V Praze dne Finanční řízení projektů Výzva 47

1.Přímé a nepřímé náklady 2.Kapitoly rozpočtu 3.Přílohy monitorovací zprávy 4.Řazení dokumentů v rámci ELMZ 5.Zadání žádosti o platbu 6.Podezření na porušení rozpočtové kázně Obsah

Přímé a nepřímé náklady

Přímé náklady – přímo přiřaditelné k určité aktivitě projektu. Nutno dokladovat, vykazovat v monitorovací zprávě. Nepřímé náklady – náklady spojené s administrací projektů. Ulehčení realizace a kontroly projektů. Pouze neinvestiční výdaje (nelze hradit žádné investice, např. nábytek…). Není nutné prokazovat v monitorovací zprávě. Účetní dokladování nutné. Příručka pro příjemce, verze 8, str. 64 – 69. Přímé a nepřímé náklady

Vedení účetnictví včetně mezd pracovníků, personalistika; zajištění publicity, ostrahy, úklidu; zajištění opravy a údržby zařízení vybavení; kopírování a tisk pro administraci projektu a pro publicitu; veškeré tuzemské cestovní náhrady; nájemné kanceláře pro realizační tým + služby, internet, telefon; náklady na spotřební a kancelářský materiál; daňové a právní poradenství, administrace VŘ/ ZŘ; bankovní poplatky, pojištění majetku využívaného k realizaci projektu. Nepřímé náklady – příklady:

Inteligentní rozpočet – list „Hlavička“ Inteligentní rozpočet – list „Podklady pro ŽoP“ Projektový účet (vždy jednoznačně identifikovat) Projektová pokladní kniha (vždy jednoznačně identifikovat) Vykazování nepřímých nákladů

Inteligentní rozpočet – list „HLAVIČKA“ % NN z Rozhodnutí o poskytnutí dotace (přednastaveno poskytovatelem)

Inteligentní rozpočet – list „PODKLADY PRO ŽOP“ Vyplňuje se výše skutečně čerpaných NN ve sledovaném období.

Kopie z projektového účtu dotace NEINV dotace INV

Kapitoly rozpočtu

1 - Osobní náklady 2 - Služební cesty (součást nepřímých nákladů) 3 - Zařízenílimit 25 % 4 - Místní kancelář (součást nepřímých nákladů) 5 - Nákup služeblimit 49 % 6 - Stavební úpravy 7 - Přímá podporalimit 20 % 8 - Náklady vyplývající přímo ze Smlouvy

Kapitola 1 – Osobní náklady Základní členění kapitoly 1.1 Platy, odměny z dohod a pojistné Výdaje na odborné zaměstnance (platy, DPČ, DPP, Autorské honoráře) Výdaje na administrativní zaměstnance (platy, DPČ, DPP, Autorské honoráře) POZOR NA PRŮMĚRNOU JEDNOTKOVOU MZDU ! 1.2 Sociální pojištění 1.3 Zdravotní pojištění 1.4 FKSP 1.5 Jiné povinné výdaje

Kapitola 1 – Osobní náklady Osoby, které mají v rámci projektu uzavřen pracovně právní vztah (pracovní smlouva, dodatek k pracovní smlouvě, DPČ, DPP, ev. autorská smlouva). Hrubá mzda v místě realizace, čase a oboru obvyklá. Doporučená výše mezd/platů - Metodický dopis č c-4-doporuceni-pro-stanoveni-rozmezi-mezd-platu-v-projektech-op-vk.html c-4-doporuceni-pro-stanoveni-rozmezi-mezd-platu-v-projektech-op-vk.html Jeden pracovník může být v rámci projektu a současně v rámci vykonávání dalších činností pro příjemce a jeho partnery zaměstnán MAXIMÁLNĚ na úvazek 1,0. V případě pedagogických pracovníků maximálně 1,5 úvazku.

Kapitola 2 – Cestovní náhrady Tuzemské cestovné realizačního týmu Ubytování a stravné realizačního týmu součást NEPŘÍMÝCH NÁKLADŮ

Kapitola 2 – Cestovní náhrady Služební cesty zahraniční Jízdní výdaje - jízdenky, letenky, výdaje za použití vozidla, výdaje za dopravu zahraničního experta do ČR a zpět Ubytování Stravné Ostatní nutné vedlejší výdaje (např. parkovné, konferenční poplatky, cestovní pojištění apod.). Cestovní náhrady pro zahraniční experty - zahraniční expert v ČR → náhrady na ubytování, stravné a cestovné v ČR kryjí tzv. „per diems“ stanovují se dle sazeb EU (poslední aktualizace k stanovuje náhrady ve výši 230€/den).

Kapitola 3 – Zařízení Nehmotný majetek do 60 tis. Kč (včetně) - nákup softwaru, licence, studijního programu Dlouhodobý nehmotný majetek nad 60 tis. Kč Drobný hmotný majetek do 40 tis. Kč (včetně) - nákup výukového a spotřebního materiálu (nikoliv materiál, který je běžnou součástí výuky), PC sestav, notebooků, tiskáren, mobilů, dataprojektorů, fotoaparátů, pomůcek, zařízení a přístrojů pro výuku. DŮLEŽITÁ JE JEDNOTKOVÁ CENA!!!

Kapitola 3 – Zařízení Použitý drobný hmotný majetek Nájem zařízení, operativní leasing Daňové odpisy Výdaje na opravy a údržbu - jen majetek pořízený ze způsobilých výdajů projektu (jedná se o NN) Křížové financování - nerelevantní DŮLEŽITÁ JE JEDNOTKOVÁ CENA!!!

Kapitola 4 – Místní kancelář Spotřební zboží a provozní materiál Telefon, poštovné, fax, internet Spotřeba vody, paliv a energie Nájem, úklid a údržba kanceláře součást NEPŘÍMÝCH NÁKLADŮ

Kapitola 5 – Nákup služeb Publikace/školící materiály/manuály - tisk skript, tvorba publikací, učebnic, knih, manuálů... Odborné služby/studie a výzkum - překlady textů, zpracování studií či analýz... Výdaje na konference/kurzy - výdaje na zajištění konferencí a kurzů pořádaných v rámci projektu (pronájem prostor, techniky). Podpora účastníků (stravování, ubytování) - limit pro občerstvení 300Kč/os/den (při výjezdní akci spojené s přenocováním je limit 400 Kč/os/den) a limit pro ubytování Kč/os/den (ČR), pro hl. město Praha Kč. Jiné výdaje – doprava pro cílovou skupinu…

Kapitola 6 – Stavební úpravy POUZE NA VLASTNÍM MAJETKU Drobné stavební úpravy, nesmí přesáhnout částku za všechny dokončené stavební úpravy v 1 zdaňovacím období v úhrnu ,- Kč včetně (pořizovací cena) na každou jednotlivou účetní položku majetku. Stavební úpravy, v rámci křížového financování – nerelevantní.

Kapitola 7 – Přímá podpora Výdaje týkající se přímo cílové skupiny, spojené s jejím zapojením do projektových aktivit. Výdaje placené přímo osobami z cílové skupiny (faktury jsou hrazeny z kapitoly 5 – Nákup služeb) mzdové příspěvky; jízdní výdaje; ubytování; stravování/občerstvení; doprovodné aktivity (vstupenky, asistenti).

Kapitola 8 – Náklady ze smlouvy Audit projektu Doporučujeme smlouvu s auditorem uzavřít nejpozději 6 měsíců před ukončením realizace projektu. Ověření musí být provedeno auditorem nebo auditorskou společností, kteří jsou zapsáni v seznamu auditorů vedeném Komorou auditorů ČR. Zpráva auditora v českém jazyce musí být přiložena k žádosti o závěrečnou platbu projektu. Způsobilým výdajem pouze u projektů s rozpočtem vyšším než 10 milionů Kč.

Přílohy monitorovací zprávy

Mzdové příspěvky Provázanost příloh MZ Seznam dokladů Seznam dokladů Účetní doklady Provozní účet Projektový účet Ostatní výdaje Mzdové výdaje Pracovní výkaz Seznam školení Cestovní náhrady

Pracovní smlouva Výplatní listina, výplatní páska, mzdové listy nebo sjetina z IS Výpis z projektového/provozního účtu nebo sjetina z personálního IS nebo čestné prohlášení zaměstnanců Pracovní výkazy IR - mzdové výdaje popř. další relevantní doklady Mzdové výdaje Viz Newsletter Osobní náklady vk.cz/cs/prijemce/newsletter-op-vk/

Identifikace projektu, název subjektu,… Identifikace pracovníka a zastávané funkce (odkaz na položku rozpočtu, např Řešitel projektu). Údaje o úvazku v projektu, popřípadě o zapojení do dalších projektů v téže organizaci či u partnera. Nepřekročení úvazku pracovník potvrzuje podpisem výkazu práce, případně doložením čestného prohlášení. Časový rozsah práce dle smlouvy a podrobný popis činností. Pracovní výkaz Viz Newsletter Výkazy práce vk.cz/cs/prijemce/newsletter-op-vk/

Mzdové příspěvky pro školené osoby Přímá podpora cílové skupině; náhrada zaměstnavateli za pracovníka, který se školí; mohou být poskytovány do 100% skutečně vyplacených mzdových nákladů, nejvýše však do výše trojnásobku částky minimální mzdy (viz PpP verze 8, str. 61); pouze za dobu školení (v hodinách); nutnost uzavřít smlouvu o vzdělávání.

Přehled účetních dokladů ke všem přímým způsobilým výdajům projektu dokládaným v rámci dané MZ (výdaj musí věcně souviset s monitorovaným obdobím). Obsahuje soupis všech účetních dokladů bez ohledu na hodnotu účetního dokladu. Seznam účetních dokladů

Výdaje, které jsou rozepsány ve vlastních přílohách/ listech IR, jsou v Seznamu účetních dokladů uvedeny souhrnně Mzdové výdaje Cestovní náhrady Ostatní výdaje Odpisy Mzdové příspěvky Seznam účetních dokladů

Kopie přiložených dokladů je nezbytné označit číslem dokladu v účetním systému (stačí zvýraznit), které je uvedeno v příloze/ na listu „Doklady k doložení“. Originály dokladů musí být označeny reg. číslem projektu. Předkládají se pouze kopie účetních dokladů s částkou uvedenou na dokladu přesahující Kč, viz list „Doklady k doložení“. K fakturám nutno dokládat podpisový záznam (likvidační list/košilka). Kopie účetních dokladů

Příjemce je povinen zřídit bankovní účet/podúčet. Partner s finančním příspěvkem: Způsob proplácení musí být zakotven v partnerské smlouvě. Financován ex-ante (zálohami) - musí mít projektový účet. Financován ex-post (zpětné proplacení) - nemusí mít projektový účet. Projektový účet

Veškeré úhrady týkající se projektu musí být doloženy výpisem z projektového bankovního účtu/pokladny. Financování projektu přednostně z projektového účtu např. úhrada faktur, osobních nákladů, převod peněz do projektové pokladny. Identifikace výdajů: číslo partnera + číslo dokladu v účetním systému (uvedeno na listu Seznam účetních dokladů, např. P 1/ ). Nepřímé výdaje nutno označit např. zkratkou NN. Kopie výpisu z účtu projektu

V odůvodněných případech lze výdaj hradit z jiného než projektového účtu (provozního účtu organizace) V případě, že je k prvotní úhradě výdaje použit jiný než projektový účet, je příjemce povinen doložit kopii výpisu z tohoto účtu Výdaj je uznatelný až po refundaci výdaje z projektového účtu Jiný bankovní účet

Monitorované období Vypracování MZ Prvotní výdaj z provozního účtu čas Bankovní účet Refundace z projektového účtu Výdaj bude zahrnut do MZ.

Prvotní výdaj z provozního účtu čas Bankovní účet Refundace z projektového účtu Vypracování MZ Monitorované období Výdaj bude zahrnut do MZ.

Prvotní výdaj z provozního účtu čas Bankovní účet Refundace z projektového účtu Vypracování MZ Monitorované období Výdaj bude zahrnut do MZ, souvisí-li věcně s MO.

Prvotní výdaj z provozního účtu čas Bankovní účet Refundace z projektového účtu Vypracování MZ Výdaj z minulých období může být zahrnut do MZ (+ slovní komentář). Monitorované období

Vypracování MZ Výdaj z provozního účtu čas Bankovní účet Převod z projektového na provozní účet х S přímým výdajem nesmí nastat; nelze si na provozní účet předfinancovat např. nákup PC. Monitorované období Lze si předfinancovat mzdy – 5 prac. dní.

Přepracovaný rozpočet projektu Schválený rozpočet - vychází z Rozhodnutí o poskytnutí dotace či z relevantního Dodatku. Rozpočet přepracovaný příjemcem. Nezapomeňte na relevantní zdůvodnění v textové části MZ. V případě organizací s LMR jsou změny v rozpočtu mající vliv na celkovou výši jednotlivých limitních hodnot změnami podstatnými!!!

Sledování čerpání rozpočtu Do těchto buněk se načítají data z jednotlivých rozpisů /listů inteligentního rozpočtu.

Řazení dokumentů v rámci MZ

Struktura elektronické monitorovací zprávy Struktura CD Struktura ELMZ

Rozpisy rozpočet – do složky na CD nahrajte „Inteligentní rozpočet“ Výpisy z účtu – v dané složce „04_VypisyZUctu“ vytvořte podsložku se zkratkou příjemce nebo partnera. a.označení příjemce P0 b.označení partnera P1,2,3,4……(nutno doložit seznam partnerů) Do podsložky uložte výpisy z projektového/provozního účtu, výdajové pokladní doklady nebo interní účetní doklady k refundacím. Specifika dokladování na CD

Názvy souborů: u výpisu z proj. účtu VU_zkratka partnera/příjemce_rrmm u výpisu z provozního účtu VUO_zkratka partnera/příjemce_rrmm u refundace VU_zkratka partnera_rrmm (číslo výpisu z projektového účtu, kdy, refundace proběhla_REF_pořadové číslo refundace) u výdajového pokladního dokladu VPD_zkratka příjemce_číslo dokladu Specifika dokladování na CD

Kopie dokladů – ve všech relevantních podsložkách (mzdové výdaje, ostatní výdaje, mzdové příspěvky) vytvořte obdobně jako u výpisů z účtu další podsložky s názvem příjemce nebo partnera. Specifika dokladování na CD

Mzdové výdaje – v dané podsložce příjemce nebo partnera ukládejte soubory se zkratkou MV_rrmm_název dokladu, případně se jménem zaměstnance. Specifika dokladování na CD

Ostatní výdaje – v dané podsložce příjemce nebo partnera ukládejte soubory s označením zkratky příjemce nebo partnera_číslo dokladu v účetním systému organizace např. P0_1425, P1_1254 (stejné označení jako v IR). Specifika dokladování na CD

Varianta A Výkazy práce – v dané složce „06_VykazyPrace“ vytvořte podsložku s měsícem, ke kterému se výkazy práce budou vztahovat, následně v podsložce s měsícem, do vytvořených podsložek ukládejte soubory s názvem VP_rrmm_zkratka příjemce nebo partnera. Výkazy práce se skenují do jednoho souboru vždy za jeden měsíc a za příjemce a každého partnera zvlášť. Výkazy práce musí být v souboru řazeny abecedně podle příjmení zaměstnanců. V IR musí být zaměstnanci uvedeni ve tvaru Příjmení Jméno Titul. Specifika dokladování na CD

Varianta B Pokud budete výkazy práce dokládat za každého zaměstnance zvlášť, je potřeba ve složce daného měsíce vytvořit podsložku pro příjemce a každého partnera, soubory se budou označovat VP_rrmm_příjmení (bez diakritiky). Specifika dokladování na CD

Smlouvy - v dané složce „07_Smlouvy“ vytvořte podsložku s názvem příjemce nebo partnera, do dané složky ukládejte soubory s názvem SM_Prijmeni_PS nebo DPC nebo DPP Specifika dokladování na CD

Veškeré dokumenty od příjemce a partnerů řaďte obdobně jako dle struktury na CD, tj. nejdříve podle druhu – výpisy z účtu, faktury, výkazy práce a smlouvy, je nutné použít též oddělovací listy pro druh dokladu. V daném druhu dokladu pak rozdělte doklady dle příjemce a partnerů, opět použijte oddělovací listy s názvem příjemce nebo partnera. Specifika dokladování tištěné podoby

Zadání žádosti o platbu

Žádost o platbu- Benefit 7+ Po stisknutí tohoto tlačítka dojde k založení nové ŽoP.

Žádost o platbu Nejprve stiskněte tlačítko „Načíst data z Monit7+“

Žádost o platbu Vyberte typ financování Vyberte číslo projektového účtu příjemce Vyberte číslo účtu zřizovatele u ČNB Vyberte vazbu na finanční plán

Žádost o platbu Vyplňte částky předfinancování v členění na IN/NEIN Vyplňte příjmy projektu (např. kladné úroky na projektovém účtu) Vyplňte výdaje v rámci KF v členění na IN/NEIN – nerelevatní Vyplňte částku refundace sníženou o příjmy projektu (IN/NEIN) Vyplňte částku refundace před snížením o příjmy projektu (IN/NEIN)

Žádost o platbu Po finalizaci dojde k přenosu dat do Monit7+, ŽoP nebude možné již dále editovat Finalizace ŽoPVrácení ŽoP k dopracování Při vrácení ŽoP k dopracování je nutné nejprve provést storno finalizace, poté je možné ŽoP editovat

Podezření na porušení rozpočtové kázně (dále jen PRK)

Porušení podmínek výběrového řízení, např. není dodržena povinnost sčítání spolu souvisejících plnění; opakované nedoložení požadovaných dokladů; nezpůsobilé výdaje dle Příručky pro příjemce; neodůvodněné výdaje; nehospodárné výdaje; mylné platby. Podezření na PRK

Nezpůsobilý výdaj Hlášení na místně příslušný Finanční úřad Krácení příslušné žádosti o platbu Mylná platba Hlášení na místně příslušný Finanční úřad Příjemce je povinen okamžitě po zjištění chyby vrátit danou částku na projektový účet a informovat poskytovatele v nejbližší MZ. Řešení PRK

Děkujeme za pozornost