I. Monitorovanie projektu II. Predkladanie žiadostí o platbu

Prezentace na téma: "I. Monitorovanie projektu II. Predkladanie žiadostí o platbu"— Transkript prezentace:

1 I. Monitorovanie projektu II. Predkladanie žiadostí o platbu
SEMINÁR PRE PRIJÍMATEĽOV Interreg V-A Slovenská republika – Česká republika Obsah prezentácie: I. Monitorovanie projektu II. Predkladanie žiadostí o platbu III. Zmeny v projekte IV. Publicita

2 I. Monitorovanie projektu
SEMINÁR PRE PRIJÍMATEĽOV Interreg V-A Slovenská republika – Česká republika I. Monitorovanie projektu Všetci partneri sú povinní podávať priebežné informácie o postupe realizácie projektu. Tieto informácie sa týkajú vecnej a finančnej stránky realizácie aktivít.

3 Rozdelenie monitorovania projektu
Monitorovanie projektu monitorovanie projektu za jednotlivých PP, vrátane VP ako celku po ukončení jeho realizácie Monitorovacie obdobie je stanovené pre všetkých partnerov spoločne. Harmonogram monitorovania je uvedený v prílohe č.3 Zmluvy o poskytnutí NFP. ! Pozor termín na predloženie monitorovacích správ pre jednotlivých partnerov je záväzný.

4 Príklad Prílohy č.3 Zmluvy o poskytnutí NFP
Monitorovacie obdobie je stanovené pre všetkých partnerov spoločne. Harmonogram monitorovania je uvedený v prílohe č.3 Zmluvy o poskytnutí NFP. ! Pozor termín na predloženie monitorovacích správ pre jednotlivých partnerov je záväzný.

5 Monitorovanie projektu na úrovni partnera
podpísané, v tlačenej podobe, v jednom originálnom vyhotovení, v elektronickej podobe Monitorovacia správa Záverečná monitorovacia správa partner predkladá do 30 kalendárnych dní od skončenia monitorovacieho obdobia uvedeného v zmluve príslušný národný kontrolór príslušný národný kontrolór ak správa spĺňa všetky požadované formálne a obsahové náležitosti NK skontroluje MS do 30 dní od jej doručenia overenie MS oznámi NK potvrdzujúcim om obsahujúcim el. verziu MS overenie ZMS oznámi NK potvrdzujúcim om obsahujúcim el. verziu ZMS Nedostatky v MS ak má MS nedostatky, je vrátená na prepracovanie a kontrola je prerušená. SR – min. lehota na odstránenie nedostatkov je 5 kalendárnych dní, v ČR je lehota na odstránenie nedostatkov spravidla 10 kalendárnych dní. ZDV- Finančná časť projektu je monitorovaná prostredníctvom ZDV, ktorý PP predkladá spolu s MS. !!! Overenie MS neznamená schválenie výdavkov, ktoré boli popísané v MS, alebo ktoré vyplývajú z uskutočneného procesu VO popísaného v MS. Na záver v rámci prvej MS sú partneri povinní monitorovať aj obdobie pred podpisom zmluvy o NFP, ktoré začína plynúť nasledujúci deň po predložení žiadosti. Ak sa niektorý z Partnerov na projekte finančne nepodieľa, potom sa povinnosť predkladania Monitorovacích správ na neho nevzťahuje. Aktivity tohto partnera popíše VP v SMS. Ak PP podáva za dané obdobie aj ZDV, musí vyplniť aj monitorovacie ukazovatele a ďalšie náležitosti v časti „Monitorovacie údaje“ v module ŽoP v ITMS 2014+

6 Monitorovanie projektu na úrovni projektu – predkladá VP
Súhrnná monitorovacia správa Výročná monitorovacia správa Súhrnná záverečná monitorovacia správa Popisuje realizáciu projektu ako celku v danom monitorovacom období obsahuje údaje o projekte k vypracováva sa v ročnej periodicite VP zaeviduje údaje na ročnej báze za všetkých partnerov v ITMS 2014+ Výročná SMS sa predkladá k nasledujúceho roku Popisuje realizáciu projektu ako celku od začiatku realizácie projektu až po jej ukončenie Na STS je predložená až vtedy, ak všetci PP predložili na kontrolu Záverečné SMS a tie boli NK overené Formulár vypĺňa v ITMS VP musí vyplniť monitorovacie údaje aj za PP, ktorý v danom období nepredkladá ZDV VP formulár odošle cez portál ITMS a zároveň vygeneruje dokument do formátu pdf , vytlačí, podpíše a odošle na RO Súčasťou Záverečnej SMS je Príloha preukazujúca ukončenie aktivít projektu – napr. kolaudačné rozhodnutie, preberací protokol, Čestné vyhlásenie Súhrnná MS – je predkladaná aj vtedy, ak niektorému z partnerov nebola MS schválená, musí však byť schválená MS aspoň za jedného partnera. ITMS prostredníctvom IPC (informačné poradenské centrá) budú zabezpečené školenia k ITMS. Odporučenie RO – sledovať webovú stránku programu, ktorá bude o školeniach informovať. Pripravuje sa aktualizácia prostredníctvom ktorej bude možnosť po prihlásení sa odoberať novinky. VP podáva SMS vždy po skončení monitorovacieho obdobia, aj vtedy keď neprekladá ŽoP

7 Monitorovanie projektu po ukončení jeho realizácie
VP v spolupráci s PP vypracováva Následné monitorovacie správy, ktoré je povinný predkladať na RO každých 12 mesiacov odo dňa finančného ukončenia aktivít projektu, Následná MS je vypĺňaná v systéme ITMS 2014+, následne ju VP vytlačí a predkladá do podateľne RO, poslednú Následnú monitorovaciu správu je VP povinný predložiť RO najneskôr 90 dní pred ukončením platnosti a účinnosti Zmluvy o poskytnutí NFP. Nedostatky v MS ak má MS nedostatky, je vrátená na prepracovanie a kontrola je prerušená. SR – min. lehota na odstránenie nedostatkov je 5 kalendárnych dní, v ČR je lehota na odstránenie nedostatkov spravidla 10 kalendárnych dní. ZDV- Finančná časť projektu je monitorovaná prostredníctvom ZDV, ktorý PP predkladá spolu s MS. !!! Overenie MS neznamená schválenie výdavkov, ktoré boli popísané v MS, alebo ktoré vyplývajú z uskutočneného procesu VO popísaného v MS. Na záver v rámci prvej MS sú partneri povinní monitorovať aj obdobie pred podpisom zmluvy o NFP, ktoré začína plynúť nasledujúci deň po predložení žiadosti.

8 II. Predkladanie žiadostí o platbu
SEMINÁR PRE PRIJÍMATEĽOV Interreg V-A Slovenská republika – Česká republika II. Predkladanie žiadostí o platbu Všetci partneri sú povinní podávať priebežné informácie o postupe realizácie projektu. Tieto informácie sa týkajú vecnej a finančnej stránky realizácie aktivít.

9 Pravidlá predkladania Žiadosti o Platbu
Platby prijímateľovi sa realizujú systémom refundácie v súlade so zmluvou o NFP. VP a partneri sú povinní uhradiť výdavky projektu z vlastných zdrojov a tie budú následne refundované. Prijímateľ ŽoP vypracuje a elektronicky ju odošle prostredníctvom elektronického formulára v rámci verejnej časti ITMS2014+ a následne v písomnej forme predloží RO v stanovených termínoch spolu s povinnými prílohami. Momentom začatia kontroly ŽoP je deň prijatia originálnej dokumentácie príslušným subjektom v písomnej forme. ŽoP je v ITMS predvyplnená na 80%, 3 základné pravidlá vyplnenia –1. VP vyberie v ITMS schválené ZDV na zaradenie do ŽoP, 2. určí kontaktnú osobu, 3. doplní monitorovacie údaje, pričom vychádza zo Súhrnnej MS

10 Pravidlá predkladania Žiadosti o Platbu
Žiadosť o platbu (ŽoP) predkladá vždy VP spolu so Súhrnnou MS, a to aj vtedy ak si samotný VP výdavky nenárokuje, VP predkladá výdavky iba za toho PP, ktorý má overené ZDV, VP je oprávnený podať ŽoP ak bola za monitorovacie obdobie vystavená aspoň jednému PP Správa z kontroly výdavkov (PP zo SR) alebo Osvedčenie o oprávnenosti (PP z ČR), Kontrolu ŽoP vykonáva projektový manažér v lehote do 10 pracovných dní od prijatia ŽoP. V prípade doplnenia / zmeny ŽoP respektíve príloh, je lehota stanovená na minimálne 5 pracovných dní odo dňa doručenia výzvy. RO akceptuje iba úplné ŽoP, vypracované v súlade so zmluvou, V prípade ak je na projekte riešená nezrovnalosť, ŽoP nie je možné refundovať. ŽoP je v ITMS predvyplnená na 80%, 3 základné pravidlá vyplnenia –1. VP vyberie v ITMS schválené ZDV na zaradenie do ŽoP, 2. určí kontaktnú osobu, 3. doplní monitorovacie údaje, pričom vychádza zo Súhrnnej MS

11 Prílohy Žiadosti o platbu u českého partnera
ŽoP pripravuje VP a predkladá ju cez ITMS Český VP zasiela poštou do podateľne RO : Vytlačený a podpísaný formulár ŽoP exportovaný zo systému ITMS 2014+, Formulár Súhrnnej MS (mimoriadnej MS), ktorú podpíše štatutár VP, Správy z kontroly a overené Zoznamy deklarovaných výdavkov za slovenských partnerov, Osvedčenia o oprávnených výdavkoch a overené Zoznamy deklarovaných výdavkov za českých PP. VP je povinný pri každej nasledujúcej ŽoP predložiť výpisy z účtu preukazujúce prevod NFP jednotlivým partnerom.

12 Prílohy Žiadosti o platbu u slovenského partnera
ŽoP pripravuje VP a predkladá ju cez ITMS Slovenský VP, ak predkladá ŽoP podpísanú elektronickým zaručeným podpisom zasiela poštou do podateľne RO: Formulár Súhrnnej MS (mimoriadnej MS), ktorú podpíše štatutár VP, Osvedčenia o oprávnených výdavkoch a overené Zoznamy deklarovaných výdavkov za českých partnerov, Správy z kontroly a overené Zoznamy deklarovaných výdavkov za slovenských partnerov, VP je povinný pri každej nasledujúcej ŽoP predložiť výpisy z účtu preukazujúce prevod NFP jednotlivým partnerom.

13 Prevod finančných prostriedkov z Európskeho fondu regionálneho rozvoja ERDF
Prevod finančných prostriedkov z ERDF poukazuje Platobná jednotka MPRV SR na účet VP. VP poukazuje príspevok ERDF všetkým partnerom.

14 Prevod finančných prostriedkov zo štátneho rozpočtu SR
na účet VP zo SR respektíve na účet Hlavného cezhraničného partnera zo SR ostatní partneri zo SR.

15 Prevod finančných prostriedkov zo štátneho rozpočtu ČR
sú poukázané na účet každého partnera z ČR, ktorému vzniká nárok na dotáciu podľa Rozhodnutia o poskytnutí dotácie zo štátneho rozpočtu.

16 SEMINÁR PRE PRIJÍMATEĽOV Interreg V-A Slovenská republika – Česká republika
III. Zmeny v projekte

17 Z hľadiska vplyvu na splnenie cieľov projektu rozlišujeme
Zmeny v Projekte Z hľadiska vplyvu na splnenie cieľov projektu rozlišujeme Malá zmena (môže oznámiť aj PP) Veľká zmena (môže podať iba VP)

18 Hlásenie o zmene kontrolórovi
Malé Zmeny v Projekte Malá zmena v projekte Hlásenie o zmene kontrolórovi RO berie na vedomie Národný kontrolór zmenu posúdi a zašle potvrdzujúci PP, VP a STS

19 Malé zmeny v projektoch
Oznámenie o zmene údajov – partner zasiela listom oznámenie o zmene na STS, NK, VP. V prípade partnera z ČR je potrebné zmenu oznámiť aj národnému orgánu MMR ČR. (príklad zmena sídla, kontaktných údajov, názvu partnera (IČO ostáva), štatutárneho zástupcu, podpisových vzorov ŽoP, chyby v písaní a počítaní) Malá zmena rozpočtu – ak nedôjde k zmene v rámci rozpočtovej kapitoly o viac ako 20% a zároveň zmena nemá vplyv na ciele a aktivity projektu. Malá zmena harmonogramu realizácie aktivít partnera - zmena harmonogramu aktivít, ktorá nemá za následok posun termínu ukončenia celkovej realizácie projektu ani zmenu monitorovacích období. Pozor pri zmene kontaktných údajov! Je potrebné ich včasné oznámenie – zmena kontaktnej osoby, mobilu, u.

20 Administrácia malej zmeny rozpočtu
Partner predloží na formulári Žiadosť o zmenu príslušnému NK. (formulár v MPaIP ) Súčasťou formulára je aj príloha Zmena podrobného rozpočtu projektu. NK žiadosť posúdi a do formulára uvedie svoje stanovisko. Partner o schválenej zmene informuje VP a zmenu uvedie aj v Monitorovacej správe.

21 II. vyžadujúca súhlas SMV
Veľké Zmeny v Projekte Veľké zmeny v projekte I. vyžadujúca súhlas RO II. vyžadujúca súhlas SMV

22 Za veľké zmeny projektu sa považuje:
zmena cieľov, plánovaných výstupov, zloženia partnerstva, úloh jednotlivých partnerov, v porovnaní s pôvodným projektom, ktorý schválil SMV a ktorý je premietnutý do Zmluvy o NFP.

23 Veľké zmeny schvaľované RO
Najčastejšie typy schvaľovaných zmien RO: Zásadná zmena rozpočtu zmena rozpočtovej kapitoly partnera o viac ako 20% z hodnoty uvedenej v Zmluve o NFP. Žiadosť o zmenu rozpočtovej kapitoly o viac ako 20 % si môže partner predložiť max. 1x ročne. Zmena monitorovacieho obdobia – zmena harmonogramu realizácie projektu, ktorá má za následok posun termínu ukončenia realizácie projektu alebo zmenu monitorovacích období projektu. Zmena merateľných ukazovateľov - zmena ukazovateľov projektu, ktoré sú uvedené v prílohe Zmluvy o poskytnutí NFP. Zmena ukazovateľov môže mať za následok zníženie poskytnutého NFP. Pozor pri zmene kontaktných údajov! Je potrebné ich včasné oznámenie – zmena kontaktnej osoby, mobilu, u.

24 Veľké zmeny v projekte Pred uskutočnením veľkých zmien v projekte, musí zmeny schváliť RO, a v niektorých prípadoch SMV. Žiadosť o veľkú zmenu predkladá VP na STS prostredníctvom formulára Žiadosť o zmenu. Pred zaslaním Žiadosti o zmenu na STS konzultujú českí partneri veľké zmeny ovplyvňujúce realizáciu a finančné riadenie projektu s príslušnou pobočkou centra alebo kontrolórom. RO rozhodne o schválení / neschválení zmeny do 40 pracovných dní. Veľká zmena je účinná až nadobudnutím účinnosti Dodatku k zmluve.

25 SEMINÁR PRE PRIJÍMATEĽOV Interreg V-A Slovenská republika – Česká republika
IV. Publicita

26 PUBLICITA Všetci partneri sú povinní zaistiť informovanie verejnosti a subjektov, ktorí sa zúčastňujú na projekte vhodnými informačnými opatreniami. Pozor pri zmene kontaktných údajov! Je potrebné ich včasné oznámenie – zmena kontaktnej osoby, mobilu, u.

27 PUBLICITA Všetky informačné a komunikačné opatrenia musia obsahovať nasledovné informácie / náležitosti: Odkaz na Európsku úniu (EÚ)a znak EU v súlade s grafickými štandardami, Odkaz na Európsky fond regionálneho rozvoja, Vyhlásenie „Spoločne bez hraníc“ / Spoločně bez hranic“ v jazyku partnera, Logo programu. Pozor pri zmene kontaktných údajov! Je potrebné ich včasné oznámenie – zmena kontaktnej osoby, mobilu, u.

28 PUBLICITA Výber príkladov správneho zaistenia publicity:
Tlačené výstupy ( napr. publikácie, brožúry, letáky, plagáty, diplomy, osvedčenia) majú povinné náležitosti publicity na prednej strane obalu / obálky. Kultúrne a športové akcie, výstavy, súťaže , konferencie, semináre, vzdelávanie majú počas realizácie podujatí vyvesenú vlajku EÚ v mieste konania podujatia alebo nainštalujú informačnú tabuľu / plagát s rozmermi min. 20x30 cm, Menšie propagačné predmety (pero) majú uvedenú vlajku EÚ, text „Európska Únia“ a logo programu. Väčšie propagačné predmety (taška, kalendár, tričko) majú uvedené všetky povinné náležitosti Pozor pri zmene kontaktných údajov! Je potrebné ich včasné oznámenie – zmena kontaktnej osoby, mobilu, u.

29 Ďakujem za pozornosť!