Elektronické skartační řízení z pohledu menších původců

Prezentace na téma: "Elektronické skartační řízení z pohledu menších původců"— Transkript prezentace:

1 Elektronické skartační řízení z pohledu menších původců
Tomáš Lechner Vysoká škola ekonomická v Praze Národohospodářská fakulta Katedra práva Analýza vybraných dopadů Nařízení eIDAS na veřejnoprávní subjekty v České republice

2 Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017
Agenda Elektronické skartační řízení Mýty a pověry Příprava na elektronické skartační řízení Těžko na cvičišti, lehko na bojišti Dva příklady elektronických skartačních řízení Z oblastí Hradce Králové a Pardubic Shrnutí Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017

3 Elektronické skartační řízení
Normy Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Národní standard pro elektronický systém spisové služby Důležité pravidlo Použije se pro všechny dokumenty evidované v elektronickém systému spisové služby Použije se pro všechny dokumenty evidované v samostatných evidencích dokumentů vedených v elektronické podobě Metodický pokyn Národního archivu Komponenty, metadata a postup skartačního řízení všech dokumentů, spisů a typových spisů vyřízených nebo uzavřených po 31. červenci 2012 musí odpovídat všem požadavkům platných právních předpisů Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017

4 Změna pohledu Elektronický systém spisové služby
Evidence spisové služby Vazby na další IS vytvářející dokumenty Evidence spisovny Digitální spisovna Elektronické skartační řízení Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017

5 Příprava na elektronické skartační řízení
Vyřizování dokumentů Uzavírání spisů Kontrola popisných údajů Zatřídění dokumentů do spisového a skartačního plánu Převody do výstupních datových formátů Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017

6 Třídění dle spisového a skartačního plánu
Příklad jednoho města Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017

7 Město Smiřice (Královéhradecký kraj)
3 tisíce obyvatel Městský úřad Smiřice je pověřeným obecním úřadem Správní obvod tvoří 12 obcí s více než 8 tisíci obyvateli Příprava na první elektronické skartační řízení Kontrola zatřídění do věcných skupin Převody datových formátů Problémy se staršími dokumenty, zejména formát EML Spisovna Jednotná a hybridní Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017

8 Realizace skartačního řízení
Skartační návrh pro tři věcné skupiny 70.8. – denní obsahy transakčních protokolů A/1 87.1. – dokumenty na vědomí S/1 87.2. – postoupení věcně nebo místně nepříslušné záležitosti S/1 Skartační návrh vygenerován v elektronické spisové službě Munis ERMS a předán archivu Jednotlivé soubory metadat v XML na CD Protokol načten a spárován s návrhem Vygenerovány digitální archiválie a na CD předány archivu Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017

9 Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017
Výsledek Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017

10 Město Sezemice (Pardubický kraj)
Necelé 4 tisíce obyvatel Obec I. typu s matrikou a stavebním úřadem Příprava na elektronické skartační řízení Celková revize spisového řádu Revize skartačního a spisového plánu – zjednodušení Úprava struktury spisovny Kontroly dokumentů a spisů Kontroly zatřídění Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017

11 Realizace skartačního řízení
Skartační návrh Věcná skupina 70.7 Skartační režim A/1 Rok vyřízení 2015 Skartační návrh vygenerován v elektronické spisové službě Munis ERMS a předán archivu Jednotlivé soubory metadat v XML na CD Domluveno předání včetně komponent již ve skartačním návrhu Protokol načten a spárován s návrhem Vygenerovány digitální archiválie a na CD předány archivu Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017

12 Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017
Pohled archivů Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017

13 Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017
Prezentace NDA na ISSS 2017 Zdroj: Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017

14 Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017
Shrnutí Elektronické skartační řízení znamená elektronizaci procesu nikoliv dokumentů a spisů Elektronické skartační řízení lze zvládnout i u menších původců, když dojde ke spolupráci všech zainteresovaných stran Elektronické skartační řízení je velkou kontrolou kvality dat vedených v elektronickém systému spisové služby Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017

15 Děkuji za pozornost Mgr. Tomáš Lechner, Ph.D.
Vysoká škola ekonomická v Praze Národohospodářská fakulta, katedra práva nám. W. Churchilla 4, Praha3