Systém ekonomických a projektových informací v eGovernmentu - SEPIe Marcelína Horáková Ministerstvo vnitra ČR

Systém ekonomických a projektových informací v eGovernmentu - SEPIe 03/2013 Ukončení projektu 01/2010 Zahájení projektu 09/2011 SEPIe EKIS zahájení 04/2012 SEPIe SEP zahájení 09/2012 SEPIe EKIS ukončení 02/2013 SEPIe SEP ukončení

Systém ekonomických a projektových informací v eGovernmentu - SEPIe Projekt financovaný z Integrovaného operačního programu EU č. CZ 1.04/4.1.00/ část - správa a evidence projektů, zejména spolufinancovaných z EU část - rozvoj EKIS

Část správa a evidence projektů (SEP) Je vyhlášena soutěž, probíhá výběr dodavatele Předpoklad realizace září 2012 – únor 2013 Obsah: podpora agendy evidence a správy projektů v gesci MV příprava projektu - tvorba projektových záměrů pro schválení projektu sledování realizace sledování finančního čerpání zpracování monitorovacích zpráv

Příprava projektu definice projektového záměru definice projektu zpracování a podání žádosti o finanční podporu podle vyhlášené výzvy schvalovací proces žádosti - schválení projektu definice rozpočtu projektu vyhotovení rodného listu

Realizace veřejné zakázky sledování jednotlivých fází veřejné zakázky, popř. zakázek informace o uzavřené smlouvě, resp. smlouvách

Vlastní realizace projektu sledování plnění milníků evidence fakturace evidence majetku kontrola čerpání rozpočtu porovnávání skutečnosti s nastavenými parametry

Sledování změn a ukončení sledování změn v projektu, včetně potřebných dokumentů zpracování dokumentů pro čerpání finanční podpory potvrzení oprávněnosti čerpané finanční podpory

Udržitelnost plánování nákladů na udržitelnost zpracování plánu výdajů přenos do návrhu rozpočtu rozpis rozpočtu

Část EKIS Realizace říjen září 2012 upgrade systému na platformu ERP správa dokumentů (smluv) REM – správa a provoz nemovitostí datové úložiště manažerský informační systém (datový sklad) upgrade Solution Manageru

Trocha historie 04/1998 Zahájení budování EKIS I 05/2001 Zahájení budování EKIS II 09/2011 Další rozvoj 01/1999 Start EKIS I 01/2003 Start EKIS II

Výchozí stav v roce 1997  Rozlišné SW na lokálních úrovních  Neprovázané finanční a materiálové účetnictví  Neexistující on-line informace o čerpání rozpočtu  Nejednotné číselníky  Duplicity v datech i v činnostech  Nepružná reakce na požadavky legislativních změn a požadavky ministerstva financí v oblasti výkaznictví

EKIS v číslech  Produktivní provoz již běží čtrnáctým rokem  cca 2300 uživatelů SAPu  cca 3000 uživatelů web aplikací  59 účetních okruhů  75 tisíc kmenových záznamů zaměstnanců  Verze SAP R/3 4.7  Solution Manager

Implementované moduly (oblasti) FI – finanční účetnictví FI-FM – rozpočet AM – dlouhodobý majetek DM – drobný majetek MM – materiálové hospodářství Centrální číselník majetku CO – controlling SD – vydané faktury PM – údržba a opravy PS – systém řízení projektů OV – oděvní výdejny a konta SSD – správa dokumentů evidence instalací SW čárové kódy a operativní evidence výkazy pro CSUIS MF HR-PERS – personalistika HR-OSYS – organizace a systemizace HR-VZD – vzdělávání HR-OSZ – odměňování WEB aplikace aktualizace vybraných dat časové plánování sestavy a operativní přehledy Informační portál řídícího pracovníka Solution Manager (Problem a Change Management, Early Watch Alert)

Hlavní přínosy EKIS  Vznikl integrovaný a komplexní IS pro celý resort  Je možná průběžná kontrola čerpání rozpočtu  Je integrováno finanční a materiálové účetnictví s vazbou na čerpání rozpočtu  Nastavení systému je jednotné řízené z centra  Existuje vazba mezi personálními potřebami a finančními zdroji při plánování mzdových prostředků Řídící pracovníci mají zdroj on-line informací Je tomu ale skutečně tak?

Přínos EKIS – rok 2012  Realizace upgrade  Realizace rozvoje implementace zcela nových modulů optimalizace stávajících  Možnost rozvoje EKIS v rámci dalších 5 let – povinná udržitelnost projektu  Možnost rozšíření systému na všechny účetní jednotky v resortu MV Dostatek informací pro vedoucí pracovníky při realizaci úsporných opatření

Úsporná opatření N a základě kterých, či jakých informací se mohu rozhodovat, kde mám hledat úsporu?  Mám přehled o všech uzavřených závazcích, smlouvách? správa dokumentů  Hospodařím dobře se svěřenými objekty, využívám je optimálně, je jejich provoz hospodárný? REM  Mám potřebné aktuální informace vždy a všude? datový sklad a manažerský informační systém

Správa dokumentů

Umožňuje:  Centrální evidenci uzavřených smluv za celý resort  Přikládat originální soubory a skeny dokumentů do centrálního úložiště dokumentů  Realizovat objektová propojení do ostatních modulů  Využívat informace pro sestavování rozpočtu  Využívat informace pro zakládání rezervací do Státní pokladny

Objektová propojení Objektová propojení do ostatních modulů  karta (KZ):  dodavatele (modul FI)  odběratele (modul FI)  majetku(moduly IM a DM)  prvku SPP(modul PS)  další objekty:  objednávku (modul MM)  účetní doklad (záznam) (modul FI)  rezervační doklad - připraven na Státní pokladnu

Správa dokumentů  Aktivní využívání bylo zahájeno v únoru 2012  K dnešnímu dni jsou do systému vloženy informace o cca smlouvách  K cca k záznamům je již přiložen i digitalizovaný dokument

Karta dokumentu – vstupní obrazovka

Karta dokumentu – zákaznická pole

Karta dokumentu – údaje MV

Karta dokumentu – partner

Karta dokumentu – částky

Karta dokumentu – platební podmínky

Ukázka sestavy

Správa nemovitostí REM

Správa nemovitostí - REM  Resort MV spravuje cca objektů vlastních cca objektů v nájmu

Správa nemovitostí Hlavní otázky:  Lze vůbec uspořit finanční prostředky při správě a provozování objektů?  Jak optimalizovat umístění útvarů?  Jak zjistit nákladovost objektů?  Existuje nástroj, který umí na tyto otázky odpovědět ?

Správa nemovitostí Očekávání:  Podpora evidence objektů  Reporting dat o tomto majetku  Controlling - sledování nákladovosti útvarů  Plánování výdajů  Plánování údržby, rozvoje, modernizace  Optimalizace dislokace  Úspora nákladů

Správa nemovitostí  Neúčetní část (bez vazby na účetní okruh) - podrobná data o nemovitém majetku;  Účetní část (vazba na účetní okruh) financování provozu evidence majetku s vazbou na modul AM; zúčtování odpisů z AM; rozúčtování nákladů na objekty REM; zúčtování nákladů na organizační NS

Kmenová data v REM

 Nově se budou přiřazovat role pro objekt podle potřeb příslušné nemovitosti

Kmenová data v REM  Zadávání vyměření objektů (fyzický popis objektů - podklad pro následné rozúčtování nákladů, včetně specifických koeficientů)

Kmenová data v REM  Propojení objektů na účetní objekty Správy nemovitostí dle potřeb MV

Kmenová data v REM  Základní parametry není nutné zadávat, objekty umožňují dědění (využívá se v účetnictví REM)

Kmenová data v REM  Automatické propojení na karty Investičního majetku (využívá se v účetnictví REM)

Zúčtování vedlejších nákladů  Automatické rozúčtování nákladů podle libovolných ukazatelů (vyměření/koeficienty)  Zúčtovací jednotka – areál, budova, nájemní jednotka, nákladové středisko

Zúčtování vedlejších nákladů  Jednotný běh rozúčtování zajišťuje přímou integraci do modulu FI/CO

Controlling REM  Umožní provést zúčtování skutečných nákladů do modulu CO

Controlling REM  Na základě minulosti je možné plánování nákladů na nemovité objekty v potřebné struktuře

Reporting REM  Existuje jednotná platforma pro správu, vyhledání a zobrazení kmenových dat nemovitostí (využití zejména v účetnictví REM)  Možnost vyhodnocování nebo srovnávání nákladů popřípadě výnosů (data controllingu)  Sledování rozúčtování nákladů na definované objekty

Reporting REM (CO)

Reporting REM (ZVN proces)

Datový sklad

 V rámci projektu SEPIe je implementován „datový sklad s analytickou nadstavbou (analytickými nástroji pro vytěžování dat)“.  Tento krok je logickým vyústěním automatizace ekonomických procesů zabezpečujících resort MV CÍL Zajistit manažerské a projektové informace vedoucím zaměstnancům resortu MV pro řízení ekonomiky MV ČR

Manažerský informační systém

 Informační systém je určen pro podporu efektivity plánováních a rozhodovacích procesů  Přístup přes portál, není nutná znalost ovládání IS SAP – přehledná navigace  Přátelské uživatelské rozhraním které nezatěžuje všechny parametry pro výběr údajů budou přednastavené, minimalizuje se počet kliknutí potřebných pro spuštění reportu, bude možné přistupovat i z mobilního zařízení

Manažerský informační systém  Zdrojem dat v první fázi je EKIS – finanční část, v druhé fázi i EKIS personální část  Manažerské sestavy lze vytvořit podle individuální potřeby konkrétního manažera, popř. jeho analytika  Individuální nastavení Manažerských Dashboardů Zdroj on-line informací pro řídící pracovníky

Portál menu analytika útvaru

Analytický report – Finanční účetnictví

Manažerský Dashboard - Finanční účetnictví

Analytický report – Rozpočet

Manažerský Dashboard Rozpočet

Analytický report – vymezení a hodnocení

? A co dál

Budoucnost  Propojení EKIS a SEP (ještě v rámci projektu)  Stabilizace pracovního kolektivu, vznik „Kompetenčního centra“ pro celý projekt

Budoucnost  Propojení s Informačním systémem Státní pokladny pro oblasti: Sestavování rozpočtu Rozpočtová opatření Rezervace finančních prostředků Platební styk

Budoucnost  Rozšíření aktivního používání informačního systému na všechny účetní jednotky resortu MV 13 krajských správ HZS všechny státní příspěvkové organizace

Děkuji Vám za pozornost Marcelína Horáková ředitelka projektu SEPIe