Pracovní schůzka s ekonomy PO v roce 2014 I nventarizační zpráva a upozornění na zjištěné nedostatky z kontroly hospodaření PO v rámci přezkoumání hospodaření JMK za rok prosinec 2014

Inventarizační zpráva k (povinný obsah dle § 2 písm. e) vyhlášky č. 270/2010 Sb.) shrnutí všech podstatných skutečností o všech provedených inventurách seznam všech: -inventurních soupisů (kde jsou zaznamenány skutečné stavy zjištěné prvotní fyzickou a dokladovou inventurou) -dodatečných inventurních soupisů (kde jsou zaznamenány skutečné stavy zjištěné rozdílovou fyzickou a dokladovou inventurou) -inventurních zápisů u vybraného majetku (kulturní památky, sbírky muzejní povahy a archeologické nálezy) nebo u průběžné inventarizace, pokud nahrazují inventurní soupisy a -inventurních závěrů (v případě, že organizace provádí víceleté zjišťování skutečného stavu kulturních památek a archeologických nálezů) informace o všech inventarizačních rozdílech a zúčtovatelných rozdílech 2

Shrnutí všech podstatných skutečností o všech provedených inventurách Doporučený rozsah uvedení údajů o všech podstatných skutečnostech o všech provedených inventurách identifikační údaje o organizaci (Název, IČO, sídlo) datum zahájení a datum ukončení inventury (i inventarizace) zda proběhla inventarizace v souladu s platnou legislativou jména a podpisy hlavní inventarizační komise jméno a podpis ředitele organizace 3

Shrnutí všech podstatných skutečností o všech provedených inventurách ● stručné informace: ◘ o průběhu všech inventur, inventarizací i celkové inventarizace za rok 2014 ◘ zda inventarizace proběhla v souladu s Plánem inventur, pokud ne, tak zdůvodnění odchylky 4

Shrnutí všech podstatných skutečností o všech provedených inventurách ● stručné informace o prvotní inventuře (inventarizaci): datum, ke kterému byla provedena prvotní fyzická a dokladová inventura = okamžik ke kterému se zjišťují skutečné stavy (případně i provádí ocenění) předmět prvotní inventury, způsob provádění, co bylo zjištěno prvotní inventurou, k jakému dni byly zkontrolované zjištěné stavy na stavy v účetnictví, zda skutečně zjištěné stavy odpovídají stavu v účetnictví, pokud ne, tak: jaká opatření přijala organizace k odstranění případných zjištěných inventarizačních rozdílů a zúčtovatelných rozdílů jak zaúčtovala organizace inventarizační rozdíly, případně zúčtovatelné rozdíly 5

Shrnutí všech podstatných skutečností o všech provedených inventurách ● stručné informace o prvotní inventuře: ◙ o dalších skutečnostech, např., které byly zjištěny při inventuře DM: dosud stanovena doba odpisování neodpovídá přehodnocené předpokládané době užívání DM: ◘ lepší technický stav DM, apod. → návrh na změnu doby odpisování DM - prodloužení doby odpisování od 1.1. následujícího roku (v závěrečné zprávě uvede počet DM a celkovou PC DM, u kterého bude navržena změna, organizace zašle odvětvovému odboru tabulku - přílohu č. 5 Zásad vztahů), ◘ nefunkčnost (neupotřebitelnost) majetku → návrh na likvidaci ◘ nepotřebnost majetku → návrh na vyjmutí majetku ze svěřeného majetku → návrh na předání majetku VÚJ → návrh na prodej (dle Zásad vztahů a Odpisového plánu) 6

Shrnutí všech podstatných skutečností o všech provedených inventurách ● informace o prvotní inventuře (inventarizaci): organizace zjistila při fyzické inventuře DM, existenci DM, který není vedený v účetnictví organizace ◘ uvede, jak bylo s tímto majetkem naloženo: → způsob prověření vlastnictví, zda se jedná o majetek vlastní, cizí, svěřený (kontrola se smluvními dokumenty, technickou dokumentací, výpisem z listu vlastnictví, se zřizovací listinou apod.), → zaúčtování DM do účetnictví, u majetku, který využívá = zaúčtování přebytku (majetek vlastní a svěřený) do rozvahy, případně do podrozvahy (dle jeho ocenění) → zaúčtování do podrozvahy u cizího majetku, který užívá organizace dle smlouvy o výpůjčce, nájmu nebo pachtu, →případně jestli podala návrh na likvidaci nebo na prodej nebo na předání majetku u majetku, který nevyužívá a nebude užívat. 7

Shrnutí všech podstatných skutečností o všech provedených inventurách ● informace o prvotní inventuře (inventarizaci): zda skutečně zjištěné stavy majetku a závazku dle prvotních inventur odpovídají stavu v účetnictví, tj. k datu, ke kterému byla provedena prvotní fyzická i dokladová inventura (např , nebo ) (tato informace musí být uvedena vždy) 8

Shrnutí všech podstatných skutečností o všech provedených inventurách ● Informace o rozdílové inventuře - inventarizaci (pokud byla provedena): datum, ke kterému byla provedena rozdílová inventura, předmět rozdílové inventury, způsob provádění, co bylo zjištěno rozdílovou inventurou, kdy byly zjištěné stavy zkontrolované na stavy v účetnictví, zda skutečně stavy přírůstků a úbytků majetku a závazku zjištěné rozdílovou inventurou odpovídají obratům v účetnictví na SÚ a AÚ, na kterých je účtováno o majetku a závazku, i součtu obratů na příslušných SÚ (AÚ) od data provedení prvotní inventury až do a a zda celkové stavy majetku a závazků odpovídají stavům v účetnictví (tyto celkové stavy musí být uvedeny v dodatečném inventurním soupisu). o zaúčtování případných inventarizačních rozdílů, případně zúčtovatelných rozdílů zjištěných rozdílovou inventarizací 9

Shrnutí všech podstatných skutečností o všech provedených inventurách Dodatečné inventurní soupisy (při rozdílové inventuře ) vyhotovuje organizace vždy, pokud zjišťuje skutečné stavy majetku a závazků před rozvahovým dnem (před daného běžného účetního období) a u organizace dochází k úbytku nebo přírůstku majetku a závazků (nákup, prodej, spotřeba, výpůjčka, atd.) ode dne, ke kterému je provedena prvotní inventura a k V případě, že organizace zjišťuje skutečné stavy majetku a závazku po rozvahovém dni, nemusí provádět rozdílovou inventuru a vyhotovovat dodatečné inventurní soupisy, musí však zabezpečit oddělené sledování, vedení a účtování úbytků a přírůstků majetku a závazků (např. i odděleným skladováním), a to: ◘ za běžné účetní období ◘ za následující účetní období 10

Shrnutí všech podstatných skutečností o všech provedených inventurách Informace o průběžné inventuře - inventarizaci (pokud byla provedena) (u majetku dle § 29 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví) datum, ke kterému byla provedena, předmět inventury, způsob provádění, co bylo zjištěno inventurou, kdy byly stavy majetku zjištěné průběžnou inventurou zkontrolované na stavy v účetnictví o případném nahrazení inventurních soupisů jiným průkazným záznamem o vyúčtování inventarizačních rozdílů o ověření stavu majetku k rozvahovému dni. 11

Shrnutí všech podstatných skutečností o všech provedených inventurách Informace o inventarizaci vybraného majetku k rozvahovému dni předmět inventury, způsob provádění, co bylo zjištěno inventurou, zda vznikly důvody pro účtování o snížení nebo zvýšení tohoto majetku, v případě, že organizace provádí víceleté zjišťování skutečného stavu kulturních památek a archeologických nálezů uvede informace, o majetku, u kterého provádí toto zjištění: ◘ jestli je v souladu s plánem víceletého zjišťování tohoto majetku a vnitřním předpisem PO ◘ o ověření s evidencí vedenou podle jiného právního předpisu (zákon č. 122/2000 Sb., vyhláška č. 275/2000 Sb.) pokud jsou potřebné pro vyhotovení inventurních závěrů 12

13 Shrnutí všech podstatných skutečností o všech provedených inventurách ● další informace o inventuře (inventarizaci): ◘ organizace zjistila, že má nedobytnou pohledávku → návrh na odpis pohledávky dle Zásad vztahů ◘jakým způsobem provedla inventuru (inventarizaci) pohledávek a závazků (odsouhlasení s odběrateli a dodavateli, kontrola s objednávkami, smlouvami, bankovními výpisy, soupisy provedených prací, dodacími listy, knihami přijatých a vydaných faktur) a informace u majetku a závazků, v případě, že zjistila inventarizační rozdíly.

Shrnutí všech podstatných skutečností o všech provedených inventurách ( povinné) Všechny zjištěné stavy majetku a závazků je nutné vždy zkontrolovat na stavy v účetnictví včetně podrozvahové evidence (dle obratové předvahy, hlavní knihy, knihy podrozvahových účtů). Organizace uvede informaci o provedení kontroly. Organizace na závěr uvede informaci, zda stavy po zaúčtování všech inventarizačních rozdílů a zúčtovatelných rozdílů a účetních případů roku 2014, odpovídají konečným stavům v účetnictví k rozvahovému dni. Zřizovateli zašle PO originál Inventarizační zprávy včetně seznamu všech inventarizačních soupisů, zápisů a závěrů v termínu do , která bude podepsaná ředitelem organizace a ve které budou všechny identifikační údaje organizace. 14

Seznamy inventurních soupisů (dle rozsahu a způsobu provedení inventur vyhotovuje organizace inventurní a dodatečné inventurní soupisy) Rozsah vyhotovených inventurních soupisů si organizace stanovuje v plánu inventur v souladu s § 5 a § 8 vyhlášky č. 270/2010 Sb., tj. v rozsahu: účtové skupiny seskupení inventarizačních položek, nebo jednotlivé inventarizační položky 15

Seznamy inventurních soupisů Organizace předloží k inventarizační zprávě seznamy inventurních soupisů (jako dílčí část této zprávy nebo formou přílohy k inventarizační zprávě, které můžou být předloženy formou tabulky nebo výstupů generovaných softwarem) Příklady jednotlivých seznamů inventurních soupisů jsou přílohou prezentace a jedná se o: Přílohu č. 1 – Příklad seskupení inventarizačních položek (s podrobnějším členěním) – Seznam inventurních soupisů Příloha č. 2. – Příklad seskupení inventarizačních položek (s podrobnějším členěním) – Seznam dodatečných inventurních soupisů Příloha č. 3 – Příklad seskupení inventarizačních položek (SÚ, AÚ) - Seznam inventurních i dodatečných inventurních soupisů Organizace musí předložit seznam všech inventurních soupisů, inventurních zápisů a inventurních závěrů, které vyhotovila za běžné účetní období. 16

Dohody o hmotné odpovědnosti zjištěné nedostatky Zjištění: Dohody o hmotné odpovědnosti včetně dodatků jsou uzavřeny s nesprávným odkazem na § 34 zákona č. 262/2006 Sb., který neobsahuje ustanovení týkající se hmotné odpovědnosti a na další neplatné ustanovení zákoníku práce v době uzavíraní dohod včetně dodatků k těmto dohodám (před nebo po platnosti tohoto zákona a jeho ustanovení). 17 Opatření: Dohody o hmotné odpovědnosti včetně dodatků k těmto dohodám je nutné aktualizovat dle platné legislativy, a to na celý rozsah odpovědnosti daného zaměstnance (včetně rozšíření nebo zúžení odpovědnosti (od dle § 252 a násl. zákona č. 262/2006 Sb.

Hospodaření s prostředky svých fondů zjištěné nedostatky Zjištění: Příspěvková organizace neprovedla ukládání peněžních prostředků na zálohy na základní příděl do fondu na samostatný účet FKSP - SÚ 243 nejpozději do konce měsíce následujícího po měsíci, v němž k tvorbě fondu došlo, čímž porušila ustanovení § 3 odst. 2 vyhlášky č. 114/2002 Sb., o fondu kulturních a sociálních potřeb (vyhláška o FKSP). 18 Opatření: Převést nepřevedené peníze za základní příděl za měsíce leden - listopad v roce 2014 na účet FKSP včetně jeho zaúčtování a následně postupovat dle doporučeného postupu účtování a převodu prostředků základního přídělu do FKSP a na účet FKSP.

19 Popis účetního případu MDDal Částka v Kč Podrobný popis a doporučení 1.Účtování základního přídělu do FKSP 527 0X01 1% z platů Tvorba FKSP - základní příděl. Doporučujeme náklady za daný měsíc za základní příděl, např. za měsíc prosinec - účtovat interním dokladem začátkem ledna 2015 společně se zaúčtováním nákladů na platy (mzdy) zaměstnanců za prosinec, vše do měsíce prosinec (výše nákladů je dle skutečnosti). Tímto dnem současně vystavit příkaz do banky (viz účetní případ 2. uvedený v této tabulce). Ke konci roku zkontrolovat výši nákladů, doúčtovat náklady za základní příděl do FKSP do roku 2014 a převést nepřevedené prostředky na účet FKSP do konce ledna X1% z platů 2.Převod prostředků z běžného účtu PO na běžný účet FKSP XX - 03XX 1% z platu Účtování dle bankovního výpisu dnem úhrady, u SÚ 241 účtovat na AÚ běžného účtu, ze kterého se převádí peněžní prostředky (doporučená kontrola s příkazem k úhradě) % z platuPřipsání peněžních prostředků na běžný účet FKSP, účtování dle bankovního výpisu Doporučený postup pro účtování základního přídělu do FKSP: Pozn.: 1% z platů =základní příděl, kterým je tvořen FKSP činí 1 % z ročního objemu nákladů zúčtovaných na platy a náhrady platů, popřípadě na mzdy a náhrady mzdy a odměny za pracovní pohotovost a dále na odměny a ostatní plnění za práci vykonávanou v rámci odborného výcviku na produktivních činnostech žákům učilišť - viz § 2 odst. 1 vyhlášky o FKSP

Hospodaření s prostředky svých fondů zjištěné nedostatky Zjištění: PO neúčtovala o pohledávce na účtu Pohledávky za zaměstnanci - o předpisu povinného doplatku do FKSP - rozdíl mezi celkovou cenou za rekreaci, kterou uhradila za zaměstnance a poskytnutým příspěvkem z FKSP. Zaměstnanec neuhradil předem tento rozdíl. Účtování nebylo v souladu s § 22 vyhlášky č. 410/2009 Sb. 20 Opatření: Účtovat pohledávku za zaměstnancem a požadovat úhradu

21 Doporučený postup pro účtování pohledávky za zaměstnancem (FKSP): Popis účetního případuMDDal Částka v Kč Podrobný popis s doporučením 1. Účtování fa za rekreaci Závazek vůči dodavateli ve výši fakturované částky (celkové ceny) za rekreaci Pohledávka za zaměstnancem ve výši fakturované částky za rekreaci snížena o příspěvek z FKSP (povinnost úhrady zaměstnancem) X Čerpání FKSP ve výši příspěvku z FKSP (dle směrnice PO v souladu s vyhláškou o FKSP) 2. Úhrada fa dodavateli Dle výpisu z běžného účtu FKSP 3. Úhrada zaměstnance243, 241, Platba zaměstnance, doporučujeme platit přímo na běžný účet FKSP a před úhradou faktury za rekreaci z běžného účtu FKSP. Pozn.: v případě, že peněžní prostředky nebyly zaměstnancem přímo poukázané na běžný účet FKSP - SÚ 243, má PO povinnost nejpozději do 1 měsíce převést tyto prostředky na tento účet

Hospodaření s prostředky svých fondů zjištěné nedostatky Zjištění: PO dle své vnitřní směrnice hradí z prostředků FKSP příspěvek zaměstnanci ve výši 15,- Kč na 1 oběd denně. PO provedla nákup stravenek (80 Kč za ks) za období prázdnin. Částku ve výši 55% hodnoty stravenky uhradila z FKSP a zaměstnanci uhradili částku ve výši 36,- Kč, čímž porušila ustanovení své vnitřní směrnice. Poskytování příspěvku na stravenky, který slouží k zabezpečení stravy v období prázdnin, nemá ve směrnici PO upraven. 22 Opatření: PO napraví chybu v roce 2014 dle doporučení v souladu s platnou legislativou.

PO může hradit náklady na stravování ze svých provozních prostředků maximálně ve výši 55% z hodnoty stravenky, musí být však splněna mj. podmínka, že zaměstnanec odpracuje min. 3 hod. za den – viz vyhláška č.84/2005, o nákladech na závodní stravování a jejich úhradě v příspěvkových organizacích zřízených územními samosprávnými celky. Z FKSP může hradit pouze takový příspěvek na stravování a za takových podmínek, který má ve svém vnitřním předpisu a je v souladu s vyhláškou o FKSP. Určení příspěvku na oběd má mít PO jednoznačné a řádně specifikované i za období prázdnin. Na úhradu tohoto příspěvku musí mít také dostatečné finanční prostředky. Doporučujeme neoprávněné čerpání prostředků z FKSP vrátit zaměstnanci do FKSP již v roce 2014 a provést zaúčtování mj. pohledávky a další související opravy. 23 Doporučený postup opravy, úhrady stravenky zaměstnancem z FKSP:

Hospodaření s prostředky svých fondů zjištěné nedostatky Zjištění: PO použila investiční fond na neinvestiční náklady (nejednalo se ani o opravu a údržbu). Hrozí riziko porušení rozpočtové kázně. 24 Opatření: PO napraví chybu v roce provede opravu účtování čerpání IF a další opravy s tím související (viz obr. 25).

Původní účtování: Oprava účtování: 25 Doporučený postup opravy chybného čerpání prostředků z IF Popis účetního případuMDDalČástka v KčPodrobný popis 1. Účtování fa od dodavatele Závazek vůči dodavateli ve výši fakturované částky (chybné účtování za opravu), v případě pořízení DM účtovala na str. MD na SÚ Úhrada fa dodavateli Účtování dle bankovního výpisu dnem úhrady fa 3. Čerpání IF Čerpání IF společně s platbou fa (v případě čerpání IF na pořízení DM účtovala na str. Dal na SÚ 401) Popis účetního případuMDDalČástka v Kč Podrobný popis (vždy s odkazem na původní doklad) 1. Převod prostředků na běžný účet IF XX - 03XX Účtování dle ID - Převod prostředků z BÚ - Běžné účty (provozních prostředků) na BÚ IF - (v případě, že PO provádí pouze účetní převody a má v bance 1 bankovní účet, kde má provozní prostředky, tak prostředky IF, případně dalších fondů.) 2. Storno čerpání IF Storno čerpání IF dnem převodu prostředků na účtech dle ID, (v případě čerpání IF na pořízení DM účtovat na str. Dal na SÚ 401), částky jsou v záporné hodnotě 3. Oprava účtování fa518 (501) Účtování dle ID na příslušný nákladový účet,

Hospodaření s prostředky svých fondů zjištěné nedostatky Zjištění: PO v příloze č. 14 u investičního fondu v řádku „investiční dotace z rozpočtu zřizovatele“, ve sloupci „tvorba fondů“ uvedla čerpání úvěru od KB na předfinancování investiční části dotace. Opatření: PO napraví chybu v roce provede opravu přílohy a zašle zřizovateli (odvětvovému odboru) opravenou Př. č. 14: Tvorbu IF z titulu bankovního úvěru uvede do řádku dary a příspěvky od jiných subjektů, a to ve sloupci plánu bude ve výši schváleného úvěru a ve sloupci skutečnost bude ve výši prostředků čerpání úvěru (dle MS č.1/2014 a Zásad vztahů). 26

Účtování na chybných účtech zjištěné nedostatky Zjištění: PO o dlouhodobém majetku - lavička, psací stroj apod., který je v pořizovací hodnotě menší než 3 000,- Kč účtovala na podrozvahovém účtu Ostatní majetek, o kterém se má účtovat na účtu Jiný drobný hmotný majetek. Dle obsahového vymezení se na účtu 902 účtuje o majetku, který nesplňuje pouze podmínku dolní hranice pro vykazování v položce A. II. 6. Drobný dlouhodobý hmotný majetek (SÚ 028), tj. drobný dlouhodobý hmotný majetek, kterého ocenění je nižší než 3 000,- Kč, případně i v nižší částce, pokud si tak PO stanovila vnitřním předpisem a doba jeho použitelnosti je delší než jeden rok. Opatření: PO napraví chybu v roce 2014, opraví účtování v knize podrozvahových účtů ID: MD 902/ Dal

Účtování na chybných účtech (2) zjištěné nedostatky Zjištění: PO k účtovala na dohadném účtu Dohadné účty pasivní o závazku, u kterého znala přesnou výši, ale na něho nebyl uskutečněn výdaj, tj. jednalo se o náklady související s běžným účetním obdobím (rokem 2013) a faktura nebyla do uhrazena dodavateli. Opatření: PO měla o závazku vůči dodavateli účtovat na účtu Výdaje příštích období, protože znala přesnou výši závazku. PO budou účtovat dle doporučeného postupu účtování (viz obr. 29 a 30). 28

Př. č. 1 Faktura za údržbu výtahu s uskutečněným plněním - provedením prací dne , částka za údržbu výtahu ve výši 8 500,- Kč. Fa přijala organizace , fa bude zaplacena dne Doporučený postup účtování na účtu 383 Popis účetního případuMDDalČástka v KčPodrobný popis Přijatá fa od dodavatele Účtování do nákladů dle fa v roce 2014 Nezaplacená fa Účtování nezaplacené fa interním dokladem do roku 2014 Platba dodavateli Dle bankovního výpisu v roce 2015

Př. č. 2 Faktura za údržbu výtahu s uskutečněným plněním - provedením prací dne , částka za údržbu výtahu ve výši 8 500,- Kč. Fa přijala organizace v Doporučený postup účtování na účtu 383 Popis účetního případuMDDalČástka v Kč Podrobný popis Účtování nákladů ID účtován náklad v lednu 2015 v rámci závěrkových operací roku 2014 do roku 2014 (kontrola se smlouvou a fa) Přijatá fa od dodavatele Účtování dnem nebo ke dni přijaté fa v roce 2015 do roku 2015 Platba dodavateli Dle bankovního výpisu v roce 2015

Evidence rozpočtových změn zjištěné nedostatky Zjištění: Organizace nevedla evidenci rozpočtových změn a nedoložila jejich schválení čímž nepostupovala v souladu se směrnicí č. 36/INA-VOK Zásady vztahů orgánů Jihomoravského kraje k řízení příspěvkových organizací bod. č Opatření: Organizace změny v rozpočtu bude číslovat dle časové posloupnosti a budou schváleny ředitelem organizace ( ředitel potvrdí podpisem schválení změny) a zašle odvětvovému odboru. 31

Opakované uzavíraní nájemních smluv zjištěné nedostatky Zjištění: Organizace uzavírala opakovaně nájemní smlouvy se stejným subjektem vícekrát po sobě bez předchozího písemného souhlasu zřizovatele, čímž nepostupovala v souladu s článkem V. Majetková práva a povinnosti příspěvkové organizace, bod 4. Zřizovací listiny. Opatření: Organizace napraví nájemní vztahy v souladu se Zřizovací listinou (ZL). Předloží prostřednictvím odvětvového odboru nájemní smlouvy ke schválení zřizovateli (organizace může uzavírat nájemní vztahy pouze na dobu do jednoho roku, které můžou být prodlouženy max. o další rok). Organizace musí a bude uzavírat nájemní vztahy v souladu se ZL. 32

Inventarizační zpráva a upozornění na zjištěné nedostatky z kontroly hospodaření PO v rámci přezkoumání hospodaření JMK za rok 2014 Děkuje za pozornost Ing. Jarmila Vyroubalová kr-jihomoravsky V Brně