SEMINÁŘ PRO PŘÍJEMCE OP LZZ K ZÁVĚREČNÉ MZ – výzvy č. 80, 98, A3, B6, C7 a D Budova Ministerstva vnitra Centrotex, nám. Hrdinů 4, Praha 4, konferenční sál č. 104 Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

VĚCNÁ ČÁST Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Obsah 1. Ukončení projektu I. 2. Závěrečná MZ – formální náležitosti, přílohy 3. Monitorovací indikátory 4. Hodnocení výstupů/výsledků 5. Databáze produktů 6. Ukončení projektu II. 7. Nesrovnalosti ! Od 3/2015 Aktualizované příručky ! Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Ukončení projektu Datum ukončení realizace projektu uvedené v PA. Nestandardní případy ukončení realizace (D2, kap. 3.4.): Ukončení projektu příjemcem podpory v průběhu projektu – ze závažných důvodů: –Příjemce musí o ukončení realizace požádat ZS formou žádosti o podstatnou změnu – změnu data ukončení projektu (viz D2) –ZS po posouzení vydá změnový právní akt –Příjemce podá závěrečnou MZ s ŽoP, kde popíše stav naplnění cílů projektu, monitorovacích indikátorů a výše nákladů (konzultace s PM a FM) Neoprávněné odstoupení od realizace projektu - odstoupení bez odůvodnění - se považuje za závažné porušení PA Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Závěrečná MZ kromě informací o průběhu posledního monitorovacího období hodnotí úspěšnost celého projektu a informuje o splněných aktivitách a dosažených cílech Formální náležitosti ZMZ Příručka D2 (kap ) a Příručka D10 Formát stejný jako průběžné MZ, obsah je rozšířený Předložení nejpozději do 2 měsíců od ukončení projektu (vč. ŽoP) Hlavní rozdíly oproti PMZ: ZMZ musí obsahovat shrnující informaci o realizaci celého projektu MI Počet odcházejících účastníků Souhrnný přehled plnění MI Databáze produktů ESF Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Závěrečná zpráva o realizaci projektu ZMZ musí obsahovat shrnující informaci o realizaci celého projektu. Popis realizace projektu, zhodnocení realizace klíčových aktivit, údaje o dosažení cílů, problémové oblasti, souhrn publicity, popis plnění MI, možnou další udržitelnost projektu Vhodné přiložit na samostatné příloze (nebo ve 2. části MZ v bodě 8 „Další informace o realizaci projektu“). Viz D2 Příručka pro příjemce, kap Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Monitorovací indikátory vyplňování MI ke stažení: nebo D8 Metodika MI Povinné monitorovací indikátory ( , ) - „Počet podpořených osob - celkem“ - (muži, ženy) = skutečně dosažená a doložitelná hodnota v projektu; ( , ) - „Počet podpořených osob - klienti služeb“ - (muži, ženy) = 0. Komentář: „Projekt není zaměřen na klienty služeb“; ( , ) - „Počet podpořených osob - poskytovatelů služeb“- (muži, ženy) = skutečně dosažená hodnota v projektu = ( , ); „Počet odcházejících účastníků“ (def.: „Účastníci podpory, kteří úspěšně či neúspěšně ukončili účast v projektu“), vyplňuje se povinně v ZMZ – hodnota = Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Povinné monitorovací indikátory ( ) – „Počet podpořených organizací - celkem“ - (veřejná správa), hodnota v obou případech = 1; ( , ) - „Počet úspěšně podpořených osob - klienti služeb“ - (muži, ženy) = 0. Komentář: „Projekt není zaměřen na klienty služeb“; ( , ) - „Počet úspěšných absolventů kurzů“ - (muži, ženy) = skutečně dosažená a doložitelná hodnota v projektu; každý jednotlivý účastník projektu je započten tolikrát, kolikrát úspěšně ukončil vzdělávací akci předepsaným způsobem (počet získaných certifikátů) ( , ) – „Počet úspěšně podpořených osob“- (muži, ženy) - každá osoba, která obdržela podporu se započítává jednou. Konstrukce tohoto indikátoru v příloze „Vyplňování MI“ (obecně hranice 80% úspěšnosti) – „Počet nově vytvořených produktů“ – nutné nahrát do Databáze produktů! Podporujeme Vaši budoucnost NUTNÉ je uvést všechny MI v ZMZ (i podindikátory)!

Vyhodnocení míry splnění výstupů a výsledků (D8, kap. 4) Indikátory výstupů: 85% ˂ sankce – počet podpořených osob – počet podpořených organizací = 1= 100% – počet nově vytvořených produktů Indikátory výsledků: 75% ˂ sankce počet úspěšně podpořených osob Hodnotu MI lze při překročení započítat pouze do 120% hodnoty uvedené v Právním aktu. Popis MI v MZ/ZMZ je povinným polem, naplnění je třeba okomentovat i v souhrnné zprávě o realizaci projektu Pro kontrolu MI týkajících se podpořených osob je nutné doložit prezenční listiny a SOUHRNNOU TABULKU SLEDOVÁNÍ MI Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Souhrnná tabulka sledování plnění MI Podporujeme Vaši budoucnost

Databáze produktů Smyslem je zpřístupnit nově vytvořené či inovované produkty financované z prostředků ESF široké veřejnosti; Příjemce je k poskytnutí licence na produkt zavázán v PA Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Postup pro vkládání produktů Registrace – , Přihlašovací jméno Uživatel – Jednající osoba = statutární zástupce! Sídlo – adresa příjemce, ne zhotovitele produktu! PRODUKTY - Vložení produktu – vybrat projekt – registrační číslo (přenesen z Esfcr – správnost údajů!) Tlačítko MOJE PRODUKTY – přehled všech produktů uživatele + jejich stavy (Rozpracovaný, Kontrola, Zamítnutý, Zkontrolovaný se smlouvou, Zkontrolovaný bez smlouvy, Kontrola smlouvy, Ke schválení, Schválený - poskytovatelem) Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Manuál pro vkládání produktů do databáze Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Produkt – postup a kontrola při vkládání  Popis produktu – údaje musí odpovídat Projektové žádosti a MZ – shodné názvy!  Realizátor produktu  Druh produktu, cílové skupiny, Uživatel produktu, Popis produktu  Nahrání souboru (produkty v elektronické podobě – vložit dokument s popisem produkty)  Možnost předání a zveřejnění:  Produkt nemůže být předán poskytovateli  Může být předán poskytovateli, avšak nemůže být zveřejněn – v případě citlivých údajů a využití produktu pro vnitřní fungování organizace – uvést zdůvodnění.  Produkt může být zveřejněn = vygenerování smlouvy  Uložení produktu – lze vložit více produktů najednou (možnost Uložit a vložit další produkt) Odeslat produkt ke kontrole! Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Produkt - kontrola ze strany poskytovatele dotace Vrácení k přepracování (upozornění em) – Oprava: o Chybně uvedené informace v identifikačních údajích → REGISTRACE → EDITOVAT PROFIL → provést opravu o Vrácené produkty – „Vráceno k přepracování“ → EDITOVAT → provést opravu → Odeslat ke kontrole Nejčastější chyba u produktů – PUBLICITA – Titulní strana – povinné minimum publicity OP LZZ (loga), registrační číslo a název projektu, Logo dodavatele zakázáno (lze uvést odkaz na dodavatele)! (viz. D4) Schválení produktů a jejich zveřejnění – Příjemce je em vyzván k odsouhlasení licenční/podlicenční smlouvy, vyjádří souhlas se smlouvou a vytiskne čestné prohlášení ČESTNÉ PROHLÁŠENÍ podepsané statutárním zástupcem je nutné zaslat poskytovateli dotace, ten následně v Databázi odsouhlasí smlouvu s příjemcem. Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Ukončení projektu II. Žádosti o podstatné změny – podání možné nejpozději 1 měsíc před datem ukončením projektu Schválení ZMZ → Dopis o výsledku ověření závěrečné ŽoP Uchovávání dokumentů (i propagačních předmětů) Po dobu 10 let (lhůta od 1. ledna následujícího roku, kdy byla schválena poslední ŽoP) – více viz. D2, kap. 17 Udržitelnost není přesně vymezena v Právním aktu, resp. není uveden způsob jejího naplnění (nebude kontrolována)! předpoklady pro udržitelnost projektu po skončení financování OP LZZ ale byly jedním z kritérií věcného hodnocení projektu, příjemce plánovanou udržitelnost popisoval v žádosti Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Nesrovnalosti - OSS projekty financované ex post Identifikace nezpůsobilých výdajů v rámci administrace MZ – dle §44a odst. 5 písm. b) zákona č. 218/2000 Sb., O rozpočtových pravidlech nelze dotaci krátit, ale poskytovatel předává podnět finančnímu úřadu z důvodu podezření na porušení rozpočtové kázně FÚ vyčíslí odvod a penále (1 promile z částky odvodu za každý den prodlení, nejvýše do výše částky odvodu, do 500 Kč se penále nevyměřuje); po vyměření lze požádat GFŘ o prominutí odvodu nebo penále, které FÚ uložil (více viz D2, kap. 3.4.) Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Nesrovnalosti – asociace a sdružení obcí Projekty financované ex-ante Úprava od Krácení nezpůsobilých výdajů v rámci administrace MZ – dle §44a odst. 5 písm. b) zákona č. 218/2000 Sb., O rozpočtových pravidlech, poskytovatel nezpůsobilé výdaje eviduje, po schválení ZMZ musí být předán podnět finančnímu úřadu pro podezření na porušení rozpočtové kázně FÚ – vyčíslí odvod a penále; v případě krácení ze strany poskytovatele FÚ vyčíslí pouze PENÁLE (1 promile z částky odvodu za každý den prodlení, nejvýše do výše částky odvodu, do 500 Kč se penále nevyměřuje); po vyměření penále ze požádat GFŘ o prominutí odvodu nebo penále, které FÚ uložil (viz D2, kap. 3.4.) Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Novela zákona č. 218/2000 Sb., rozpočtových pravidel Revize příruček – od – krácení dle §14e nebo vrácení dotace nebo její části dle §14f Lze snížit platbu - krácení dle §14e - příjemce je o krácení písemně informován (v Dopise o ověření ŽoP) – do 15 kalendářní dnů lze podat odůvodněné NÁMITKY (vzor na esfcr.cz) – poskytovatel vydá rozhodnutí o námitce (do 30/60 dnů, vyhoví, nevyhoví) → informuje o krácení FINANČNÍ ÚŘAD! Nelze snížit platbu – výzva dle §14f k vrácení části dotace ve stanovené lhůtě – pokud je vráceno ve lhůtě, tak je FÚ pouze informován x pokud nevráceno ve lhůtě, předává se podnět FÚ Nově je FÚ pouze informován – není podáván podnět k zahájení daňové kontroly! Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Nejčastější problémy v MZ Žádosti o prodloužení lhůty Dokládání originálu s MZ, ev. vč. pověření k podpisu Podpisové vzory Změny statutárních zástupců, aktuální pověření Monitorovací indikátory Nevyplněné všechny povinné indikátory Nesoulad počtu osob s prezenčními listinami Nedostatečný komentář k jednotlivým MI Nesoulad s popisem nových/inovovaných produktů v Žádosti Nevložení produktů do Databáze Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Nejčastější problémy v MZ Publicita Neaktualizovaný popis publicity realizované v projektu Informace o financování z ESF na účetních dokladech Nesprávná publicita na propagačních předmětech a na produktech Aktuální informace na webu příjemce Výběrová řízení Aktualizovaný stav a datum ukončení VŘ Soulad částky a dodavatele se smlouvou Zaznamenání všech dodatků Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Nejčastější problémy v MZ Pracovní výkazy, RMN Smazané závazné vzorce Nesoulad elektronické a tištěné verze; nesoulad s RMN Vykazovaná činnost není v souladu s pracovní náplní člena RT. Vykazovaná činnost není příliš konkrétní (administrace, jednání, příprava podkladů, meeting). Nesoulad PV mezi jednotlivými členy RT (jednání PM s FM). Podpis nadřízeného pracovníka musí být v podpisovém vzoru. PV vždy ve dvou originálech – první pro OSF, druhý pro případnou opravu či archivaci. Datum podpisu musí být po datu poslední aktivity ve výkazu. Uvádět do PV pracovní cesty, pokud jsou nárokovány náhrady Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Nejčastější problémy v MZ Prezenční listiny Povinné náležitosti viz D10 - podpisy lektorů, datum akce, rozsah Publicita, vzory pozvánek, osvědčení Nepodstatné změny - u všech změn nutné zdůvodnění ve 2. části MZ! Realizační tým – k popisu pozice připojit vždy popis změny vč. data platnosti; při změně úvazku ukončit čerpání a založit novou položku, popsat změnu k původní i nové položce Harmonogram - soulad s popisem KA Rozpočet – změny porovnat s rozhodnutím hodnotící komise! + kontrolovat závazné limity kapitol Odměny Relevantní zdůvodnění, finanční a časové limity Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Dotazy k projektové části Projektoví manažeři - Oddělení realizace OP LZZ Ing. Lukáš Lojda , Ing. Miroslava Šašmová , Tereza Jamborová, DiS , Mgr. Taťána Červinská , Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

FINANČNÍ ČÁST Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

OBSAH Způsobilé výdaje Účetnictví Osobní náklady Nákup služeb Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Způsobilé výdaje Způsobilé jsou také některé výdaje vztahující se k danému projektu vzniklé po ukončení projektu dle metodiky D5 (např. audit, mzdové náklady za poslední měsíc realizace projektu) – jejich věcné plnění souvisí s obdobím, ve kterém se projekt realizoval Veškeré výdaje za poslední měsíc realizace projektu uhradit do Evidence a prokazování uskutečněných výdajů: rozepsány v Metodice způsobilých výdajů OP LZZ D5 Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Způsob financování projektů –Použití prostředků krácených v MZ – pokrácený výdaj si nelze nárokovat znova!, o nezpůsobilé výdaje se snižuje celková částka dotace. Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Účetnictví Je nutné vést oddělenou účetní evidenci pro projekt Je důležité vést analytiku pro všechny způsobilé výdaje projektu Náležitosti účetního dokladu – dle zákona o účetnictví Nutnost opatřit účetní doklad větou, že se jedná o výdaj financovaný z OP LZZ, projektu č. xxx Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Účetní doklady Dokládají se faktury nad ,- Kč nárokované částky (nikoliv částky na dokladu) U faktur do ,- Kč se nedokládá smlouva ani objednávka U faktur od ,- Kč – ,- Kč doložte objednávku nebo smlouvu Při kontrole na místě musí být k dispozici všechny účetní doklady Specifikace jednotkové ceny dle schváleného rozpočtu Rozdílné stanovení jednotkové ceny v rozpočtu a ve smlouvě Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Úvazky Maximálně 1,0 úvazek v souhrnu u jednoho zaměstnavatele Je nutné udělat přepočty hodin do MAX úvazků a poté zpět do hodin, které se budou sledovat Sledované období = délka pracovní smlouvy, DPČ, DPP/projekt, V průběhu realizace i na konci sledovat počet hodin V ZMZ přehled zapojení zaměstnance v projektu u klouzavého úvazku Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Odměny Do výše 20 % reálně vyplacené mzdy za 12 měsíců Řádně zdůvodněné projektovému manažerovi Lze vyplácet za splnění mimořádného nebo zvlášť významného úkolu (nad rámec pracovní náplně) Vyplácení odměn zakotveno v pracovních smlouvách, dohodách nebo ve vnitřní směrnici organizace Výplatu odměn nejlépe řešit pololetně, ročně Doložení tabulky výpočtu odměn Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Finanční přílohy k ZMZ Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Obsah Žádost o platbu Příloha č. 2 – Soupiska účetních dokladů Příloha č. 9 - Přehled čerpání způsobilých výdajů Tabulka čerpání dovolené za dobu realizace projektu za realizační tým Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Žádost o platbu Odevzdat jen Finální verzi Vyplnit všechna požadovaná pole HASH odpovídá HASH MZ Řádný podpis, místo a datum (datum po finalizaci ŽoP) Originální verze Hodnoty se uvádí ve 100 % Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

ŽoP Celkové způsobilé výdaje - dle Soupisky, Přehledu čerpání Výše způsobilých výdajů musí souhlasit na všech přílohách a ŽoP ŽoP Ex-ante projekty: I. část - prostředky, které budou zaslány, Požadovaná částka dotace - postup dle Finančního plánu II. část - výdaje, které jsou prokazovány dle Soupisky, Přehledu čerpání Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Soupiska účetních dokladů Soupiska_VZOR.xls Nárokovat lze, způsobilé výdaje, které byly uskutečněny po ukončení projektu, ale jejich věcné plnění souvisí s obdobím, ve kterém se projekt realizoval dle příručky D5 POZOR veškeré výdaje za poslední měsíc realizace projektu uhradit do Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Přehled čerpání Přehled čerpání_VZOR.xls Členění musí odpovídat schválenému či příjemcem upravenému Rozpočtu, tzn. shodné položky, názvy (hodnoty) Nejčastější chyby – Překročení 100 % rozpočtu, změněné, vynechané vzorce (sloupce v %), není zohledněno krácení z předchozích MZ – překročení položky Sloupec „Dosud prokázané výdaje v Kč“ musí odpovídat schváleným výdajům (sníženo o krácení v předchozích MZ) Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Tabulka čerpání dovolené Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz položka rozpočtu projektu úvazek v projektu Jméno a příjmení ∑ za rok∑ nárok Přečerpáno / OK za rok ,0 Jan Novák - dny OK ,5 Jana Nováková - hodiny 16,040,0 96,092,0 přečerpáno ,5 Anna Nováková od ,020,0 50,0 OK

Dotazy k finanční části Ing. Martina Tomová Finanční manažerka Oddělení realizace OP LZZ Tel Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Děkujeme za pozornost! Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz