Význam odvolacích údajů Odvolací údaje slouží k identifikaci dopisu. Pisatel jich využívá v případě, kdy se potřebuje k již napsanému dopisu v budoucnu vrátit. Podle těchto údajů jej ve svém archivu snadno kdykoliv vyhledá. Adresát jich využije při odpovědi. Ve svém dopise se odvolá na značku a datum dopisu, na který odpovídá. Tím je oběma korespondujícím stranám jasné, o čem je řeč. Naše značka je údaj označující konkrétní dopis. Má podobu jakéhosi kódu, který se může skládat např. ze zkratky názvu dopisu, jeho pořadí v daném roce a roku, kdy byl napsán. Značka DOT/01/13 tedy znamená, že jde o nějaký dotaz, který je prvním dotazem napsaným v roce 2013. Takový kód musí být unikátní. To znamená, že v jednom podniku nesmějí existovat dva dopisy s naprosto stejnou značkou. Každá organizace si způsob značení svých písemností volí sama. Zaměstnanci pověření jejich vytváření se s tímto systémem musejí seznámit a důsledně jej dodržovat. Vyřizuje je údaj obsahující jméno osoby, která dopis vytvořila. Dopisy píší zpravidla sekretářky (asistentky), které je však nemohou podepisovat, jelikož nejsou oprávněny jednat jménem organizace. Podepisují je osoby, které takové oprávnění mají a sekretářku jeho napsáním pověřili.

Výzmam a použití značek Váš dopis zn./Ze dne. Ačkoliv jsou tyto odvolací údaje v odvolacím sloupci jako první, zmiňujeme se o nich až nyní, protože se nevyplňují vždy, ale jen v případě, že náš dopis je odpovědí. Neznáme-li údaj, nevyplníme jej. Do řádku Váš dopis zn. tedy vyplníme značku dopisu, na nějž odpovídáme, a do řádku Ze dne pak jeho datum. Tím se ve své odpovědi odvoláme na adresátův dopis. Až adresát naší odpověď obdrží, vyhledá si podle těchto údajů svůj dopis, který nám před tím napsal. Obchodní dopisy budeme tvořit do předtisku se svislými odvolacími údaji. Získat jej rovněž můžete jak ze stránek Státního těsnopisného ústavu,

Příklad vyplnění údajů

Zadání : zapište následující údaje do předtisku svislých odvolacích údajů. Obdrželi jste 10.října 2013 nabídku č. 128/13 od pí Kučerové. Odepisujete za 5 dní objednávkou jménem pana Klepala.

Vypracování zadání Obdrželi jste 10. října 2013 nabídku č Vypracování zadání Obdrželi jste 10.října 2013 nabídku č. 128/13 od pí Kučerové. Odepisujete za 5 dní objednávkou č.255/13 jménem pana Klepala.

PIK; VY_52_INOVACE_A2_06 Literatura: [1] FLEISCHMANNOVÁ, E.; JONÁŠ, I.; KULDOVÁ, O. Písemná a elektronická komunikace pro střední školy a veřejnost 2. První vydání. Praha: Fortuna, 2005, 152 s. ISBN 80-7168-924-6. [2] SLAVÍČKOVÁ, M.; VALEŠOVÁ, I. a kol. Obchodní dopisy nejen u státní zkoušky + sbírka úloh. 2. vydání. Praha: Národní ústav odborného vzdělávání – oddělení Státní těsnopisný ústav, 2008, 27 s. ISBN 80-85118-87-4. [3] ŠTIKOVÁ, S. Písemná a elektronická komunikace 2. Uzavírání a plnění kupních smluv. 8. vydání. Plzeň: KORESPONDENT, 2007, 119 s. [4] ŠTIKOVÁ, S. Písemná a elektronická komunikace 1. Normalizovaná úprava písemností v MS WORD. 3. Vydání. Plzeň: KORESPONDENT, 2007, 146 s. [5] ČSN 01 6910 Úprava písemností zpracovaných textovými editory. Český normalizační institut, duben 2007. [6] http://www.nuv.cz/vzdelavani-v-cr/statni-tesnopisny-ustav