Administrativa I.ročník.

Prezentace na téma: "Administrativa I.ročník."— Transkript prezentace:

1 Administrativa I.ročník

2 Obsah Základní výcvik ovládání klávesnice
Nácvik úpravy textu a normalizovaná úprava Práce s prostředky reprografické techniky Manipulace s písemnostmi Cvičení verbální komunikace

3 I.Základní výcvik ovládání klávesnice 10-prstová metoda

4 II. Nácvik úpravy textu a normalizovaná úprava
nastavení okrajů dokumentu nastavení záhlaví, zápatí formát písma formát odstavce odrážky a číslování tvorba obsahu základní tvorba tabulek využití šablon

5 III. Práce s prostředky reprografické techniky
Tiskárny, kopírky Multifunkční stroje Použití zpětného projektoru Použití dataprojektoru Interaktivní tabule

6 Tiskárny Jejich funkcí je vytisknout dokument – text, tabulky, obrázky, podle signálu z výstupu počítače Typy tiskáren (nejpoužívanější): Jehličkové Inkoustové Laserové

7 Jehličkové tiskárny Píší úderem jehliček přes psací pásku na normální papír Tisk je málo kvalitní, pomalý a hlučný

8 Inkoustové tiskárny Tiskové hlavy obsahují barevný inkoust, který je v malých kapičkách vytlačován na papír Tisk je rychlejší a kvalitnější Nevýhodou je dražší provoz (nutno obnovovat inkoustové náplně)

9 Laserové tiskárny Laserový paprsek dopadá na určitá místa rotačního válce → vzniklá statická elektřina přitahuje barvicí prášek (toner) → ten se stejným principem z válce přenese na papír nabitý statickou elektřinou s vyšším potenciálem → zažehlení toneru a vybití statické elektřiny

10 Laserové tiskárny - princip

11 Kopírky Ve stolním i přenosném provedení slouží pro rozmnožování potřebného počtu kopií originálních předloh. Požadavkem je minimální ztráta kvality předlohy, jednoduchá obsluha a nízká cena kopie. Před vytisknutím požadovaného počtu kopií lze udělat různé úpravy – zmenšení, zvětšení …

12 Kopírky Kopírky mohou být vybaveny automatickým zakladačem předloh, třídičem, řadičem kopií či zařízením na jednoduchou vazbu určitého počtu listů

13 Multifunkční stroje Jedná se o zařízení s několika funkcemi najednou – umožňují tisk, skenování, kopírování či faxování

14 Zpětný projektor Umožňuje promítání obrazu na průhledné podložce za denního světla. Na průhledné podložce (folii) může být text napsán či nakreslen mastnou tužkou, lihovým fixem nebo natisknut pomocí inkoustové či lépe laserové tiskárny. Text na folii musí být dostatečně veliký a vhodně zbarvený, aby byl dobře vidět.

15 Zpětný projektor Minimální velikost černého písma je 5 mm (ve wordu velikost 16), vhodnější je používat písmo větší. Aby nedošlo k znehodnocení hotových pomůcek, je potřeba je opatřit krycím papírem nebo uložit do průhledných obalů, jinak se folie mohou k sobě přilepit, a tím poškodit.

16 Zpětný projektor

17 Dataprojektor Využívá se pro velkoplošné zobrazování počítačového či video signálu. Není tedy sám zdrojem signálu, musí být vždy připojen na nějaké zařízení, jako např. PC, notebook, digitální fotoaparát, kameru … Promítá se na jakoukoli světlou svislou plochu

18 Dataprojektor

19 Interaktivní tabule SmartBoard
Interaktivní tabule eBoard umožňuje kompletní ovládání Vašeho počítače prostřednictvím elektronického pera bez nutnosti použití myši nebo klávesnice. Lze provádět popis plochy počítače a ty pak ukládat jako jednotlivé listy prezentace např. pro výuku funkcí různých programů a aplikací nebo vytvářet vývojové diagramy, plány marketingu apod. Další možností je využití jako klasické bílé tabule pro školní výuku, kdy lze opět ukládat jednotlivé poznámky a ty pak uložit např. jako prezentaci PowerPoint, PDF soubor, obrázky atd. Již existující PowerPointové prezentace lze importovat, spustit, provádět anotace a ty pak uložit opět ve formátu PowerPoint. eBoard to je kompletní interaktivní ovládání Vašeho PC nebo pro vytváření působivých interaktivních prezentací a přednášek. Stačí pouze zapnout projektor. Interaktivní pero plně nahradí myš počítače nejen pro ovládání všech jeho funkcí ake umožní i popis a anotaci plochy počítače a uložení jako jednotlivých kroků jako listy prezentace. K dispozici je také možnost přímého sledování přednášky po interní síti a dokonce i přes internet. To znamená, že pokud budete chtít, tak obsah Vaši přednášku může sledovat kdokoliv na svém počítači třeba na druhém konci světa... Sada obsahuje Interaktivní pero a tabuli s USB kabelem na propojení s počítačem. Baterie jsou součástí dodávky stejně jako instalační SW a česká lokalizace. Tabule se propojí s PC pomocí dodávané USB kabeláže. Po instalaci SW proběhne krátká kalibrace snímací plochy a zařízení je připraveno k použití. Hotové prezentace lze uložit např. jako PDF soubor, PowerPointovou prezentaci apod. napíklad pro snadné rozeslání účastníkům em.

20 IV. Manipulace s písemnostmi
Základní pojmy Příjem, třídění a zapisování písemností Doručování a oběh písemností Vyřizování písemností Podepisování a odesílání písemností Ukládání a vyřazování písemností

21 Základní pojmy Spisový řád →interní předpis pro vedení spisové služby (součástí je i spisový plán) Ve spisovém řádu je určeno: Kdo je pověřen vybíráním písemností z poštovní přihrádky na poště Kde se soustřeďují došlé a odesílané písemnosti Které písemnosti se zapisují Jak formálně upravovat písemnosti Kdo je oprávněn podepisovat písemnosti Jakými způsoby se písemnosti odesílají Jak se písemnosti ukládají, archivují a vyřazují

22 Spisový plán →schéma pro označování vyřízených a vyhotovených písemností
Spis →písemný dokument vzniklý při obchodním či úředním jednání Spisovna →slouží k ukládání všech vyřízených písemností do doby skartace Skartační řád →upravuje postup při vyřazování záznamů

23 Archivní řád →stanovuje kritéria pro posuzování písemností a podrobnosti skartačního řízení
Spisová značka Určuje, komu bude písemnost předána k vyřízení Číselné označení: 0 – ředitel, 1 – obchodní oddělení, 1.1 – obchodní ředitel… Písemné označení: Ř – ředitel, OŘ – obchodní ředitel … Je součástí korespondenční značky a v dopisech se uvádí jako „naše značka“

24 Příjem, třídění a zapisování písemností
Došlé písemnosti se soustřeďují v sekretariátu či v podatelně. Při příjmu je potřeba zkontrolovat písemnosti, roztřídit je a u doporučených zásilek potvrdit příjem Došlé písemnosti se opatřují v pravém horním rohu podacím razítkem  zde se doplní datum, pořadové číslo, počet příloh a zkratka osoby, které je písemnost adresována (spisová značka)

25 Důležité písemnosti se zapisují (do PC či knihy došlé pošty), aby byl přehled o tom, které písemnosti došly, komu byly předány k vyřízení a zda byly vyřízeny včas.

26 Doručování a oběh písemností
Doručování písemností má být rychlé, aby se na žádném pracovišti nezdržovaly dlouho a nehromadily se. Doručování písemností mezi odděleními, předkládání vypracovaných písemných vyřízení k podpisu a odnášení do výpravny se nazývá oběh písemností.

27 Vyřizování písemností
Písemnosti je nutné vyřizovat pokud možno ihned – je to dobrou vizitkou firmy Lhůty k vyřízení jsou stanoveny právními předpisy, firemním spisovým řádem, nebo přímo pisatelem dopisu.

28 Postup při vyřizování písemností:
Dopisy, které nevyžadují zvláštní přípravy, by se měly vyřizovat ihned tzn. týž den Dopisy, u kterých pisatel žádá odpověď obratem, by měly být vyřízeny druhý den po doručení písemnosti P O Z O R : je nutné posílat dopis express, aby došel druhý den Složitější dopisy by měly být vyřízeny do týdne Nelze-li písemnosti vyřídit ve výše uvedených lhůtách, měly bychom o tom pisatele informovat a uvézt důvod prodlení.

29 Podepisování a odesílání písemností
Podepisování písemností je v podnicích upraveno podpisovým řádem Každý dopis musí být vlastnoručně podepsán. Po podpisu není dovoleno v písemnosti ani v přílohách cokoli měnit či dopisovat.

30 Pro rozsah podpisového oprávnění platí většinou tyto pravidla:
Řadový pracovník musí podpisovat písemnosti jen v mezích své pravomoci Referent z pravidla podepisuje písemnosti, které mají přípravnou podobu a neobsahují rozhodnutí Vedoucí odboru podepisuje důležitá nikoliv však zásadní rozhodnutí Náměstek ředitele podepisuje důležitá rozhodnutí, která však nejsou vyhrazena řediteli (může však podepisovat za ředitele v jeho nepřítomnosti, pokud je k tomu pověřen) Ředitel podepisuje pouze písemnosti základního charakteru

31 Dopisy běžně podepisuje jen jedna osoba, někdy je však nutné podpisů více, pak se vlevo podepisuje pracovník funkčně vyšší a vpravo pracovník funkčně nižší Na stroji se může předepsat jméno a funkce pracovníka, jeho podpis se umístí pod nebo nad tento údaj Odesílání písemností zajišťuje sekretariát či podatelna. Písemnosti určené k odeslání se evidují v knize odeslané pošty či v PC.

32 Podepisování písemností – právní odpovědnost
PODPIS – znamená, že oprávněná osoba písemnost podepisuje jménem a na odpovědnost podniku a bere odpovědnost za obsah písemnosti PARAFA (zkrácený podpis, podpisová značka) – znamená, že pracovník, který písemnost parafoval, je s obsahem seznámen a bere odpovědnost za obsah písemnosti

33 Ukládání a vyřazování písemností
Vyřízené písemnosti – originály došlých a kopie odeslaných dopisů – se ukládají v příručních registraturách. Po určité době, kdy už nejsou běžně potřebné, se předají do spisovny. Po uplynutí uschovací lhůty se vyřazují.

34 Vyřazování – skartace – je plánovitý výběr písemností, u nichž skončily uschovací lhůty a které už nejsou v podniku potřebné. Skartační znaky: A x (archiválie, počet let) – jak dlouho se bude uschovávat V x (výběr, počet let) – stanoví, po kolika letech se provede odborný a archivní výběr S x (skartace, počet let) – po jak dlouhé době je písemnost určena ke skartaci

35 V. Cvičení verbální komunikace
nácvik rétoriky obchodní rozhovory obchodní jednání

36 Administrativa II.ročník

37 Obsah: Význam a základní pravidla písemného styku Tvorba obchodního dopisu Písemnosti při obchodování Písemnosti při organizování a řízení podniku Personální písemnosti Písemnosti právního charakteru Písemnosti hotelového charakteru

38 I. Význam a základní pravidla
Rozdělení písemností I. obecné rozdělení obchodní úřední II. rozdělení podle obsahu písemnosti při obchodování písemnosti při organizaci a řízení podniku právní písemnosti písemnosti ve styku s peněžními ústavy interní externí

39 II. Tvorba obchodního dopisu
úpravu písemností stanovují normy ČSN a DIN písmo – velikost 10-16 řádkování – jednoduché, začíná se vždy od levé svislice, odstavce se vytvářejí volným řádkem zarovnání textu – do bloku text – se zarovnává k levé svislici

40 adresa – nesmí přesahovat 6 řádků
umístění adresy odesílatele: v záhlaví v levém rohu (obálka s adresným okénkem) umístění adresy adresáta: do adresového pásma (obálky s předtiskem) v pravém rohu (obálky bez předtisku) v levém rohu

41 Možnosti umístění adresy I.
NOVAKO, spol. s.r.o. Kopečná 3, Mikulov Jan Novák Evropská 6 Praha 6

42 II. NOVAKO, spol. s.r.o. Jan Novák Kopečná 3 Evropská 6
Mikulov Praha 6

43 odvolací údaj–údaj sloužící pro další komunikaci
-umístěný mezi adresami doplňující údaje – tel., fax, IČ, DIČ - umístění v zápatí podpis – pod vlastnoruční podpis se píše jméno, příjmení a funkce pracovníka přílohy – poznámka Přílohy se umisťuje k levé svislici po vynechání dvou řádků od podpisu

44 Struktura obchodního dopisu
záhlaví - adresa odesílatele odvolací údaj adresa adresáta datum věc text pozdrav podpis zápatí

45 III. Písemnosti při obchodování
písemnosti při uzavírání obchodních smluv písemnosti při plnění obchodních smluv písemnosti při porušování obchodních smluv

46 Písemnosti při uzavírání obchodních smluv
poptávka nabídka - vyžádaná - nevyžádaná žádost o úpravu nabídky úprava nabídky objednávka potvrzení objednávky

47 Poptávka je písemnost, kterou kupující hledá vhodného prodávajícího.
Základní náležitosti: druh, jakost a množství zboží žádost o vzorky návrh dodacích podmínek

48 Pro-doma a.s., Benešova 2, Praha 8
Pro/IV/8 Adresa adresáta Praha Poptávka po mobilních telefonech Vážený pane řediteli, od našich obchodním partnerů jsme se dozvěděli, že vyrábíte…………… Měli bychom zájem o vaše výrobky a proto Vás žádáme o zaslání nabídky včetně vzorků……………. S pozdravem Jan Novák (obchodní referent) Tel Fax: IČ DIČ

49 Nabídka je návrhem na uzavření kupní smlouvy Základní náležitosti:
popis nabízeného zboží nebo služby množství a cenu dodací, přepravní a platební podmínky výzvu k objednávce

50 Nevyžádaná nabídka vychází-li z iniciativy prodávajícího inzertní nabídky, propagační odpovědní dopisnice Vyžádaná nabídka odpovídá-li na poptávku kupujícího

51 Pro-doma a.s., Benešova 2, Praha 8
Adresa adresáta Pro/IV/8 Nabídka …………… (vyžádaná) Vážený pane Nováku, děkujeme za Váš dotaz na naše výrobky……………Nabídku našeho celého sortimentu Vám zasíláme včetně ceníku. Vybrané zboží doručíme zdarma do 5 dnů………………… V případě dotazu kontaktujte prosím naše obchodní oddělení.……… S pozdravem Jan Novák (obchodní zástupce) Tel Fax: IČ DIČ

52 Pro-doma a.s., Benešova 2, Praha 8
Adresa adresáta Pro/IV/8 Nabídka …………… (nevyžádaná) Vážené paní a pánové, jako svým dlouholetým obchodním partnerům Vám dnes přednostně nabízíme zboží našeho sortimentu…………….Vybrané zboží je v omezeném počtu a nabízíme ho za akční ceny. Zboží doručíme zdarma do 2 dnů…………………V případě dotazu kontaktujte prosím naše obchodní oddělení.……… S pozdravem Jan Novák (obchodní zástupce) Tel Fax: IČ DIČ

53 Objednávka je buď návrhem kupní smlouvy, který zavazuje pouze kupujícího nebo uzavřením kupní smlouvy, který zavazuje obě smluvní strany Podstatné náležitosti: určení zboží (druh, množství) kupní cena datované podpisy obou smluvních stran

54 Doplňující náležitosti vycházející z praxe:
doba, způsob a místo dodání zboží platební podmínky odkaz na všeobecné, příp. speciální obchodní podmínky (záruční lhůta, balení) technické údaje (číslo objednávky, IČ, DIČ, tel.)

55 Pro-doma a.s., Benešova 2, Praha 8
Adresa adresáta Pro/IV/8 Objednávka masných výrobků Vážený pane řediteli, na základě Vaší nabídky objednáváme u Vás k okamžitému dodání tyto druhy výrobků: šunkový salám 3 Kg ……………………. S pozdravem Jan Novák (podpis) obchodní ředitel Tel Fax: IČ DIČ

56 Písemnosti při plnění obchodních smluv
odvolávka přepravní dispozice návěstí zásilky (avízo) dodací list faktura

57 Odvolávka Přepravní dispozice
kupující se odvolává na objednávku nebo kupní smlouvu Přepravní dispozice kupující stanoví dopravní prostředek, místo určení zásilky a případně požadavek na zaslání avíza S úsporných důvodů se tyto dva dokumenty spojují do jedné písemnosti.

58 Pro-doma a.s., Benešova 2, Praha 8
Adresa adresáta Odvolávka a přepravní dispozice Vážení obchodní partneři, odvoláváme se na naší kupní smlouvu čís. ………uzavřenou dne……… Na základě všeobecných obchodních podmínek Vás žádáme, abyste nejpozději do ……….. rozvezli následující zboží ……………. Dodávku zboží ohlaste nejpozději den před expedicí. S pozdravem Jan Novák obchodní ředitel Tel Fax: IČ DIČ

59 Avízo slouží k informovaní kupujícího o odeslání zboží či služby na jeho adresu (ohlášení dodávky) Základní náležitosti: datum naložení zásilky způsob a místo dodání zásilky popis zásilky nebo dodací list

60 Pro-doma a.s., Benešova 2, Praha 8
Adresa adresáta Avízo Vážený pane Novák, podle Vaší objednávky č….. ze dne….. odešleme zítra tj. …..Vámi objednané zboží. Zboží bude doručeno Autodopravou Novák mezi 12 – 14 h na adresu ……………………. Tímto sdělením upřednostňujeme předběžný termín, který jsme Vám oznámili telefonicky před několika dny. S pozdravem Jan Novák referent prodeje Tel Fax: IČ DIČ

61 Dodací list písemnost obsahující seznam zaslaného zboží a jeho množství Základní náležitosti: seznam zboží, množství, cena číslo kupní smlouvy datum vyskladnění zboží Kopie dodacího listu může sloužit jako: přijímací list expediční list propustka

62 Dodací list č……….ze dne………..………
Dodavatel: Odběratel: Na základě Vaší objednávky č. ….ze dne….. Vám dodáváme: Pol. číslo Předmět dodávky Množství Jednotky Cena ze jedn. bez DPH Cena celkem bez DPH 33 Šunka 100 Kg 139 13900 22 Vídeňské párky 25 79 1975 Celkem cena bez DPH 15875 Celkem DPH 19 % 3016 Cena celkem s DPH 18891 Převzal Dne:

63 Vzor faktury je v šablonách programu Exel.
Faktura touto písemností prodávající vyúčtovává dodané zboží nebo provedené práce kupujícímu Kromě údajů z kupní smlouvy obsahuje: celkovou částku za skutečně dodané zboží datum vystavení, odeslání a splatnost faktury daňové náležitosti (DIČ, sazbu a částku DPH) razítko a datovaný podpis prodávajícího Vzor faktury je v šablonách programu Exel.

64 Písemnosti při porušování obchodních smluv
reklamace = se týká špatného zboží či služby urgence = se týká zpožděného zboží či služby upomínka = se týká zpožděné platby

65 Reklamace pokud prodávající dodá zboží v rozporu s uzavřenou kupní smlouvou, má kupující nárok na reklamaci Předmětem reklamace bývá nejčastěji: jiný druh zboží jiné množství, kvalita či provedení vadné či poškozené zboží jiné balení neoznačení zboží

66 reklamaci je nutno uplatnit ihned po jejím zjištění
podkladem pro její napsání jsou různé zápisy o vadách, zápisy českých drah, fotografie a vzorky obsahem reklamace je přesný popis závady a návrh na její odstranění kupující má právo na výměnu zboží, slevu z ceny, vrácení peněžní částky(odstoupení od smlouvy) nebo náhradu ušlého zisku dle obchodního zákoníku.

67 Odpověď na reklamaci na reklamaci je třeba vždy odpovědět
některé zboží se posílá k posouzení přímo výrobci (provádějí se různé testy) podle obchodního zákoníku je prodejce povinen odpovědět na reklamaci a to max. do 6 týdnů pokud není reklamace po 6 týdnech vyřešená, má kupující právo na odstoupení od smlouvy (vrácení peněz)

68 Uznaná reklamace v případě uznání reklamace se prodávající omluví za způsobené problémy a reaguje na návrh vyřešení (popř. přistoupí na návrh kupujícího) Neuznaná reklamace v případě, že se výrobce necítí být vinen, odpoví proč nemůže reklamaci uznat (např. špatné zacházení, praní, údržba) reklamační spory jsou potom velmi problematické a končívají u obchodních soudů

69 Způsoby doručení reklamací:
osobně poštou (doporučeně) em (s potvrzením o doručení) telefonicky (chybí písemný doklad)

70 Pro-doma a.s., Benešova 2, Praha 8
Adresa adresáta Pro/IV/8 Reklamace porcelánového zboží Vážený pane řediteli, po celou dobu naší spolupráce jsme neměli jediný důvod si stěžovat na kvalitu Vašich výrobků. Avšak poslední dodávka nás nemile překvapila. Po rozbalení palety jsme zjistili tyto závady……………………………. Fotografie přikládáme……… Žádáme, abyste nahradili poškozené výrobky……………………… Doufáme, že příští dodávky budou opět v pořádku S pozdravem Jan Novák provozní vedoucí Tel Fax: IČ DIČ

71 Urgence pobízení prodávajícího o poskytnutí zboží či služeb, kde je prodávající v tzv. lhůtě v prodlení (nedodal zboží či službu v uvedeném termínu) při stylizaci urgence je vhodné odvolat se na dobrou spolupráci a poté uvést důvod nespokojenosti a požádat o brzké odstranění v zájmu udržení dobrých vztahů je dobré na urgenci obratem odpovědět

72 Pro-doma a.s., Benešova 2, Praha 8
Adresa adresáta Pro/IV/8 Urgence Vážený pane řediteli, po celou dobu naší spolupráce jsme neměli jediný důvod si stěžovat na kvalitu Vašich výrobků a služeb. Avšak poslední dodávka objednaná dne………zatím nedorazila a ani jste neuvedli důvod zpoždění. Pokud by docházelo ke zpoždění dodávek byli bychom nuceni zvolit jiného dodavatele……………………… S pozdravem Jan Novák provozní vedoucí Tel Fax: IČ DIČ

73 Upomínka úhrady faktur
pokud není uhrazena do konce lhůty splatnosti, je nutno ji upomínat pokud věřitel neuplatní svůj nárok do 4 let od doby splatnosti, dojde k tzv. promlčení Druhy upomínek: první upomínka druhá upomínka třetí upomínka – pokus o smír

74 První upomínka Druhá upomínka
každá firma může někdy mít dočasné finanční potíže, proto je třeba psát upomínku velmi opatrně (např. společně s novou nabídkou) upomínka obsahuje údaj o splnění smlouvy prodávajícím, číslo, částku a datum splatnosti faktury Druhá upomínka píše se jako samostatná upomínka (bez nabídky)

75 Třetí upomínka – pokus o smír
pokud je věřitel při vymáhání pohledávky neúspěšný předá celou záležitost obchodnímu soudu před tím však musí poslat poslední upomínku a to doporučeně s doručenkou tato písemnost se používá jako důkaz při soudním jednání, proto ji často sestavuje právník na kteroukoliv upomínku je třeba reagovat odpovědí na upomínku

76 Pro-doma a.s., Benešova 2, Praha 8
Adresa adresáta Pro/IV/8 Třetí upomínka – pokus o smír Vážení obchodní partneři, Dnes naposledy Vám připomínáme úhrady naší faktury čís…….. za dodané zboží ze dne……………………na ………Kč, která byla splatná dne…………. Kromě toho žádáme o zaplacení …………….Kč jako úroků z prodlení. Celkovou částku …………..Kč uhraďte nejpozději do ………..na náš účet………….. Pokud tak neučiníte budeme nuceni předat celou záležitost obchodnímu soudu. S pozdravem Judr. Jan Novák právní zástupce Tel Fax: IČ DIČ

77 IV. Písemnosti při organizaci a řízení podniku
písemnosti při pracovních poradách písemnosti při pracovních cestách písemnosti vedoucích pracovníků příkazy, směrnice propagační písemnosti

78 Písemnosti při pracovních poradách
Nejpoužívanější dokumenty: pozvánka prezenční listina zápis z porady – stručný - podrobný - doslovný

79 Pozvánka na poradu Pozvánka musí obsahovat tyto údaje:
pořádající organizace název akce den, datum a doba začátku adresa a místnost program jednání plánovaná doba trvání další info (dopravní spojení, nocleh, strava aj.)

80 Textilana, a.s., Chrastava
Listina přítomných Porada…………………………… konaná dne………..od………… Poř. číslo Jméno, příjmení Útvar Podpis Poznámka 1. Jan Novák Obchodní odd. xxx

81 Písemnosti při pracovních cestách
Nejpoužívanější dokumenty: plán pracovní cesty (cestovní příkaz) vyúčtování pracovní cesty zpráva z pracovní cesty Činnosti spojené s pracovní cestou: plánování – dopr. prostředek, jízdenky, nocleh, podklady pro jednání vyúčtování – je třeba doložit všechny účty (jízdenky, účty za nocleh, stravu apod.) zpráva – stručný písemný záznam o průběhu

82 Struktura zprávy ze služební cesty
Pro-doma a.s., Benešova 2, Praha 8 Struktura zprávy ze služební cesty Účel cesty: Účastníci cesty: Doba trvání: Navštívená firma: Průběh a výsledky jednání: Závěr: Zprávu předkládá:

83 Zápis č…………… z porady………………………………
Pro-doma a.s., Benešova 2, Praha 8 Ukázka zápisu z porady Zápis č…………… z porady……………………………… Účastníci: Omluven: Poradu řídil: Záznam jednání: 1. 2. Úkoly z porady: Odpovídá: Termín: Zapsal:

84 Příkazy vedoucích pracovníků
Příkaz ředitele sdělení rozhodnutí nejvyššího vedoucího pracovníka (ředitel, primátor města apod.) příkaz je konkrétně adresován a ukládá splnění zpravidla jednorázového úkolu

85 Směrnice určuje jednotný postup při závažných organizačních opatřeních v podniku má dlouhodobý charakter zpracovává ji kolektiv odborných pracovníků týká se např. povolání práce přesčas

86 Oběžník slouží k informování pracovníků o nových organizačních opatřeních, chystaných změnách a připravovaných akcích. Pokyny Účelem pokynů je podat návod, jak postupovat při plnění různých organizačních úkolů (např. při roční uzávěrce, poskytování odměn apod.)

87 Zprávy a hlášení slouží k informování vedoucích pracovníků o plnění úkolů, o výsledcích jednání aj. zpráva – obsahuje detailní rozbor zkoumané činnosti a návrh na řešení problémů hlášení – je stručná a přehledná informace - obsahuje pouze objektivní skutečnost, nikoliv stanovisko pisatele

88 Propagační písemnosti
reklamní letáky

89 V. Personální písemnosti
žádost o místo životopis pracovní smlouva pracovní reference dohody o pracích konaných mimi prac. poměr ukončení pracovního poměru

90 Žádost o místo (motivační dopis)
o přijetí do zaměstnaní se ucházíme ihned osobně nebo telefonicky, pak podáváme žádost motivační dopis slouží k vyjádření zájmu o dané zaměstnání a upřesňuje informace,které jsou zmíněny v strukturovaném životopise na rozdíl od „bodového“ životopisu je motivační dopis psán ve větách a měl by mít maximálně jednostránkový rozsah

91 Motivační dopis je Vaší vizitou!
Motivační dopis obsahuje tyto informace: kde jsme se o volném místě dozvěděli proč máme zájem o místo jaké máme předpoklady kdy můžeme nastoupit Motivační dopis je Vaší vizitou!

92 MOTIVAČNÍ DOPIS - VZOR Adresa I Adresa II. Praha Žádost o místo …………………… Vážení(Vážený pane, Vážená paní), dovoluji si touto cestou žádat o místo ………………………….. inzerované Vaší společností, ze dne , na internetovém job serveru Práce v Hradci .cz ( Profesně se orientuji na lidské zdroje a jejich řízení. Personalistika byla, již při studiu, mým oblíbeným předmětem a má diplomová práce na téma „Novodobě řízené lidské zdroje“ byla oceněna, jako nejlepší ročníková práce. Některé návrhy pak byly aplikovány ve společnosti I. Česká výrobní a.s. Do této společnosti jsem později nastoupil a měl na starosti celý personál (cca 70 lidí). Nyní pracuji již 7 rokem v oblasti řízení lidských zdrojů soukromě a nadále externě poskytuji personální poradenství zmíněné společnosti. Rád předložím i referenční list. Domnívám se, že mé znalosti a zkušenosti odpovídají požadavkům na výše uvedenou pozici a v případě Vašeho zájmu se velmi rád dostavím na pracovní pohovor. S pozdravem, Jiří Novák, Ing.

93 Životopis sestavujeme ho buď přehledně, heslovitě (strukturovaný) nebo formou vyprávění (vyprávěcí) strukturovaný – charakterizuje žadatele velmi stručně, slouží pro rychlý přehled vyprávěcí – obsahuje více informací o žadateli, píše se ručně

94 Strukturovaný životopis základní body
1) Hlavička FOTO Titul, jméno a příjmení: Adresa: Datum narození: Zdravotní stav: Telefon, ová adresa

95 2) Vzdělání Následovat by měly informace o vašem vzdělání „Pozor“ vzdělání uvádíme v opačném chronologickém sledu a nepíšeme základní školu, tedy: Od – do: VŠ vzdělání (název univerzity, název fakulty, obor) Od – do: SŠ vzdělání (název školy, obor)

96 3) Pracovní zkušenosti Práce a brigáda Chronologie dosavadního zaměstnání je též v opačném sledu a to následovně: Od – do: Název společnosti, u které pracujete, nebo jste pracovali naposledy (název pracovní pozice) Od – do: Název společnosti (název pracovní pozice) dále stačí uvést jen základní náplň práce.

97 4) Odborné znalosti a zkušenosti
Vyzdvihněte co nejvíce odborných znalostí a zkušeností, které zvyšují Vaši kvalitu na trhu práce. Například: Datum: Název školení (získané zkušenosti a dovednosti) Datum: Certifikát (kvalifikace pro….) Datum: Zahraniční pobyt (zvýšení odborné konverzace v cizím jazyce) Datum: Řidičský průkaz (skupina, zkušenosti) atd.

98 5) Znalost PC a jazyků PC znalost je v dnešní době základem už i pro pozici, jakou je například prodavačka, ale i přesto je potřeba znalost práce na počítači uvést a zároveň i její úroveň. Zároveň znalost cizích jazyků rozepište, především firmy se sídlem v zahraničí nabízí práci pouze lidem s aktivní znalostí cizích jazyků. PC: úroveň, znalost konkrétních programů Jazyk: Jaký + úroveň znalosti

99 6) Profil osobnosti Napište, co vás motivuje k vyšším výkonům, jací jste a jakými lidmi se rádi obklopujete, neopomeňte ani záporné vlastnosti. Například: Charakter: jsem nekonfliktní člověk. Dokáži obhájit svá rozhodnutí a nést za odvedenou práci odpovědnost. Jsem někdy až příliš důvěřivý, což se mi mnohdy nevyplácí. Řídící schopnosti: dokáži vést menší tým lidí cca 5

100 7) Pracovní cíl Napište, v jakých oborech chcete pracovat a proč. Popřípadě jaké máte předpoklady pro kariérní nebo alespoň profesní růst. Například: Poptávám práci v oboru Marketing vzhledem k mým dosavadním zkušenostem a schopnosti neustále objevovat nové metody a přístupy k práci.

101 8) Reference Reference od Vašich minulých zaměstnavatelů / nadřízených. Nejprve se Však s těmito lidmi dohodněte, aby nebyli zaskočeni až jim někdo zavolá a bude se na Vás ptát. Titul jméno příjmení, funkce a jméno firmy, telefon

102 Struktura strukturovaného životopisu
Osobní údaje Vzdělání Pracovní zkušenosti Odborné znalosti a zkušenosti Znalost PC a jazyků Profil osobnosti Pracovní cíl Každý životopis musí být ručně podepsaný!

103 Životopis vyprávěcí Jmenuji se …………..., narodila jsem se…………v……….…Bydlím v …………… Moji rodiče pracují jako………… Můj bratr/sestra jsou …………….. V letech……….jsem absolvovala povinnou školní docházku v……..Pak jsem byla přijata na……….……Maturitní zkoušku jsem vykonala s vyznamenáním. V roce…….jsem začala studovat…….a dokončila v roce……… Od ……..jsem pracovala jako…………Od……pracuji v ……… Rekreačně se věnuji lyžování,……………Vlastním řidičský průkaz skupiny B. Můj zdravotní stav je dobrý. Praha Jana Nováková

104 Novako s.r.o., Novosadská 1, 779 00 Olomouc
Pracovní reference Potvrzujeme, že paní ……….. Pracovala v našem podniku od…..do….. a vykonávala zde funkci….. Své povinnosti plnila…………Byla cílevědomá, spolehlivá………….Má velmi dobré organizační schopnosti………… Praha Ing. Jan Novák ředitel podniku

105 Pracovní smlouva Pracovní poměr se zakládá smlouvou mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Podstatné náležitosti smlouvy, bez nichž je smlouva neplatná: druh práce místo výkonu práce den nástupu do práce vedlejší ujednání pracovní smlouvy (plat, pracovní doba apod.)

106 Právní písemnosti plná moc dlužní úpis potvrzenka, stvrzenka žaloba

107 Nealko Olomouc, a.s., Holická 49, 772 42 Olomouc
Plná moc Já níže podepsaný Ing. Jan Novák, generální ředitel a.s. Nealko Olomouc, zmocňuji obchodního náměstka firmy Ing. Jana Kubáta k tomu, aby podepsal Smlouvu o zajištění plnění nealkoholických nápojů a k veškerým nutným jednáním a úkonům spojeným s uzavřením této smlouvy jménem akciové společnosti Nealko Olomouc se sídlem v Olomouci, Holická 49. Podpis, datum

108 Osobní dopisy blahopřejné (k narození dítěte, k výročí)
děkovné (za pomoc) omluvné pozvání soustrastné žádosti občanů adresované organizacím

109 Tvorba osobního dopisu
rozlišujte obchodní a osobní dopis! Změny v osobním dopisu: datum – pravá strana (V Praze…....) text – odstavce se označují předsazením prvního řádku podpis – vpravo věc – se nepíše

110 Adresa adresáta V Praze dne Vážení pane řediteli, dovolte mi, abych Vám popřál příjemné prožití vánočních svátků, pevné zdraví, osobní spokojenost a mnoho úspěchů v nadcházejícím roce. Chci Vám také upřímně poděkovat za dosavadní vzájemnou spolupráci a současně vyjádřit přesvědčení, že budeme naše obchodní vztahy rozvíjet i nadále. S pozdravem (podpis) Ing. Jan Novák ředitel a.s. Omnia Napajedla Tel Fax: IČ DIČ

111 Písemnosti hotelového charakteru
Jídelní a nápojové lístky Formy propagace Rezervace ubytování

112 Ergonomie – pracovní prostředí
Věda zabývající se optimalizací lidské činnosti www. ergonomie.cz

113 Poštovní a bankovní písemnosti
Druhy platebních dokladů pro písemný příkaz: jednorázový příkaz k úhradě trvalý příkaz k úhradě hromadný příkaz k úhradě příkaz k inkasu (např. SIPO)

114 Používané symboly KS – konstantní symbol (označuje účel platby)
VS – variabilní symbol (identifikace platby, max. 10 znaků) SS – specifický symbol (kód pro zpracování platby)

115 Poštovní poukázky A – hotovost - běžný účet B – běžný účet - hotovost
C – hotovost - hotovost

116 Poštovní obálky obyčejné obyčejné s okýnkem letecké

117 Tituly Ing. Mgr. Judr. PhDr. PaDr. MvDr. MuDr.

118