Nejčastější chyby zjištěné při kontrole monitorovacích zpráv projektů financovaných z Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost - výzvy 53,

Prezentace na téma: "Nejčastější chyby zjištěné při kontrole monitorovacích zpráv projektů financovaných z Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost - výzvy 53,"— Transkript prezentace:

1 Nejčastější chyby zjištěné při kontrole monitorovacích zpráv projektů financovaných z Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost - výzvy 53, 54 a 55 25. 3. 2015 a 26. 3. 2015

2 Nejčastější chyby ve věcné části monitorovací zprávy 2

3 Obsah 1.Obecné nedostatky 2.Identifikační údaje monitorovací zprávy 3.Monitorovací indikátory 4.Výběrová řízení 5.Publicita 6.Klíčové aktivity 7.Podstatné/nepodstatné změny 8.Přílohy 9.Pracovní smlouvy/pracovní výkazy 10.Doporučení pro závěrečnou monitorovací zprávu 3

4 Obecné nedostatky Pozdní doručení monitorovací zprávy - Průběžné a mimořádné monitorovací zprávy je nutné předložit nejpozději do 30 dnů od ukončení monitorovacího období, závěrečnou monitorovací zprávu pak nejpozději do 2 měsíců od ukončení realizace projektu. - Za pozdní doručení monitorovací zprávy je dle právního aktu stanovena sankce ve výši 1 - 5 % z celkové částky dotace. Doručení monitorovací zprávy na nesprávnou adresu - Korespondenční adresou pro zaslání monitorovací zprávy je : Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy Odbor CERA Karmelitská 7 118 12 Praha 1 4

5 Obecné nedostatky Znesnadnění administrativní kontroly monitorovací zprávy - K monitorovací zprávě nejsou předloženy všechny potřebné dokumenty, předkládané dokumenty nejsou v souladu s předepsanou strukturou MZ dle souboru http://www.msmt.cz/file/27095 - Nedostatečný nebo chybějící popis v jednotlivých částech monitorovací zprávy, chybějící odkaz v textu monitorovací zprávy na doložené dokumenty v listinné podobě / na CD. 5

6 Obecné nedostatky Chybějící podpisy odpovědných pracovníků - Relevantní dokumenty (např. všechny verze Monitorovací zprávy a Žádosti o platbu, podklady k výběrovým řízením, podklady k monitorovacím indikátorům atd.) musí být podepsány odpovědnou osobou. Neuvedení statutárního zástupce v podpisových vzorech 6

7 Identifikační údaje monitorovací zprávy U bodu „K této MZ bude zpracována Žádost o platbu“ je uváděno NE, přitom je ŽoP doložena. Checkbox „K této MZ bude zpracována Žádost o platbu“ je nutné v případě předložení ŽoP zaškrtnout. Včasné neinformování PM o změně typu MZ - V případě, že se příjemce rozhodne v souladu s Příručkou pro příjemce změnit typ předkládané monitorovací zprávy, zašle svému PM žádost o změnu typu monitorovací zprávy, a to nejpozději 10 pracovních dní před termínem odevzdání monitorovací zprávy. 7

8 Monitorovací indikátory Při vykazování monitorovacích indikátorů je příjemce dotace povinen postupovat v souladu s aktuální metodikou monitorovacích indikátorů. V současné době se jedná o Metodiku monitorovacích indikátorů verze 3, která je dostupná na http://www.op-vk.cz/cs/prijemce/dokumenty-pro- prijemce/metodika-monitorovacich-indikatoru.html Chybné vykazování monitorovacích indikátorů Poskytovatel služeb – osoba, která vždy přímo pracuje s cílovou skupinou a poskytuje jí vzdělávací a se vzděláním související služby. Poskytovatel služeb je započítáván do MI právě jednou, bez ohledu na to, kolik služeb cílové skupině poskytl. 8

9 Monitorovací indikátory Podpořená osoba – osoba z cílové skupiny, která byla podpořena jako osoba vzdělávaná, tj. získala jakoukoli formu podpory financované z rozpočtu projektu, takováto osoba je vykazována, jakmile se zapojí do vzdělávacích aktivit. V případě, že je podpořené osobě poskytnuto více na sebe nenavazujících podpor, je tato osoba započítávána do MI tolikrát, kolik podpor jí bylo poskytnuto. 9

10 Monitorovací indikátory Nevykazování tzv. annexových indikátorů - Dle právního aktu je příjemce dotace povinen vykazovat u podpořených a úspěšně podpořených osob také relevantní monitorovací indikátory podle pohlaví, věku, dosaženého vzdělání a dalších specifik podle Přílohy XXIII Nařízení Komise (ES) 1828/2006. - Vykazování annexových indikátorů upřesňuje Newsletter MŠMT č. 5/2013 dostupný na http://www.op- vk.cz/cs/prijemce/newsletter-op-vk/ 10

11 Monitorovací indikátory Započítávání osob, které spadají mimo území dopadu - Území dopadu je území, ze kterého pochází cílová skupina. - Území dopadu je definováno v projektové žádosti, část V. Území dopadu a realizace. - Změna území dopadu je považována za podstatnou změnu projektu. Způsob dokladování monitorovacích indikátorů - Monitorovací indikátory jsou dokládány např.: prostřednictvím písemného záznamu o uskutečněné výuce s podpisem učitele z každého dne výuky. 11

12 Výběrová řízení Základní dokumentace k zadávání veřejných zakázek - Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách ve znění pozdějších předpisů - Příručka pro příjemce verze 8, str. 96 – 123 - Newsletter OP VK – Zadávání veřejných zakázek 1.4 a 1.5 - Newsletter OP VK – Veřejné zakázky - Newsletter OP VK – Nejčastější chyby zadavatelů VZ http://www.op-vk.cz/cs/prijemce/newsletter-op-vk / - Materiály ze seminářů na Veřejné zakázky v OP VK http://www.op-vk.cz/cs/prijemce/vystupy-ze-seminaru-pro- prijemce/prezentace-ke-stazeni/ - Vzory formulářů k veřejným zakázkám http://www.op-vk.cz/cs/siroka-verejnost/verejne-zakazky/formulare.html 12

13 Výběrová řízení Chyby v Monit7+, resp. Benefit7 - Nejsou rozlišována pole „Nasmlouvaná cena v Kč bez DPH“ a „Předpokládaná hodnota v Kč bez DPH“. - Nasmlouvaná cena v Kč bez DPH se uvádí jako cena vysoutěžená pouze pro daný projekt. - Předpokládaná hodnota v Kč bez DPH se uvádí jako celková za všechny projekty, je-li VŘ soutěženo pro více projektů. - Dochází k nesprávné používání stavů Plánováno/ Ukončeno/Nenaplněno/Zrušeno. - Není uveden důvod zrušení výběrového řízení. 13

14 Výběrová řízení Nedostatky při vyhlašování veřejných zakázek - neoslovení závazného počtu uchazečů dle limitu stanového Příručkou pro příjemce finanční podpory OP VK (dále jen „PpP“) - neplnění uveřejňovací povinnosti v souladu s PpP, případně se z. č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách - neschopnost doložit odeslání výzvy - požadovaná nedostatečná lhůta pro předložení nabídek - text výzvy neobsahuje všechny požadované náležitosti - dělení předmětu veřejných zakázek – povinnost sčítat všechna obdobná plnění za celé účetní období a celé IČO 14

15 Výběrová řízení Nedostatky v zadávacích podmínkách - použití obchodních názvů u ICT technologie - uvedení požadavku na minimální taktovací frekvenci v zadávací dokumentaci - nejednoznačně stanovená hodnotící kritéria, např. kvalita, bez popisu způsobu hodnocení - nepřiměřené kvalifikační předpoklady Nedostatky při hodnocení nabídek - hodnocení neproběhlo dle kritérií stanovených ve výzvě - nesprávné vyloučení nabídek - zápis z hodnocení nabídek neobsahuje všechny náležitosti, zejména důvod vyloučení nabídky a způsob hodnocení nabídek 15

16 Výběrová řízení Nedostatky po ukončení výběru nejvhodnější nabídky - text smlouvy není v souladu s Výzvou, popřípadě s předloženou nabídkou - smlouva neobsahuje všechny požadavky stanovené v PpP - neuveřejnění uzavřené smlouvy, hodnotícího protokolu a skutečně uhrazené ceny na profilu zadavatele, resp. na webu poskytovatele ve stanoveném termínu - odesílání výsledku veřejné zakázky do Věstníku veřejných zakázek po zákonem stanoveném termínu 16

17 Publicita Nedodržování povinné publicity - Příjemce dotace je povinen označit veškeré materiály vztahující se k projektu (např. publikace, prezentace, propagační materiály, prezenční listiny apod.) v souladu s pravidly vizuální identity OP VK dle PpP a Manuálu vizuální identity, který je dostupný na http://www.op- vk.cz/cs/prijemce/pravidla-pro-publicitu/manualy-vizualni- identity.html Zaškrtnutí checkboxu „Publicita splněna za celou realizaci projektu“ i přesto, že ještě bude probíhat plnění této publicity v dalších MZ. 17

18 Klíčové aktivity Všeobecné nedostatky - S každou monitorovací zprávou je nutné dokládat čestné prohlášení, že na základní/střední škole nejsou projektem podpořeny shodné aktivity, které má/měla daná škola jako příjemce/partner financovány již z oblastí podpory 1.4/1.5 a/nebo z jiných projektů OP VK. Přílohu s čestným prohlášení příjemce dotace obdržel od svého projektového manažera na začátku realizace projektu. - Realizaci klíčové aktivity v daném monitorovacím období je nutné podložit relevantními materiály. - V monitorovací zprávě je chybně uváděn stav klíčové aktivity: Plánována/Realizována/Ukončena. 18

19 Klíčové aktivity Rozdíly mezi jednotlivými stavy klíčových aktivit Plánována – tento stav příjemce zvolí, pokud klíčová aktivita nebyla dosud v průběhu realizace projektu zahájena a její realizace započne až v následujících monitorovacích obdobích. Realizována – tento stav příjemce zvolí, pokud je již klíčová aktivita realizována a bude probíhat i v některém z příštích monitorovacích obdobích. Ukončena – tento stav příjemce zvolí, pokud je klíčová aktivita ukončena a během realizace projektu již probíhat nebude ; v případě, že je daná klíčová aktivita v průběhu monitorovacího období přerušena a v dalších monitorovacích obdobích bude opět pokračovat, příjemce zvolí stav „Realizována“. 19

20 Klíčové aktivity Specifika výzvy 53 - Při schvalování předložených projektový žádostí bylo předmětem hodnocení specifické kritérium „Doložení zájmu o zapojení škol do projektu“, za které mohl žadatel získat bodové zvýhodnění. V průběhu realizace projektů je kontrolováno zapojení škol v souladu s předloženými čestnými prohlášeními. Odmítnutí účasti některé ze škol musí být v monitorovací zprávě v rámci nepodstatných změn řádně zdůvodněno a do projektu může být zapojena jiná „náhradní“ škola s obdobným počtem žáků zapojených do jednotlivých aktivit, případně lze zapojit více menších škol. V žádném případě nesmí počet zapojených škol na konci projektu klesnout pod hranici, která byla stanovena jako minimální pro získání určitého bodového zvýhodnění projektu. 20

21 Klíčové aktivity Výběr rodilých mluvčí v rámci výzvy 55 - Příjemce dotace musí být schopen prokázat jazykovou a odbornou kvalifikaci rodilého mluvčího. - Při definici rodilého mluvčího se v rámci OP VK vychází z obecných požadavků na rodilé mluvčí, kterými se obvykle řídí jazykové školy či Asociace jazykových škol a agentur ČR. - V případě, že rodilí mluvčí provádí lektorskou činnost, prokazuje odbornou kvalifikaci pro výuku cizích jazyků příslušným diplomem/certifikátem. Jestliže je zaměstnán na pozici školního asistenta a pracuje s žáky za přítomnosti kvalifikovaného pedagoga, pedagogické vzdělání dokládat nemusí, ale jazykové stále ano. 21

22 Klíčové aktivity Výběr rodilých mluvčí v rámci výzvy 55 – pokračování Jazykovou odpornost splňuje osoba: - narozená v zemi, jejímž úředním jazykem je angličtina, - narozená v zemi, jejímž úředním jazykem není angličtina, ale který dlouhodobě pobýval v anglicky mluvící zemi (lze prokázat např. životopisem), - která prokáže znalost anglického jazyka alespoň na úrovni C2. Pro zjednodušení uvádíme rodilé mluvčí anglicky mluvící. 22

23 Podstatné/nepodstatné změny Rozdíl mezi podstatnou a nepodstatnou změnou Nepodstatná změna – příjemce je oprávněn takovouto změnu provést bez předchozího schválení poskytovatele dotace; jedná se o změny, které neovlivní dosažení cílů projektu. Podstatná změna – tuto změnu je možné provést až po jejím předchozím schválení poskytovatelem dotace; jedná se o změny měnící obsah a charakter projektu oproti projektové žádosti. - Bližší informace k podstatným/nepodstatným změnám naleznete v Příručce pro příjemce verze 8, str. 21 – 25. 23

24 Podstatné/nepodstatné změny Změna harmonogramu klíčových aktivit - V případě změny harmonogramu klíčových aktivit je nutné v aplikaci Benefit7 na záložce „Identifikační údaje monitorovací zprávy“ zaškrtnout checkbox „Přepracovaný harmonogram aktivit“, čímž dojde k zaktivnění záložky „Harmonogram aktivit“, na které příjemce provede požadovanou změnu a tuto změnu řádně zdůvodní na záložce „Podstatné/nepodstatné změny“ jako nepodstatnou změnu projektu. 24

25 Přílohy Nesprávné vyplnění záložky v aplikaci Benefit7 - Do aplikace Benefit7 příjemce nenahrává žádné přílohy vyjma souboru inteligentního rozpočtu, který je přílohou Zjednodušené žádosti o platbu vyplňované v aplikaci Benefit7. - Příjemce vytvoří seznam příloh, přičemž přílohy se označí číslem dle přílohy „Struktura ELMZ“, tj. číslem 01-09 a názvem rovněž z této přílohy. - Pro archivační účely prosíme i o vyplňování polí „Počet listů“ a „Počet kopií“. 25

26 Pracovní smlouvy/Výkazy práce K dodatku pracovní smlouvy není doložena původní pracovní smlouva. Nedoložení mzdového výměru a popisu pracovní činnosti relevantní pro projekt spolu s pracovní smlouvou. Na pracovních smlouvách, DPČ, DPP chybí registrační číslo nebo název projektu. Ve výkazech práce jsou uváděny obecné činnosti, které nelze přiřadit ke konkrétní klíčové aktivitě. Návod jak správně vyplnit výkaz práce naleznete v Newsletteru OP VK – Výkazy práce, který je dostupný na http://www.op-vk.cz/cs/prijemce/newsletter-op-vk/ 26

27 Doporučení pro závěrečnou monitorovací zprávu Metodická podpora - Příručka Postupy – Elektronická monitorovací zpráva, http://www.op-vk.cz/cs/prijemce/monitorovaci-zprava-a-jeji prilohy/elektronicka-monitorovaci-zprava-a-jeji- prilohy/elektronicka-monitorovavaci-zprava-postup-pro-vyplneni.html - Newsletter OP VK – Chyby v závěrečných MZ, http://www.op-vk.cz/cs/prijemce/newsletter-op-vk/ - MD č. 28 - Předávání výstupů projektů a oprávnění k užití autorských práv, http://www.op-vk.cz/cs/prijemce/dokumenty-pro- prijemce/metodicke-dopisy-op-vk/ - Vzor licenční smlouvy http://www.op-vk.cz/cs/prijemce/dokumenty-pro-prijemce/vzory-a- formulare/ 27

28 Doporučení pro závěrečnou monitorovací zprávu Monitorovací indikátory - U monitorovacích indikátorů, které jsou uvedeny v příloze č.1 Rozhodnutí o poskytnutí dotace nebo jsou aktualizovány v příloze č. 7 Rozhodnutí o poskytnutí dotace, je příjemce dotace povinen naplnit Cílovou hodnotu monitorovacích indikátorů. Pokud k datu ukončení realizace projektu nebudou naplněny monitorovací indikátory, bude dle právního aktu vyměřena příjemci dotace sankce dle míry nenaplnění monitorovacích indikátorů. - V případě překročení cílové hodnoty monitorovacích indikátorů je nutné toto překročení řádné zdůvodnit v rámci nepodstatných změn projektu. 28

29 Doporučení pro závěrečnou monitorovací zprávu Předání výstupů projektu poskytovateli dotace - Na základě Rozhodnutí o poskytnutí dotace části II POVINNOSTI PŘÍJEMCE DOTACE, odst. 19 Práva duševního vlastnictví je příjemce dotace povinen poskytovateli poskytnout neomezenou bezplatnou licenci k užití práv duševního vlastnictví, jestliže byly při vzniku práv duševního vlastnictví použity prostředky této dotace. - K závěrečné monitorovací zprávě je předkládáno samostatné CD se všemi výstupy uskutečněnými za celou dobu realizace projektu, tak aby bylo možné při kontrole ověřit jejich naplnění dle schválené projektové žádosti ve formátu umožňujícím řádné užití díla. 29

30 Doporučení pro závěrečnou monitorovací zprávu Vyplnění monitorovací zprávy v aplikaci Benefit7 - Na záložce závěrečné monitorovací zprávy „Souhrnné informace o realizaci“ uvede příjemce do pole „Dostupnost“ zdroje dostupnosti daného výstupu/produktu (CD, webové stránky/e-learning včetně přístupových práv pro MŠMT-uživatelské jméno a heslo) - Žádné výběrové řízení nesmí být ve stavu „Plánováno“ nebo „Zahájeno“. - U všech typů publicity musí být zatržen checkbox „Publicita splněna za celou realizaci projektu?“. - Všechny klíčové aktivity musí být ve stavu „Ukončena“. 30

31 Nejčastější chyby ve finanční části monitorovací zprávy 31

32 Obsah 1.Typy partnerství 2.Financování ex-ante a ex-post 3.Způsobilost výdajů 4.Nedostatky ve finanční části MZ 5.Nedostatky ve vykazování v inteligentním rozpočtu 6.Závěrečné období realizace projektu a zpracování závěrečné MZ – Rady a doporučení 7.Metodické podklady 8.Organizace s limity mzdové regulace 32

33 Typy partnerství Partner s finančním příspěvkem –přijímá prostřednictvím příjemce část finanční podpory na realizaci věcných projektových aktivit –možnosti financování (způsob financování musí být uveden ve Smlouvě o partnerství): ex - ante ex - post Partner bez finančního příspěvku –se podílí na realizaci věcných aktivit projektu, např. formou konzultací, odborné garance apod., ale není mu poskytován žádný finanční příspěvek za účast na realizaci projektu 33

34 Financování ex - ante Partner má povinnost zřídit si a vést projektový účet. Příjemce poskytne partnerovi část zálohové platby (např. odpovídající procentuální poměr podle celkových způsobilých výdajů partnera), na základě Smlouvy o partnerství. Partner předkládá pro zpracování MZ příjemci vyúčtování způsobilých výdajů, které dokládá všemi relevantními doklady (příjemce zahrne údaje souhrnně do Seznamu dokladů). Příjemce může následně partnerovi poskytnout další zálohové platby na úhradu způsobilých výdajů. Nedočerpané finanční prostředky je partner povinen na konci realizace projektu vrátit na projektový účet příjemce. 34

35 Financování ex - post Partner není povinen zřizovat a vést projektový účet. Příjemce proplácí partnerovi vynaložené výdaje ex-post, tj. až poté, co je partner uhradil z vlastního provozního účtu. Až po proplacení výdajů partnerovi z projektového účtu příjemce mohou být výdaje zahrnuty do Žádosti o platbu. Partner předkládá pro zpracování MZ příjemci vyúčtování způsobilých výdajů, které dokládá všemi relevantními doklady (příjemce zahrne údaje souhrnně do Seznamu dokladů).

36 Způsobilost výdajů U výzev 53, 54 a 55 jsou za způsobilé výdaje považovány výdaje vzniklé již ode dne, kdy byl seznam doporučených projektů k financování schválen náměstkyní ministra pro řízení operačních programů. Výdaje spojené se samotnou realizací projektových aktivit jsou však způsobilé až po datu zahájení realizace. Způsobilé výdaje musí splňovat následující kritéria (PpP verze 8 str. 34 - 36): přiměřenost, hospodárnost, účelnost a efektivnost, prokazatelnost výdaje, datum uskutečnění výdaje. 36

37 Monitorovací zpráva – harmonogram čerpání Monitorovací zpráva – záložka Harmonogram čerpání při zpracovávání MZ je nutné na aktuálním řádku harmonogramu čerpání uvést částku předkládaného vyúčtování bez úroků a dále aktualizovat částky u dat budoucích, kde by měly být uvedeny kvalifikované odhady budoucího vyúčtování součet částek dosud schváleného vyúčtování (částky ve sloupci Žádost o platbu schváleno), aktuálního vyúčtování (částka ve sloupci Žádost o platbu plán) a odhadů budoucího vyúčtování (sloupec Žádost o platbu plán) by měl odrážet skutečnost, tzn., že tento součet nemusí odpovídat částce schválené dotace, pochopitelně však nesmí být vyšší 37

38 Podstatné/nepodstatné změny rozpočtu Nedostatečné zdůvodnění nepodstatné změny –zdůvodnění musí obsahovat podrobný popis nepodstatné změny, její nezbytnost pro naplnění cílů projektu, vazbu na klíčové aktivity, přínos pro cílovou skupinu (úspora finančních prostředků v jiné položce rozpočtu není relevantním zdůvodněním) Neúplný popis číselného vyjádření nepodstatné změny –popis nepodstatné změny musí být přesný tzn., kolik fin. prostředků se přesouvá, z jaké položky (číslo a název položky), do jaké položky (číslo a název položky) rozpočtu –u nepodstatných změn v kapitole č. 1 musí být také uvedena informace týkající se nastavení jednotkové ceny a úvazku na nově vzniklé položce rozpočtu 38

39 Podstatné/nepodstatné změny rozpočtu Nezaznamenání nepodstatných změn rozpočtu do MZ –každá nepodstatná změna rozpočtu zaznamenaná v IR musí být popsána v MZ dle požadavků viz předchozí snímek Popis nepodstatných změn v MZ neodpovídá zaznamenání v IR –je nutné zajistit soulad textové části s částí číselnou v IR Záměna podstatné změny za nepodstatnou a obráceně –nepodstatné změny rozpočtu příjemce oznamuje poskytovateli dotace v nejbližší MZ, řádně zdůvodní a doloží aktualizovaným rozpočtem –podstatné změny rozpočtu předkládá příjemce poskytovateli nejprve ke schválení a až po jejím schválení může být daná změna realizována a výdaje uhrazeny z projektových prostředků –doporučení: návrh žádosti o podstatnou změnu nejprve zaslat k náhledu PM a FM projektu před zasláním v listinné podobě 39

40 Monitorovací zpráva - Nepodstatné změny rozpočtu Nerespektování Vyrozumění o schválení žádosti o finanční podporu z OPVK, každá podstatná i nepodstatná změna musí být v souladu s Vyrozuměním o schválení žádosti o finanční podporu z OPVK Nerespektování Metodického dopisu č. 23 – Obvyklé ceny zařízení a vybavení (http://www.msmt.cz/file/22903), Metodického dopisu č. 4 Doporučení pro stanovení rozmezí mezd/platů v projektech OP VK (http://www.msmt.cz/file/27095) Nerespektování limitů pro nepodstatné změny –v rámci nepodstatné změny lze přesouvat prostředky mezi jednotlivými kapitolami do 15 % objemu způsobilých výdajů kapitoly, ze které jsou finanční prostředky převáděny –kapitola 1 může být nepodstatnou změnou navýšena do výše 15 % stávajícího objemu způsobilých výdajů této kapitoly 40

41 Žádost o platbu (ŽOP) Monitorovací zpráva – Identifikační údaje –v případě, že je součástí MZ ŽOP musí být v poli „K této MZ bude zpracována ŽOP“ uvedeno „Ano“ –kromě první MZ je ŽOP vždy přílohou MZ Výzvy 53, 54 a 55 nevyužívají křížové financování, z tohoto důvodu částky vztahující se ke křížovému financování nebudou na ŽOP nikdy vyplněny. ŽOP musí být dodána v listinné podobě a podepsaná statutárním zástupcem nebo oprávněným zástupcem. Do Žádosti o platbu lze zařadit též výdaje za dodávky a služby uskutečněné v monitorovacím období a mzdové výdaje věcně související s monitorovacím obdobím, pokud jejich úhrada proběhne do data předložení MZ a výdaj bude v MZ řádně doložen. 41

42 Výpis z projektového účtu Nekompletní výpisy z projektového účtu –kompletní výpisy z projektového účtu musí být dodávány za celé předkládané monitorovací období Neoznačené odchozí/příchozí částky na výpisu z projektového účtu –každá odchozí/přijatá platba musí být označena popisem nárokovaného výdaje např. z listu Seznam dokladů z IR, označením NN v případě nepřímých nákladů, příp. vklad/odvod vlastních prostředků, odvod do projektové pokladny –pokud je jedna platba složena z přímých, nepřímých nákladů, příp. vlastních zdrojů, je třeba tyto výdaje zřetelně rozlišit, stejně tak na účetním dokladu (např.: pokud je faktura na větší množství zboží, identifikovat, jaká část je hrazena z přímých, jaká z nepřímých nákladů, či jaká část je hrazena z vlastních zdrojů) 42

43 Výpis z projektového účtu Nekompletní podklady k odchozím částkám z projektového účtu –ke všem výdajům, které byly prvotně hrazeny z provozních prostředků a následně refundovány z projektového účtu, příjemce dokládá příkaz k refundaci – interní dokument, který musí obsahovat informace, z jakého účtu, na jaký účet, v jaké částce a rozklíčování refundované částky s propojením např. na list Seznam dokladů v IR, podpisy oprávněných osob –navíc pokud se jedná o účetní doklady nad 10 tis. Kč, je nutné dodat také výpis z provozního účtu či VPD s označením prvotní úhrady Nekompletní podklady k odchozím částkám z projektové pokladny –projektová pokladna má stejný status jako projektový účet –ke kontrole je vždy nutné dodat pokladní deník za předkládané monitorovací období 43

44 Projektový účet a projektová pokladna – použití prostředků Možné úhrady výdajů z projektových prostředků –prvotní úhrada z projektového účtu/projektové pokladny –prvotní úhrada z provozního účtu/provozní pokladny a následná refundace z projektového účtu/projektové pokladny Pokud příjemce k úhradě některých výdajů, které souvisejí s realizací projektu, používá provozní účet/provozní pokladnu, finanční prostředky může z projektového účtu/projektové pokladny převést na provozní účet organizace/provozní pokladnu až poté, co jsou tyto výdaje prokazatelně z provozního účtu/provozní pokladny uhrazeny (výjimka z tohoto pravidla je v rámci kapitoly 1 – Osobní výdaje (viz PpP verze 8 str. 32). 44

45 Projektový účet a projektová pokladna – použití prostředků Při aktuálním nedostatku prostředků na projektovém účtu/projektové pokladně lze vložit vlastní prostředky na projektový účet/projektovou pokladnu a využít je k úhradě nutných výdajů, které souvisejí s realizací projektu – pokud např. příjemce čeká na proplacení další zálohové platby, následně je možné si částku vlastních prostředků odvést, nebo ji ponechat na projektovém účtu/projektové pokladně jako vlastní prostředky. Předloženy však mohou být pouze finanční prostředky do výše poskytnutých záloh, tzv. předfinancování (musí být dodržen princip ex-ante). O vložení vlastních prostředků na projektový účet příjemce informuje poskytovatele dotace v MZ (v části Podstatné/nepodstatné změny). Vklad vlastních prostředků na projektový účet/projektovou pokladnu je doporučován. 45

46 Kopie účetních dokladů Nedodávání účetních dokladů nad 10 tis. Kč ke kontrole –ke kontrole je nutné dokládat všechny účetní doklady nad 10 tis. Kč, ostatní doklady mohou být ke kontrole vyžádány Nedostatečná specifikace výdaje na účetním dokladu –výdaj musí být přesně specifikován, není možné uvádět obecné pojmy, např. občerstvení, kancelářské potřeby atd. Neoznačení dokladů registračním číslem nebo názvem projektu. 46

47 Nepřímé náklady Předložení výdaje v rámci přímých nákladů, byť se jedná o náklad nepřímý –podrobné určení viz kapitola 5.3.3. Nepřímé náklady –přímé náklady mohou být hrazeny i z nákladů nepřímých, nikoli naopak Nesprávně vykazovaná výše skutečně čerpaných NN na záložce Podklady pro ŽOP v IR –vykázána musí být vždy výše skutečně čerpaných NN za dané monitorovací období. 47

48 Mzdové výdaje Nekompletní dokladování mzdových výdajů –veškeré doklady, které je nutné dokládat ke kontrole, jsou uvedeny v Newsletteru OP VK pro IPo - Osobní náklady (http://www.msmt.cz/file/11642) Nevyužití aktuální verze Metodického dopisu č. 4 při vytváření nových položek v rozpočtu (http://www.msmt.cz/file/27095) Nedodržení výše úvazku u pedagogických a nepedagogických pracovníků, podrobně specifikováno viz PpP verze 8, str. 40 Absence všech povinných údajů na pracovních smlouvách, DPČ a DPP, podrobně specifikováno viz PpP verze 8, str. 39 – 40 48

49 Pracovní výkazy Vykazování činností, které spadají do nepřímých nákladů Nárokování činností před začátkem realizace projektu, které je možné nárokovat až po začátku realizace (např. samotné školení cílové skupiny či mzdy pracovníků na činnosti, které jsou vlastní projektovou aktivitou) Počet hodin proplacených v daném měsíci za projekt na pracovním výkazu se neshoduje s listem Mzdové výdaje v IR Strohé, obecné či se opakující se činnosti bez bližší specifikace –u všech pracovních činností je nutné vystihnout podstatu, čeho se daná aktivita týkala, co bylo jejím obsahem Pracovní činnosti neodpovídají náplni práce pro projekt Newsletter OP VK pro IPo – Výkazy práce –http://www.msmt.cz/file/25856 49

50 Nedostatky zjištěné při kontrole vykazování v inteligentním rozpočtu (IR) 50

51 Metodické podklady Uživatelský manuál k IR pro příjemce, videomanuály k IR, často kladené dotazy, prezentace ze školení, … http://www.op-vk.cz/cs/prijemce/monitorovaci-zprava-a- jeji-prilohy/elektronicka-monitorovaci-zprava-a-jeji- prilohy/souhrn-prime-neprime-naklady-inteligentni- rozpocet-pokyny-pro-zpracovani-priloh-k-el-mz-platne- od-1-9-2012.html 51

52 IR – list Hlavička Přepsání minimální hodnoty účetních dokladů, které musí příjemce předkládat v MZ, na jinou částku než 10 000 Kč Neuvedení partnerů Uvedení nesprávného typu financování (ex-post/ex-ante) –je nutné dbát na pečlivé vyplnění listu Hlavička vzhledem k provázanosti s dalšími listy IR, a nepřepisování údajů doplněných poskytovatelem dotace –Číslo MZ musí být ve formátu 01/2014, 02/2015. 52

53 IR – list Zaměstnanci Uvedení stejného jména na více řádků –při tvorbě seznamu zaměstnanců je nutné oddělit ve sloupci „Zaměstnanec“ osoby se stejným jménem, případně stejné osoby pracující na více pozicích (např. „Hájek Ondřej vedoucí“ a „Hájek Ondřej řešitel“). V opačném případě bude systém vždy vybírat jen prvního z nich. Doporučení pro lepší filtraci: List zaměstnanci vyplňovat ve formátu: Příjmení, jméno, titul. 53

54 IR – list Seznam dokladů Předložení výdajů, které patří do nepřímých nákladů (např. bankovní poplatky, či kancelářské potřeby) či výdajů, které nebyly uhrazeny z projektových prostředků –ve sloupci Částka alokovaná na projekt je nutné uvádět pouze výdaje, které spadají do přímých nákladů, uhrazené z projektových prostředků Neuvedení všech dat úhrady výdaje z projektových prostředků, v případě, že daný výdaj byl uhrazen ve více platbách –do sloupce Datum úhrady z projektových prostředků je nutné uvést datum poslední platby a do sloupce Komentář FM uvést, kdy byly jaké částky z projektového účtu odvedeny 54

55 IR – Seznam dokladů Chybný typ úhrady ve sloupci „Typ úhrady“ –projektový účet (úhrada výdajů přímo z projektového účtu) –provozní/projektový účet (refundace částky uhrazené prvotně z provozního účtu) –provozní pokladna/projektový účet (refundace částky uhrazené prvotně z provozní pokladny) –projektová pokladna (úhrada výdajů přímo z projektové pokladny) Ve sloupci „Částka uvedená na primárním účetním dokladu" je uvedena chybná částka (například menší, než která je alokována na projekt) –je nutné uvádět celkovou částku uvedenou na faktuře 55

56 IR – Rozpočet Přečerpání položek – přečerpání je zřejmé ze sloupce Zbývá čerpat, kde se zobrazí červená minusová hodnota –před úhradou výdajů z projektového účtu/projektové pokladny je doporučeno ověřit stav prostředků v příslušné rozpočtové položce –před předložením MZ zkontrolovat, zda nedochází k přečerpávání položek 56

57 IR – Mzdové výdaje FKSP, sociální fond, nemocenská a zákonné pojištění jsou nesprávně uváděny v řádcích konkrétních zaměstnanců –FKSP, sociální fond, nemocenská a zákonné pojištění se uvádí na zvláštním řádku se zvolením příslušné položky (1.4, 1.5, …) Uvedené částky SP a ZP nesouhlasí s částkami na sjetinách/výplatních lístcích –částky ve sloupcích sociální a zdravotní pojištění lze ručně editovat. Ručně vepsaná částka má přednost před vzorcem –částky musí být v souladu s doloženými účetními doklady 57

58 IR - příjmy Vyplnění příjmů (například kladných úroků na projektovém účtu) na listu Příjmy –na záložku Seznam dokladů psát příjmy v plusových hodnotách 58

59 IR – Podklady pro ŽOP Není vyplněna Požadovaná částka dotace – neinvestiční –do daného řádku je nutné ručně vepsat částku, která bude maximálně ve výši částky uvedené v řádku „Celkové zdroje připadající na způsobilé výdaje snížené o jiné peněžní příjmy“ Nejsou uvedeny skutečně čerpané nepřímé náklady (NN) či mezi skutečně čerpané NN nejsou zahrnuty bankovní poplatky a NN odvedené z projektové pokladny –je nutné vykázat veškeré skutečně odvedené nepřímé náklady za dané monitorovací období (vč. NN uhrazených z projektové pokladny) 59

60 IR – Podklady pro ŽOP Skutečně čerpané NN nejsou načteny do řádku „Skutečně čerpané NN po dobu realizace“ –na dotaz, který se zobrazí po kliknutí na tlačítko Doplň ŽOP (viz obrázek) je nutné poprvé odpovědět ANO, aby se NN načetly do řádku „Skutečně čerpané NN po dobu realizace“. Později během administrace dané MZ je nutné již na danou otázku odpovědět NE 60

61 IR – Podklady pro ŽOP Vyplňuje se výše skutečně čerpaných NN za předkládané monitorovací období.

62 IR – Podklady pro ŽOP U organizací s limity mzdové regulace není požadovaná částka dotace (klasifikace platby předfinancování) rozdělena mezi limity na jednotlivé prostředky –tuto částku je nutné rozdělit mezi limity na jednotlivé prostředky (bližší informace u FM) U organizací s limity mzdové regulace není vyplněn Limit přepočteného počtu zaměstnanců –v případě, že je požadováno zaslání prostředků na Limit prostředků na platy je nutné vyplnit Limit přepočteného počtu zaměstnanců. 62

63 Žádost o platbu 63 V jaké výši byly prostředky předloženy a doloženy v rámci MZ = refundace předfinancování Při vyplňování Žádosti o platbu je třeba vycházet z částek uvedených v IR na listu Podklady pro ŽOP. Požadovaná částka dotace je částka požadované zálohy, která má být zaslána na další monitorovací období = předfinancování

64 64 Částku nutno vyplnit ručně.

65 65

66 IR – Kontrola dokladů Chybová hláška – „Ještě nebylo provedeno doplnění ŽOP po finalizaci dokladů !!! Na listu Rozpočet je chybná hodnota u Nepřímých nákladů.“ –chybová hláška zmizí stisknutím tlačítka „Doplň ŽOP“ na listu Podklady pro ŽOP Ignorování červených a/nebo nenulových hodnot v „Částka nezahrnutá do rozpočtu“ –je nutné odhalit a opravit chybu, jelikož zde musí být uvedeno 0 Kč 66

67 IR – Kontrola dokladů Na řádku 15 a 17 musí být ve sloupci Částka k proplacení pro projekt 0,00 nebo -0,00. Jestli je v řádku 15 nějaké jiné číslo, než nulová hodnota, znamená to, že jste v rozpisech zapomněli uvést nějaký doklad, který jste uvedli na záložce seznam dokladů (když je částka kladná), nebo jste doklad uvedli na rozpise 2x (když je částka záporná). Jestli je v řádku 17 nějaké jiné číslo než nulová hodnota, znamená to, že jste při nějaké položky neuvedli správně (nebo vůbec) vazbu na rozpočet. 67

68 Závěrečné období realizace projektu a zpracování závěrečné MZ 68

69 Rady a doporučení Překročení/nepřekročení jednotkových mezd v průměru –kontrola probíhá průběžně a v případě překročení bude příjemce upozorněn, aby provedl úpravu v čerpání již v době realizace projektu –jednotkové mzdy, které jsou stanovené ve schváleném rozpočtu projektu v závislosti na pracovní pozici a typu pracovního poměru hodinovou sazbou nebo měsíční sazbou, jsou průměrovými ukazateli za celou dobu realizace projektu a nesmí být při závěrečném vyúčtování projektu překročeny –u nově vytvořených položek v rozpočtu bude provedena kontrola oproti jednotkové ceně schválené poskytovatelem dotace 69

70 Rady a doporučení Neodůvodněné změny a nákupy v konečné fázi realizace projektu –každá změna musí být řádně zdůvodněna a musí mít přímou vazbu na projekt a jeho zdárné ukončení –výdaje spojené s pořizováním zařízení a vybavení, příp. spotřebního materiálu, které jsou realizovány v období krátce před ukončením projektu, musejí být prokazatelně využité pro práci s cílovou skupinou nebo musí prokazatelně sloužit pro dokončení realizace projektu nebo jeho závěrečného vypořádání –neopodstatněné nákupy bez vazby na dokončení projektu a naplnění jeho cílů nelze klasifikovat jako způsobilé 70

71 Rady a doporučení Nepřímé náklady – nárok a čerpání –konečná výše NN musí na konci projektu procentuálně odpovídat skutečně vyčerpaným a prokázaným způsobilým přímým výdajům projektu –příjemci se doporučuje průběžně sledovat vývoj čerpání nepřímých nákladů ve vztahu k částce přímých nákladů (bez křížového financování), která byla v předložených žádostech o platbu odsouhlasena poskytovatelem jako vyčerpané způsobilé výdaje projektu –dále se doporučuje, aby příjemce se závěrečným odvodem výše NN počkal do schválení ZMZ, kdy již bude známa konečná výše poskytovatelem schválených způsobilých výdajů projektu 71

72 Metodické podklady Newsletter OP VK pro IPo – Chyby v závěrečných MZ –http://www.msmt.cz/file/27879http://www.msmt.cz/file/27879 Metodický dopis č. 18 – Metodika ukončování projektů OP VK –http://www.op-vk.cz/cs/prijemce/dokumenty-pro- prijemce/metodicke-dopisy-op-vk/metodicky-dopis-c-18- metodika-ukoncovani-projektu-op-vk.htmlhttp://www.op-vk.cz/cs/prijemce/dokumenty-pro- prijemce/metodicke-dopisy-op-vk/metodicky-dopis-c-18- metodika-ukoncovani-projektu-op-vk.html Newsletter č. 10 z ledna 2015 – pojednává mimo jiné o výpočtu výše závěrečné platby –http://www.op-vk.cz/cs/prijemce/newsletter-op-vk/http://www.op-vk.cz/cs/prijemce/newsletter-op-vk/ 72

73 Organizace s limity mzdové regulace 73

74 Organizace s limity mzdové regulace Na základě zákona č. 218/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy poskytuje dotace ve struktuře limitů mzdové regulace příjemcům těchto právních forem: –příspěvkové organizace krajů, –příspěvkové organizace obcí, –obce, –příspěvkové organizace Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy. 74

75 Limity mzdové regulace („LMR“) Závaznými limity mzdové regulace se rozumí rozdělení jednotlivých kapitol a podkapitol rozpočtu do pěti skupin: –01 Limit prostředků na platy – hrubé mzdy zaměstnanců s pracovními smlouvami (podkapitoly rozpočtu 1.1.1.1 a 1.1.2.1), –02 Limit prostředků na ostatní osobní náklady – hrubé mzdy pracovníků s DPČ a DPP (podkapitoly 1.1.1.2, 1.1.1.3, 1.1.2.2 a 1.1.2.3), –03 Limit prostředků na sociální a zdravotní pojištění – odvody (podkapitoly 1.2 a 1.3), –04 Limit prostředků na FKSP – pouze položka 1.4 (nespadá sem sociální fond vysokých škol), –05 Limit prostředků na ostatní běžné výdaje – všechny ostatní výdaje, včetně autorských honorářů (tedy podkapitoly 1.1.1.4 a 1.1.2.4, 1.5, celé kapitoly 2 až 8). Nepřímé náklady (vždy neinvestiční povahy) se rovněž rozdělují dle jejich charakteru do těchto pěti limitů. 75

76 Limity mzdové regulace („LMR“) Hodnoty jednotlivých limitů, na jejichž základě byly rozpočtovány finanční prostředky k zajištění plynulého financování projektu v roce 2015, jsou závazné a nemělo by dojít k jejich překročení. Pokud by v důsledku neočekávaných a závažných změn projektu vznikla potřeba tyto limitní hodnoty dodatečně upravit, s dostatečným předstihem kontaktujte finančního manažera odboru CERA. 76

77 Limity mzdové regulace („LMR“) Spolu s limity mzdové regulace příjemce uvádí také roční limit počtu zaměstnanců. Ten vyjadřuje celkovou výši úvazku zaměstnanců, jejichž hrubé mzdy jsou hrazeny z limitu prostředků na platy (01; tj. pracujících v projektu na pracovní smlouvu) rozvrženou na celý rok, vč. zaměstnanců, jejichž platy jsou hrazeny z nepřímých nákladů. Příklady výpočtu: Organizace má 2 zaměstnance na plný úvazek na celý rok. –2 (zaměstnanci) * 1 (plný úvazek) * 1 (celý rok = 12 měsíců) = 2 (limit počtu zaměstnanců) Organizace má 5 zaměstnanců. 3 zaměstnance na plný úvazek na 6 měsíců a 2 zaměstnance na úvazek 0,9 na celý rok. –3 (zaměstnanci) * 1 (plný úvazek) * 6/12 (6 měsíců / 12 měsíců) = 1,5 –2 (zaměstnanci) * 0,9 (úvazek) * 1 (12 měsíců / 12 měsíců = celý rok) = 1,8 –Celkový limit počtu zaměstnanců pro organizaci je součtem, tzn. 1,5 + 1,8 = 3,3 77

78 LMR – podstatné/nepodstatné změny Stanovené limity mzdové regulace ovlivňují rovněž provádění podstatných a nepodstatných změn rozpočtu. –V rámci nepodstatných změn rozpočtu mohou organizace (příjemci) se stanovenými limity mzdové regulace přesouvat finanční prostředky pouze v rámci jedné skupiny kapitol a podkapitol rozpočtu (jednoho limitu). –Jakékoliv změny rozpočtu, které způsobí přesun mezi limitními hodnotami, jsou považované za změny podstatné a musejí být předem odsouhlaseny poskytovatelem dotace (v opačném případě vzniká podezření na porušení rozpočtové kázně). 78

79 LMR – podstatné/nepodstatné změny Příklady změn: –Změna poměru z DPP na DPČ a s tím související přesun prostředků – přesun v rámci jednoho limitu (02) = nepodstatná změna. –Změna poměru z DPP na PS a s tím související přesun prostředků – přesun mezi limity (02 – 01) = podstatná změna. –Nečekaně vznikne povinnost uhradit pojistné u dohod, volné prostředky jsou jen v kapitole 5. Služby – přesun mezi limity (05 – 03) = podstatná změna. 79

80 V případě dotazů se neváhejte obrátit na svého projektového a finančních manažera projektu na Odboru CERA Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy. 80

81 Děkujeme za pozornost Ing. Hana Dluhošová Ing. Tomáš Jeřábek Ing. Lenka Geržová Ing. Michal Čech Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy Odbor CERA email.: hana.dluhosova@msmt.cz, tomas.jerabek@msmt.cz, lenka.gerzova@msmt.cz, michal.cech@msmt.czhana.dluhosova@msmt.cztomas.jerabek@msmt.cz lenka.gerzova@msmt.czmichal.cech@msmt.cz 81