Ivana Topolová VŠE v Praze Práce s dokumenty v o365 Ivana Topolová VŠE v Praze

Office 365 Email Kalendář Kontakty Úkoly OneDrive Weby Lync sociální síť Yammer Web Apps možnost synchronizace s mobilními zařízeními Windows Phone Android iOS používání pomocí webového rozhraní Lync – instalovaná aplikace Outlook (pošta, kalendář, kontakty, úkoly) synchronizace OneDrive

Dokumenty v o365 OneDrive Dokumenty v knihovnách webů o365 dokumenty uživatele přístupné jen jemu možnost sdílení s: jinými uživateli o365 osobami mimo organizaci – odkaz emailem 1 TB prostoru pro uživatele Dokumenty v knihovnách webů o365 dostupné podle nastavení práv na webu prostor pro organizaci 10 GB+0,5 GB * počet uživatelů

OneDrive – osobní a firemní Firemní OneDrive – součást o365 OneDrive pro osobní použití https://onedrive.live.com 15 GB prostoru dříve SkyDrive – SkyDrive byl registrovaný název jiné firmy ve Velké Británii

OneDrive pro firmy osobní dokumenty složka sdílené se všemi

Dokument na OneDrive Upravit v aplikaci sdílet Yammer vlastnosti (název) Web App Verze změna umístění stáhnout náhled dokumentu (sešitu Excelu, prezentace...)

Nové soubory na OneDrive Třídění do složek Nahrát existující soubor z počítače jednotlivě synchronizací složky Uložit z aplikace Word, Excel, PowerPoint Vytvořit nový na OneDrive

Nahrát soubory na OneDrive Tlačítko Nahrát Tažením myší Průzkumník karta Knihovna, otevřít v Průzkumníkovi

Synchronizace soubory z OneDrive a osobního webu se automaticky synchronizují se složkou v počítači Dostupné lokálně, po připojení k internetu (a přihlášení) se synchronizují

Uložení v aplikaci Word Soubor, Uložit jako V nabídce je OneDrive - firma: jsem-li přihlášena do Wordu účtem z o365 je připojená služba připojení služby: Přidat místo Soubor, Účet firemní účet osobní účet

Otevření souboru z OneDrive v aplikaci V aplikaci: Soubor, Otevřít, OneDrive – firma Z OneDrive: Upravit Ukládá se na OneDrive

WebApp: Nový soubor na OneDrive Vytvářím pomocí WebApp Automaticky se ukládá Název souboru: ..., ..., Upravit vlastnosti

Word WebApp omezené funkce, není např.: na OneDrive: kliknutí na jméno hromadná korespondence karta Reference (obsah, titulky) obrazce sledování změn na OneDrive: kliknutí na jméno

Excel WebApp omezená funkčnost např.: omezené formátování buňky filtrování vkládání obrázků neobsahuje kontingenční tabulky neobsahuje analýzu dat

PowerPoint Web App omezení např.: nelze pracovat s předlohou animace

Sdílení souborů S kým sdílet: nesdílet sdílení s uživatelem s firmy sdílení se skupinou uživatelů sdílení odesláním odkazu emailem Oprávnění: může zobrazit může upravit výchozí nastavení dle složky (dědění nastavení sdílení) možno měnit pro soubor i složku

Sdílení pro složku Výchozí nastavení pro všechny soubory ve složce (i později přidané) Nastavení je možné pro soubor změnit

Sdílení pro soubor Pozvat lidi z firmy mimo firmu

Sdílený soubor ve firmě mimo firmu (seznam.cz)

Odkaz emailem (místo přílohy) odkaz na soubory na OneDrive vloží odkaz do emailu nastaví sdílení souboru soubor z počítače jako odkaz na OneDrive vytvoří složku Přílohy emailu na OneDrive do složky zkopíruje soubor nasdílí soubor do emailu vloží odkaz Výhody: neposílám přílohu (menší email) mohu změnit soubor na OneDrive, adresát vidí aktuální podobu

Vyhledání sdíleného souboru Sdílené se mnou všechny cizí soubory sdílené se mnou řazené dle data aktualizace Vyhledat osobu Složky dokumentů této osoby sdílené se mnou

Historie verzí Verze se ukládá: při úpravě v aplikaci nebo webApp při nahrání souboru stejného jména z počítače Zobrazení: ..., ..., Historie verzí Na OneDrive zapnuto Nastavení: karta Knihovna, vpravo nastavení knihovny, zde nastavení ukládání verzí

Rezervace dokumentu v řádku dokumentu ..., ..., Rezervovat dokument nemůže souběžně upravovat jiný uživatel může pouze prohlížet původní verzi V aplikaci: Soubor, Informace

Pracovní postup Např. schválení dokumentu před jeho publikováním Vytvoření pracovního postupu (kdo schvaluje, termín, kdy se spouští) Spuštění pracovního postupu pro dokument …, …, Pracovní postupy Schvalovatelům se vytvoří úkol (jsou o tom informováni emailem) Revidují a schválí (neschválí) dokument

Pracovní postup - vytvoření Karta Knihovna Nastavení správy verzí Chcete požadovat schválení obsahu pro odeslané položky? Ano Nastavení pracovního postupu

Pracovní postup - spuštění V řádku dokumentu …, …, Pracovní postupy Kliknu na postup, Spustit

Schválení uživatelem Email: Úkoly – schvalte dokument název dokumentu Kliknutím na název dokumentu spustím Word, upravit dokument Kliknutím na Otevřít tento úkol