Excelent v EKOSu Ing. Daniela Dufková

Základní funkce Excelentu Excelent jako datový procesor nadstavba datového editoru složitější opravy a zadávání dat Excelent pro interaktivní analýzu dat generátor kontingenčních tabulek a grafů

Excelent – nástroj pro komunikaci EKOSu s MS Excelem tabulkový procesor jednoduchá hromadná manipulace s daty filtrování a souhrny dat snadné výpočty pomocí vzorců analýza – kontingenční tabulky a grafy automatizace práce – makra, programování editor jazyka Visual Basic for Applications Excel je tabulkový procesor, který umožňuje provádění výpočtů v tabulkách na základě zadaných dat. Tabulkové procesory se vyznačují jednoduchou hromadnou manipulací s daty. Třídění - podle jednoho/více sloupců/řádků Filtrování -buď automatický filtr, nebo rozšířený filtr podle volených oblastí kritérií Souhrny dat - součet, počet, průměr, max., min. atd. Vzorce - Vzorec je rovnice, která provádí operace v datech listu. Vzorce mohou provádět matematické operace jako sčítání a násobení nebo porovnávat hodnoty v listu či text ve spojení. Vzorce mohou odkazovat na jiné buňky ve stejném listu, na buňky v jiných listech stejného sešitu nebo na buňky v listech v jiných sešitech. Kontingenční tabulka – interaktivní tabulka, ve které jsou shrnována a analyzována data z existujících seznamů, tabulek a databází. Kontingenční graf – interaktivní graf umožňující grafickou analýzu dat z existujících seznamů, tabulek a databází, s možností zobrazení různých úrovní podrobností. Makkro - Pokud v aplikaci Microsoft Excel opakovaně provádíte nějaký úkol, můžete ho zautomatizovat pomocí makra. Makro je řada příkazů a funkcí uložených v modulu v aplikaci Visual Basic. Lze jej spustit, kdykoli potřebujete danou úlohu provést. Při zaznamenání makra ukládá aplikace Excel informace o jednotlivých krocích, jako kdybyste prováděli řadu příkazů. Následným spuštěním makra dané příkazy zopakujete.

K čemu je výhodné Excelent využít složitější a hromadné úpravy dat (export – zpracování – import) import dat pořízených mimo aplikace Vema porovnání dat – např. porovnání konfiguračních souborů v oddělených datových prostředích analýza dat vyexportovaných Excelentem v kontingenčních tabulkách převod dat z jiných informačních systémů spojený s překódováním číselníkových hodnot

Spouštění Excelentu Z datového editoru Vema Z MS Excelu funkce Export a Import nejsou v Excelu dostupné; je potřeba spouštět je z datového editoru Vema

Hlavní panel Excelentu otevírá se při volání z datového editoru obsahuje nabídku všech funkcí

Funkce Export vytvoří sešit MS Excelu naplní jej daty toho souboru, který je právě otevřen v datovém editoru a z nějž byl Excelent zavolán exportuje pouze viditelné věty a položky

Sešit Excelentu datový list list číselníků (podle volby uživatele) list metadat v titulním řádku jsou názvy položek každá položka má připojený komentář klíčové položky jsou odlišeny kurzívou list číselníků – všechny hodnoty všech odkazovaných číselníků list metadat – popis vlastností položek (definice dat)

Funkce Kontrola dat ověřuje formální správnost dat (kontroluje, zda obsah položky odpovídá její definici v metadatech) u položek s číselníkem ověřuje, zda se hodnota nalézá v číselníku použití před importem datový list s výsledkem kontroly - nový sloupec „Chyba“ Možná chybová hlášení Položka xx - není v číselníku neodpovídá datovému typu nepovolený rozsah Pokud je v jednom řádku, tj. v jedné větě více chyb, je zobrazena pouze první z nich

Příklad: Kontrola pracovišť v hlavní knize v modulu UCT v souboru Hlavní kniha (KHK) lze pomocí kontroly dat snadno dohledat zaúčtování na neexistující pracoviště v modulu UCT v souboru Hlavní kniha (KHK) lze pomocí kontroly dat snadno dohledat zaúčtování na neexistující pracoviště Např. změna struktury organizace, přečíslování pracovišť… Předdefinované filtry v nabídce Excelentu

Schéma použití Excelentu (jako datového editoru) import změn export souboru Aplikace Vema Excelent Excelent úpravy dat v Excelu MS Excel

Funkce Import (ve zjednodušeném případě) umožňuje: vkládat do DBV nové věty aktualizovat věty již existující v DB

Příklady úprav dat pomocí Excelentu Změna umístění v kartě INM změna struktury organizace, hromadné přemístění majetku, tato položka nelze v platných kartách opravovat zúžíme soubor Platné karty INM (ZPRA) na CINV, který chceme přečíslovat, vyexportujeme pomocí Excelentu, změníme CINV na novou hodnotu (musí existovat v číselníku) a importujeme zpět pomocí Excelentu Přejmenování předmětů v ceníku vyexportujeme pomocí Excelentu Ceník, změníme Název předmětu (využití funkcí v Excelu) a pomocí Excelentu importujeme do Ceníku a aktualizujeme existující věty

Import externích dat do DBV import různých seznamů, číselníků, dat z externích zdrojů; výstupů z dalších IS Postup: export prázdné datové struktury do Excelu přenos externích dat do naší struktury (využití editačních funkcí Excelu) import upravených dat do naší aplikace firma se zabývá distribucí a musí používat ceník daný výrobcem, který je průběžně aktualizován výrobce dodává platný ceník v MS Excelu ceník potřebujeme přenést do EKOSu do modulu ORG

Schéma použití Excelentu - import externích dat export prázdného souboru (struktury) import dat Aplikace Vema Excelent Excelent MS Excel externí data přeformátování externích dat

Datový list se stranami A a B v jednom listu může tentýž soubor existovat ve dvou verzích (podobách) soubory musí mít shodnou strukturu (metadata) soubory mohou mít různý obsah říkáme jim „Strana A“ a „Strana B“ Existence „dvou stran“ má tyto výhody: zálohování souboru (možnost návratu do původního stavu) porovnání dvou souborů přečíslování (překódování položek s číselníkem podle převodového můstku Rozšiřuje možnosti při importu dat: import pouze změněných vět kontrolu vět (nebudou importovány věty, které byly mezitím v databázi změněny) operaci Delete – rušení vět změnu klíčových položek

Funkce srovnání srovnání používaných partnerů na pobočce a v ústředí srovnání lze spustit jen nad listem obsahujícím strany A a B Předdefinované filtry Klíčové položky jednoznačně identifikují větu v datovém listu zobrazeny kurzívou Princip exportu dvou stran – A i B: pokud se shodují klíčové položky, jedná se o tutéž větu (i když další neklíčové položky se mohou lišit) takové věty strany A i B budou vloženy do téhož řádku lze ji spustit jen nad listem, který obsahuje strany A a B možné výsledky: věta existuje pouze na straně A věta existuje pouze na straně B věta existuje na obou stranách a má shodné všechny položky věta existuje na obou stranách a některé položky se liší nejprve vyexportujeme soubor Firmy z datového prostředí pobočky do stejného sešitu vyexportujeme i Firmy z datového prostředí centrály vzniká nový sloupec „Vztah

Příklad: synchronizace firem Zadání: do datového prostředí pobočky budeme importovat firmy z datového prostředí centrály nastavení importu: výsledek importu: Výsledek: Add: věty, které existovaly pouze v centrále, byly přidány do databáze pobočky Upd: věty, které se lišily, byly přepsány větou z centrály Del: věty, které existovaly pouze v pobočce (ne v centrále), byly vymazány

Kontingenční tabulka analytický nástroj pro rozsáhlá data standardní nástroj MS Excelu sumarizace velkého objemu dat podle zadaných kritérií interaktivní – kritéria lze snadno libovolně měnit, reaguje na vaše požadavky contingency (možnost, eventualita) jednoduché ovládání známé prostředí MS Office možnost publikovat na WWW (včetně interaktivního chování) úspora nákladů – software, školení uživatelů Rozměrová pole řádková, sloupcová, stránková zpravidla mají číselník nemá smysl je sčítat, dělat průměr Datová pole (ukazatele) zpravidla číslo bez číselníku má smysl vytvářet nad nimi souhrny Identifikační pole ne pro zobrazení v kontingenční tabulce jen pro zobrazení detailů

Struktura kontingenční tabulky stránkové pole sloupcové pole řádkové pole pole dat

Příklad: struktura nákladů a výnosů po zakázkách a za pracoviště zajímá nás objem nákladů a výnosů po zakázkách a za pracoviště Postup vytvoření KT volba a příprava vhodného zdroje dat export do Excelu spuštění funkce Kontingenční tabulka návrh struktury KT vytvoření KT možnost libovolné manipulace Zdroj dat: soubor ZAKP – hlavní kniha po zakázkách zúžení pouze na účty nákladové a výnosové (ucet=„5*“ nebo ucet=„6*“)

Kontingenční graf odběr jednotlivých firem za typ předmětu a období Ze souboru MTZMKAT -stránkové pole – firma, sloupcové pole – obdz, řádkové pole typ předmětu, daotvé pole – množství (příp. cenaskl*množství, cenaprod*množství)….

Systémové požadavky Vema ve verzi Win nebo V3 MS Windows 98 a vyšší MS Excel 2000 a vyšší

Závěr Díky propojení aplikací Vema s MS Excelem mohou naši uživatelé v plném rozsahu využívat všech funkcí tohoto nejrozšířenějšího tabulkového procesoru. Excelent rozšiřuje funkce MS Excelu o funkce specifické pro práci s daty z aplikací Vema.

Děkuji za pozornost.