Ulrike Rosner „Týmová práce“ 1 Týmová práce v Městské knihovně Chemnitz Vývoj, úkoly a organizace

Ulrike Rosner „Týmová práce“ 2 Co se dozvíte ? 1.Nutnost zavedení 2.Vývojový proces 3.Prezentace jednotlivých fází 4.Dnešní podoba týmové práce

Ulrike Rosner „Týmová práce“ 3 Jak vypadala dosavadní organizační struktura? Ředitel Sekretariát Ekonomicko-správní odbor Odbor práce s veřejností Vedoucí oddělení NávštěvníkůVedoucí oddělení Lektorát Vedoucí odboru Lektorát Vedoucí odboru Nákup/Technika Vedoucí odboru Ústřední knihovna Vedoucí odboru Pobočkové knihovny Vedoucí specializo- vaných oddělení Referenti Zaměstnanci Vedocí pobočky Zaměstnanci Referenti Zaměstnanci Lektoři Referenti Zaměstnanci

Ulrike Rosner „Týmová práce“ 4 Proč práce v týmech? Decentralizace Podpora vlastní iniciativy zaměstnanců Flexibilnější práce zaměstnanců Zredukovat náročnost koordinace Optimalizace procesu Zvýšení kvality

Ulrike Rosner „Týmová práce“ 5 Co je to práce v týmech ? Forma kolektivní organizace práce, při níž přebírá více osob určitý úkol, který společně řeší a plní podle určitých pravidel a dohod, sledují přitom společné cíle skupiny a navzájem spolu komunikují.

Ulrike Rosner „Týmová práce“ Začátek 2000 Zapojení zaměstnanců 2001 Fáze koncepce / Modelování procesu 2002 Příprava změny systému 06/2002 Zahájení práce v týmech 06/2003 Vyhodnocení po prvním roce, problémy / změny Dnešní týmy Městské knihovny Jak probíhalo zavedení týmové práce ? Nutné kroky

Ulrike Rosner „Týmová práce“ 7 Jak to všechno začalo ? Pilotní projekt: Decentralizovaná zodpovědnost za zdroje Stěhování do nové budovy Automatizace pracovních procesů Změna pracovních postupů

Ulrike Rosner „Týmová práce“ 8 Co se muselo udělat pro zaměstnance ? Workshopy se všemi zaměstnanci Zapojení zaměstnanců do zavedení práce v týmech Externí projektový manager Pracovní skupina pro týmovou strukturu

Ulrike Rosner „Týmová práce“ 9 Jaká školení proběhla? Týmový trénink – Společně k úspěchu Systémy teamového managementu Personální rozvoj Projektový management Kvalifikace v oblasti podnikového hospodářství Seminář o týmové struktuře (projektový manager) Týmová práce v oblasti knihovnictví (projektový manager) Vize a management – Týmová práce v Městské knihovně  všichni zaměstnanci (projektový manager) Valné hromady zaměstnanců – týmová struktura Interní školení týkající se specifických knihovnických činností

Ulrike Rosner „Týmová práce“ 10 Jaké úkoly nás čekaly před zavedením týmové práce? Decentralizace úkolů Katalogy úloh pro jednotlivé týmy Výkaznictví a stanovení cílů Týmový řád Stanovení úkolů týmových mluvčích a jejich volba Provozní řád městské knihovny Vytvoření týmů podle tematických skupin fondu Předběžný plán strukturního členění Městské knihovny

Ulrike Rosner „Týmová práce“ 11 Jak vypadala organizační struktura ve fázi testování ? ŘeditelSekretariátKontrolor Tým I Děti, Mládež, Hudba __________ Část služeb Knihovnický servis Tým II Člověk, Příroda, Technika __________ Část služeb Ekonomika/Správa Tým III Ekonomika, Právo, Dějiny __________ Část služeb Práce s veřejností Tým IV Literatura,Umění Jazyky, Cestování __________ Část služeb Výpočetní technika Tým V+ VI Pobočky Vedoucí odborného odd./ Odborný poradce Vzdělávání a školení Vedoucí odborného odd./ Odborný poradce Správa Vedoucí odborného odd./ Odborný poradce Rozvoj fondu Vedoucí odborného odd./ Odborný poradce Uživatelské služby/zást.řed. Vedoucí odborného odd./ Odborný poradce Zpracování fondu

Ulrike Rosner „Týmová práce“ 12 Vyhodnocení po prvním roce: Jaké problémy se vyskytly ? Odrazit se ode dna Anketa mezi zaměstnanci Mluvčí týmů Velikost týmů 1. Fáze: Opuštění „starého světa “ 2. Fáze: Zorganizovat přechod na nový systém 3. Fáze: Vědomé zvolení „nového světa“ Spokojenost s pracovní situací Práce v týmu Vztah zaměstnanců k vedení Sloučení malých týmů Systém se neosvědčil

Ulrike Rosner „Týmová práce“ 13 Vyhodnocení po prvním roce: Jaké změny byly provedeny ? Péče o týmy Sloučení týmů Péče o odborná oddělení Sestavení plánu služeb Týmoví mluvčí  Vedoucí týmů 6 týmů  4 týmy Decentralizovaně v týmech  Centrálně v části uživatelských služeb Jednotliví odborní poradci  Management uživatelů a fondů

Ulrike Rosner „Týmová práce“ 14 Jak vypadá organigram Městské knihovny dnes ? Ředitel Vedoucí týmu 1 Mládež & Hudba Vzdělávání a školení Vedoucí týmu 2 Věda & Technika Správa Vedoucí týmu 3 Kultura & Země Odborný lektorát Vedoucí týmu 4 Městská síť Uživatelské služby Zástupce ředitele / Management uživatelů Management fondu/ Controlling Sekretariát ÖA, EDV Práce s veřejností, Výpočetní technika

Ulrike Rosner „Týmová práce“ 15 Jaké odborné úkoly Budování fondu Zpřístupnění fondu Prezentace fondu Informační služby Práce s veřejností Výpočetní technika Správa upomínek Plánování služeb Část práce s veřejností plní týmy ? zůstávají centralizované?

Ulrike Rosner „Týmová práce“ 16 Jaké úkoly zůstávají Koordinace přenesených procesů Realizace stanovených cílů Utváření a realizace pracovních procesů Stanovení práce zaměstnanců Výměna informací a znalostí Zvládání konfliktů v týmu Situační analýza a výkaznictví Reprezentace Organizace Koordinace Komunikace Moderování Vyrovnávání Motivování týmům ? Vedoucímu týmu ?

Ulrike Rosner „Týmová práce“ 17 Co přinesla změna na systém týmové práce návštěvníkům a zaměstnancům ? Motivace Komunikace Pracovní atmosféra Proces neustálého zlepšování Organizace, která se učí Společné usilování o dané cíle Chování a myšlení Důvěra roste Vzájemné učení Neustálá výměna informací

Ulrike Rosner „Týmová práce“ 18 Máte nějaké otázky ?