Softwarové aplikace Oldřich Trenz

CO JE MICROSOFT ACCESS je databázový nástroj pro tvorbu jednoduché aplikace typu seznam CD až po náročný, např. podnikový systém; vhodný pro správu velkého množství údajů; umožňuje rychlé a snadné sledování informací a vytváření sestav pomocí vylepšeného rozhraní a interaktivních možností návrhu, které nevyžadují důkladnou znalost databází.

je typicky součástí Microsoft Office; databázový řídící systém; databázový nástroj pro ne – programátory; s touto aplikací lze sledovat informace a snadno seskupovat data pomocí sestav, tabulek a formulářů.

CO JE TO DATABÁZE je to soubor informací, který se vztahuje k určitému předmětu nebo účelu (sledování objednávek odběratelů, evidence hudební sbírky, atd.)

 telefonní čísla dodavatelů jsou uložena na několika místech;  pokud se telefonní číslo dodavatele změní, je třeba tuto změnu provést na všech třech místech;  avšak v databázi stačí provést aktualizaci informací na jediném místě – na ostatních místech výskytu jsou dané informace aktualizovány automaticky. NAPŘÍKLAD

KDY POUŽÍT MS ACCESS nepředpokládáte-li práci ve víceuživatelském rozhraní; velikost databáze bude odpovídat limitům MS Excel; nemáte zkušenosti/znalosti a ani čas pro nastudování skutečného nástroje pro tvorbu a správu databází.

LIMITY MS ACCESS nevhodný pro webové aplikace; čistě záležitost operačního systému Windows; optimální limity (akceptační limity) pro použití: a) až 50 uživatelů, b) objem dat 1-2 GB.

PROČ POUŽÍVAT MS ACCESS rychle k pochopení – uživatelský příjemné prostředí; příjemné grafické rozhraní; vhodné pro ne – programátory.

KONKURENCE MS ACCESS a)FoxPro b)Lotus Approach c)OpenOffice Base d)Oracle Express edition e)My SQL

NÁVRH DATABÁZE rozmyslet se, co bude náš systém spravovat; vytvořit plán (nakreslit) a rozkreslit vzájemné relace, určit primární klíče; nakreslený návrh projít, vychytat mouchy, doplnit o detaily; zpracovat daný systém v MS Access.

ZAČÍNÁME spustíme MS Access – Soubor – Nový – Prázdná databáze; zadáme název naší databáze (např. Cvičení) a vytvoříme.

TVORBA DATABÁZE objeví se nám Menu, ve kterém zvolíme první možnost – Vytvořit tabulku v návrhovém zobrazení (poklepeme).

zobrazí se nám prázdná tabulka, rozdělena na tři sloupce (název pole, datový typ, popis): „Název pole“ označuje název, kterým daný řádek pojmenujeme; „Datový typ“ přiřazuje danému řádku nadefinovanou podobu textu (text, číslo, hypertextový odkaz, datum a čas…); „Popis“ slouží k popisu zapsaného údaje.

„ Název pole“ označuje název, kterým daný řádek pojmenujeme. „Datový typ“ přiřazuje danému řádku nadefinovanou podobu textu. „Popis“ slouží k popisu zapsaného údaje.

vepíšeme údaje a při uložení pojmenujeme tabulku T_Firmy; prvnímu řádku přiřadíme funkci „primárního klíče“ (symbol klíče pod Nápovědou.);

obdobným způsobem vytvoříme další dvě tabulky: T_Faktura a T_Faktura_Telo; při vytváření dejte pozor, aby pole „Zákazník“ mělo správný datový typ – číslo; při vytváření relací mezi tabulkami není možné spojit dva různé datové typy!

nyní máme tedy vytvořeny tři tabulky, které vidíme v seznamu.

TVORBA RELACÍ mezi tabulkami vytvoříme relace; Nástroje – Relace; otevře se nám okno, ve kterém uvidíme naše tři tabulky; přidáme je všechny stiskem tlačítka „Přidat“.

relaci vytvoříme jednoduchým přetáhnutím řádku z jedné tabulky k řádku z druhé tabulky; (ID_Firmy --> Zákazník; ID_Faktura --> ID_Faktura) otevře se vám okénko, kde zaškrtněte zajištění referenční integrity, typ relace 1:N a poté „Vytvořit“.

nyní už si můžeme do tabulek vepsat údaje a ověřit relaci s tabulkami spojenými; mezi jednotlivými buňkami se pohybujeme pomocí tabulátoru; aby se záznam zapsal do databáze, musíte tabulátorem přejet do nového řádku; stisknutím znaku „plus“ na začátku řádku otevřete vnořený datový list (který jsme určili relací).

DOTAZY máme-li vytvořeny tabulky, můžeme vytvořit i další databázové objekty – dotazy; dotazy nám umožní vytvořit výpočty, sumarizovat, filtrovat a manipulovat s údaji v tabulkách; vytvoříme si dotaz, který nám ukáže, kolik celkově vyděláme na prodeji 8 kusů uranu, který má jednotkovou prodejní cenu 120 mil. Kč.

otevřeme si položku Dotazy – Vytvořit dotaz pomocí průvodce a vybereme si naši tabulku T_Faktura_Telo; z dostupných polí si vybereme id_faktura, Položka, Cena a Počet; zmáčkneme tlačítko „Další“.

v následujícím okně necháme zvolenou možnost „Podrobný“.

v následujícím menu pojmenujeme dotaz D_Faktura_Telo.

objeví se nám tabulka s vybranými sloupci; v pravém horním rohu se přepneme pomocí tlačítka „Zobrazit“ a „Návrhové zobrazení“ do menu (Symbol dvou pravítek s tužkou).

do sloupce vedle sloupce „Počet“ napíšeme Cena celkem a zadáme příkaz pro vynásobení námi zadaných sloupců; cena celkem: [Cena]*[Počet] (podobně jako v Excelu zde zadáte buňky, které mají být vynásobeny); v řádku níže zvolíme správnou tabulku a odfajfkujeme.

když se nyní přepneme zpět do tabulky D_Faktura_Telo (pomocí tlačítka s pravítky), uvidíme, že se nám tabulka rozšířila a nový sloupec, ve kterém je celková cena za prodaný materiál.