MS Outlook pro pokročilé

Prezentace na téma: "MS Outlook pro pokročilé"— Transkript prezentace:

1 MS Outlook pro pokročilé
Stanislav Kajtár

2 Některé nové funkce Možnost ukládání dat na zabezpečené webové úložiště SkyDrive karta Soubor obsahuje nové okno pro práci s nástroji (BackstageTM) Pás karet Ribbon Zoom textu při psaní zprávy

3 HW nároky programu Procesor (CPU): 500MHz a rychlejší (AMD X2, 2,2 GHz, 64bit.) Operační paměť (RAM): 256MB, doporučeno 512MB (4 GB RAM) Rozlišení monitoru: 1024x576 (1280x1024) Pevný disk (HDD): 3GB volného místa Operační systém (OS): min. Windows XP SP3 (Windows 7 – Enterprise)

4 Popis základního okna Karta Domů – základní položky pro ovládání pošty
Panel Rychlý přístup Pás karet Karta Domů – základní položky pro ovládání pošty Karta Odeslání a příjem – zpracováním a příjmem nových zpráv. Karta Složka – funkce vázané ke složkám a organizaci poštovních zpráv, jejich čištění i případné archivace Karta Zobrazení – je určena k nastavení prostředí

5 Panel Rychlý přístup Možnosti:
Umístění panelu NAD nebo POD pásem karet Přidání dalších ikon do panelu Přidání ikon, které nejsou k dispozici: Klikneme na „Další příkazy“ Rozrolujeme „Zvolit příkazy“ (Oblast příkazů) Klikneme na zvolený nový příkaz Klikneme na tl. Přidat

6 Pás karet Editace pásu karet: Klikneme pravým tl. na pás karet
Zvolíme „Přizpůsobit pás karet“ Provedeme editaci Hlavních nebo Nástrojových karet Zobrazení karty Vývojář: Soubor  Možnosti Přizpůsobit pás karet Všechny karty Zvolíme „Vývojář“ Potvrdíme

7 Tvorba vlastní karty Soubor  Možnosti. Přizpůsobit pás karet
Otevře se další okno, které je rozděleno na dvě části. V levém sloupci se nachází všechny příkazy, kterými Outlook disponuje, v pravé části potom aktuální stav pásu karet. Klepněte na tlačítko Nová karta. Pomocí příkazů Přejmenovat a Nová skupina si připravte kartu pro vložení vlastních příkazů V levé části najděte požadovaný příkaz a pomocí tlačítka Přidat, jej přidejte do vlastní karty a skupiny Pokud v levém sloupci nemůžete hledaný příkaz najít - vyberte Všechny příkazy. Outlook nyní zobrazí seznam všech příkazů, které má v sobě naprogramovány.

8 Backstage

9 Outlook DNES Nastavení okna DNES

10 Pošta

11 Nastavení upozornění - email
Soubor  Možnosti  Pošta

12 Odložené odesílání zpráv
Nová zpráva  Možnosti  Odložit doručení Nastavíme termín

13 Odvolání zprávy Odeslaná pošta  Otevřeme zprávu  Akce  Odvolat zprávu

14 Automatický podpis Soubor  Možnosti  Pošta  Podpisy

15 Pravidla zpráv Domů  Pravidla  Spravovat pravidla a upozornění

16 Pravidla zpráv Co se má uskutečnit Pro které zprávy to platí
Nastavení realizace pravidla

17 Mimo kancelář Soubor Automatické odpovědi
(Pokud není tento příkaz zobrazen, pravděpodobně nepoužíváte účet systému Exchange Server.) Políčko Odesílat automatické odpovědi Odesílat pouze během tohoto časového intervalu naplánujeme, kdy bude odesílání automatických odpovědí aktivní Pokud nezadáte začátek a konec, budou automatické odpovědi odesílány, dokud nezaškrtnete políčko Neodesílat automatické odpovědi Na kartě Uvnitř organizace zadejte odpověď, kterou chcete odesílat po dobu své nepřítomnosti v kanceláři spolupracovníkům Na kartě Mimo organizaci zaškrtněte políčko Automaticky odpovídat osobám mimo organizaci a zadejte odpověď, kterou chcete odesílat po dobu své nepřítomnosti. Můžete zvolit, zda chcete odesílat odpovědi Jen mým kontaktům nebo Všem mimo organizaci Organizací se obvykle rozumí vaše firma a uživatelé, kteří používají ový účet systému Exchange Server. Jestliže vyberete položku Jen mým kontaktům, budou odpovědi odesílány pouze osobám, jejichž adresy jsou uvedeny v systému Exchange Server ve složce Kontakty. Je-li kontakt uveden pouze ve složce, která je součástí datového souboru aplikace Outlook (PST), nebude zpráva s automatickou odpovědí odeslána

18 Nastavení – karta Zobrazit
Konverzace Konverzace seskupují zprávy, které sdílejí stejný předmět. Postup aktivace konverzace: Zobrazte složku „Doručená pošta“. V záhlaví sloupců klepněte pravým tlačítkem na pole datum. Vyberte „Zobrazit jako konverzace“. Zvolte „Tato složka“. Nastavení – karta Zobrazit

19 Ignorování konverzace
Potvrzení příkazu ignorovat způsobí, že dorazí-li do vaší pošty zpráva vázaná k původní konverzaci, bude automaticky přesunuta do složky „Odstraněná pošta“.

20 Vyčištění konverzace Z důvodu velkého rozsahu (množství emailů)
možnosti automatického přesunu nevyužívaných či nijak neoznačených zpráv do složky „Odstraněná pošta“ příkazy k vyčištění konverzace - karta „Domů“  „Odstranit“  „Vyčistit“. Nastavení čištění: „Soubor“  „Možnosti“  „Pošta“  „Čištění prezentací“

21 Rychlé kroky umožňuje rychlejší zpracování přečtených e-mailů.
přesouvání ů do předem připravených složek přidávání barevných kategorií k ům přidělování úkolů nebo organizování schůzek možnost vlastní definice rychlého kroku jedná se v podstatě o zjednodušenou sadu pravidel pro zprávy, (úkoly, pozvánky na schůzku nebo týmový ) „Domů“  „Rychlé kroky“.

22 Nový rychlý krok

23 Správa rychlých kroků Domů  Rychlé kroky  Spravovat rychlé kroky

24 Nové složky

25 Kontakty

26 Kontakty - import Soubor  Otevřít  Importovat
Zvolíme typ souboru (zdroj) Další Procházet  zvolit požadovaný soubor Zvolte co s dupl. zázn. Zvolte cíl. složku (Kontakty) Nastavíme pole Dokončit

27 Výchozí řazení kontaktů
Soubor  Možnosti  Kontakty

28 Skupiny – distribuční seznam
Kontakty  Nová skupina kontaktů Název skupiny Přidat členy Zvolíme členy skupiny (pro výběr lze použít Shift nebo Ctrl)

29 Grafické funkce

30 Obrázek Základní tvary a obrazce Vložení  Obrázek / Klipart / Obrazce / SmartArt / Snímek obrazovky Print screen nebo umožní vytvořit vlastní VÝŘEZ obrazovky Obrázek ze souboru Obrázek z galerie Diagramy, organizační struktury, plány práce, závislosti …

31 Grafické zpracování obrázků
Po vložení obrázku do dokumentu a jeho aktivaci se zobrazí kontextová karta „Formát“. Novou funkcí je možnost odstranění pozadí z obrázku během několika vteřin, ostatní funkce (automatické opravy, barva nebo grafické efekty) byly výrazným způsobem přepracovány a vylepšeny. Všechny tyto příkazy naleznete na kartě „Formát“ ve skupinovém rámečku „Upravit“.

32 Snímky obrazovky Funkce dostupná při psaní zprávy Výřezy v paměti
Pořízení nového výřezu – funkce míří na naposledy navštívené okno aktivní aplikace (např. pokud chceme snímek z programu Word, klikneme nejdříve do okna Word a potom přejedeme k funkci výřez obrazovky)

33 Textové funkce

34 Schránka Vložit ▼ Vložit jen text Použít cílový motiv
Zachovat formátování zdroje Vložit jako obrázek Sloučit formátování (vkládaný na cílový)

35 Kopírování formátu Označíme kopírovaný formát (slovo, text)
Ctrl + Shift + C Označíme cílový text (editovaný) Ctrl + Shift + V

36 Vložení rovnice Karta Vložení  Rovnice Zvolíme požadovanou rovnici
Můžeme vytvořit vlastní rovnici

37 Překlady Označíme překládaný text
Klikneme (v označeném textu) pravým tlačítkem Zvolíme přeložit V podokně úloh (vpravo) bude zobrazen překlad Výsledek překladu

38 Vyhledávání Aktivace hledání - kliknout Místo hledání
Nástroje hledání – aktivují se po kliknutí do políčka s lupou

39 Nástroje hledání Stav indexování = kolik položek aplikace (maily, kontakty, schůzky, úkoly a další) je již indexováno (mohou být při konkrétním hledání nabízeny). Prohledávaná umístění – účty (ve kterých bude hledání probíhat) Rozšířené hledání – detailní nastavení vyhledávání Najít veřejnou složku – je aktivní jen ve spojení s serverem Exchange (v něm jsou umístěny poštovní složky sdílené pro uživatele) Možnosti hledání – nastavíte předdefinované položky pro automatické vyhledávání, včetně indexace

40 Kalendář

41 Pro sdílení je nutný Exchange server
Kalendář

42 Vytvoření skupiny kalendářů
nebo si ji najít na základě serverového globálního adresáře ručně: Zobrazení kalendáře (ikona v levém spodním rohu aplikace) Domů  Skupiny Kalendářů Vytvořit novou skupinu kalendářů Zadejte název nové skupiny kalendářů OK Automaticky se zobrazí výběr jmen nebo zdrojů z globálního adresáře Vyberte jména všech, jejichž kalendáře chcete mít zobrazeny ve skupině

43 Uložení nové skupiny kalendářů
Zobrazení kalendáře (ikona v levém spodním rohu aplikace) V levém sloupci panelu vyberte všechny kalendáře, které chcete mít ve výsledné skupině Domů  Skupiny Kalendářů Uložit jako novou skupinu kalendářů Zadejte název nové skupiny kalendářů OK V tomto případě se zobrazí skupina a v ní budou rovnou uloženy přesně ty kalendáře, které jste vybrali.

44 Zobrazení kalendáře

45 Žádost o schůzku Kalendář  Nová schůzka Zpráva je zapsána do vašeho kalendáře Zpráva je předběžně vložena do kalendáře příjemce

46 Dostupnost účastníků Použijeme v Žádosti o schůzku Funkce vyžaduje Exchange Server

47 Nastavení pracovní doby
Soubor  Možnosti  Kalendář

48 Import svátků Soubor  Možnosti  Kalendář

49 Úkoly

50 Úkoly Přiřazení úkolu jiné osobě Nastavení pravidelného úkolu
Odhad zpracování úkolu Uživatel, kterému byl úkol přidělen Nastavení připomenutí

51 Rychlé přidání úkolu klikneme Vyplníme pole úkolu

52 Deník

53 Deník – automatický záznam
Soubor  Možnosti  Poznámky a deník  Možnosti deníku

54 Deník – ruční záznam

55 Doplňky

56 Ruční archivace – nabídka Soubor
Automatická archivace: Soubor  Možnosti  Upřesnit  Nastavení automatické archivace

57 Připojení k účtu MS Exchange
Start  Ovládací panely  Pošta  ové účty

58 Připojení k účtu MS Exchange
Okno přidat nový účet potvrdíme Další Zvolíme Konfigurovat ručně nastavení … Další Zvolíme Microsoft Exchange Provedeme nastavení

59 Nastavení Soubor  Možnosti  Obecné
Aktivní náhled před kliknutím na úpravu

60 Nastavení Soubor  Možnosti  Pošta

61 Nastavení Soubor  Možnosti  Pošta
Funkce Čištění konverzací vyhodnocuje obsah jednotlivých zpráv v konverzaci. Jestliže je celá zpráva obsažena v jedné z odpovědí, je předchozí zpráva odstraněna.

62 Nastavení Soubor  Možnosti  Pošta

63 Nastavení Soubor  Možnosti  Pošta

64 Nastavení Soubor  Možnosti  Kalendář

65 Nastavení Soubor  Možnosti  Kalendář

66 Nastavení Soubor  Možnosti  Kontakty

67 Nastavení Soubor  Možnosti  Úkoly

68 Nastavení Soubor  Možnosti  Deník

69 Nastavení Soubor  Možnosti  Hledání

70 Nastavení Soubor  Možnosti  Upřesnit
Informační kanál RSS Řada položek RSS (Really Simple Syndication) používaných weby k publikování často aktualizovaného obsahu, jako jsou například titulky zpráv a příspěvky do blogu. K odběru obsahu informačních kanálů RSS se můžete přihlásit ve čtečkách RSS, jako je například aplikace Windows Internet Explorer a Outlook.

71 Nastavení Soubor  Možnosti  Upřesnit

72 Stanislav Kajtár Hliníky 4 Prostějov
© Kajtar Stanislav Kajtár Hliníky 4 Prostějov