Katedra řízení podniku ŘÍZENÍ OBCHODU (N_ROb) Pavla Břečková pavla.breckova@vsfs.cz Vedoucí Katedry řízení podniku Fakulta ekonomických studií

ŘÍZENÍ OBCHODU – struktura 5 řízených konzultací 1. Podnik a jeho struktura. Obchod a jeho role v podniku. Činnosti v rámci obchodu. Řízení obchodu. Trh a konkurence. 2. Obchodní plán, nástroje řízení obchodu. Forecast. Obchodní pohledávky a jejich zajištění. 3. Zahraniční obchod. Formy vstupu na zahraniční trh. Kulturní odlišnosti. Specifika jednání. Řízení rizik spojených se zahraničním obchodem. 4. Kontrakt a klíčová ujednání kontraktu, obchodně smluvní dokumentace. Distribuce a distribuční strategie. Dodací podmínky. Obchodní kroky - příprava jednání, obchodní jednání, dokumentace obchodu. 5. Nákup v rámci obchodu – strategický a operativní. Obchodní riziko a jeho řízení. Obchodně-marketingový průzkum trhu, sběr dat.

Řízení firemního nákupu = procurement, purchase, supply management = proces pořizování = je nedílnou součástí OBCHODU (ten je složen z nákupu + prodeje a návazných činností), ač zatím jako disciplína částečně opomíjen 3. 3

Řízení firemního nákupu hraje klíčovou roli i v managementu jakékoliv organizace, ať už firmy, státní instituce nebo neziskové organizace. Přesto, že se jedná významem o stejně klíčovou oblast jako prodej, marketing nebo finanční management, je nákup v našem prostředí stále trochu podceňován. Přesto, že může zásadním způsobem ovlivnit výsledky podnikání nebo uspořit veřejné prostředky. Špatným, neprofesionálním nebo neetickým přístupem k nákupu ztrácíme všichni miliardy. 4. 4

Definice profesionálního nákupu Proces pořizování / NÁKUPU: správného materiálu a služeb ve správné kvalitě, dodaných ve správný čas, na správném místě, od správných dodavatelů, doprovázené správným souborem doprovodných služeb a za správnou cenu – stanovuje se až jako poslední 5. 5

Cíle nákupu 1. Efektivní dodávky 2. Optimální kvalita 3. Minimalizace nákladů: Způsob nakupování Cena Administrativní proces 4. Efektivní management nákupu 4. Právní zabezpečení: Smlouvy Objednávky Antimonopolní zákony a jiná omezení 6

PŘÍMÉ náklady NEPŘÍMÉ náklady Přímé vs. Nepřímé náklady nákup materiálů a služeb, které jsou přímo svázány s konečným produktem společnosti (např. hutní materiály, chemikálie, textilie, pryže atd.) PŘÍMÉ náklady nelze je přímo svázat s konečným produktem společnosti často podceňovány a skrývají prostor pro zásadní úspory, pokud s nimi oddělení nákupu náležitě pracuje (např. facility management, údržbu, úklid, kancelářské potřeby, cestovní služby atd.) NEPŘÍMÉ náklady 7. 7

OPERATIVNÍ vs. STRATEGICKÝ nákup 8. 8

Strategický nákup Cíl: Výběr nejvhodnějších dodavatelů po dokonalé analýze a vytvoření strategie Typické aktivity: formulace potřeb organizace analýza různých scénářů zvážení optimálních řešení tvorba a implementace strategie monitoring a řízení vztahů s dodavateli (controling, CRM) 9. 9

Operativní nákup Cíl: Zajistit efektivní a hladký proces spojený s objednáváním a dodávkami zboží a služeb Typické aktivity: vytvoření objednávky schválení objednávky identifikace existujícího dodavatele potvrzení o přijetí služby nebo zboží párování objednávky s fakturou a proplacení 10. 10

Význam firemního nákupu V poslední době se stává nákup středem pozornosti jako jedna z posledních oblastí, kde lze výrazně zlepšit výsledky společností Kvalitní firemní nákup může ovlivnit podstatnou část – až 2/3 - celkových firemních nákladů (50 – 65% podle odvětví) Strategický přístup přináší zásadní výhody: – Redukce ceny – Zvýšení kvality materiálů a služeb – Zlepšení logistických procesů – Implementace nových materiálů a technologií 11. 11

Strategický přístup k DODAVATELŮM Uvědomění si potřeby specifických služeb a zboží Přesné definování potřeb organizace, plánování, efektivní komunikaci a systém rozhodování Identifikace a výběr potencionálních zdrojů dodávek (externích, interních) Stanovení strategie Profesionální vyjednání a uzavření kontraktů obsahujících cenu, platební podmínky a ostatní klíčové faktory Řízení vztahů s dodavateli a monitoring výkonu v průběhu platnosti smluv Administrativní proces spojený s objednáváním, přijímáním a placením zboží a služeb V širším pojetí však nákup zahrnuje i další činností jako řízení a kontrolu SKLADOVÝCH zásob, plánování … 12

Řízení firemního nákupu - komplex Strategický nákup (Category Management) Náklady na produkt Design Výroba Dodávka Faktura Vývoj Stanovení potřeb Analýza trhu Modelování ceny Tvorba strategie Řízení dodavatelů Výběr Plánování & vize Operativní nákup (RtP) Potvrzení Poptávka Zveřejnění Objednávka Plán Platba Data Materiál Služby Dodavatelé Smlouvy Nastavení systému Využití dat Skladový management Skladové operace Re- investice Skladový management Zavedení Operace & údržba Nové specifikace Likvidace Náklady životního cyklu 13. 13

Řízení firemního nákupu – FAKTORY ÚSPĚCHU I. Znalost produktů a služeb – nákup je profese s obecně platnými pravidly, nástroji a postupy, které lze použít prakticky vždy. Je to řemeslo, s nímž se uplatníte kdekoliv. Některé komodity však vyžadují nezbytnou zkušenost a hluboké znalosti. Pokud chcete nakupovat historický nábytek pro aukční síň nebo víno pro špičkový hotel, nestačí vám znát postup plánování, ani pravidla vyjednávání Vyjasnění potřeb organizace – zásadní problém na vás čeká, ještě než začnete s nákupem. Pokud opravdu dobře nerozumíte tomu, co váš interní zákazník opravdu potřebuje a proč, výsledek celého procesu strategického nákupu může být zklamáním Monitoring vývoje trhů – Asi není nutné zdůrazňovat nutnost důkladné analýzy trhů. Ne vždy musí být například cena fixována na danný moment, ale na tržní trendy apod. Firmy se vyvýjejí, kurzy se mění a svět je velice otevřený. Modelace celkové ceny (TCO) Kvalitní analýza celkových nákladů nám pomáhá při vyjednávání s dodavately – dokážeme odhadnout, kam bude směřovat jejich strategie a kde jsou jejich cenové limity. Pokud víme, kolik procent z ceny materiálu tvoří např. lidská práce, doprava, administrativa nebo poplatky, můžeme najít cestu k jejich omezení. Stejně tak je nutné vědět, že hodnotu auta netvoří jeho cenovka, ale i benzín na tři roky, údržba, náhradní díly a cena následného prodeje. 14. 14

Řízení firemního nákupu – FAKTORY ÚSPĚCHU II. Koncentrace na cíl – Vždy, každém okamžiku mějte na paměti, co je cílem vašeho snažení: Efektivní dodavatelský řetězec Dobře nastavené procesy a komunikace Optimální kvalita Minimalizace ceny Soulad se všemi legislativními a morálními požadavky Efektivní komunikace a vyjednávací schopnosti – Bez toho vám to asi nikdy nepůjde: Znalost požadavků klienta Komunikační a vyjednávací schopnosti Právní souvislosti Otevřená mysl Pozitivní přístup Trpělivost Takt a sebeovládání Znalost finančních konceptů – O peníze jde vždy až v první řadě. Naučte se rozumět základním finančním ukazatelům a dokumentům jako je účetní rozvaha a výsledovka. Prozradí vám někdy o vašich dodavatelích více než by sami chtěli. 15. 15

Fáze nákupního procesu Stanovení potřeb Analýza trhu Modelování ceny Tvorba strategie Co jsou hlavní cíle, plány a potřeby našich interních zákazníků? Víme kdo jsou tito zákazníci a máme s nimi optimálně nastavené vztahy? Existují jasné specifikace, objemy a rozpočty? Jaká je struktura, dynamika a kapacita daného trhu? Kdo jsou klíčoví dodavatelé? Jak je trh segmentovaný a jaká je naše pozice? Má cenu nakupovat nyní nebo později? Jaké jsou trendy? Jak detailně lze analyzovat cenovou strukturu dané komodity? Jsou cenové elementy transparentní? Jaké je riziko změn jednotlivých cenových elementů? Jaké jsou jednotlivé alternativy? Jsou argumenty pro zvolenou strategii dostatečně podložené? Byl dokument projednán a schválen všemi zainteresovanými? Je stanoven časový harmonogram implementace a schválení výsledků? 16. 16

Fáze nákupního procesu II. Výběr dodavatelů Řízení Data Operativní nákup Je stanovena správná taktika, způsob vyjednávání a role pro VŘ? Je výsledek VŘ v souladu se strategií a očekáváním zákazníka? Dosáhli jsme prokazatelně maxima možného? Máme všechny potřebné podklady pro uzavření smlouvy? Jsou stanoveny odpovědnosti a osoby pro řízení kontraktu na straně firmy i dodavatele? Jsou stanoveny ukazatele plnění kontraktu (KPIs)? Jsou stanoveny způsob a frekvence komunikace s dodavatelem? Je nová smlouva „nahrána“ do systému včetně všech nutných detailů? Jsou pro novou smlouvu nastaveny práva pro užívání a schvalování? Jsou v systémy všechny podrobnosti jako termíny dodání, ceny atd.? 17

Etika a morální integrita Pokud pracujete ve firemním nákupu, jste v častém styku s dodavateli a spolurozhodujete o někdy astronomickém objemu peněz. A to láká. Proto je důležité probrat tři důležité aspekty profesionálního chování nákupního manažera. ETIKA Morální integrita je po zdraví to nejcennější co máme. I když si to dnes možná málo připomínáme. Ve firemním nákupu se asi každý někdy dostane do situace, kdy čelí nestandartním situacím. Proto je nutné vždy mít na mysli tři základní etická pravidla: Firma vás platí, aby jste pracovali ve prospěch jejích zájmů, nikoliv vašich vlastních K dodavatelů musíte přistupovat profesionálně, s respektem, ale i vědomím, kde je nepřekročitelná hranice vzájemných vztahů Vždy mějte na mysli pravidla a standardy, které jsou platné ve vaši firmě a profesi KONFLIKT ZÁJMŮ Nedivte se, pokud vás společnost okamžitě propustí za to, že jste podepsal(a) smlouvu s firmou svého strýce. To, co se zdá normální ve světě lokální politiky, v businessu naštěstí tak normální není MLČENLIVOST Všechny informace, jak o vaší společnosti, tak o dodavateli, které nejsou veřejně dostupné, považujte za důvěrné. Nebojte se poradit s právníky 18. 18

Právní aspekty řízení firemního nákupu Důležité a povinné komponenty smlouvy Objednávka a všeobecné obchodní podmínky Antimonopolní právo Než podepíšeme smlouvu: vzory smluv všeobecné obchodní podmínky školení na téma antimonopolní právo přísné schvalovací procesy 19

Děkuji za pozornost Ing. Pavla Břečková, Ph.D. pavla.breckova@vsfs.cz 20. 20