Školení k aplikaci Microsoft® Office Word 2007

Školení k aplikaci Microsoft® Office Word 2007
[Název vaší společnosti] uvádí: Školení k aplikaci Microsoft® Office Word 2007 [Poznámky pro školitele: Podrobnou nápovědu k úpravám šablony naleznete na posledním snímku. Některé snímky rovněž obsahují v podokně poznámek další text k lekci. Protože tato prezentace obsahuje animaci Macromedia Flash, může se při ukládání šablony zobrazit dialogové okno s upozorněním na osobní informace. Pokud nepřidáte informace do vlastností samotného souboru Flash, netýká se upozornění této prezentace. Klepněte v dialogovém okně na tlačítko OK.] Úspora času pomocí šablon

Úspora času pomocí šablon
Obsah kurzu Přehled: Vrhněte se do práce s dokumenty pomocí šablon. Lekce 1: Objevte kouzlo šablon Lekce 2: Vytvoření vlastních šablon Každá lekce obsahuje seznam navržených úkolů a sadu zkušebních otázek. Úspora času pomocí šablon

Přehled: Vrhněte se do práce s dokumenty pomocí šablon
Než začnete vytvářet dokument aplikace Word 2007 od začátku, zvažte zahájení práce pomocí jedné z již existujících šablon s bohatým obsahem. Aplikace Word poskytuje mnoho různých šablon, od dopisů a životopisů po kalendáře a brožury. Se šablonami můžete pokročit ještě dále a převést existující dokument na šablonu, která přesně odpovídá vašim potřebám. S postupem se seznámíte v tomto kurzu. Úspora času pomocí šablon

Cíle kurzu Používáním šablon v aplikaci Word a na webu služby Microsoft Office Online získat značnou úsporu času. Vytvořit vlastní šablonu přizpůsobenou potřebám vaší firmy. Úspora času pomocí šablon

Lekce 1 Objevte kouzlo šablon

Objevte kouzlo šablon Ačkoli jste s aplikací Word již pravděpodobně pracovali, možná nemáte zkušenosti se šablonami aplikace Word. Co je šablona a v čem je pro vás přínosná? Šablona je typ dokumentu, který již zahrnuje obsah. Použitím šablony zajistíte působivý vzhled dokumentu a ušetříte čas. Tato lekce nabízí několik příkladů poskytnutím ukázky mnoha šablon, které již existují v aplikaci Word a na webu služby Microsoft Office Online. Jaký druh obsahu může šablona obsahovat? Jakýkoli, například text, styly a formátování, rozložení stránky, jako jsou okraje a mezery mezi řádky, a prvky návrhu, jako jsou speciální barvy, ohraničení a zvýraznění typická pro motiv aplikace Word. Šablona je velmi užitečným výchozím bodem. Pokud například každý týden pořádáte pracovní schůzky a musíte stále vytvářet stejný program jednání schůzek, ale pokaždé s jinými podrobnostmi, může vám práci značně urychlit, když začnete s dokumentem, kde je spousta informací již k dispozici. Úspora času pomocí šablon

Použití vytvořené úvodní stránky faxu
Předpokládejme, že vaším častým úkolem v práci je odesílání faxů do jiné společnosti. Pro fax budete vždy potřebovat úvodní stránku. Tuto stránku můžete v aplikaci Word pokaždé vytvářet znovu. Ale můžete také použít úvodní stránku faxu, kterou aplikace Word již nabízí. Tuto šablonu najdete spolu s ostatními mezi nainstalovanými šablonami aplikace Word . Příklad najdete na obrázku. Šablona je nastavena tak, že její vyplnění je snadné. Stačí vyplnit prázdná místa požadovanými informacemi, stránku vytisknout a odeslat ji faxem. I když je na stránku třeba něco přidat nebo z ní naopak něco odstranit, základní obsah je již k dispozici, nemusíte jej vytvářet znovu. Úspora času pomocí šablon

Použití předem připraveného programu jednání
Nabízíme další příklad toho, v čem mohou být šablony aplikace Word užitečné. Představte si, že jste pověřeni přípravou programu jednání na týdenní schůzku vašeho týmu. Před zahájením na prázdné stránce se podívejte na šablony, které jsou k dispozici ve službě Microsoft Office Online – můžete na ně přejít přímo z aplikace Word. Na webu služby Office Online najdete obsáhlou a různorodou kolekci šablon uspořádaných do kategorií. V každé kategorii můžete vybrat několik typů šablon. Mezi nejoblíbenější kategorie šablon na webu služby Office Online patří Programy jednání, Kalendáře, Letáky, Dopisy a Životopisy. S postupem pro připojení k webu služby Office Online z aplikace Word se seznámíte později v tomto kurzu. Úspora času pomocí šablon

Použití předem připraveného programu jednání
Obrázek uvádí tři různé šablony programu jednání. Stačí otevřít požadovaný program jednání a zadat potřebné informace. Tento příklad je jednoduchý a jasný, s formátovanými oblastmi textu, které vám pomohou program jednání vyplnit. Zcela dotažený, umělecký vzhled; můžete přepsat ukázkový text. Rozložení stránky a formátování je dokonalé díky barvám a tabulkám vytvářejícím oblasti pro podrobný návrh programu jednání. Poznámka: Kromě řady šablon na tomto webu, které vytvořila společnost Microsoft, jsou k dispozici také šablony, které vytvořili zákazníci. Úspora času pomocí šablon

Vyhledání nainstalovaných šablon
Aplikace Word obsahuje více než 30 předem nainstalovaných šablon pro typy dokumentů, jako jsou dopisy, faxy, zprávy, životopisy a blogy. Najdete je v tomto umístění. Klepněte na tlačítko Microsoft Office: a klepněte na položku Nový. V okně Nový dokument klepněte na položku Nainstalované šablony. Úspora času pomocí šablon

Vyhledání nainstalovaných šablon
Aplikace Word obsahuje více než 30 předem nainstalovaných šablon pro typy dokumentů, jako jsou dopisy, faxy, zprávy, životopisy a blogy. Najdete je v tomto umístění. Klepněte na miniatury a prohlédněte si náhled vpravo. Po nalezení požadované šablony klepněte na tlačítko Vytvořit. Otevře se nový dokument založený na šabloně, u něhož můžete provést požadované změny. Úspora času pomocí šablon

Hledání šablon na webu Office Online
Postupy otevírání šablon na webu Office Online jsou si velmi podobné. Animace: Klepněte pravým tlačítkem a potom klepněte na příkaz Přehrát. Stejně jako u nainstalovaných šablon je k dispozici náhled jednotlivých šablon služby Office Online. Některé kategorie, například Dopisy, obsahují podkategorie, z nichž můžete vybírat – například Akademické, Obchodní a Úvodní dopisy. Po klepnutí na tlačítko Stáhnout se šablona otevře v počítači jako zcela nový dokument, abyste ji mohli přidat do požadovaného umístění a uložit. Původní šablona se nezmění a zůstává na webu Office Online. Vlastní kopie šablony je však uložena do počítače. Pokud ji chcete znovu použít, nemusíte znovu přecházet na web Office Online. Stačí ji otevřít ze složky Šablony v aplikaci Word. [Poznámka pro školitele: Chcete-li při zobrazení prezentace přehrát animaci, klepněte na ni pravým tlačítkem myši a potom klepněte na příkaz Přehrát. Jestliže jste již soubor přehráli, bude pravděpodobně třeba (po klepnutím pravým tlačítkem myši) klepnout nejprve na příkaz Převinout zpět a potom na příkaz Přehrát. Pokud na snímek klepnete s cílem zadat text nebo přejít k dalšímu snímku, ale nic se nestane, klepněte mimo animaci. Někdy je nutné klepnout dvakrát. Máte-li se zobrazením animace problémy, přečtěte si poznámky k poslednímu snímku v této prezentaci o přehrávání animace Macromedia Flash. Jestliže potíže se zobrazením animace potrvají, najdete na dalším snímku stejný text se statickým obrázkem. Před spuštěním prezentace odstraňte buď aktuální, nebo následující snímek.] Jak ukazuje animace, otevřete okno Nový dokument , ale v tomto případ budete hledat v oblasti pod položkou Microsoft Office Online . Klepnutím na kategorii zobrazíte miniatury. Chcete-li stáhnout šablonu, vyberte miniaturu a klepněte na položku Stáhnout. Úspora času pomocí šablon

Hledání šablon na webu Office Online
Postupy otevírání šablon na webu Office Online jsou si velmi podobné. Otevřete okno Nový dokument , ale v tomto případě vyhledávejte v oblasti pod položkou Microsoft Office Online. Klepnutím na kategorii zobrazíte miniatury. Chcete-li stáhnout šablonu, vyberte miniaturu a klepněte na položku Stáhnout. Šablona se otevře jako nový dokument, abyste ji mohli přidat do požadovaného umístění a uložit. Stejně jako u nainstalovaných šablon je k dispozici náhled jednotlivých šablon služby Office Online. Některé kategorie, například Dopisy, obsahují podkategorie, z nichž můžete vybírat – například Akademické, Obchodní a Úvodní dopisy. Původní šablona se nezmění a zůstává na webu Office Online. Vlastní kopie šablony je však uložena do počítače. Pokud ji chcete znovu použít, nemusíte znovu přecházet na web Office Online. Stačí ji otevřít ze složky Šablony v aplikaci Word. [Poznámka pro školitele: Tento snímek je shodný s předchozím, pouze místo animace obsahuje statický obrázek. Tento snímek použijte, pokud máte problémy se zobrazením animace. Před spuštěním prezentace odstraňte buď aktuální, nebo předchozí snímek.] Úspora času pomocí šablon

Zvláštní kouzlo šablon
Po otevření šablony se otevře nový dokument založený na této šabloně. To znamená, že ve skutečnosti otevíráte kopii šablony, nikoli vlastní šablonu. A to je zvláštní kouzlo šablony: Otevírá kopii sebe samotné s přenesením veškerého svého obsahu do nového dokumentu. V tomto novém dokumentu můžete pracovat a využívat všechny funkce integrované v šabloně a můžete také přidávat nebo odstraňovat vše potřebné. Úspora času pomocí šablon

Zvláštní kouzlo šablon
Vzhledem k tomu, že nový dokument není vlastní šablona, změny se ukládají do dokumentu a šablona zůstává v původním stavu. Proto může jedna šablona sloužit jako základ neomezeného počtu dokumentů. Každý dokument je založen na šabloně určitého typu a šablona zůstává v pozadí. Úspora času pomocí šablon

Šablony a dokumenty: dva různé typy souborů
Protože se šablony chovají mírně odlišně než dokumenty, jedná se také o jiné typy souborů. Pokud jste již v aplikaci Word uložili mnoho dokumentů, pravděpodobně znáte volby typů souborů, které můžete ukládat. Standardní formáty ve výchozím nastavení nabídnou typ dokumentu. Úspora času pomocí šablon

Šablony a dokumenty: dva různé typy souborů
Šablona je jiný typ souboru, šablony a dokumenty se chovají odlišně. Jak znázorňuje příklad 1: Šablona je uložena jako typ Šablona aplikace Word. Její název souboru končí příponou DOTX. (V předchozích verzích aplikace Word to byla přípona DOT.) Jak znázorňuje příklad 2: Dokument je uložen jako typ Dokument aplikace Word. Jeho název souboru končí příponou DOCX. (V dřívějších verzích aplikace Word to byla přípona DOC.) Poznámka: Chcete-li, aby přípona souboru představovala část názvu souboru, je nutné změnit nastavení v systému Microsoft Windows. Tento postup je uveden na kartě Rychlá reference připojené na konci kurzu. Úspora času pomocí šablon

Návrhy cvičení Použijte šablonu pro obchodní dopis. Přidejte do dopisu vlastní text. Použijte šablonu pro leták. [Poznámka pro školitele: Pokud je v počítači nainstalována aplikace Word 2007, můžete klepnutím na odkaz ve snímku přejít na online cvičení. V tomto cvičení můžete podle pokynů provádět jednotlivé úlohy v aplikaci Word. Důležité: Pokud není aplikace Word 2007 nainstalována, nebudete mít k pokynům cvičení přístup.] Online cvičení (vyžaduje aplikaci Word 2007) Úspora času pomocí šablon

Test 1, otázka 1 V čem se šablona zásadně liší od dokumentu? (Vyberte jednu odpověď.) Obsahuje styly. Obsahuje motivy aplikace Word. Umí otevřít kopii sebe sama jako nový dokument. Úspora času pomocí šablon

Test 1, otázka 1: Odpověď Umí otevřít kopii sebe sama jako nový dokument. Šablona slouží jako výchozí bod dokumentu, z něhož můžete vycházet a který můžete přizpůsobit svým potřebám. Šablona má univerzální kvalitu, která je značně přizpůsobitelná, takže ji můžete u určitého typu dokumentů používat opakovaně. Úspora času pomocí šablon

Test 1, otázka 2 Jaký je první krok v aplikaci Word k vyhledání existujících šablon? (Vyberte jednu odpověď.) Klepnete na tlačítko Microsoft Office a potom na příkaz Nový. Klepnete na tlačítko Microsoft Office a potom na tlačítko Možnosti aplikace Word. Úspora času pomocí šablon

Test 1, otázka 2: Odpověď Klepnete na tlačítko Microsoft Office a potom na příkaz Nový. Odkazy na instalované šablony a online šablony jsou uvedeny v okně Nový dokument, které se otevře po klepnutí na tlačítko Nový. Úspora času pomocí šablon

Test 1, otázka 3 Šablona se od dokumentu liší ve způsobu, jakým se chová, a také se jedná o jiný typ souboru. (Vyberte jednu odpověď.) Ano Ne Úspora času pomocí šablon

Test 1, otázka 3: Odpověď Ano Šablona se liší od dokumentu v tom, že otevře kopii sebe sama ve formě nového dokumentu. Ukládá se také jako typ souboru zvaný Šablona aplikace Word s příponou DOTX na konci názvu souboru. Úspora času pomocí šablon

Vytvoření vlastních šablon
Lekce 2 Vytvoření vlastních šablon

Vytvoření vlastních šablon
Řekněme, že často používáte určitou fakturu, jejíž základní obsah zůstává stejný s výjimkou určitých podrobností, které jsou pokaždé jiné. V podstatě je to tak, že používáte původní dokument jako šablonu, i když jste jej na šablonu nikdy nepřevedli. Proč to neudělat? Budete mít jednu přehlednou předlohu, ze které budete vycházet, a nebudete muset při vytváření aktuální faktury mazat zastaralý obsah. Šablonu můžete vyplnit tím, co jste v šabloně vždy potřebovali mít, včetně zástupného textu, místo něhož se bude snadno zadávat nový text. Pak tuto šablonu vždy použijte jako základ pro všechny nové faktury. Je zde ještě více výhod. Podívejte se, jaké to jsou. Pak se naučte soubor ukládat jako šablonu a vyhledat jej, použít a upravit. Úspora času pomocí šablon

Výhody vytvoření šablony
Pokud budeme vycházet z příkladu dokumentu s fakturou, převedením dokumentu na šablonu získáte následující výhody. Nebude nutné procházet různé verze dokumentů, změny budou uloženy v šabloně. Protože šablona otevírá kopii sebe sama, nebudete muset mít obavy, že náhodně přepíšete některou z dříve uložených faktur. Úspora času pomocí šablon

Pokud budeme vycházet z příkladu dokumentu s fakturou, převedením dokumentu na šablonu získáte následující výhody: Obsah šablony budete moci změnit tak, aby obsahoval pouze informace, které u každé jednotlivé faktury potřebujete. Díky tomu nebudete muset pokaždé odstraňovat zastaralé informace, což vám ušetří čas i starosti. Úspora času pomocí šablon

Pokud budeme vycházet z příkladu dokumentu s fakturou, převedením dokumentu na šablonu získáte následující výhody: Tím, že eliminujete zastaralý obsah, snížíte riziko uložení a náhodného odeslání faktury s nežádoucími informacemi. Následující části vás provedou procesem vytvoření a použití vlastní šablony. Šablona bude v aplikaci Word vždy ve stejném umístění spolu s ostatními šablonami. Úspora času pomocí šablon

Příprava obsahu šablony
Součástí procesu vytváření šablony je ponechání nebo vytvoření pouze požadovaných informací. Jedná se o obsah, kterým by měl začínat každý nový dokument založený na šabloně. Většina informací vložených do šablony závisí na vašich osobních preferencích a jednotlivých součástech obsahu. Úspora času pomocí šablon

Nejprve otevřete dokument, který chcete k vytvoření šablony použít (v tomto případě faktura), nebo otevřete prázdný dokument. Pak zpravidla následují tyto akce: Ponechejte obsah, který po nějakou dobu zůstane stejný. Vložte příkaz Datum a čas do oblasti data faktury. Tímto krokem automaticky vložíte do nového dokumentu aktuální datum. Mezi příklady obsahu, který pravděpodobně zůstane stejný, patří logo, název a adresa společnosti. (Tyto položky se v šabloně v případě potřeby snadno aktualizují). Úspora času pomocí šablon

Nejprve otevřete dokument, který chcete k vytvoření šablony použít (v tomto případě faktura), nebo otevřete prázdný dokument. Pak zpravidla následují tyto akce: Nechte prázdné oblasti zástupného textu, který se bude v jednotlivých fakturách měnit: název společnosti a adresu, na kterou bude faktura odeslána. Ponechejte prázdné oblasti, které se budou u každé faktury měnit: odvedená práce, počet hodin a celkové náklady. Úspora času pomocí šablon

Uložení souboru jako šablony
Protože má šablona vlastní typ souboru, při ukládání dokumentu jako šablony vyberete typ souboru s názvem Šablona aplikace Word. Postup: Klepněte na tlačítko Microsoft Office, pak na příkaz Uložit jako, a klepněte na položku Šablona aplikace Word. V seznamu Uložit jako klepněte na položku Důvěryhodné šablony , což je umístění, do kterého bude šablona uložena. Zadejte název šablony a klepněte na tlačítko Uložit. Pokud jste systém Windows nastavili tak, aby zobrazoval přípony souborů, bude na konci názvu souboru přípona DOTX. Ta v aplikaci Word 2007 určuje typ souboru pro šablony (na rozdíl od typu souboru pro dokumenty, který je DOCX.) Úspora času pomocí šablon

Uložení šablony do složky Důvěryhodné šablony je důležité. Toto umístění informuje aplikaci Word, že šablonu může bezpečně otevřít, i pokud by obsahovala makra nebo jiný kód. Vzhledem k tomu, že makra mohou obsahovat škodlivé kódy, aplikace Word je při otevírání souborů s makry obezřetná. Jestliže je nastavení zabezpečení počítače na doporučené úrovni, aplikace Word otevře jakýkoli soubor šablony, ale zakáže veškerá makra, které obsahuje. Úspora času pomocí šablon

Uložení šablony do složky Důvěryhodné šablony je důležité. Toto umístění informuje aplikaci Word, že šablonu může bezpečně otevřít, i pokud by obsahovala makra nebo jiný kód. U šablon, které jsou ve složce Důvěryhodné šablony, však makra zakázána nejsou. Předpokládá se totiž, že soubory jsou bezpečné, proto si musíte být jistí, že soubory, které sem uložíte, pocházejí z důvěryhodného zdroje. Pokud používáte systém Windows Vista ® , název složky, do níž ukládáte, jeŠablony, nikoli Důvěryhodné šablony. Pro aplikaci Word však má stejný význam jako složka Důvěryhodné šablony. Úspora času pomocí šablon

Vytvoření dokumentu na základě šablony
Další výhodou uložení šablony do složky Důvěryhodné šablony je, že ji aplikace Word později snadno vyhledá. V okně Nový dokument klepněte na položku Šablony. Klepněte na požadovanou šablonu. Zkontrolujte, zda je možnost Dokument vybrána vpravo dole v rámečku Vytvořit nový, a klepněte na tlačítko OK. Možnost Dokument je vybrána jako výchozí, protože aplikace Word předpokládá, že budete chtít otevřít šablonu jako dokument, který vyplníte a uložíte. Tip: V okně Nový je k dispozici možnost pro otevření šablony ve formátu Šablona. Tím se otevře kopie šablony jako šablona, kterou můžete upravit a uložit jako novou verzi šablony. Chcete-li však otevřít přímo původní šablonu, například pro účely úprav, existuje jiná metoda. Viz následující část. Úspora času pomocí šablon

Úprava šablony Co když je důležitá část informací šablony zastaralá; například když se změní logo šablony? Postup pro její otevření a úpravy je následující: Klepněte na tlačítko Microsoft Office a klepněte na položku Otevřít. Tentokrát se neotevře kopie šablony, ale vlastní šablona. Změny, které provedete a uložíte, jsou uloženy do souboru šablony. Pokud budete nyní zadávat novou fakturu na základě této šablony, bude šablona obsahovat nové logo. Klepněte na položku Důvěryhodné šablony . Vyberte šablonu a potom klepněte na tlačítko Otevřít. Úspora času pomocí šablon

Úprava šablony Co když je důležitá části informací šablony zastaralá; například když se změní logo šablony? Postup pro její otevření a úpravy je následující: Ochrana šablon Šablonu můžete například chránit heslem, které budou muset znát i ostatní, aby v ní mohli provádět úpravy. Další informace najdete na kartě Rychlá reference připojené na konci tohoto kurzu. Jestliže jste vytvořili šablonu, kterou budou používat vaši kolegové ve společnosti, zvažte ochranu obsahu šablony před nežádoucími úpravami. Úspora času pomocí šablon

Návrhy cvičení Zobrazte přípony názvů souborů. Převeďte dokument na šablonu. Vyhledejte a použijte šablonu. Upravte šablonu. [Poznámka pro školitele: Pokud je v počítači nainstalována aplikace Word 2007, můžete klepnutím na odkaz ve snímku přejít na online cvičení. V tomto cvičení můžete podle pokynů provádět jednotlivé úlohy v aplikaci Word. Důležité: Pokud není aplikace Word 2007 nainstalována, nebudete mít k pokynům cvičení přístup.] Online cvičení (vyžaduje aplikaci Word 2007) Úspora času pomocí šablon

Test 2, otázka 1 V příponě názvu souboru (písmena za tečkou) existuje jeden rozdíl mezi souborem dokumentu a souborem šablony. Jaký je název přípony souboru šablony? (Vyberte jednu odpověď.) DOCX DOTX Úspora času pomocí šablon

Test 2, otázka 1: Odpověď DOTX Toto je přípona šablon aplikace Word vytvořených v aplikaci Word 2007. Úspora času pomocí šablon

Test 2, otázka 2 Pokud chcete uložit soubor jako šablonu, přejdete na příkaz Uložit jako v nabídce tlačítka Microsoft Office. Na jakou položku klepnete potom? (Vyberte jednu odpověď.) Příkaz Šablona aplikace Word Příkaz Dokument aplikace Word . Úspora času pomocí šablon

Test 2, otázka 2: Odpověď Příkaz Šablona aplikace Word. Úspora času pomocí šablon

Test 2, otázka 3 Jaký je důvod pro uložení šablony do složky Důvěryhodné šablony? (Vyberte jednu odpověď.) Aby ji bylo možné vyhledat pomocí odkazu Šablony v okně Novýdokument. Šablona je tím chráněna před úpravami ze strany jiných uživatelů. Úspora času pomocí šablon

Test 2, otázka 3: Odpověď Aby ji bylo možné vyhledat pomocí odkazu Šablony v okně Nový dokument. To je výborný důvod. Stejně důležité je, že tím aplikace Microsoft Word dostane pokyn, že není nutné při otevírání šablony zakazovat makra, pokud je šablona obsahuje. Z tohoto důvodu je potřeba, abyste šabloně, kterou ukládáte do této složky, plně důvěřovali. Úspora času pomocí šablon

Karta Rychlá reference
Souhrn úkolů probraných v tomto kurzu naleznete na kartě Rychlá reference. Úspora času pomocí šablon

Školení k aplikaci Microsoft® Office Word 2007

Podobné prezentace

Prezentace na téma: "Školení k aplikaci Microsoft® Office Word 2007"— Transkript prezentace:

Podobné prezentace

O projektu

Kontaktní formulář

Přihlásit se

Přihlásit se přes sociální síť:

Školení k aplikaci Microsoft® Office Word 2007

Podobné prezentace

Prezentace na téma: "Školení k aplikaci Microsoft® Office Word 2007"— Transkript prezentace:

Podobné prezentace

O projektu

Kontaktní formulář