Benchmarking knihoven Děčín – Aktuální problémy knihoven Národní knihovna ČR Tel

Hlavní témata  Co je benchmarking?  Projekt „Benchmarking knihoven“  Kategorizace knihoven  Indikátory pro srovnávání  Databáze „Benchmarking knihoven“  Jak srovnávat výkon a činnost knihoven  Jak vstoupit do projektu?

Co je BENCHMARKING? = Metoda vzájemného srovnávání výkonu a činnosti knihoven

K čemu potřebujeme srovnávání?  Rozvoj internetu a digitalizace  vznik konkurence, konec tradičního monopolu knihoven  Prokázat, že knihovna je užitečnou a využívanou institucí  Prokázat svou ekonomickou efektivnost  Konkrétní knihovně chybí konkurence v místě  chybí možnost vzájemného srovnávání,  je obtížné zjistit, zda knihovna pracuje efektivně

CO MY DĚLÁME? JAK TO MY DĚLÁME? JAK DOBŘE TO MY DĚLÁME? CO DĚLAJÍ JINÍ? JAK TO DĚLAJÍ JINÍ? JAK DOBŘE TO JINÍ DĚLAJÍ? PŘÍLEŽITOSTI A NÁMĚTY KE ZLEPŠOVÁNÍ SROVNEJTE A UČTE SE Co je BENCHMARKING? Převzato: A. Plášková: Benchmarking. VŠE

Postup benchmarkingu Benchmarking nekončí definování indikátorů nebo pouhým měřením!!!

V čem vám pomůže projektu? Co musíte udělat sami?

K čemu to je užitečné?  Definuje nejlepší výkony  Pružná metoda pro srovnávání – možnost zjistit silné a slabé stránky  Dává včasné varování, pokud knihovna zaostává  Podporuje tvořivé uvažování o vnitřních procesech  Pomáhá rozvíjet spolupráci, navázání nových kontaktů  V ČR používá: veřejná správa, sociální služby, ČD, CzechInvest: Český benchmarkingový index

Jaké to má omezení?  Kvantitativní údaje nemají vždy odpovídající vypovídací schopnost  Každá knihovna pracuje v jiném kontextu  Nemusí se vždy podařit najít inspirativní partnery  Napodobování postupů nemusí vždy přinést úspěch  Sdílení strategických informací – může přinést problémy  Pokud má být benchmarking užitečný, musíme ho my i celá knihovna vnímat jako něco užitečného

Projekt „Benchmarking knihoven“

Hlavní inspirace

Bibliotheksindex – vědecké knihovny 17 indikátorů

Cílová dimenze: NABÍDKA  Plocha knihovny pro uživatele v m² na 1000 členů obsluhované populace  Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 členů obsluhované populace  Výdaje na literaturu a informační zdroje na 1000 členů obsluhované populace  Podíl výdajů na elektronické informační zdroje na celkových nákladech na nákup inf. zdrojů  Týdenní provozní doba Obsluhovaná populace = studenti + vědecký personál, tj. profesoři a vědečtí pracovníci, ale nikoliv vědecké pomocné síly

Cílová dimenze: VYUŽÍVÁNÍ  Počet návštěv na člena obsluhované populace  Počet virtuálních návštěv člena obsluhované populace  Počet hodin informační výchovy uživatelů na 1000 členů obsluhované populace  % okamžitých výpůjček z celkového počtu výpůjček (včetně rezervací a žádanek MVS)  Podíl kladně vyřízených on-line dotazů

Cílová dimenze: EFEKTIVITA  Výdaje na registrovaného uživatele  Poměr výdajů na nákup informačních zdrojů a personálních nákladů  Pracovní produktivita (počet získaných médií/počet pracovníků)

Cílová dimenze: ROZVOJ  Počet dní školení na jednoho pracovníka  Podíl výdajů na knihovnu na celkových výdajích školy  Podíl příjmů z vlastní činnosti a grantů na celkových příjmech knihovny  Podíl pracovníků technického rozvoje a elektronických sloužen na celkovém počtu pracovníků

Co je hotovo?  Spolupracuje 40 knihoven – krajské, městské, obecní  Kategorizace knihoven  Výběr indikátorů pro vzájemné porovnávání  Zpracování definic indikátorů  Vytvoření databáze pro analýzu dat  Metodika srovnávání výkonů knihoven

Knihovny zastoupené v benchmarkingu Smilovice u Třince (okr. FM)612 Žabeň606 Jarošov nad Nežárkou1067 Hnojník1427 Řepiště1610 Volyně3190 Paskov3747 Vratimov6554 Kaplice7195 Sedlčany7836 Bystřice pod Hostýnem8727 Třeboň8862 Říčany11329 Rokycany13826 Chodov14454 Ústí nad Orlicí15031 Slaný15070 Jičín16328 Žďár nad Sázavou24030 Vsetín28575 Šumperk28768 Strakonice34545 Třinec38415 Třebíč38785 Prostějov47374 Jihlava50100 Chomutov50251 Děčín52000 Opava60252 Karviná63677 Most67905 Karlovy Vary51807 Zlín79177 HK95195 Ústí nad Labem94105 Plzeň Olomouc Brno Ostrava313088

Kategorizace knihoven Počet obyvatel obce 1 – Více než Krajská knihovna Krajská knihovna s městskou funkcí Komu je benchmarking určen?  Benchmarking je otevřen všem veřejným knihovnám  Největší přínos může mít ve větších knihovnách  Podmínka: schopnost poskytnout kompletní data pro srovnávání (zejména ekonomická)

3 bloky výkonových parametrů= 29 indikátorů  Podmínky pro činnost knihovny  12 indikátorů  Uživatelé, služby  8 indikátorů  Financování, výdaje, efektivita  9 indikátorů

Podmínky pro činnost knihovny 1.Podíl financování knihovny na rozpočtu obce 2.Objem knihovního fondu na 1000 obyvatel 3.% obnovy knižního fondu 4.Objem přírůstků na 1000 obyvatel 5.Počet exemplářů docházejících periodik na 1000 obyvatel 6.Plocha knihovny pro uživatele v m2 na 1000 obyvatel 7.Počet studijních míst na 1000 obyvatel 8.Počet internetových stanic na 1000 obyvatel 9.Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 obyvatel 10.Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 registrovaných čtenářů 11.Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 návštěvníků 12.Počet hodin pro veřejnost týdně

Uživatelé, služby 1.Registrovaní čtenáři - % z obsluhované populace 2.Registrovaní čtenáři do 15 let - % z obsluhované populace mládeže do 14 let 3.Počet návštěv na jednoho obyvatele 4.% návštěvníků internetu z celkového počtu návštěvníků 5.Počet výpůjček na registrovaného čtenáře 6.Obrat knihovního fondu 7.Kulturní akce na 1000 obyvatel 8.Vzdělávací akce (semináře, kurzy…) na 1000 obyvatel 9.Internetové služby: webová stránka, OPAC…

Jaké internetové služby poskytujete uživatelům? Dotazník Má knihovna webovou stránku?Ano - Ne Webová stránka Je webová stránka přístupná přes WAP?Ano - Ne Máte na webové stránce přístup do svého online katalogu?Ano - Ne Nabízíte uživatelům na webu vlastní specializované databáze?Ano - Ne Databáze, elektronické informační zdroje Nabízíte uživatelům licencované el. informační zdroje?Ano - Ne Kolik přes přístup pouze v knihovně? Uveďte počet:Kolik? Kolik přes přístup mimo knihovnu? Uveďte počet:Kolik? Nabízíte virtuální informační službu - Ptejte se knihovny?Ano - Ne Umožňujete komunikaci s uživateli em?Ano - Ne Umožňujete komunikaci s uživateli pomocí SMS?Ano - NeInformace, Zasíláte uživatelům em aktuality o službách a aktivitách knihovny?Ano - Ne komunikace s uživatelem Umožňujete nahlížení do uživatelského konta?Ano - Ne Umožňujete uživatelům objednávání přes webové rozhraní?Ano - Ne Umožňujete uživatelům prolongace přes webové rozhraní?Ano - Ne

Financování, výdaje, efektivita 1.Celkové provozní náklady v přepočtu na jednoho obyvatele 2.Náklady na pořízení knihovního fondu v přepočtu na jednoho obyvatele 3.Náklady na nákup licencí na el. inf. zdroje v přepočtu na jednoho obyvatele 4.Náklady na pořízení knihovního fondu na výpůjčku 5.% čistých provozních nákladů z celkových provozních nákladů 6.% nákladů na pořízení knihovního fondu z celkových provozních nákladů z celkových provozních nákladů 7.% osobních nákladů z celkových provozních nákladů 8.% získaných dotací, grantů, vlastních příjmů na celkovém rozpočtu knihovny z celkových příjmů na provoz

Databáze „Benchmarking knihoven“

Databáze „Benchmarking knihoven“  Zpracovatel a provozovatel: NIPOS  Zadavatel: NK ČR  Obsahuje data 40 knihoven – účastníků projektu  Umožňuje:  Propočet výkonových indikátorů z vložených statistických dat  Zjištění minimálních, průměrných a maximálních hodnot indikátorů pro jednotlivé kategorie knihoven  Vzájemné porovnávání výkonových indikátorů vybraných knihoven  Přístup do databáze: pouze pro účastníky projektu

Jak to funguje? indikátor 1. knihovna 2. knihovnamin.průměrmax. Podmínky pro činnost knihovny 1. Objem knihovního fondu na 1000 obyvatel % obnovy knižního fondu6,8 3,2 2,3 4,3 6,8 3. Objem přírůstků na 1000 obyvatel Počet exemplářů docházejících periodik na 1000 obyvatel8,0 2,9 2,2 4,4 8,0 5. Počet internetových stanic na 1000 obyvatel0,4 0,3 0,1 0,3 0,9 6. Plocha knihovny pro uživatele v m2 na 1000 obyvatel34,9 19,7 17,4 33,5 96,9 7. Počet studijních míst na 1000 obyvatel3,3 1,7 0,7 1,6 3,3 8. Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 obyvatel0,5 0,4 0,6 0,9 9. Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 registrovaných čtenářů3,3 3,6 2,3 4,4 6,7 10. Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 návštěvníků0,2 0,3 0,5 12. Počet hodin pro veřejnost týdně36,0 40,0 0,0 39,6 58,0

Která knihovna je lepší? Zelená knihovna Bílá knihovna Průměrná hodnota1 1 Nadprůměrná hodnota23 Nadprůměrná hodnota7 Podprůměrná hodnota5 19

Další údaje o porovnávaných knihovnách Zelená knihovnaBílá knihovna Vykonává knihovna regionální funkce? Ano Provozuje knihovna hudební odd.? Ano Půjčuje knihovna zvukové dokumenty? Ano Počet poboček:32 Počet základních škol1311 Počet středních škol15 Počet jiných vzdělávacích zařízení 47 Počet vysokých škol11 Jiné9 Umístění knihovnyCentrum města Registrační poplatek 120,- dospělí, 30,- děti dospělí 100,-; děti 50,-; studenti, senioři 70,-; ZTP zdarma; organizace 200,-

        Nadprůměrné hodnoty Podprůměrné hodnoty 

                 Nadprůměrné hodnoty Podprůměrné hodnoty

SWOT analýza zelené a bílé knihovny

Zelená knihovna - Silné stránky  Knihovna má dobrý knihovní fond. Ve vztahu k počtu obyvatel je menší než průměr, ale je bohatě doplňován novou literaturou, a to jak knihami, tak zejména časopisy.  Tomu odpovídá také nadprůměrné procento výdajů na nákup dokumentů.  Fond dokumentů má silně nadprůměrný obrat. Knihovna vykazuje mírně nadprůměrné množství výpůjček na uživatele.  Knihovna má mírně nadprůměrné prostorové podmínky a nabízí přiměřené množství internetových, ale také velké množství studijních míst.  Knihovna pořádá nadprůměrné množství kulturních a vzdělávacích akcí.  Knihovna je nadprůměrně navštěvována. Nadprůměrná je i návštěvnost internetu.  Knihovna má nadprůměrné množství mladých uživatelů do 15 let.  S ohledem na počet pracovníků je produktivita práce spíše nadprůměrná.  Knihovna má podprůměrný podíl osobních nákladů.  Podíl výdajů knihovny na výdajích obce je nadprůměrný.

Zelená knihovna - Slabé stránky  Rozsah provozní doby je podprůměrný, nevyhovuje standardu VKIS.

Příležitosti  Knihovna by mohla usilovat o rozšíření provozní doby.  Knihovna by měla usilovat o to, aby si zachovala větší počet uživatelů ve vyšších věkových kategoriích, existuje velký potenciál mladých uživatelů.  Knihovna má mírně nadprůměrné internetové služby, ale je zde potenciál na jejich rozšíření.  Bylo by užitečné zvýšit nabídku elektronických informačních zdrojů.  Knihovna má potenciál ke snižování čistých provozních nákladů.  Knihovna má potenciál k rozšíření příjmů z dotací a grantů a také ze svých vlastních příjmů. Hrozby  Knihovna má nadprůměrné celkové provozní náklady a může existovat riziko jejich snížení.  Mírně nadprůměrné jsou také čisté provozní náklady.  Osobní náklady jsou podprůměrné, může existovat riziko odlivu kvalitních pracovníků a není zde potenciál pro rozšíření provozní doby. Zelená knihovna

 Knihovna nemá výrazné silné stránky. Většina parametrů se pohybuje na úrovni průměrných a podprůměrných hodnot.  Knihovna má podprůměrné čisté provozní náklady. Bílá knihovna – Silné stránky

 Knihovna má z hlediska rozsahu podprůměrný knihovní fond, který je také zřejmě zastaralý. Procento jeho obnovy je nízké a podprůměrná je i nabídka časopisů. Podprůměrné je procento výdajů na nákup dokumentů i elektronických informačních zdrojů.  Tomu také odpovídá mírně podprůměrné množství výpůjček i menší obrat knihovního fondu.  Prostorové zajištění knihovny je výrazně podprůměrné.  Počet internetových stanic a studijních míst je průměrný.  Rozsah provozní doby je na úrovni mírného nadprůměru ale nevyhovuje standardu VKIS.  Knihovna pořádá silně podprůměrné množství kulturních a vzdělávacích akcí.  Knihovna je podprůměrně navštěvována. Silně podprůměrné je využití internetu.  Procento obsluhované populace dospělých i mládeže je podprůměrné.  Knihovna není dobře financována. Výdaje na knihovní fond a čisté provozní náklady jsou podprůměrné, naopak vyšší je procento osobních výdajů. Bílá knihovna – Slabé stránky

Bílá knihovna Příležitosti  Zlepšit rozsah a obsah knihovního fondu – knihy, časopisy, elektronické informační zdroje.  Zlepšit prostorové zajištění knihovny.  Rozšířit počet kulturních a vzdělávacích akcí.  Propagovat nabídku veřejného internetu.  Knihovna má podprůměrné množství pracovníků a to jak k počtu obyvatel, tak i k registrovaným uživatelům i návštěvníkům.  Knihovna má potenciál získat další příjmy z dotací a grantů.  Podíl na financování obce je průměrné, existuje zde potenciál, že by obec mohla knihovnu lépe financovat. Hrozby  Podprůměrný knihovní fond a nedostatečné prostorové zajištění může vést k dalšímu poklesu zájmu o služby knihovny.  Riziko poklesu uživatelů (nízký podíl mládeže).  Knihovna vykazuje nadprůměrné procento osobních výdajů na celkových nákladech.

Co nyní potřebujeme?  Zapojit co nejvíce knihoven do projektu  Využít benchmarking při oceňování knihoven – Knihovna roku, Kamarádka knihovna….?  Optimalizovat výběr indikátorů  Naučit se číst a hodnotit zjištěné výsledky

Co dělat, máte-li zájem o účast v projektu?  Mít zájem a odvahu ke vzájemnému srovnávání  Přihlásit se jako účastník projektu  Poskytnout kvalitní a spolehlivá statistická data a další údaje o své činnosti  Poskytnout souhlas pro práci s daty  Spolupracovat s účastníky projektu při vzájemném poznávání  Být připraven poskytnout účastníkům informace a know-how ze své vlastní činnosti  Databáze Benchmarking knihoven je přístupná pouze účastníkům projektu

Údaje nezbytné pro benchmarking  Údaje ze statistického výkazu knihovny KULT  Údaje o službách a fondech 15  Ekonomické údaje12  Údaje neuváděné ve výkazu KULT - 3  Náklady na pořízení licencí na el. informační zdroje  Počet dětí do 15 let v obci/městě  Celkové výdaje města/obce v roce 2006  Dotazník k elektronickým službám  Dotazník - komentář k údajům – specifika lokality – např. počet škol, spádovost oblasti, způsob výpočtu indikátoru apod. Odpočet výkonů regionálních funkcí

Pokud máte zájem o vstup do projektu: Ozvěte se!  Oslovte knihovny ve svém blízkém i vzdáleném okolí, se kterými se chcete porovnat  Přesvědčte je k účasti na projektu

Staňte se lepší knihovnou dříve, než, vaše slabiny odhalí zřizovatel!