Zkrocená byrokracie? Úřadovna Lucie Vařechová

Informační systém Masarykovy univerzity Úřadovna aneb zkrocená byrokracie Úřadovna = správa elektronických i písemných žádostí, rozhodnutí a úředních úkonů včetně spisové služby  Cílem nahradit pracné a často opakované úkony související s chodem školy  Jednotné virtuální místo pro realizaci nepopulární, ale potřebné práce dosud vykonávané kvalifikovanými pracovníky  Propojení údajů evidovaných v IS  Rozšíření IS pro použití i mimo studijní agendu Zdroj: bureaucracy-image

Informační systém Masarykovy univerzity Co nás motivovalo?  Sjednocení a zjednodušení evidence papírových a elektronických dokumentů pro vnitřní potřebu školy:  Automatizace ručních úkonů, hromadné operace  Rychlý a vzdálený přístup k dokumentům  Konec různorodosti (aplikace v IS, , Word, papír, …)  Na míru školou nastavené kontroly procesu zpracování  Naplnění potřeb daných vnější legislativou:  Spisová služba, evidence dokumentů, archivace (i elektronická)…  Platforma pro evidenci dalších informací na míru:  Škola může sama nastavit, jaký druh informací sbírat, jak je zpracovávat a jak kontrolovat

Informační systém Masarykovy univerzity A jak se s tím vlastně pracuje? Úřadovnu nastavuje škola sama:  Každá evidovaná akce má připraven spis v rámci dané agendy  Žádost studenta o přerušení studia  Žádost o rozložení splátek školného  Žádost o zaevidování zahraničního pobytu  Každý spis má automaticky přiděleno číslo jednací  Každý spis má svoje atributy:  Studium žadatele, počet semestrů přerušení, odůvodnění  Do spisu jsou přidávány úkony s atributy:  Převzetí žádosti, předání vedoucímu proděkanovi, rozhodnutí,…  Úřadovna kontroluje posloupnosti úkonů:  ové upozornění na nutnou reakci ze strany školy

Informační systém Masarykovy univerzity Jedna velká skládanka  Příklad: Žádost o uznání předmětu 1. Student podá žádost o uznání předmětu. 2. SO převezme žádost a požádá o vyjádření k žádosti vyučujícího. 3. Vyučující obdrží s upozorněním na žádost a vloží vyjádření. 4. SO předá žádost (včetně vyjádření) k rozhodnutí řediteli. 5. SO vytiskne rozhodnutí a nechá podepsat potřebné dokumenty. 6. SO uzná předměty ve studijní evidenci a uzavře spis. Poskládejme si svou Úřadovnu… Zdroj: images-origami-fish-image

Informační systém Masarykovy univerzity Současnost a budoucnost  Škola stanoví parametry agendy:  „Jaké údaje jsou sbírány a kdo a jak s nimi nakládá v jaké lhůtě?“  Student žádá v IS:  Předem se vyplní automaticky údaje z IS.  SO zpracuje žádosti:  Hromadně nebo individuálně rozhodne nebo předá k rozhodnutí.  Rozhodnutí vytištěno z IS:  Pokud je vyžadováno písemné rozhodnutí, vytiskne se z IS na jednoduchý formulář, který podepíše student i odpovědná osoba. nebo  Rozhodnutí vydáno elektronicky v IS:  Student elektronicky potvrdí převzetí a případně se vzdá práva na odvolání. Zdroj: image

Jak zkrotit byrokratickou nestvůru?  Předpoklady pro nasazení Úřadovny:  Důvěra uživatelů v IS  Přijetí filozofie obecné agendy  Ochota investovat čas a energii  Zájem definovat a příp. sjednotit procesy na škole  Hlavní přínosy:  Zefektivnění administrativních procesů  Lepší kontrola nad chodem školy  Konzistentní rozhodování žádostí Děkuji za pozornost. Kontakt: Zdroj: george-s%C3%A3o-jorge-image