dodán – na základě faktury, smlouvy výjimka z podmínky doložitelnosti jsou odpisy - stačí pouze zanést do účetnictví a nepřímé náklady - režie, které nelze přímo identifikovat Je vynaložen v průběhu řešení projektu (do ). Výjimka: „preparatory costs“ z fondu na bilaterální spolupráci Je stanoven podle obvyklých účetních a manažerských zásad organizace Způsobilé výdaje Základní pravidla Kdy je výdaj způsobilý

Musí být zanesený v účetní evidenci účastníka (odpisy, režie) Je přiměřený (odpovídá cenám v místě a čase obvyklým) a hospodárný (minimalizace výdajů), efektivní (maximalizace poměrů mezi vstupy a výstupy projektu), účelný (přímo vázaný na projekt) Očištěn od nezpůsobilých výdajů Všechny finanční operace nutné dokladovat pro audit Archivace dat 10 let od 1.1. následujícího po roce schválení závěrečné zprávy o programu CZ09 (tj. od cca roku 2019) Výjimečně může být úhrada provedena 30 dní po ukončení projektu (osobní náklady, úhrada faktury podle data splatnosti týkající se aktivity realizované před datem ukončení projektu). Způsobilé výdaje Základní pravidla Kdy je výdaj způsobilý

Příjemci prostředků, kteří vedou účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví vedou oddělený účetní systém nebo uvádí jednoznačný kód pro všechny transakce související s projektem Doklad splňuje náležitosti zák. 563/1991 Sb., o účetnictví Účetní doklady správné, úplné, průkazné, srozumitelné a chronologicky vedené Výdaje vedeny s jednoznačnou vazbou k projektu (např. označením kódem projektu na faktuře) Vlastní zdroje odděleny od podpory (grantu CZ09) Při kontrole příjemce poskytne evidenci v plném rozsahu (od objednávky přes fakturu, po bankovní výpis) Výdaje vzniklé a uhrazené partnerem jsou způsobilé podle stejných podmínek jako výdaje vzniklé a uhrazené příjemcem Způsobilé výdaje Vedení účetnictví

Na zaměstnance vykonávající specifickou odbornou činnost nezbytnou pro dosažení cílů projektu nebo vykonávající činnosti související s řízením projektu (koordinátor) Výpočet výše osobních výdajů se odvíjí od běžné praxe v organizaci Zaměstnanec musí být s organizací v pracovním poměru na dobu určitou nebo neurčitou, též formou DPP či DPČ (Pracovně právní vztah musí být uzavřen před vznikem osobního výdaje.) Finanční ohodnocení nesmí být vyšší než obvyklé výdaje dle odbornosti, místa a času v dané organizaci. (př. cizinec pracující v ČR) Způsobilé výdaje Osobní výdaje

Proplácí se pouze skutečně odpracované a vykázané hodiny - doporučujeme používat časové výkazy (Timesheets) pro všechny zaměstnance Timesheets nejsou povinné pouze v případě 100% úvazku zaměstnance na projekt – časová evidence se provádí v souladu s běžnou praxí v organizaci Práce přesčas NENÍ POVOLENA Do celkových osobních nákladů patří náklady zaměstnavatele na zaměstnance – tj. hrubá mzda, sociální a zdravotní pojištění (tzv. odvody) Lze zahrnout i běžné odměny, které odpovídají běžné praxi v organizaci Mimořádné odměny podloženy mimořádnou prací, výsledky Způsobilé výdaje Osobní výdaje

Uznatelným výdajem jsou odpisy, nikoliv pořizovací cena - nutné doložit účetním dokladem. Podle zákona o účetnictví jde o dlouhodobý majetek, pokud je doba používání zařízení delší než jeden rok. Minimální hranicí pořizovací ceny – 40 tis. Kč pro hmotný a 60 tis. Kč pro nehmotný majetek. Do výdajů se zahrnují i výdaje související (instalace, doprava atd.) Investice jsou sledovány zprostředkovatelem odděleně Změny je nutné předem hlásit a mít je schválené zprostředkovatelem programu Majetek musí být zařazen do účetní evidence projektu/organizace Odpisy budov a pozemků nejsou způsobilým výdajem v CZ09 Způsobilé výdaje Majetek - odpisy

Odpisy dle účetních předpisů Příjemce nebo Partnera Odpis (hmotný majetek)- zrychlený nebo rovnoměrný, v průběhu realizace projektu nelze zvolenou metodu měnit Výdaj vzniká dnem zanesení do účetnictví Odpisy (výdaje) platí pouze pro procentní část zařízení použité na projekt a odpisy lze uplatnit pouze v průběhu projektu Příklad: Nový přístroj, cena Kč; využití pro projekt 60%; doba odepisování 4 roky; trvání projektu 3 roky VP (Výdaj Projektu)= Kč x 3/4x0,60 = Kč Způsobilé výdaje Odpisy majetku

Určení nepřímých výdajů a)Na základě analytického účetního systému b)Až 20% z přímých výdajů (bez Subcontractingu) c)Až 60% z přímých výdajů (bez Subcontractingu, pro neziskové organizace; výzkumné instituce; org. vzdělávání druhého a vyššího stupně) Režijní výdaje nelze navyšovat Nelze překročit výši podílu Režijních výdajů Procento režijních výdajů je nutné dodržovat po celou dobu projektu (v každém roce, v PEZ) Způsobilé výdaje Režijní výdaje

Nepřímými náklady se rozumí způsobilé výdaje, které nelze přímo přiřadit danému projektu, ale které mohou být identifikovány a doloženy účetním systémem organizace jako vzniklé v přímé souvislosti s přímými výdaji projektu. Příklady: Výdaje na mzdu podpůrných zaměstnanců (ekonom, účetní, správce sítí..) Výdaje na vedení organizace Výdaje související s provozem budovy: nájem, úklid, ostraha, energie.. Administrativní náklady: pošta, telefon, internet, kancelářské potřeby Všeobecně používané vybavení: počítače, tiskárny, kopírky aj. Způsobilé výdaje Režijní výdaje

Annex 12 umožňuje: Vykazovat skutečné nepřímé náklady s použitím analytického účetního systému přiřazující jednotlivé nepřímé náklady konkrétním projektům Použít pevnou sazbu pro nepřímé náklady (20% – 60%). takto: pokud se příjemce/další účastník projektu zúčastnil projektů FP7 a má přiřazený kód PIC (Participant Identification Code) aplikuje stejný model výpočtu nepřímých nákladů, který se pojí s jeho PIC. Pokud příjemce/další účastník PIC nemá Vykazuje skutečné nepřímé náklady (full cost) Využije pevnou sazbu 20%-60% (flat rate) Výpočet: (A. přímé výdaje – Subcontracting) * (výše % dle PIC)= B. Nepřímé výdaje ( – ) * 60% = Kč Celkový rozpočet roku = Kč Způsobilé výdaje Režijní výdaje

Výdaje spojené s dodáním služeb jsou způsobilé za podmínky, že dodání služby (charakterizovatelné jako subcontracting t.j. zadání specifické aktivity projektu jinému subjektu) je v souladu s cíli projektu a vytváří přidanou hodnotu. Příjemce/další účastník musí zdůvodnit, že není schopen zajistit službu vlastními kapacitami. POZOR: Zprostředkovatel programu stanovil pro CZ09 podmínku: Subcontracting je max. 10% z rozpočtu partnera Příklady: analýzy, laboratorní služby Viz také pokyn pro VZMR Způsobilé výdaje Subcontracting

Cestovní výdaje: jízdné, ubytování, stravné, ostatní Cesty musí souviset s realizací projektu a pouze pro pracovníky podílejících se na projektu! Jízdné: vlaky nad 300 km vyšší třída; letecky nad 500km; (nad 200km pokud je výhodnější než vlak); Taxi – zcela výjimečně; místní doprava (MHD); soukromé vozidlo – opotřebení + PHM; služební vozidlo – pouze PHM (dle zákoníku práce č.262/2006 Sb. a vyhlášek MPSV) Ubytování: Výdaje za ubytování jsou hrazeny v prokázané výši, při respektování hospodárnosti a cen v místě a čase obvyklých. Způsobilé výdaje Cestovní náhrady

Stravné a kapesné: Stravné se poskytuje, pokud není zahrnuto v ceně ubytování nebo poskytnuto při jednání. Jinak se přiměřeně snižuje. Způsobilým výdajem je i kapesné ve výši podle zákoníku práce (262/2006 Sb.) Ostatní výdaje: parkovné, dálniční poplatky, pojištění Cestovní náhrady se řídí zákoníkem práce č. 262/2006 Sb. Silniční daň – nezpůsobilý výdaj Příjemce/další účastník projektu musí být vedle účetních dokladů schopen na požádání doložit písemnou pozvánku, resp. program jednání, zápis ze služební cesty. Způsobilé výdaje Cestovní náhrady

DPH (VAT) – způsobilý pouze v případě, že plátce si nemůže uplatnit odpočet na vstupu Clo je způsobilé, když je identifikovatelné – (otázka cla ještě bude řešena) Způsobilé výdaje DPH, CLO

Info z Rozhodnutí (čl. 4.) Změna v dílčí skladbě výdajů podléhá schválení poskytovatelem (MŠMT), není nutné změnové Rozhodnutí Není nutné hlásit změny pokud: a)změna menší než 20% položky v daném roce nebo b)Změna menší než Kč Žádat se musí: a)Navýšení osobních výdajů b)Každá změna kapitálových výdajů Způsobilé výdaje Změny ve výdajích a v rozpočtu

Úroky z dluhů Poplatky za pozdní zaplacení Bankovní poplatky za transakce a jiné finanční poplatky Pokuty a penále Kurzovní ztráty Osobní počítače a standardní kancelářské vybavení Nákup nábytku, půdy, nemovitostí DPH v případě plátců daně Vnitrofaktury (v rámci jedné organizace) Nezpůsobilé výdaje Příklady:

Nadměrné nebo lehkomyslné výdaje Oponentské posudky Veškeré výdaje nesplňující podmínky způsobilosti Pozn. V případě, že nepřímá daň není identifikovatelná, je možné zahrnout celou částku do způsobilých výdajů (např. DPH na jízdence) Zálohová faktura (způsobilým výdajem je pouze její vyúčtování) v případě záloh na energie je to způsobilý výdaj Stipendia, hostující profesoři Nezpůsobilé výdaje Příklady:

Česko-norský výzkumný program CZ09 Děkujeme za pozornost!