Spisová a archivní služba Spisový řád, spisový plán, skartační řízení Bc. Eva Martinková, odbor školství, mládeže, tělovýchovy a sportu Krajský úřad Libereckého kraje

Základní pojmy Právní úprava Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů Novelizován zákonem č. 424/2010 Sb., změna § 63 odst.3,…. obce a školy vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby nebo v listinné podobě. Vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

Základní pojmy Archiv síť veřejných archivů Spisovna slouží k dočasnému uložení dokumentů Příruční registratura dokumenty uložené v kanceláři Správní archivy při ministerstvech Komerční spisovny zajištění spisové služby pro jiné organizace Typový skartační rejstřík

Typy archivů Národní archiv (NA) Uloženy všechny dokumenty národních institucí a úřadů Státní oblastní archiv (SOA) + Státní okresní archiv (SOkA) Dokumenty bývalých krajských správních institucí Archiv města (AM) Dokumenty soukromých škol – skartační řízení probíhá u SOA Dokumenty veřejných škol

Zásady spisové služby Uzamčená skříň s uloženými dokumenty Jednací protokol (podací deník, nelze nahradit knihou přijaté a odeslané pošty) Skartační řízení

Základní pojmy Spisový řád Spisový plán Podací deník (jednací protokol) Spisový znak Skartační znak Skartační lhůta Spisová rozluka Krizové vedení spisové služby

Skartační znak Typ „A“ (archiv) dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do archivu Typ „V“ (výběr) dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem A nebo mezi dokumenty se skartačním znakem S Typ „S“ (stoupa) dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení

Skartační lhůta Doba vyjádřená počtem let, po které je vyřízený dokument uložen ve spisovně Počítá se od 1. ledna roku následujícího po roce, ve kterém dokument vznikl, resp. byl vyřízen nebo pozbyl pro organizaci význam Př. Organizační řád 2000 – 2010 –„A3“ –Platnost skončila 2010 –Počítá se od 2011, tzn. návrh na skartaci 2014

Spisový řád Vnitřní směrnice školy (srozumitelná) Konzultace s příslušným archivem Rozdělení na části –Příjem, oběh, ukládání, vyřazování dokumentu, spisová rozluka, Povinná příloha - spisový plán Nepovinné přílohy –vzory hlavičkových papírů –skartační návrhy –likvidační dokumenty –vzory podacích razítek –vzory předávacích protokolů

Spisový řád - Příjem dokumentů Evidence pouze úředních podání Kdo přijímá poštu (sekretariát, podatelna…) Obecná a jmenovitá ová adresa Podací deník Elektronický jednací protokol stažení a použití zdarma

Spisový řád – ukládání dokumentů Ukládáme na základě skartačních znaků a lhůt Vždy záleží na konkrétních podmínkách dané školy Neukládat dokumenty v půdních a sklepních prostorách (nestálé teploty, zaplavení) Oddělit dokumenty typu A Hasicí přístroj

Spisový řád – vyřazení dokumentů Vyvolává původce 1x za rok Podání skartačního návrhu na příslušný archiv Přílohou je seznam dokumentů, které jdou do skartace (A, S, případně V) Vypsáni členové skartační komise (ředitel + 2 pracovníci) Archivář vybere z dokumentů typu „A“, poté souhlas ke skartaci Provedení skartace po uplynutí doby pro podání námitek Veškeré dokumenty související se skartací jsou typ„A“, nikdy se neskartují

Spisová rozluka Zánik, sloučení škol Nutno ošetřit ve spisovém řádu, kdo převezme dokumenty (dlouhé skartační lhůty) Provádí původce nebo likvidátor a v případě zániku vyvolá skartační řízení Příslušný archiv převezme „A“, na „S“ s uplynulými lhůtami dá povolení ke skartaci Zřizovatel, jednatel převezme„S“ s neuplynutými skartačními lhůtami Není vyřešeno v případě soukromých škol, kdy není právní nástupce Komerční spisovny ( nebezpečí zániku, platba za uložení)

Krizové vedení spisové služby Nenadálá událost (výpadek el.energie, živelná pohroma…), Vedení spisové služby náhradním způsobem Výluka kratší než 48 hodin –Dokumenty z náhradní evidence se přeevidují do řádné evidence Výluka delší než 48 hodin –Evidence dokumentů zůstává v náhradní evidenci

Spisový plán Seznam druhů dokumentů, který může být hierarchicky členěn U každého druhu dokumentů se uvede skartační režim a skartační lhůta Možno využít Typový skartační rejstřík (rok vydání 2010 – oranžové)

Konkrétní příklady Základní dokumenty o postavení školy „A10“ Výroční zprávy, souhrnná hlášení Vždy je „A 10“ Drobnější dílčí zprávy, výkazy „S5“ Inspekční zpráva ČŠI „A 10“ Ostatní dokumenty o kontrolách „V 10“

Konkrétní příklady Školní matrika „A45“ Doklady o přijímání dětí, žáků, studentů… SŠ – přijímací zkoušky „S10“, bez přijímacích zkoušek „S 5“ Katalogové listy „A45“ (pak přechází do archivu) ŠVP „ A10“ Časové tématické plány „S 5“

Konkrétní příklady Duplikáty vysvědčení, zkažená vysvědčení „S 1“ Maturity + závěrečné zkoušky „A45“ Písemné maturitní práce „V5“ (provést výběr – vzorek, který se archivuje a zbytek jde do skartace) Písemné čtvrtletní práce a drobné prověrky Uloženy u daného učitele po dobu….pak se znehodnotí Není nutné uvádět ve spisovém plánu

Konkrétní příklady Třídní knihy „S 10“ Třídní výkazy SŠ 1. – 4. ročník „A 45“ ZŠ 1., 8., 9., třída „A 45“ Ostatní „S …. “ Rozvrhy Nemusí být součástí, pokud ano tak „S1 “

Konkrétní příklady Kniha úrazů „A5“ Záznamy o úrazech Těžké a smrtelné „A10“ Vše ostatní „S 10“ Lékařské posudky dle závažnosti max. „S5“ Posudky z PPP „ V 5“ (pozor na citlivá data)

Konkrétní příklady Systemizace, popisy prací a funkcí „A10“ Osobní spisy zaměstnanců „S 45“ BOZP a PO Klíčové dokumenty „A“ Inventarizace „ A“ vznik, reorganizace, zánik, mimořádné „S 10“ ostatní

Konkrétní příklady Ekonomická agenda Vše co je roční, závěrky, rozbory „A10“ Faktury, kniha faktur (po uzavření) „S 5“ Mzdové listy „S 30“ (doporučuje se delší lhůta „S45“) Statistiky mezd a platů „A5“

Užitečné odkazy Typový skartační rejstřík Pomůcka pro posuzování dokumentů provozní povahy Adresář českých archivů Státní okresní archiv Liberec Mgr. Robert Filip Státní oblastní archiv v Litoměřicích, pracoviště Státní okresní archiv Liberec, Archivní inspektor, zástupce ředitelky tel.: