Základní pravidla, tipy a rady, jak se vyvarovat nejčastějších chyb Téma : Veřejné zakázky Základní pravidla, tipy a rady, jak se vyvarovat nejčastějších chyb Ing. Jiří Boháček a Ing. Ondřej Miffek Olomouc, 5. 4. 2012

Obsah prezentace Definování právního prostředí Nejčastější chyby a nedostatky Novela ZVZ a souhrn hlavních změn Rizika spojená s nedodržením správných postupů

Právní prostředí pro realizaci veřejných zakázek Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 137/2006 Sb. se měnil k 1. lednu a 5. lednu 2012 Komplexní novela zákona č. 137/2006 Sb. k 1. dubnu 2012 již platí pro VŘ vyhlášená po tomto datu Další národní prováděcí právní předpisy (vyhlášky, nařízení) – dosud chybí prováděcí vyhláška k novele ZVZ

Právní prostředí pro realizaci veřejných zakázek Směrnice Evropského parlamentu a Rady č. 2004/17/ES a č. 2004/18/ES Nařízení Komise k finančním limitům Další Rozhodnutí Komise a Nařízení komise Nové finanční limity pro veřejné zakázky a koncesní řízení

Právní prostředí pro realizaci veřejných zakázek Závazné postupy pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů Evropské unie, nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v programovém období let 2007 až 2013 Poslední novela postupů byla provedena v loňském roce Další novelizaci lze očekávat společně s novelou ZVZ

Používání jednotlivých norem a předpisů Příjemce dotace je povinen postupovat v souladu se zákonem o veřejných zakázkách, centrálními pravidly NOK a pravidly příslušného operačního programu Relevance síly jednotlivých norem a předpisů se mění podle typu veřejné zakázky U zakázek malého rozsahu se příjemce drží dikce zákona a postupuje podle stanovených pravidel U ostatních veřejných zakázek příjemce použije jak zákon, tak stanovená pravidla (většinou nejsou v rozporu)

Používání jednotlivých norem a předpisů Povinnost řídit se zákonem o veřejných zakázkách Závazné právní předpisy České republiky Povinnost vyplývající ze závazných právních dokumentů EU Nástroj ochrany trhu a soutěže Norma napomáhající plnit povinnost vynakládat veřejné prostředky hospodárně, účelně a efektivně

Nejčastější chyby a nedostatky Neuskutečnění řádného výběrového řízení, ačkoliv je tomu příjemce dle zákona či pravidel povinen Nerespektování stanovených pravidel a zákona o veřejných zakázkách Nesprávná aplikace zákona a pravidel

Nejčastější chyby a nedostatky Nesprávné určení charakteru příjemce jako zadavatele veřejné zakázky (nerozpoznání se) Příjemce podpory je vždy povinen respektovat stanovená pravidla a zákon o veřejných zakázkách Pokud to pravidla vyžadují, je příjemce vždy a za každých okolností povinen vypsat výběrové řízení Nevypsání a neprovedení výběrového řízení většinou vede k neuznatelnosti nákladů a případně dalším sankcím

Nejčastější chyby a nedostatky Nesprávné určení předmětu veřejné zakázky Nesprávné určení druhu veřejné zakázky Nesprávné určení předpokládané hodnoty veřejné zakázky Nedodržení stanovených lhůt při realizaci výběrového řízení Nedostatečné zveřejnění veřejné zakázky

Nejčastější chyby a nedostatky Netransparentní přístup zadavatele Porušení pravidla rovného zacházení a nediskriminace Špatné vymezení předmětu veřejné zakázky Nevhodné či nadměrné stanovení kvalifikačních kritérií Nevhodné či nadměrné vymáhaní kvalifikačních kritérií

Nejčastější chyby a nedostatky Nevhodné či nepřiměřené stanovení hodnotících kritérií Neobjektivní či nedostatečně objektivní vyhodnocení nabídek Opomenutí dalších náležitostí a vymáhání náležitostí zákonem či předpisy nestanovenými či přímo vyloučenými Neoprávněné vyloučení uchazečů o zakázku

Nejčastější chyby a nedostatky Nedostatečná prokazatelnost transparentnosti průběhu veřejné zakázky Dělení zakázek Nesoulad zadávací dokumentace a uzavřené smlouvy Nerespektování či nezveřejnění stanovených opravných prostředků (námitky uchazečů, ÚOHS)

Nejčastější chyby a nedostatky Nedodržení postupu stanovených poskytovatelem dotace (zejména schválení zadávací dokumentace) Nerespektování pravidel publicity Nedodržování nároku poskytovatele dotace na podobu zadávací dokumentace Absence či nedostatečné zdůvodnění změn v průběhu výběrového řízení v případě nestandardního postupu

Novela zákona o veřejných zakázkách 2012 Ve druhé polovině roku 2011 předložila Vláda ČR Parlamentu ČR komplexní novelu zákona o veřejných zakázkách Poslanecká sněmovna PČR znění novely ve smyslu pozměňovacích návrhů Senátu PČR projednala a schválila svůj původní návrh bez akceptace změn navržených Senátem PČR Prezident republiky návrh zákona podepsal

Novela zákona o veřejných zakázkách 2012 Účinnost znění zákona ve smyslu v schválených změn byla stanovena na 1.4.2012 Úpravy zákona se vztahují až na výběrová řízení zahájená po datu účinnosti schválené novely zákona Novela již vstoupila v platnost !!! Navrhovaná novela je jednou z nejširších novel a mění celou řadu stávajících definic, postupů, lhůt či pravomocí Je potřeba úpravám věnovat velkou pozornost, neboť se dotýkají většiny úkonů spojených se zadáváním VZ

Souhrn hlavních změn Změny obecné části: zpřesnění definice dotovaného zadavatele, rámcové smlouvy, internetového profilu zadavatele, veřejných zakázek na do dodávky, které nově zahrnují vedle pořízení zboží i poskytnutí stavebních prací, pokud tyto nejsou základním účelem veřejné zakázky, definování citlivé činnosti, kterou bude zadání veřejné zakázky vybranými zadavateli v hodnotě nad 500 000 000,- Kč bez DPH v návaznosti na zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů,

Souhrn hlavních změn Změny obecné části: zpřesnění definice dotovaného zadavatele, rámcové smlouvy, internetového profilu zadavatele, veřejných zakázek na do dodávky, které nově zahrnují vedle pořízení zboží i poskytnutí stavebních prací, pokud tyto nejsou základním účelem veřejné zakázky, definování citlivé činnosti, kterou bude zadání veřejné zakázky vybranými zadavateli v hodnotě nad 500 000 000,- Kč bez DPH v návaznosti na zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů,

Souhrn hlavních změn Změny obecné části: povinnost zadavatele zvlášť stanovit v rámci předpokládané hodnoty veřejné zakázky i hodnotu dodávek, služeb či stavebních prací poskytovaných na základě opčního práva;

Souhrn hlavních změn změny v jednotlivých zadávacích řízeních: změna ve stanovení počátku zadávacích řízení uveřejňovaných podle ust. § 146 zákona o veřejných zakázkách; nově se zadávací řízení zahajuje okamžikem odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení k uveřejnění, nikoliv samotným uveřejněním, jak tomu je doposud, povinnost zadavatele zveřejnit výzvu v rámci zjednodušeného podlimitního řízení na svém profilu, přičemž se nově zavádí povinnost zadavatele uveřejnit svůj profil v informačním systému o VZ, výslovné zakotvení povinnosti zadavatele hodnotit v rámci zjednodušeného podlimitního řízení i nabídky uchazečů, kteří nebyli k podání nabídky zadavatelem vyzváni,

Souhrn hlavních změn změny v jednotlivých zadávacích řízeních: prodloužení zadávací lhůty o dobu, kdy z důvodu podaných námitek či jiných zákonných důvodů zadávací lhůta neběží, stanovení technických podmínek předmětu plnění veřejné zakázky – motorových vozidel se rozšiřuje o zvláštní technické podmínky zohledňující energetické a ekologické dopady (spotřeba energie, emise CO2 atd.), změny v počítání i délce lhůt pro doručení dodatečných informací (nově budou dodatečné informace doručovány do 4, resp. 3 pracovních dnů od doručení žádosti dodavatele) a dále výslovná povinnost zadavatele zaslat veškeré dodatečné informace společně se zadávací dokumentací všem dodavatelům, kteří požádali o zadávací dokumentaci;

Souhrn hlavních změn změny dotýkající se prokazování a posuzování kvalifikace: v případě plnění části veřejné zakázky subdodavatelem má dodavatel povinnost vedle smlouvy se subdodavatelem předložit výpis z obchodního rejstříku subdodavatele, popř. jiné evidence a dále čestné prohlášení subdodavatele, že není veden v rejstříku osob se zákazem plnění veřejných zakázek, zrovnoprávnění dokladů předkládaných ve slovenském jazyku (nevyžaduje se jejich překlad českého jazyka), prokazování absence insolvence a konkurzu na majetek dodavatele se bude týkat pouze posledních tří let, povinnost zadavatele vracet na písemnou žádost dodavatele poskytnuté vzorky,

Souhrn hlavních změn změny dotýkající se prokazování a posuzování kvalifikace: rozšíření prokazování kvalifikace o doklady prokazující vlastnickou strukturu právnické osoby coby dodavatele a seznam zaměstnanců či členů statutárních orgánů, kteří v posledních třech letech pracovali u zadavatele a rozhodovali o veřejných zakázkách, předkládání veškerých dokladů zadavateli pouze v prostých kopiích (zadavatel si však může vyžádat před uzavřením smlouvy předložení originálů či úředně ověřených kopií těch dokladů, kterými dodavatel prokazuje kvalifikaci),

Souhrn hlavních změn změny dotýkající se prokazování a posuzování kvalifikace: povinnost zadavatele, popř. zvláštní komise, sepsat o posouzení kvalifikace písemný protokol, do kterého mají možnost posuzovaní dodavatelé nahlížet, pořizovat si z něj výpisy, popř. opisy obdobně jako tomu je dnes u zprávy o posouzení a hodnocení nabídek, institut jistoty se nově rozšíří o možnost zajištění plnění povinností uchazeče plynoucích z veřejné zakázky prostřednictvím pojištění záruky; v praxi bude uchazeč uzavírat pojistnou smlouvu ve prospěch zadavatele, kterému za splnění podmínek vznikne právo na pojistně plnění;

Souhrn hlavních změn změny dotýkající se otevírání obálek: novela přinese možnost uchazečům pořizovat si výpis nebo opis z protokolu o otevírání obálek,

Souhrn hlavních změn změny v hodnotících kritériích, procesu hodnocení nabídek: povinnost zadavatele při zadání veřejné zakázky podle základního hodnotícího kritéria ekonomické výhodnosti nabídky stanovit dílčí hodnotící kritéria vždy tak, aby vyjadřovala vztah užitné hodnoty a ceny, váha jednotlivých dílčích hodnotících kritérií již nemusí být vyjadřována výhradně v procentech, ale je přípustné, aby zadavatel stanovil i jiný matematický vztah mezi dílčími kritérii,

Souhrn hlavních změn změny v hodnotících kritériích, procesu hodnocení nabídek: v souvislosti s rozhodovací praxí Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže (dále jen „ÚHOS“) je výslovně novelou zakotvena povinnost zadavatele, resp. komise pro posouzení a hodnocení nabídek, uvést v obsahu zprávy o posouzení a hodnocení nabídek „popis hodnocení jednotlivých nabídek v rámci všech hodnotících kritérií“,

Souhrn hlavních změn změny v hodnotících kritériích, procesu hodnocení nabídek: doplnění o možnost uchazečů pořizovat si vedle výpisu a opisu i kopie zprávy o posouzení a hodnocení nabídek, rozšíření obsahu oznámení o výběru nejvhodnější nabídky i o informace o provedení nového posouzení a hodnocení nabídek zadavatelem poté, co původní hodnocení zrušil pro zjištěné porušení zákona;

Souhrn hlavních změn změny v rušení zadávacího řízení: zadavatel bude mít povinnost odeslat rozhodnutí o zrušení zadávacího řízení do 2 pracovních dnů po přijetí takového rozhodnutí; dnes platí, že zadavatel má povinnost doručit rozhodnutí všem známým zájemcům a uchazečům do 5 dnů ode dne přijetí rozhodnutí;

Souhrn hlavních změn změny ve zvláštních postupech v zadávacím řízení: nově bude mít zadavatel možnost při uzavírání rámcové smlouvy s více uchazeči stanovovat podmínky plnění veřejné zakázky týkajících se jen některého uchazeče do samostatné přílohy rámcové smlouvy, aby bylo zachováno obchodní tajemství a soutěžní prostředí, uzavře-li zadavatel rámcovou smlouvu na dobu delšího 1 roku, bude mít možnost požadovat po dodavateli po uplynutí každého roku, aby znovu prokázal kvalifikaci; do doby než dodavatel prokáže kvalifikaci, není zadavatel oprávněn dodavatele vyzvat k plnění nebo poskytnutí nabídky,

Souhrn hlavních změn změny ve zvláštních postupech v zadávacím řízení: kritérií při zadávání veřejné zakázky na základě rámcové smlouvy, pokud jsou tato kritéria vymezena na základě rámcové smlouvy alespoň obecným způsobem, opčního práva v jednacím bez uveřejnění nebude možno nově využít u veřejných zakázek na dodávky; nově se konkretizují limity omezující využití opčního práva (30% předpokládané hodnoty plnění odpovídajícímu opčnímu právu určenému před zahájením zadávacího řízení nebo 30% ceny původní veřejné zakázky), řada změn se dotkne rovněž soutěže o návrh, kdy novela přivede do praxe dvě odlišná řízení, a to (i) otevřenou soutěž o návrh a (ii) užší soutěž o návrh;

Souhrn hlavních změn změny společných ustanovení: v rámci komunikace mezi zadavatelem a dodavatelem se výslovně zavádí možnost komunikace prostřednictvím datové schránky, přičemž komunikace prostřednictvím datové schránky bude upřednostněna, pokud to povaha písemností umožní, nově bude zavedeno pod sankcí neplatnosti smlouvy tzv. ekonomické a finanční posouzení předmětu veřejné zakázky Ministerstvem financí, a to za podmínky, že předpokládaná hodnota veřejné zakázky přesáhne 500 mil. Kč a smlouva bude uzavírána na dobu delší než 5 let nebo na dobu neurčitou.

Souhrn hlavních změn Změny koncesního zákona Z dílčích změn, které novela přináší, stojí za zmínku zejména: povinnost stěžovatele společně s návrhem na přezkoumání úkonů zadavatele předložit doklad o složení kauce a v případě návrhu zaslaného ÚHOS před uzavřením koncesní smlouvy, rovněž doklad o doručení námitek, zakotvení důvodů hodných zvláštního zřetele vyžadujících pokračování v plnění koncesní smlouvy jako důvod pro neuplatnění opatření zákazu plnění koncesní smlouvy uplatňovaného ÚHOS.

Rizika spojená s nedodržením správných postupů Sankce na základě zákona č. 137/2006 Sb. Dozor na dodržováním zákona provádí ÚOHS V rámci řízení prováděných ÚOHS může být uložena sankce při shledání nedodržení zákona podle typu veřejné zakázky až do výše 10 mil. Kč

Rizika spojená s nedodržením správných postupů Kontrolu dodržování pravidel poskytovatele dotace provádí sám poskytovatel dotace Kontrola je prováděna jak před započetím výběrového řízení, tak po jeho skončení a kdykoliv v rámci realizace a udržitelnosti projektu

Rizika spojená s nedodržením správných postupů Důraz je v současné době kladen zejména na předběžné kontroly Provádí se zejména kontrola zadávací dokumentace - posouzení zdůvodnění (kvalifikace, hodnotící kritéria, předmět plnění, obchodní podmínky, publicita) Důraz je kladen také na dělení zakázek Sankce za nedodržení pravidel jsou stanoveny v dokumentaci programů a také v Rozhodnutí o poskytnutí dotace – stanovení procenta za každý typ porušení

Rizika spojená s nedodržením správných postupů Nedodržení postupů zveřejňování (100 %) Zakázka byla zadána, aniž by byly dodrženy požadavky na zveřejňování uvedené ve směrnicích Společenství o zadávání veřejných zakázek. Jedná se o zjevné nedodržení jedné z podmínek spolufinancování Společenstvím.

Rizika spojená s nedodržením správných postupů Nedodržení postupů zveřejňování (25 %) Zakázka byla zadána, aniž by byly dodrženy požadavky na zveřejňování uvedené ve směrnicích Společenství o zadávání veřejných zakázek, nicméně byla dodržena určitá míra zveřejnění, která umožnila hospodářským subjektům umístěným na území jiného členské státu přístup k dotčené zakázce.

Rizika spojená s nedodržením správných postupů VZ přidělené bez veřejné soutěže při neexistenci krajní naléhavosti či nepředvídané okolnosti (25 - 100 %) Při zadání hlavní zakázky byly dodrženy směrnice ES o zadávání VZ, nicméně následovalo zadání jedné nebo více dodatečných zakázek, při nichž nebyla dodržena ustanovení směrnic o zadávání VZ, zejména ustanovení o použití vyjednávacího řízení bez zveřejnění VZ z důvodu krajní naléhavosti způsobené nepředvídatelnými událostmi nebo v případě přidělení zakázek na dodatečné dodávky, práce nebo služby.

Rizika spojená s nedodržením správných postupů Dodatečné stavební práce nebo služby překračující mezní hodnoty stanovené směrnicemi, provedené za nepředvídaných okolností (100 % částky překračující 50 % hodnoty původní zakázky) Při zadání hlavní zakázky byla dodržena ustanovení směrnic Společenství, nicméně následovalo zadání jedné nebo více dodatečných zakázek překračujících hodnotu původní zakázky o více než 50 %.

Rizika spojená s nedodržením správných postupů Neuvedení všech kritérií pro ověření vhodnosti a výběr účastníků a udělení zakázky v zadávací dokumentaci nebo v oznámení o zakázce (25 % - 5 % podle závažnosti) Při udělení zakázky byla dodržena pravidla pro zveřejňování stanovená směrnicemi o zadávání veřejných zakázek, ale v zadávací dokumentaci nebo v oznámení o zakázce nebyla uvedena nebo dostatečně popsána všechna kritéria pro ověření vhodnosti a výběr účastníků a/nebo udělení zakázky

Rizika spojená s nedodržením správných postupů Použití nezákonných kritérií pro udělení zakázky (25 % - 5 % podle závažnosti) Při udělení zakázky byla použita nezákonná kritéria pro zadání zakázky (například: použití kritéria pro ověření vhodnosti a výběr účastníků ve fázi zadání zakázky, nedodržení kritérií stanovených veřejným zadavatelem v oznámení o zakázce nebo v zadávací dokumentaci nebo nesprávné a/nebo diskriminační použití kritérií pro zadání zakázky).

Rizika spojená s nedodržením správných postupů Nezákonná kritéria pro ověření vhodnosti a výběr účastníků a/nebo udělení zakázky stanovená během výběrového řízení (100 % - 25 % podle závažnosti) Případy, kdy některé subjekty byly od podání nabídek odrazeny z důvodu nezákonných omezení stanovených v oznámení o zakázce nebo v příslušné ZD (například povinnost mít v dané zemi nebo regionu sídlo nebo zástupce, stejně jako stanovení příliš specifických technických norem, které upřednostňují jeden subjekt, nebo požadavek mít zkušenosti v daném regionu atd.)

Rizika spojená s nedodržením správných postupů Nedostatečná nebo diskriminační definice předmětu zakázky (25 % - 5 % podle závažnosti) Zadávací dokumentace nebo oznámení o zakázce obsahuje diskriminační nebo nedostatečný popis (s ohledem na to, aby uchazeči mohli určit předmět zakázky a veřejní zadavatelé zakázku zadat)

Rizika spojená s nedodržením správných postupů Vyjednávání během výběrového řízení (25 % - 5 % podle závažnosti) Zakázka byla udělena v otevřeném nebo omezeném řízení, ale veřejný zadavatel s uchazeči během výběrového řízení vyjednával, s výjimkou případů, kdy výhradním cílem těchto jednání bylo vyjasnit nebo doplnit obsah jejich nabídek nebo upřesnit povinnosti zadavatele.

Rizika spojená s nedodržením správných postupů Snížení hmotného předmětu zakázky (Částka, která představuje snížení hmotného předmětu plus 25 % konečné hodnoty hmotného předmětu) Při zadání zakázky byly dodrženy směrnice o zadávání veřejných zakázek, nicméně poté došlo ke snížení hmotného předmětu zakázky, aniž by byla odpovídajícím způsobem snížena hodnota zakázky. (Tato oprava se použije i v případě, že se částka, o níž byl předmět zakázky snížen, použije k provedení dalších prací.)

Rizika spojená s nedodržením správných postupů Nesprávné použití některých méně podstatných ustanovení ( 2 %, 5 % nebo 10 % hodnoty zakázky podle závažnosti nesrovnalosti a/nebo v opakovaných případech) Při zadání zakázky byla dodržena ustanovení směrnic o zadávání veřejných zakázek, nicméně nebyly dodrženy některé méně podstatné prvky, jako je zveřejnění oznámení o zadání zakázky. Poznámka: Pokud má tento druh nesrovnalosti pouze formální charakter bez případného finančního dopadu, nepoužije se žádná oprava.

Rizika spojená s nedodržením správných postupů Nedodržení odpovídajícího stupně zveřejnění a transparentnosti (25 % hodnoty zakázky) Zakázka byla zadána bez vyhlášení odpovídající veřejné soutěže, což ukazuje na nedodržení zásady transparentnosti

Rizika spojená s nedodržením správných postupů VZ přidělené bez příslušné veřejné soutěže při neexistenci krajní naléhavosti způsobené nepředvídatelnými událostmi nebo v případě dodatečných prací, a služeb nepředvídaných okolností (25 % hodnoty zakázky přidělené bez VS) Hlavní zakázka byla zadána na základě příslušné VS, nicméně následovalo zadání jedné nebo několika dodatečných zakázek bez příslušné veřejné soutěže při neexistenci krajní naléhavosti způsobené nepředvídatelnými událostmi nebo, v případě zakázek na práce a služby, nepředvídanými okolnostmi, které by je odůvodňovaly.

Rizika spojená s nedodržením správných postupů Porušení zásady rovného zacházení (10 – 5 % hodnoty zakázky) a) Při přidělení zakázek byla dodržena pravidla pro zveřejňování, nicméně postupem při zadání zakázky byla porušena zásada rovného zacházení se subjekty (například pokud veřejný zadavatel vybral zájemce, s nimiž jedná, na základě vlastního rozhodnutí nebo pokud s jedním ze zájemců pozvaných jednání zachází zvýhodněným způsobem).

Rizika spojená s nedodržením správných postupů Porušení zásady rovného zacházení (10 – 5 % hodnoty zakázky) b) Rovné zacházení ke všem účastníkům stejný přístup, např. všem umožnit prohlídku místa plnění, všechny informovat o nových skutečnostech, dodatečných informacích, atd. nelze vyzvat jednoho z účastníků k doplnění a druhého nikoliv v téže věci ap.

Děkuji za pozornost Ing. Jiří Boháček – interní lektor Ing. Ondřej Miffek – interní lektor +420 602 107 718 seminare@mmr.cz (uveďte prosím jméno lektora)