Seminář pro příjemce IOP v rámci oblasti intervence 1.1 Seminář pro příjemce IOP MV ČR, Praha - Centrotex, nám.

Prezentace na téma: "Seminář pro příjemce IOP v rámci oblasti intervence 1.1 Seminář pro příjemce IOP MV ČR, Praha - Centrotex, nám."— Transkript prezentace:

1 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Seminář pro příjemce IOP v rámci oblasti intervence 1.1 Seminář pro příjemce IOP MV ČR, Praha - Centrotex, nám. Hrdinů 3, Praha 4 6. prosince 2010, 10:00 – 13:00

2 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Cíle semináře Předcházet problémům s čerpáním v souvislosti s velkým množstvím změn v projektech, chybách v MZ/ŽoP a ve VŘ. Upozornit na problémové oblasti při realizaci projektu a vyplňování MZ a ŽoP.

3 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Obsah  Úvodní informace  Stav administrace výzvy č. 03 a č. 07  Změnové právní akty o poskytnutí dotace  Hlavní problémy při realizaci projektu  Postup při vyplňování MZ a ZŽoP  Expertní pomoc příjemcům  Dotazy/diskuze

4 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Řízení projektu Žádost o dotaci Hodnocení projektu Právní akt Realizace projektu Řádné vedení účetnictví a dokumentace Výběr dodavatelů Monitoring projektu, Žádosti o platbu Změny v projektu Ukončení projektu Závěrečný monitoring a žádost o platbu Závěrečné vyhodnocení akce

5 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Podstatné změny v projektu I. změny, které ovlivní výstupy, výsledky či dopady projektu a jeho indikátory, změny, které ovlivní cíle, obsah nebo zaměření projektu, změny termínů ukončení realizace projektu a závěrečného vyhodnocení akce, finanční a termínové změny, které způsobí změnu rozložení čerpání SR a SF v letech, přesun termínu podání žádosti o platbu v případě ex-post plateb, změny struktury financování projektu z jednotlivých zdrojů, změny, které by ovlivnily hodnocení projektu, změny účtu projektu, sídla nebo názvu příjemce.

6 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Podstatné změny v projektu II. Oznámení změny v projektu Schválení či neschválení změny Změna právního aktu Realizace změny

7 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz OSF->žadatel Návrh Podmínek Žadatel->OSF Podepsané podmínky OPF vydá Stanovení výdajů Žadatel obdrží Stanovení výdajů a Podmínky Vydání změnového právního aktu I. Postup při vydání změny právního aktu – Stanovení výdajů na financování akce OSS (projekty předkládané MVČR) OSF zasílá příjemci informaci o akceptaci změny spolu s návrhem Podmínek ke stanovení výdajů a výzvou k podpisu Žadatel zasílá zpět na OSF podepsané podmínky ve 3 vyhotoveních Podmínky podepisuje statutární zástupce, příp. jím pověřená osoba OSF žádá OPF o vydání změny Stanovení výdajů OPF vydá Stanovení výdajů, u projektů na 100 mil. Kč souhlas MF Žadatel obdrží jeden výtisk Stanovení výdajů a Podmínek

8 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz OSF->Žadatel Návrh Podmínek k dopisu ředitele Žadatel->OSF Dávka z EDS/SMVS + podepsané Podmínky OSF vydá změnu dopisu ředitele Žadatel zajistí změnu stanovení výdajů, na OSF zasílá kopii Vydání změnového právního aktu II. Postup při vydání změny vydáním právního aktu – Dopis ředitele (projekty předkládané jinými OSS) OSF zasílá příjemci informaci o akceptaci změny spolu s návrhem Podmínek k dopisu ředitele Součástí je i požadavek na vygenerování a zaslání dávky ze systému EDS/SMVS, která bude akceptovanou změnu zahrnovat Žadatel zasílá zpět na OSF dávku z EDS/SMVS (emailem ve formátu *.xml) a podepsané podmínky ve 3 vyhotoveních (poštou) OSF vydá změnu dopisu ředitele, žadatel obdrží jeden výtisk dopisu ředitele Žadatel si sám zajistí vydání změny stanovení výdajů u svého správce EDS/SMVS Žadatel na OSF zasílá jednu kopii vydané změny stanovení výdajů

9 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Nepodstatné změny v projektu Změna manažera projektu, statutárního zástupce Změna kontaktních údajů kromě názvu a adresy příjemce apod. Nákladové a termínové změny etap projektu pokud nezpůsobí přesun čerpání/vyúčtování nákladů mezi ročními alokacemi programu (přesun předložení žádosti o platbu nebo části plánované sumy platby přes 30. srpen daného roku) a neovlivní délku trvání projektu. Oznámení změny v projektu Schválení či neschválení změny Dopis o akceptaci či zamítnutí změny Realizace změny

10 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Typ problému Popis problému Změny v projektu  Změnu vždy nutno oznámit s dostatečným předstihem před jejím uskutečněním  Zdůvodnění změny musí být dostatečné a úplné, stejně jako podklady, které umožní OSF změnu schválit  Každá změna v projektu by měla zapadat do jeho kontextu, měla by navazovat na již předložené změny a být správně načasována  V případě vícečlenného realizačního týmu by nad změnami měla mít dohled konkrétní osoba, která bude změny komunikovat s OSF  Změny v rozpočtu projektu musí být nezbytné k úspěšnému dokončení projektu, cílem není vyčerpání všech prostředků v projektu, ale jejich efektivní využití  Změnu kontaktní osoby je nutno vždy ohlašovat v nejbližší možné době!!! Hlavní problémy při realizaci projektu

11 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Typ problémuPopis problému Prodlužování projektu  Prodlužování realizace projektu pouze v nezbytných případech  Prodloužení vždy řádně a podrobně zdůvodnit  Včasné požádání o schválení této podstatné změny  Prodloužení realizace projektu o více než 3 měsíce schvaluje ŘO  Nutnost úpravy všech souvisejících částí projektu (indikátory, termín ukončení realizace závěrečné etapy, rozložení financí projektu v etapách a letech)  Schvalování prodloužení není automatické! Hlavní problémy při realizaci projektu

12 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Typ problémuPopis problému Nesrovnalosti, porušení rozpočtové kázně  Každé porušení podmínek, za kterých byly veřejné prostředky poskytnuty  K porušení podmínek dochází často nevědomě, důvodem je neznalost pravidel IOP => prevencí je průběžná a důsledná kontrola vlastního projektu  Nesrovnalost může mít za následek nepřidělení/odebrání dotace, pozastavení projektu, udělení sankcí Ucelenost projektu  Realizace projektu nepředstavuje pouze vyčerpání mzdových nákladů a nákladů na služby  Projekt musí navazovat na cíle IOP a cíle příjemce Hlavní problémy při realizaci projektu

13 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Typ problémuPopis problému Nezpůsobilost výdajů  Zařazování aktivit, které nejsou součástí Žádosti  Špatně provedené výběrové řízení  Nedostatečné doložení dokumentů nutných k prokázání způsobilosti  Opakované špatné vyplnění MZ/ZŽoP Špatně nastavený harmonogram projektu  Problémy vznikají již při Žádosti  Harmonogram je nastaven nereálně, což vede k jeho nedodržování (např. krátká časová dotace na výběrová řízení)  Zapříčiňuje nutné podstatné změny v projektu  V případě časového skluzu je nutné provádět aktualizaci harmonogramu Hlavní problémy při realizaci projektu

14 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Typ problému Popis problému Nedůsledné nastudování projektu  Pokud projekt přebírá nová osoba, je nezbytné se s projektem a pravidly IOP podrobně seznámit (za využití předchozího projektového manažera, expertní pomoci apod.) Podcenění povinností vyplývající z Rozhodnutí/ Podmínek  Odevzdávání MZ a ZŽoP bez znalosti metodiky  Realizace projektu bez znalosti pravidel  Čerpání v nesouladu s pravidly způsobilosti výdajů (nerealizace výběrových řízení, úhrady v hotovosti, výdaje na jiné činnosti/zařízení, než bylo plánováno, bez oznámení OSF) Publicita  Velikosti log, správné pořadí a barevné provedení  Realizace publicity na poslední chvíli, nerovnoměrné rozložení propagačních opatření během realizace projektu  Realizace výběrových řízení na dodavatele publicity  Nevhodný typ publicity  Nevhodně provedená fotodokumentace Hlavní problémy při realizaci projektu

15 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Typ problémuPopis problému Výběrová řízení  Smlouvy s dodavatelem neobsahují povinnost umožnit kontrolním subjektům výkon kontroly  Nedodržení předepsaného počtu písemně oslovených dodavatelů  Nesprávně stanovené požadavky na kvalifikaci  Nesprávné stanovení lhůty pro doručení  Nesprávné či netransparentní určení hodnotících kritérií zadavatelem  Nedostatky popř. nedostatečné doklady k ustanovení členů komise/ náhradníků  Formální nedostatky v protokolu o otevírání obálek, popř. absence protokolu o otevírání obálek  Nedodání kompletní dokumentace k VŘ  Neoprávněné dělení zakázek  Porušování pravidla transparentnosti Hlavní problémy při realizaci projektu

16 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Typ problémuPopis problému Monitorovací zprávy a Žádosti o platbu  Velmi stručný a obecný popis klíčových aktivit v MZ  Absence odůvodnění změn projektu  Obecný popis práce v pracovních výkazech  Zařazení nákladů po konci monitorovacího období do výdajů  Nejasná vazba výdajů na projekt  Údaje v ŽoP obsahují podíl 85 %  Absence bankovních výpisů na mzdy  Chybějící údaje na kopiích účetních dokladů  Chybějící elektronická verze podpisových vzorů Hlavní problémy při realizaci projektu

17 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Postup při vyplňování MZ a ZŽoP I. Konto projektů Pro tvorbu nové Monitorovací zprávy je nutné kliknout na pole s názvem Konto projektů (umístěné v levém sloupci) a označit konkrétní projekt, ke kterému bude Monitorovací zpráva vytvořena. Poznámky -projekt v administraci se nenachází na stejném místě jako původní žádost, je nutné vždy přejít do konta projektů -vyplňujete pouze žlutá pole -každý krok ukládejte, přechodem na další záložku se neuložená data ztrácí Monitorovací zpráva

18 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Postup při vyplňování MZ a ZŽoP II. První krokem je založení nové zprávy, uložení a načtení dat z IS MONIT7+ Monitorovací zpráva

19 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Postup při vyplňování MZ a ZŽoP III. Plnění finančního plánu Vyplnění informací k průběhu realizace projektu, zejména plnění finanč. harmonogramu projektu. Případné zpoždění je nutno dostatečně zdůvodnit. Plán výdajů na příští období Odhad na následujících 6 měsíců / násl. etapu. Skutečnost výdajů za uplynulé období = celkové způsobilé výdaje za předkládané období Vliv na rovné příležitosti Vyplnění změny od poslední MZ, pokud k ní došlo

20 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Postup při vyplňování MZ a ZŽoP IV. Harmonogram projektu Načítá se automaticky tlačítkem Načíst harmonogram ze systému MONIT7+ Záložka obsahuje informace o stavu předchozích zpráv (v případě, že předchozí zpráva nebyla doposud schválena OSF, nelze vyplnit další zprávu v IS Benefit, předkládá se aktuální MZ pouze v papírové formě (vzor ke stažení v dokumentech Přílohy Příručky pro příjemce dané výzvy)) Monitorovací zpráva

21 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Postup při vyplňování MZ a ZŽoP V. Realizace projektu Aktivní pouze u MZ (ne u Hl. o pokroku) Popis realizace Informace o realizaci dané etapy – čím komplexnější a výstižnější popis, tím lepší bude mít OSF představu o realizaci Vašeho projektu („nebuďte struční“) Problémy při realizaci Problémy při realizaci a především způsob, jakým byly problémy odstraněny. Pokud problémy přetrvávají, jaká byla přijata opatření k jejich odstranění Další plán realizace projektu Následující plán realizace projektu, opět lepší podrobnější popis Monitorovací zpráva

22 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Postup při vyplňování MZ a ZŽoP VI. Indikátory projektu Tato záložka podává informace o aktuálním plnění stanovených indikátorů projektu Indikátory se automaticky načítají z IS MONIT7+ Aktuální dosažená hodnota - vyplňuje se skutečná hodnota indikátorů, jedná se o kumulativní údaj za období od zahájení realizace projektu Datum aktuální dosažené hodnoty = termín vyplňování MZ Monitorovací zpráva

23 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Postup při vyplňování MZ a ZŽoP VII. Dodavatel VŘ Vyberte stát dodavatele Vyberte IČ dodavatele Proveďte validace v ARES Monitorovací zpráva

24 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Postup při vyplňování MZ a ZŽoP VIII. Výběrová řízení Při změně plánovaného VŘ ve sledovaném období je nutné změnit pole „Stav výběrového řízení“, „Předpokládaná/skutečná cena VŘ“, „Předpokládaný/skutečný termín“ zahájení a ukončení VŘ“, „Datum podpisu smlouvy s dodavatelem“ Při tvorbě nového VŘ je nutné jej založit a zadat k němu všechna potřebná data Monitorovací zpráva

25 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Postup při vyplňování MZ a ZŽoP IX. Enviromentální kritéria Načítá se automaticky pouze tehdy, bylo-li enviromentální kritérium zahrnuto do projektové žádosti (projekt má pozitivní vliv na env. kritéria) Publicita Ke každému typu publicity, ke kterému jste se zavázali, uveďte popis aktuálního plnění. Nenechávejte v poli pouze popis z žádosti. Monitorovací zpráva

26 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Postup při vyplňování MZ a ZŽoP X. Zjednodušená žádost o platbu Konto projektů Pro tvorbu ZŽoP platí obdobný postup jako při přípravě monitorovací zprávy Volba Konto projektů (umístěné v levém sloupci), označení konkrétního projektu, načtení dat z Monit7+ Po uložení se aktivují další povinná pole, která je nutno vyplnit: Typ Žádosti o platbu Výběr účtu Pořadí finančního plánu

27 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Postup při vyplňování MZ a ZŽoP XI. Zjednodušená žádost o platbu Výdaje Celkové výdaje Celkové výdaje = způsobilé výdaje + nezpůsobilé výdaje Celková požadovaná částka dotace Částka připadající na způsobilé výdaje realizované v rámci dané etapy/daného období Celkové způsobilé výdaje investiční / neinvestiční dle účetnictví příjemce a charakteru projektu, nutná shoda se soupiskou výdajů Celková požadovaná dotace = způsobilé výdaje bez vlastních zdrojů příjemce

28 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Postup při vyplňování MZ a ZŽoP XII. Zjednodušená žádost o platbu

29 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Postup při vyplňování MZ a ZŽoP XIII. Finalizace Monitorovací zprávy a Žádosti o platbu Před finalizací je možné provést kontrolu vyplnění všech povinných polí ve zprávě pomocí pole „Kontrola“ Příjemce musí finálně uložit žádost v IS Benefit7 prostřednictvím tlačítka „Finalizace“ Tištěnou finální Žádost o platbu s podpisem statutárního orgánu musí příjemce doručit osobně, nebo doporučeně poštou

30 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Problémy s vyplňováním aplikace Benefit 7 Pravidelné ukládání údajů Občasné problémy se systémem IS Benefit (automatické odhlášení, error) – nutné znovupřihlášení, při přetrvávání problémů kontaktujte benefit7@crr.czbenefit7@crr.cz Před finalizací je nutné vše překontrolovat, po finalizaci žádosti o platbu není možné storno Mnoho polí spolu souvisí a měly by v nich být uvedeny stejné údaje – např. skutečnost výdajů za sledované období = celkové způsobilé výdaje = způsobilé výdaje uvedené v soupisce

31 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Přílohy MZ a ZŽoP Kopie účetních dokladů Soupiska faktur Kopie výpisů z účtu Výpis z oddělené účetní evidence Seznam čísel účtů Předávací protokoly Podklady pro mzdové výdaje Rekapitulace mzdových výdajů Dokumentace k ukončeným výběrovým řízením Podpisové vzory Fotodokumentace k publicitě

32 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Vybrané náležitosti dokladování I. Mzdové výdaje Při prvním nárokování výdaje: Kopie pracovní smlouvy, popř. DPP/DPČ Pracovní náplň Při každém nárokování výdaje: Výkaz práce Doklad o výplatě mzdových prostředků Sestava „Rekapitulace mzdových výdajů“ Doklad o úhradě zákonných odvodů

33 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Vybrané náležitosti dokladování II. Nákup služeb Účetní/daňové doklady Doklady o zaplacení Předávací protokol Doklady k výběrovému řízení/objednávky Smlouvy

34 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Vybrané náležitosti dokladování III. Pořízení majetku Účetní/daňové doklady Doklady o zaplacení Doložení vlastnictví Protokol o převzetí díla Znalecký posudek u pozemků, staveb a použitého zařízení/doložení ceny obvyklé Doklady k výběrovému řízení/objednávky Smlouvy

35 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Doporučení pro příjemce Přihlaste se k odebírání aktualit na www.osf-mvcr.czwww.osf-mvcr.cz Využívejte Manuály úspěšného žadatele a příjemce IOP (Druhá část – Úspěšná realizace projektu, Třetí část – Veřejné zakázky IOP), které jsou k dispozici na webu OSF, sekce Legislativa a metodiky Vyvarujte se častých chyb; souhrn nejčastějších chyb naleznete v dokumentu Nejčastější chyby v projektech Účastněte se seminářů pro příjemce Účastněte se seminářů k veřejným zakázkám

36 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Představení expertní pomoci využití expertní pomoci je zcela dobrovolné expertní pomoc je poskytována zdarma expertní pomoc je možné využívat nepravidelně (dle potřeby) využití expertní pomoci neznamená automatické schválení monitorovací zprávy/žádosti o platbu využití expertní pomoci může být vnímáno jako časové zdržení, ale větší časové zdržení způsobí předložení chybných dokumentů týmy OSF a poskytovatele expertní pomoci budou průběžně spolupracovat a koordinovat svoji činnost JménoTelefonEmail Radka Kotinská733 643 827prijemce@naviga4.cz www.osf-mvcr.cz

37 www.strukturalni-fondy.cz www.osf-mvcr.cz Dotazy/diskuze Děkujeme za pozornost